Overhead cost là gì? Cách tính toán và quản trị Overhead cost hiệu quả

Bài viết dưới đây sẽ giải đáp thông tin Overhead cost là gì.

1. Overhead Cost là gì?

Overhead - chi phí chung là chi phí phát sinh để hỗ trợ hoạt động của một doanh nghiệp hoặc công ty không liên quan trực tiếp đến một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.

Chi phí chung hay chi phí gián tiếp (overhead cost) không thể quy trực tiếp vào việc tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, rất quan trọng đối với việc lập ngân sách và giúp xác định chi phí của một sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết để tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Chi phí chung của công ty sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh. 

2. Các loại Overhead Costs:

2.1. Chi phí chung cố định:

Chi phí cố định không đổi theo thời gian cả khi hoạt động kinh doanh biến động như tiền thuê nhà, khấu hao, phí bảo hiểm, lương nhân viên…

2.2. Chi phí chung biến đổi:

Chi phí biến đổi không cố định biến động theo hoạt động kinh doanh như thiết bị văn phòng, chi phí vận chuyển và xử lý, tiếp thị, chi phí pháp lý và bảo trì.

2.3. Chi phí chung bán biến:

Chi phí chung bán biến có thể độc lập với hoạt động kinh doanh nhưng có thể vẫn tăng lên khi công ty phát triển như là hoa hồng và chi phí phụ trợ. 

3. Phương pháp quản trị Overhead Cost:

- Xây dựng hệ thống dự báo ngân sách (Budgeting):

Hệ thống dự báo ngân sách sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc theo dõi, tính toán các khoản chi tiêu và dự đoán những khoản phát sinh, chi phí ngoài dự kiến ​​so với ngân sách hàng tháng.

- Thiết lập hệ thống ABC (Activity Based Costing):

Hệ thống ABC giúp theo dõi tối ưu chi phí theo từng hoạt động của công ty. Các tổ chức có thể nhanh chóng tổng hợp và cung cấp số liệu lãi lỗ, cho phép các công ty dễ dàng xác định các chi phí không được tối ưu hóa bằng cách theo dõi và phân tích chi phí của các hoạt động riêng lẻ. Điểm bất cập là có nhiều chi phí không thể định nghĩa và xác định được để làm cơ sở phân bổ từng loại chi phí.

Các công ty có thể sử dụng một số giải pháp gợi ý quản lý chi phí sau đây:

- Tìm giải pháp thay thế: Các công ty cần tối ưu hóa các luồng quy trình kinh doanh để đảm bảo các điểm kiểm soát chặt chẽ và tăng lợi nhuận cũng như xem xét khả năng tự động hóa quy trình kinh doanh của các bộ phận liên quan để giảm chi phí và sai sót trong quản lý.

- So sánh các nhà cung cấp: Các công ty có thể tiết kiệm tiền bằng cách tham khảo nhiều nhà cung cấp để tìm ra mức chi phí tốt nhất.

- Cắt giảm hoàn toàn một số khoản chi phí nhất định: Nếu công ty không thể tối ưu hóa các khoản chi phí chung thì vẫn có thể tạm thời cắt giảm một số ngân sách nhất định cho đến khi tình hình tài chính trở nên ổn định hơn.

4. Cách tính Overhead Cost:

Trước tiên cần phải phân loại và chia nhỏ chi phí chung (chi phí gián tiếp) ra, thường là theo tháng. Tuy nhiên, bạn vẫn nên cẩn thận khi phân loại.

Tổng hợp tất cả các chi phí chung cho kỳ thanh toán để có được tổng chi phí chung. Bạn có thể xem tỷ lệ tổng chi phí của mình dưới dạng phần trăm doanh thu. Tỷ lệ phần trăm chi phí cho biết công ty đã chi bao nhiêu tiền cho tổng chi phí và số tiền công ty đã chi để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ.

Để tính tỷ lệ chi phí chung của bạn, hãy chia tổng chi phí hàng tháng của công ty bạn cho thu nhập hàng tháng của bạn. Nhân giá trị này với 100 để có tỷ lệ tổng chi phí của bạn.

5. Cách cắt giảm Overhead Cost:

- Rà soát lại tất cả chi phí:

Bạn có thể dễ dàng nhận thấy thay đổi thế nào cho phù hợp khi xem xét:

+ Chi phí nào không còn cần thiết?

+ Chi phí nào quá cao?

+ Các chi phí hợp lý là gì?

Lưu ý rằng chi phí vận hành có thể cố định hoặc không, nhưng phải được thanh toán thường xuyên.

- Đừng mong đợi phép màu:

Nếu đã cố gắng hạ thấp chi phí kinh doanh nhưng không thành công, hãy giữ bình tĩnh để tìm ra căn nguyên vấn đề và các phương hướng giải quyết chúng.

- Sử dụng khách hàng hiện tại:

Thay vì “đốt” nhiều tiền vào quảng cáo, hãy cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, coi trọng khách hàng hiện tại và khuyến khích họ giới thiệu doanh nghiệp của bạn đến người khác.

- Thay đổi quy trình làm việc của bạn cho phù hợp:

Quy trình làm việc không hữu ích sẽ gây bất tiện cho nhân viên, hạn chế khả năng của người lao động, tạo ra nhiều lãng phí và sai sót. Hãy sử dụng các công cụ như phần mềm quản lý tác vụ DocEye để quản lý quy trình và tối ưu hóa hiệu suất công việc.

- Kiểm tra chi phí xây dựng:

Hãy cân nhắc xem bạn có thực sự cần một không gian đắt đỏ hay quá nhiều mặt bằng không và xem xét đến việc tìm kiếm và di chuyển sang cơ sở mới và rẻ hơn.

Nguồn: https://traderhub.net/academy/article/overhead-cost

#traderhub #overheadcostlagi