Документы Google позволяют нескольким пользователям, находящимся в разных местах, одновременно работать над одним и тем же документом с любого компьютера, подключенного к Интернету. Использование совместного доступа удобно применять когда команда вместе работает над проектом и им, например, необходимо создать документ, отслеживать ход работы в таблице, а также создать презентацию и рисунок и предоставить доступ к ним другим пользователям, участвующим в проекте. При этом члены команды могут жить в разных городах и работать в разное время. Когда один человек вводит данные в свой документ, таблицу, презентацию или рисунок, то другие могут просматривать изменения в режиме реального времени и сразу же реагировать на них, внося свои изменения.

Настройка совместного доступа в Документах Google

Если Вы владелец документа, то можете полностью управлять доступом документа, предоставляя его любому числу пользователей, а так же настроить для документа параметр видимости.

Параметры видимости документа: "Личный", "Пользователи, у которых есть ссылка" и "Общедоступно в Интернете"

Параметры доступности документа: "Все, у кого есть разрешение", "Пользователи, у которых есть ссылка" и "Общедоступный". Текущий параметр доступности отображается справа от названия документа.

Личный документ

Если Вы создали новый документ, то он является Частным (личным), и доступ к этому документу имеете только Вы. В дальнейшем можно предоставить доступ и другим пользователям.

Настройка "Частный" рекомендуется для личных документов. Эту настройку также можно использовать для совместной работы с узким кругом пользователей. Для этого Вы прописываете их электронные адреса при настройке доступа и даете права Редактора. Другой пользователь, пытающийся открыть документ, должен будет войти в свой аккаунт Google, чтобы подтвердить право доступа к документу.

Владельцы документов могут:

в текстовых документах, таблицах, презентациях и рисунках Google

• изменять документы, таблицы, презентации и рисунки, а также приглашать других пользователей в качестве редакторов и читателей;

• удалять документы, таблицы, презентации и рисунки, что лишает редакторов и читателей доступа к ним. После удаления документа состоящего в общем доступе рекомендуется очистить корзину.

В файлах, загруженных без преобразования в формат Документов Google

• удалять файлы или передавать права собственности на них;

• загружать и удалять версии файлов.

В папках

• удалять папки (при этом файлы из папки не удаляются);

• добавлять новые элементы в папку.

Редакторы документов могут:

В документах, таблицах, презентациях и рисунках Google

• изменять документы, таблицы, презентации и рисунки;

• приглашать и удалять других редакторов и читателей (если владелец предоставил им соответствующее разрешение);

• экспортировать копию документа, таблицы, презентации или рисунка на свой жесткий диск;

• просматривать список редакторов;

• копировать документ и список его редакторов.

В файлах, загруженных без преобразования в формат Документов Google

• загружать и удалять версии файла;

• добавлять редакторов или читателей к файлу и изменять настройки доступа.

В папках

• добавлять и удалять элементы из папки (пользователи с доступом к этой папке перестанут видеть удаленные элементы);

• добавлять или удалять редакторов и читателей из папки.

• Не могут удалять папки. Они могут удалить папку из своего списка документов, но другим пользователям эта папка будет видна.

Читатели могут просматривать и копировать документ.