Normatividad Archivística Ecuatoriana

Código Orgánico Monetario y Financiero

Registro Oficial Suplemento 332 de 12-sep.-2014  / Ultima modificación: 22-dic.-2022

La Norma Técnica Ecuatoriana de Descripción Archivística es un instrumento orientado a estandarizar la descripción de los documentos de archivo en el Ecuador, con el propósito de facilitar su identificación, organización, localización, recuperación, intercambio y acceso. Surge como resultado de un proyecto de investigación aplicada desarrollado entre la Universidad Andina Simón Bolívar, Sede Ecuador, y el Archivo Histórico Nacional, ante la necesidad de contar con criterios uniformes para el tratamiento descriptivo de los fondos documentales del país.

La norma adapta al contexto ecuatoriano estándares internacionales de descripción archivística, principalmente ISAD(G), ISAAR(CPF) e ISDIAH. Su aplicación busca producir descripciones precisas, coherentes y pertinentes, favorecer la interoperabilidad y permitir el intercambio de información entre diferentes repositorios documentales.

La descripción archivística se concibe como un proceso dinámico que puede realizarse a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos, independientemente de su tipo, formato o soporte. La norma se fundamenta en los principios de procedencia, respeto al orden original y descripción multinivel, mediante un modelo jerárquico que permite representar las relaciones entre fondos, secciones, series, subseries y unidades documentales.

Su ámbito de aplicación es obligatorio para los archivos históricos y para las entidades que produzcan o mantengan documentos históricos, independientemente de su titularidad. También recomienda su utilización en archivos de gestión, centrales o intermedios. Su alcance comprende fondos, documentos y colecciones existentes en el territorio ecuatoriano y permite elaborar instrumentos de descripción como guías, inventarios y catálogos.

La norma organiza la descripción en siete áreas: identificación; contexto; contenido y estructura; acceso y utilización; documentación asociada; notas; y control de la descripción. En total contempla 26 elementos descriptivos, de los cuales seis son obligatorios para todos los niveles: código de referencia, título, fecha o fechas, extensión de la unidad de descripción, nivel de descripción y productor. Además, diferencia los campos según su carácter obligatorio, recomendable u opcional.

Otro aspecto relevante es la incorporación de registros de autoridad para instituciones, familias y personas vinculadas con la producción documental. Esto permite contextualizar mejor los documentos, normalizar nombres y fortalecer la interoperabilidad entre sistemas archivísticos.

La norma también considera el uso de herramientas tecnológicas como AtoM, plataforma de código abierto basada en estándares internacionales, utilizada para gestionar descripciones multinivel, recuperar información y facilitar su difusión.

En conjunto, la obra constituye un referente técnico fundamental para la archivística ecuatoriana, al establecer un lenguaje común para describir los documentos, mejorar el control intelectual de los fondos y fortalecer el acceso de investigadores, instituciones y ciudadanía al patrimonio documental del país.

Para cita la norma: Manfredi, M., Salazar Ruiz, V. A., Bravo Ramos, M. J., Sánchez Ramírez, D. E., & Garzón Guzmán, I. R. (2026). Norma Técnica Ecuatoriana de Descripción Archivística. Ministerio de Educación, Deporte y Cultura; Universidad Andina Simón Bolívar, Sede Ecuador; Archivo Histórico Nacional. 

Descargue la norma: https://drive.google.com/file/d/1w_MbTtv5dTkUAvNhPxJI1mVmUK_V9x6G/view?usp=sharing