Т-20 група

Опрацюй теоретичний матеріал і склади конспект

План

1. Загальні вимоги до документа.

2. Редагування документа в електронному варіанті.

3. Види текстових документів

Співвідношення частин тексту

Службовий документ бажано присвячувати одному питанню. Незалежно від того чи текст документа простий, чи складний, він не повинен бути тематично різнорідним, логічно незв’язаним.

Автор документа зобов’язаний лаконічно викласти суть справи, не розтягувати вступну частину переказом відомих положень.

При викладі матеріалу не можна нагромаджувати документ другорядними деталями. Треба виділити головне, навести свої аргументи, підкріпити їх важливими фактами і цифрами. Великий потік цифр, прикладів перевантажує зміст тексту документа.

Загальні вимоги до документа:

• Документ повинен відповідати чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів.

• Документ повинен бути об’єктивним, базуватися на фактах, містити конкретні, реальні вказівки або пропозиції.

• Документ має бути складений за встановленою формою.

• Документ має бути бездоганно відредагований і акуратно оформлений.

Етапи роботи над службовим документом

Робота над текстом самого автора або іншого службовця розпочинається з вичитки в цілому. При першому прочитанні не рекомендується вносити виправлення одразу. Можна зробити помітки на сторінках або в самому тексті олівцем. Якщо текст складний, то бажано робити помітки на окремих аркушах паперу, які потім скріплювачем підшивати до редагованого документа.

Перед тим, як розпочати виправлення, слід подумати і з’ясувати в цілому всю послідовність роботи. При цьому треба звернути увагу на те, які можуть знадобитися додаткові відомості, що слід підібрати з інформативних даних, які види виправлень можуть бути використані.

Перший етап - уважне ознайомлення з текстом. При цьому перевіряється весь фактичний матеріал і звертається увагу на те, чи його досить або забагато. В процесі роботи на цьому етапі ретельно перевіряються всі джерела, цитати, бібліографічні дані. Свої зауваження, якщо вони виникли під час роботи над текстом, редактор повинен погодити з автором документа.

Другий етап передбачає безпосереднє виправлення документа. При цьому особа, яка займається редагуванням, сама вирішує, який план робіт на цьому етапі буде найкращим. У процесі одночасно вирішується і питання мовного стилю. Для полегшення роботи використовуються вже готові замітки, зроблені під час першого прочитання тексту.

Необхідною умовою професіональної роботи на цьому етапі є використання коректурних знаків.

Третій етап - готовий матеріал друкується, а один з варіантів тексту подається автору.

Редагування документа в електронному варіанті

Форматування документа - це зміна його зовнішнього вигляду. Параметри форматування можна встановлювати до і після набору тексту. В Word розрізняють форматування символів і форматування абзаців. Поняття символ містить в собі не тільки окремий символ, але і слово, фразу, а також фрагмент тексту, який не є абзацом.

Після набору і редагування тексту документа виконується орфографічний, граматичний і синтаксичний контроль правильності тексту. Якщо файл документа планується використовувати в іншому текстовому процесорі, то при його збереженні на диску, треба подумати про його конвертування в формат, який підходить для забезпечення можливості подальшої обробки даного документа. Перед друкуванням документа може виконуватись налагоджування пристроїв друку.

Види текстових документів

Програмні засоби, призначені для створення, редагування та форматування текстових документів, називаються текстовими процесорами. Документи можна поділити на прості та комплексні. Прості являють собою форматований текст. Складні документи можуть містити об’єкти іншої природи - малюнки, таблиці, формули тощо.

Сучасні текстові процесори опрацьовують документи трьох типів: друковані, електронні та Web-документи.

Друковані створюються та друкуються на одному робочому місці. Подальше просування таких документів здійснюється на паперовому носієві.

Електронні документи передаються у вигляді файлів. Як правило, вони призначені для подальшого редагування.

Web-документи призначені для розміщення в мережі Internet. Їх особливістю є те, що вони можуть змінювати свій вигляд у залежності від ресурсів комп’ютера, на якому вони будуть відображатись.

Документ може бути записаний у різних форматах.

Для прискорення введення змісту документа використовуються такі вбудовані засоби, як автотекст та автозаміна. Словник автотексту містить набір найбільш поширених або вживаних слів та словосполучень. При введенні перших чотирьох літер такого елементу на екрані з’являється підказка з повним текстом елементу. Для завершення вводу такого елементу достатньо натиснути клавішу Enter. Користувач може також самостійно обрати елемент автотексту (наприклад, власне прізвище), використавши команду Вставка - Автотекст - Автозаміна.

Автозаміна дозволяє спростити введення довгих слів та словосполучень шляхом введення більш короткої послідовності символів. Крім того, цей засіб автоматично виправляє слова з помилками за умови, що правильний варіант слова міститься в словнику автозаміни.

Редагування документа передбачає зміну вмісту або параметрів документа. Для внесення виправлень у набраний документ необхідно спочатку завантажити цей документ, тобто відкрити його.

Поширеними операціями при редагуванні документа є використання контекстного пошуку та заміни фрагментів документа.

Внесення змін у документ вимагає вміння роботи з фрагментами документа, тому розглянемо основні прийоми роботи з фрагментами.

Виділення фрагмента

Ця дія відбувається за допомогою маніпулятора при натиснутій лівій кнопці. Виділений фрагмент відмічається іншим кольором. Для виділенням великого фрагмента, який займає об'єм більше однієї екранної сторінки, доцільно скористатись такою послідовністю дій:

• встановити курсор на початок фрагменту;

• натиснути подвійним клацанням кнопки у рядку стану вікна Word;

• перемістити курсор у кінець фрагменту.

Виділення окремих елементів документа (слова, рядка тощо) також можна здійснити за допомогою маніпулятора більш зручними способами.

З виділеним фрагментом можна проводити такі дії: копіювати та переносити фрагмент, змінювати шрифт та вирівнювання, мову перевірки орфографії тощо. Для зняття відмітки виділення достатньо виконати одноразове клацання в довільному місці документа.

Зміна мови перевірки орфографії

Для цього необхідно:

• виділити весь документ (або той фрагмент, для якого потрібно перевірити орфографію);

• обрати пункт меню Сервис - Язык - Выбрать язык;

• встановити потрібну мову.

Для виправлення слова з помилкою необхідно:

• встановити курсор на слово;

• викликати меню;

• зі списку обрати потрібне слово-заміну. Якщо таке слово відсутнє, виправлення помилки здійснюється вручну.

Зміна параметрів абзацу

Для зміни параметрів абзацу виділяти його не обов'язково. Достатньо перемістити курсор у будь-яке місце абзацу. Далі обрати пункт меню Формат - Абзац і задати нові параметри.

Копіювання (перенесення) фрагменту

Для цього необхідно:

• виділити фрагмент;

• скопіювати його в буфер (кнопка панелі інструментів);

• перемістити курсор у місце вставки фрагмента);

• вставити фрагмент (кнопка панелі інструментів).

При перенесенні фрагменту в інший документ перед виконанням вставки необхідно перейти у вікно цього документа.

Про вміст окремої комірки буфера можна зробити висновок по підказці, яка з’являється, коли покажчик миші навести на відповідну комірку. Додатковими можливостями по редагуванню тексту є використання засобів Автозаміна, Автотекст, використання контекстного пошуку та заміни, а також використання засобів автоматизації перевірки правопису.

Опрацюй теоретичний матеріал

План

1. Загальна класифікація помилок

2. Інформаційні помилки

3. Модальні й фактичні помилки

4. Темпоральні й локальні помилки

5. Семіотичні помилки

6. Відображувальні помилки

7. Тезаурусні помилки

8. Сприйняттєві та атенційні помилки

9. Копіювальні помилки (спотворення)

10. Нормативні помилки

Загальна класифікація помилок

Помилки можна класифікувати за різними принципами. Їх загальна класифікація базується на відхиленнях від постулатів редагування і включає такі види помилок: інформаційні помилки; модальні й фактичні помилки; темпоральні, локальні й ситуативні помилки; семіотичні помилки; тезаурусні помилки; сприйняттєві помилки; атенційні помилки; копіювальні помилки (спотворення); нормативні помилки.

Інформаційні помилки

Серед інформаційних можна виділити помилки в контексті, реципієнтський, суспільній інформації. Бувають також помилки, не пов’язані з кількістю інформації в інформаційній одиниці повідомлення.

Наприклад. 1. Автор повідомляє уже відому реципієнтові інформацію (публікує в газеті факти, які позавчора багаторазово передали по радіо і телебаченні) або автор надає для рецинієнтів надто багато нової інформації (наприклад, багато нових слів у підручнику іноземної мови). В цих випадках є помилки, пов’язані з кількістю нової реципієнтської інформації.

Приклад 2. У дитячому журналі для першокласників вживають слово наука. Очевидно, що реципієнти журналу не можуть сприйняти через наявність у ньому дуже важливої кількості інформації.

Модальні й фактичні помилки

Генеруючи текст, автори в переважній більшості випадків знають, у якому відношенні до дійсності перебуває їх повідомлення. Проте іноді трапляється, що самі реципієнти помилково сприймають модальність повідомлення. Так, майже завжди як реакцію на першоквітневі рецепти на позбавлення облисіння ЗМІ упродовж одного чи двох місяців отримують обурені листи реціпієнтів про неефективність пропонованих засобів.

Окремим підвидом модальних помилок є фактичні. До них належать такі твердження, модальність яких є реальність, проте ці висловлювання - хибні.

Наприклад. Рекорд світу в стрибках у довжину становить 7,25 м.

Для більшості видів повідомлень фактичні помилки є нейнебезпечнішими, особливо коли повідомлення стосуються життя людей (наприклад, інструкції щодо експлуатації зброї).

Проте існують, як відомо, й такі повідомлення, які описують псевдореальність (ймовірну реальність), але стосовно яких уважають, ніби вони відтворюють реальність (це художня та частково публіцистична література).

Наприклад. Роман І. Багряного "Тигролови" - це псевдореальність. Проте, якби в цьому романі було написано, що головні герої ловили тигрів за допомогою гри на чарівній сопілці, то всі реціпієнти сказали б, що це - вигадка (хибне твердження). Але в казці, тобто ірреальному повідомленні, таке твердження, звичайно, сприймуть як істинне.

Темпоральні й локальні помилки

Темпоральні помилки виникають внаслідок відхилення часу, вказаного в повідомленні, від часу в світі, описуваному в повідомленні.

Наприклад. Повідомлення починається з такого речення: Вчора у Братиславі відбулася зустріч офіційної делегації…

Коли реціпієнти отримують повідомлення лише наступного дня, то вони сприймуть інформацію помилковою (у них час буде зсунуто вперед на один день).

Локальні помилки виникають внаслідок відхилення місця, вказаного у повідомленні, від місця в світі, описуваного в повідомленні.

Наприклад. Повідомлення починають з такого речення: Двадцять першого травня відбувся страйк шахтарів і залізничників у Донецьку та Луганську. Тут робітники вимагали…

Очевидно, реципієнтові буде незрозумілим значення слова "тут": у Луганську, у Донецьку чи і в Луганську й Донецьку одночасно?

Ситуативні помилки виникають внаслідок відхилення ситуації, вказаної в повідомленні, від ситуації в світі, описуваної в повідомленні. Можуть виникати також внаслідок відхилення ситуації, на яку під час сприйняття повідомлення реципієнтами розраховував автор, від ситуації, яка виникла у час його сприйняття насправді.

Наприклад. Як відомо, Закон "Про мови в Укаїнській РСР" державною затверджує українську. Проте частина населення України домагається надання статусу державної також російській. Один український політик, відвідавши Канаду, в найбільшій газеті штату Квебек опублікував статтю про безпідставність надання російської мови в Україні статусу державної. Позицію українського політика (загалом правильну для умов України) реципієнти штату сприйняли вкрай негативно, хоча українці Канади її підтримали. Справа, як виявилося, полягала в тому, що стаття була опублікована в штаті, де більшість населення становлять франкомовні канадці, які домагаються визнання державною мовою французької (поряд з англійською).

Семіотичні помилки

Включають кодувальні, відображувальні, значеннєві помилки.

Кодувальні помилки полягають у тому, що в коді знака (слова) є відхилення від норми. Тому кодувальними помилками є, наприклад, більша частина спотворень. Кодувальні помилки можуть бути й складнішими.

Наприклад. У книзі з географії для школярів повідомляють, що "Найвищою вершиною світу є Еверест", а через кілька сторінок, - що це… "Джомолунгма".

Звичайно, реципієнти сприйматимуть одне з цих тверджень як хибне, хоча відомо, обидва вони є істиними (Еверест і Джомолунгма - це синонімічні назви).

Відображувальні помилки

Відображувальні помилки полягають у тому, що у реципієнта при стрийманні знака виникає інший відображений образ, ніж в автора повідомлення

Наприклад. Повідомлення на телебаченні було присвячене рекламі мінеральної води з англійською назвою Blue Water, тобто блакитна вода. Повідомлення супроводжувалося усним відтворенням цієї чужомовної назви: блу-воте. У значної частини телеглядачів при цьому виникають украй негативний асоціативний образ.

Значеннєві помилки полягають у тому, що автори замість потрібних слів вживають слова з іншими значеннями.

Наприклад. У публіцистичному повідомленні, яке розповсюджується у східних регіонах України, для ознайомлення населення з історією визвольних змагань вживали слово "бандерівець ". Як відомо, незалежно від змісту повідомлення в цих районах емоційне значення цього слова в середньому є негативним. У результаті, більшість реципієнтів негативно сприйняли повідомлення (маючи мету дати реципієнтам позитивний образ дійових осіб та знаючи такі особливості сприйняття в східних регіонах, редактор повинен був замінити слово "бандерівець" на нейтральне - "боєць" чи "партизан").

Тезаурусні помилки

Помилки стосовно тезауруса виникають у реципієнтів, тоді, коли в повідомленні вживаються знаки (слова), які відсутні в їх тезаурусі або не мають жодних зв’язків з іншими словами тезауруса. Такі помилки можна ще назвати релятивними (вони є помилками лише якоїсь певної групи реципієнтів).

Наприклад. Для учнів основної школи підготували підручник з етики, в якому є певна кількість термінів, що відсутні в тезаурусі школярів і не пояснені в його тексті. Ця книга буде містити помилку для учнів основної школи, проте не для її студентів.

Сприйняттєві та атенційні помилки

Сприйняттєві помилки виникають лише в момент первинного сприймання повідомлення. У процесі остаточного сприймання вони, як правило, зникають.

Наприклад. У повідомленні вжито речення "Лист матері надійшов учора". 1-а модель передбачає, що на першому місці стоїть об’єкт дії, а на другому - суб’єкт. Лист /від мене до/ матері надійшов учора. Під час первинного сприймання близько 80% реципієнтів використовують першу модель сприйняття, хоча автор повідомлення міг вжити другу, в результаті чого й виникає сприйняттєва помилка.

Атенційні помилки виникають внаслідок порушення в повідомленні контактної функції мови й переключення уваги реципієнтом на інші об’єкти. Автор намагається змусити реципієнтів сприймати повідомлення, а реципієнти або не почали його сприймати, або, розпочавши, припинили внаслідок переключення уваги. Наявність таких помилок особливо небезпечна для тих повідомлень, що розраховані на випадкове сприйняття (рекламні, агітаційні та пропагандистські).

Наприклад. У рекламному повідомленні в газеті з кольоровим друком автори подали текст: "Підприємство реалізує олію соняшникову. Крупи різні. Ціни помірні. (далі адреси та телефони) ". Текст надруковано чорними літерами на білому фоні, гарнітура Arial. Повідомлення має форму квадрата (5х5 см). Довкола цього повідомлення подано кілька інших, оформлених у такому ж стилі.

Таке повідомлення, по-перше, приверне увагу дуже малої кількості реципієнтів, оскільки воно нічим не виділяється серед інших (традиційна рамка, часто вживана гарнітура), а, по-друге, навіть привернувши увагу, не втримає її надовго, оскільки сам текст не має внутрішньої інтриги, що могла б заволодіти увагою читачів.

Копіювальні помилки (спотворення)

Копіювальні помилки виникають тоді, коли повідомлення копіюють (наприклад, авторський оригінал передруковують у ЗМІ після редагування, проект видання передають каналом зв’язку із ЗМІ в друкарню тощо). Для пошуку й видалення спотворень з повідомлень у видавничій справі проводять коректуру.

Виділяють два типи спотворень: внутрілексемні та полілексемні.

Внутрілексемне спотворення - це ланцюжок літер у межах слова в копії повідомлення від першої їх розбіжності стосовно оригіналу до найближчого збігання.

Поліксемне спотворення - це ланцюжок літер у копії повідомлення (у межах усього повідомлення) стосовно його оригіналу від першої їх розбіжності до найближчого їх збігання.

Наприклад. У тексті авторського оригіналу написано: "Мама купила цікаву книгу". Внаслідок дії випадкових чинників оператор набрав таку копію: "Мама купила цікаву книгу". Отже, в тексті копії наявні спотворення.

Існують такі причини виникнення спотворень, які вносять до певних етапів опрацювання повідомлень:

• сприймання уривку тексту (20-35%);

• інтерпретація уривку тексту, що пов’язана з процесом його запам’ятовування, коли вступає в дію механізм асоціації (20-35%);

• відтворення, тобто набирання уривку тексту на клавіатурі;

• слідкування за наступним уривком тексту, пов’язане з процессом фіксації та переключення уваги (20-25%).

Нормативні помилки

Нормативні помилки виникають тоді, коли в повідомленні є відхилення від конкретних норм, встановлених суспільством (конкретно державою).

Наприклад. Зараз згідно зі стандартом у бібліографічному описі назву міста Києва подають як К. (згідно з колишнім радянським стандартом назву "Київ" не скорочували); скорочення назви міста Львів - Л. (у радянському стандарті цим скороченням позначали місто Ленінград); скорочена назва Харкова - Х. (у радянському стандарті такого скорочення не було взагалі).

1. Опрацюй матеріал і склади конспект

Редагування – це зміна змісту документа шляхом перестановки, заміни, вставки і знищення фрагментів документа.

Форматування документа – це зміна його зовнішнього вигляду.

Виправлення тексту, який підлягає редагуванню, здійснюється в кілька прийомів.

1. Виправлення-вичитка – порівняння передрукованого тексту з відредагованим, вивіреним варіантом, прийнятим як зразок.

Тут часто трапляються неточності та помилки, допущені друкарками. В цьому випадку слід знову перечитати текст. Виправлення робляться вже безпосередньо в самому тексті чорнилом. При розмноженні тексту машинописним способом вичитується кожен примірник. В ряді випадків кожен примірник завіряється окремо.

2. Виправлення-скорочення – викидання з тексту довгих та заплутаних речень, мало суттєвого матеріалу.

Цей прийом виправлення тексту застосовується:

а) у текстах, які носять загальний характер, перенасичені неаргументованими посиланнями, цитатами;

б) у текстах, перенасиченими однотипними прикладами, цифрами;

в) для спрощення складних синтаксичних конструкцій (недаремно в інструкціях з діловодства говориться про лаконічність викладу інформації, при якому аналіз і обґрунтування з питання не повинні перевищувати 4-5 сторінок).

3. Виправлення-переробка – застосовується в тих випадках, коли автор погано володіє літературною мовою. Цей прийом дозволяє зберегти фактичний матеріал, надати документу офіційно-ділового стилю.

Службовець, який займається діловодством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різного характеру, впорядкувати інформацію належним чином.

4. Виправлення-обробка – комплексний вид виправлень. Він містить:

- аналіз та остаточний відбір фактичного матеріалу;

- оцінку та покращання композиції рукопису;

- мовне виправлення тексту;

- перевірку правильності зовнішнього оформлення.

У процесі виправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора. Всі виправлення повинні узгоджуватися з автором!

В деяких випадках під час редагування використовують технічні способи виправлення помилок.

Спосіб перший – підчистка: лезом або гострим ножем під кутом 45 градусів до площини легкими доторками до паперу ліквідовують помилку (не більше 5 знаків або одне слово). Натискати не слід, бо можна зробити дірку. Цей спосіб можливий тільки для цупкого паперу. Після підчистки на вільне місце знову наносять необхідні позначки.

Спосіб другий – підрізка. Означає ті ж прийоми використання леза, але під кутом не менше 15 градусів до поверхні. Може використовуватися тільки для документів, виготовлених на щільному папері типу ватману та тонкого картону. Після зрізання поверхневого шару його згладжують і знову наносять необхідні знаки.

Спосіб третій – перебивка. За допомогою коректурних листочків паперу білого кольору з нанесеною на них фарбою можна ліквідувати незначні огріхи в текстах. Коректурний листок вкладають у проміжок між буквовказувачем і оборонним валом каретки друкарської машинки, перебивають відповідні знаки, поки не з’явиться на папері білий відбиток, а тоді вдруковують необхідну інформацію. Перебивна інформативних даних не повинна перевищувати 5 друкованих знаків. При цьому слід враховувати колір паперу документа. Тільки білий! Папір іншого відтінку для такого способу перебивки не придатний.

Спосіб четвертий – перебивка кількаразова. Якщо шрифт друкованого тексту не є насиченого чорного кольору, то можна перебити по 2-3 рази один знак,змінюючи його форму і позначку на необхідну (літери, подібні за обрисами). Наприклад, букву „о” можна перебити і замінити на букви „а”, „с”, „е”, „є” і т. ін.

Спосіб п’ятий – використання коректурної рідини білого кольору. Спочатку рідина наноситься на помилкові знаки (текст) пензликом. Коли вона підсохне, неправильно надруковану інформацію можна замінити необхідною, враховуючи кількість друкованих знаків з проміжками між ними.

Папір з водяними знаками та специфічною фактурою поверхні не годиться для виправлень ніяким способом.

Використання того чи іншого способу допускається тільки після урахування цільового призначення документа, його змісту та ролі в документообігу окремо взятого закладу.

Коректурні виправлення рекомендуються в більшості випадків тільки для документів внутрішнього призначення.

Фінансові документи та документи бухгалтерського характеру ніяким виправленням не підлягають.

1. Опрацюй теоретичний матеріал

Коректурні знаки

Коректурними знаками (знаками виправлення) називають спеціально утворену для видавничої справи і прийняту на державному рівні множину знаків, яку використовують для фіксації місця розгалуження помилок у повідомленні та задання методу їх виправлення.

Коректура - це процес, який полягає у приведенні копії повідомлення у відповідність із його оригіналом.

Коректурні знаки ділять на знаки для текстової й для ілюстраційної частин оригіналу, їх застосовують як під час опрацювань авторського і видавничиго оригіналів (частину знаків), так і під час опрацювання проекту видання (всі знаки). Іноді коректурні знаки для опрацювання авторського і видавничих оригіналів подають навіть окремо, хоча вони є лише частиною загальної множини коректурних знаків.

Коректурні знаки поділяють на п’ять груп:

І група – знаки заміни, усунення та вставок;

ІІ група – знаки перестановки друкованих знаків;

ІІІ група – знаки зміни проміжків;

IV група – знаки абзацу;

V група – знаки виправлення технічних дефектів набору.

3 Документ, який подають до друку, пишуть розбірливим почерком.

4 Всі коректурні знаки й виправлення чітко пишуть чорними, синіми або фіолетовими чорнилами, але не олівцем. Пояснення до виправлень оформлюють на полях.

5 Якщо вставка велика за обсягом, то текст вставки не вписують, а роблять посилання на номер вставки та номер сторінки оригіналу.

6 Секретар (оператор машинного набору) повинен знати основні коректурні знаки і вміти ними користуватися під час набору тексту з коректурною правкою.

Дай відповіді на запитання

1 Що таке коректура?

2 На які групи поділяють коректурні знаки?

3 Назвть знаки, що відносяться до І та ІІ груп.

4 Назвть знаки, що відносяться до ІІІ, ІV та V груп.

5 Як оформлюють документ до друку?

Дай відповіді на запитання: (письмово)

1. Що означає термін "стилістика ділової мови"?

2. Що є основою службового документа?

3. У чому полягає правова функція документа?

4. Які загальні функції документа?

5. Які є основні комплекси документації за призначенням?

6. Що таке уніфікація?

7. Що таке бланк документа?

8. Які є етапи роботи над службовим документом?

9. Чим форматування відрізняється від редагування?

10. Яку функцію виконує виправлення-обробка?

11. Що таке коректурні знаки?

12. Які є групи коректурних знаків?

1. Опрацюй теоретичний матеріал.

Автобіографія – це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Реквізити автобіографії:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

3. Дата укладання (ліворуч).

4. Підпис укладача (праворуч).

Незважаючи на довільний виклад тексту, обов’язково зазначаються від імені першої особи такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (у Н. відмінку однини).

3. Дата народження: число, місяць (буквами), рік.

4. Місце народження: місто, село, селище, район, область, країна.

5. Відомості про навчання: повне найменування всіх навчальних закладів (як вони називалися на час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

6. Перебування на військовій службі.

7. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

8. Нагороди, стягнення, заохочення.

9. Відомості про громадську роботу.

10. Короткі відомості про склад родини (без займенників). Якщо неодружені: - батько, мати (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, посада, місце роботи); сестри, брати, якщо вони не мають своєї родини (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце навчання, посада, місце роботи). Якщо одружені: - дружина, чоловік (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, посада, місце роботи чи навчання); - діти (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, посада, місце роботи чи навчання).

11. Повна домашня адреса. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу.

Зразок

Автобіографія

Я, Бондаренко Микола Іванович, народився 13 грудня 1980 р. в селі Райгород Барського району Вінницької області.

1987 року вступив до Барської ЗОШ №2, після закінчення школи у 1998 р. вступив до Вінницького національного технічного університету на спеціальність «Менеджмент». Отримав диплом менеджера 2003 р.

З 2004 року працюю у ПП «Старт» на посаді менеджера.

Склад сім’ї: Дружина – Бондаренко Марія Іванівна, 1984 р. н., домогосподарка. Син – Бондаренко Богдан Миколайович, 2010 р.н., учень ЗОШ № 25.

Домашня адреса: 21018, м. Вінниця, вул.Келецька, 98, кв. 19. Тел. 0973125465

15. 05. 06 особистий підпис

2. Практична робота. Напиши автобіографію.

КОНТРОЛЬНИЙ ЗРІЗ ЗНАНЬ

Виконай підсумковий тест

Визнач номери правильних тверджень

1. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку − документ.

2. Друкована стандартна форма якогось документа з реквізитами, що містять постійну інформацію − бланк.

3. Обов'язковий реквізит будь-якого документа, що засвідчує його законність − печатка. (Підпис)

4. Позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили − резолюція.

5. Письмове привітання з нагоди ювілею або іншої важливої події в житті людини − запрошення.

6. Особа, що відправляє документ − адресат.

7. Документ, в якому за підписами адміністрації дається оцінка ділових та моральних якостей працівника - довідка.

8. Процес популяризації товарів, послуг, а також оголошення, плакати, що використовуються як засіб привернення уваги глядачів, −оголошення.

9. Письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи − лист.

10. Оформлене певним чином оголошення про лекцію, виставу, концерт − запрошення

11. Коротке повідомлення про якусь подію і запрошення взяти в ній участь.(Оголошення).

12. Особа (установа), з якою ведеться листування − адресат.

13. Документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії − характеристика.

14. Документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх справ або захисту інтересів − заява.

15. Службовець, що розносить ділові папери− секретар.

16. Інформація про виконання завдання, взятих зобов'язань − звіт.

17. Документ, який засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи, надається на їхню вимогу до іншої установи − пояснювальна записка.

18. Збірник правил, інструкцій, що регулюють певну галузь діяльності − кодекс.

19. Документ, що призначає на роботу − доручення.

20. Документ, що фіксує домовленість сторін, − договір.

21. Реквізити заяви − адресат, адресант, назва, текст, дата, підпис.

22. Розписка засвідчує факт передачі прав однієї особі іншій.

23. Мета резюме − характеризувати працівника.

24. Пояснювальні записки пояснюють причини, факти, події, які відбулися, або інші документи.

25. Призначення доповідної записки − лише повідомлення про порушення.

26. Місце вимоги обов’язково зазначають у довідці.

27. Довідка складається з печатки, номера, тексту, дати, підпису.

28. Доручення бувають офіційні та особисті.

29.Точне відтворення оригіналу документа – це дублікат.

30. Особисте доручення − документ строгої звітності.

31. Кадрові накази бувають про заохочення та нагородження персоналу.

32. Накази бувають суворі та лаконічні.

33. Протокол фіксує порушення.

34. Листи бувають рекламаційні та пропозиційні.

35. Реквізити листа − адресант, адресат, номери, дата, заголовок, текст, підпис.

36. Особисті оголошення називають об’явами.

37. Безстрокова домовленість між двома чи кількома партнерами – це договір.

38. Письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, передачі й отримання документів, товарів, грошей – це розписка.

39. Залежно від суб’єкта дії доручення поділяються на приватні та службові.

40. Протоколи загальних зборів підписує голова та секретар.

41. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

42. Ділові листи не повинні бути надто лаконічними.

43. Циркулярний лист надсилають на адресу двох організацій.

44. Стисло сформульовані основні положення статті – це тези.