Procurement Ideas

(Texto base para disponível no canal do YouTube através do link: https://youtu.be/5NZChSagsRk )

Muitas pessoas pensam que comprar é uma atividade simples, que basta pedir o preço para alguém que está vendendo e fazer um pedido. Tipo quando se vai à um restaurante ou loja e se compra algo para comer, pra vestir ou até mesmo quando se quer um aparelho eletrônico. Mas no mundo corporativo não bem assim não! Tem muita técnica e conhecimento aplicado até que se possa concluir, aí sim, uma boa compra! Até mesmo o conceito de boa compra deve ser bem definido, afinal o que significa comprar bem? É pagar barato? É escolher bem um fornecedor? É atender às necessidade de alguém, de algum usuário? Bom, eu já adianto: é um pouco de cada, mas de forma Estruturada e conforme a Criticidade. Comprar tem seus segredos, ou melhor, tem processos e etapas que, se seguidos criteriosamente, podem alavancar muito valor.

Muitas coisas podem impactar a forma como se adquire um item, passando pelo nível de importância (ou criticidade) que um item tem para um negócio até mesmo a depender da complexidade de obter o que se deseja seja por uma questão de especificação ou por conta do mercado mesmo em que nos encontramos. Então um processo de Compras deverá ser mais simples ou mais sofisticado a depender do grau de “LIBERDADE” que o comprador tenha para ir a mercado, explorar opções e, enfim, tomar uma decisão comercial. Vamos usar 3 exemplos para facilitar a compreensão.

No primeiro caso, chega na sua mão a necessidade de se comprar um material de escritório, como um grampeador. Neste caso não há muitas exigências (ou especificações) a se seguir. Basta o comprador saber o tamanho, tipo de grampo, para que aplicação ou até mesmo ter a referência de uma compra passada, que a decisão de compra é fácil. Então o comprador busca no mercado as lojas que vendem o item parecido, similar ou da marca desejada e faz um pedido com o melhor preço. Podemos chamar esse tipo de processo como uma Compra Nível 1, na qual é um “item de prateleira” que com uma simples “Referência Fabricante” se é executada.

No nosso segundo exemplo, podemos ter demanda por itens padrão de mercado, comprados base Referência-Fabricante, ou que possuem especificação de baixa complexidade, mas que se repete ao longo do tempo, como um item de estoque, de almoxarifado ou até mesmo um serviço que deve ser feito todos os dias ou dentro de uma periodicidade. Exemplo: serviços de limpeza, alimentação, segurança ou, quando se fala de materiais, os próprios materiais de escritório como papel sulfite, crachás, uniformes e equipamentos de proteção. Esses itens tem alguma previsão de demanda, uma necessidade previsível ou até mesmo uma periodicidade que fornecem ao comprador uma vantagem no mercado: VOLUME. E volume garante mais “poder de compra” ou poder de barganha. Podemos chamar essas compras de Nível 2, pois apesar de por vezes haver uma necessidade mais específica, há uma quantidade de fornecedores no mercado suficiente para atender a demanda e uma decisão de compra tem um efeito mais duradouro, ou seja, eu escolho o fornecedor hoje que vai me fornecer o item múltiplas vezes ao longo de um período de tempo.

Nas compras de nível 2 o Agente de Compras pode envolver a área usuária quando há aspectos técnicos envolvidos, mas noutras ocasiões o que se busca é ter uma lista de preços fixos para que não se necessite todas as vezes consumir tempo do agente de compras para a emissão de um pedido de compras. Para atender às compras de Nível 2, há a área costumeiramente chamada de Suprimentos ou Procurement Tático, que vão selecionar um fornecedor que tenha “uma boa condição comercial” para um fornecimento frequente e não necessariamente “o menor preço”. Logo, a preocupação do agente de Suprimentos agora está também no, caso de serviços, no atendimento a nível de serviço (chamado de SLA), no prazo de pagamento (que impacta fluxo de caixa), no lote mínimo de compra, tempo de ressuprimento, aceitação de um contrato padrão indicado pela área Jurídica e na confecção de um Catalogo de Compras (no futuro farei um vídeo específico para falar somente disso). Veja que estes eram aspectos de baixa relevância para os processos de nível 1, pois mesmo que um fornecedor não cumpra com SLA o impacto é limitado e baixo para a operação, assim como o impacto no resultado da companhia não é relevante. As compras de nível 2 além de terem esses impactos relevantes, podem consumir muito tempo de um comprador.

Mas... e no caso de um equipamento de produção ou melhor uma Caldeira para produção de vapor? E aí? Como se faz? Note, não há uma “Referência Fabricante”, tipo “uma Gillette”, “uma Coca-Cola” ou um Rolamento 30304 ou 30305 que são itens bem conhecidos no mercado e há várias marcas que produzem esse item. Geralmente para equipamentos e também itens “Produtivos”, há uma série bem mais ampla de aspectos a serem levados em consideração, que fazem parte de sua especificação, e até mesmo outros de cunho mais estratégico, operacional ou até mesmo legal. Logo para nosso exemplo da compra de uma Caldeira, há a necessidade de saber sim uma gama muito maior detalhes operacionais que muitas vezes são melhor entendidos quando o agente de compras tem alguma formação técnica na área. Por isso que nessas compras de, vamos chamar aqui, Nível 3, ou seja, onde não há uma ampla rede de opções e que é baseada em especificações (também conhecido como “make to order”), há a necessidade de uma avaliação técnica mais profunda e a decisão de compras raramente está nas mãos do Agente de Compras. Só pra deixar um pouco mais claro, nas compras de nível 3 o usuário final deve ajudar na confirmação de que o fornecedor tem competência mínima e esperada para entregar o que se necessita, capacidade disponível produzir o equipamento, inspeções periódicas para garantir a qualidade do produto, se o equipamento oferecido tem a capacidade esperada ou mínima aceitável para cumprir com os objetivos do projeto, se o tempo de entrega é compatível com a necessidade do usuário, se o preço inclui ou não instalação, o valor dos periféricos e materiais de reparo que impactam o Custo Total de Aquisição etc. Sem falar que esses equipamentos custam milhares ou até milhões de reais para serem adquiridos e isso traz um impacto enorme no fluxo de caixa e no balanço patrimonial da companhia. Notou a maior complexidade?

Nas compras de Nível 3 o “accountability”, digo a responsabilidade pela decisão de compra é compartilhada e nem sempre se escolhe aquele fornecedor de menor preço. Para atender esses processos geralmente se faz uso de ferramentas de Compras Estratégicas (ou Strategic Sourcing) que podem ser executadas por uma equipe de Procurement Estartégico ou Strategic Sourcing.

Esses 3 exemplos servem para demonstrar que comprar nem sempre é algo simples e há processos, didáticas diferentes, para garantir que a necessidade da empresa seja atendida. Espero que tenha ficado claro também que a necessidade da empresa começa com a necessidade de um usuário, mas também passa por garantir a lisura, eficiência e eficácia de um processo de Compras, de Suprimentos e de Strategic Sourcing. Vale lembrar também que as necessidades de um usuário essa que deve ser feita através de uma Requisição de Compras para o que processo possa ser realizado a contento e para que automações sejam implementadas, mas vamos deixar esse tema para outro vídeo.

Então pessoal, podemos ver que numa empresa, corporação ou grupo de pessoas, sempre há processos de compras baixa complexidade às quais um processo padrão e simples se aplica, e um comprador pode ser autorizado a tomar a decisão de compra até um teto de valor se performar um número mínimo de cotações (tipo 3). À essas compras de Nível 1 atribuímos um processo mais sistemático, que segue um protocolo padrão que garante a LISURA da transação comercial. Para compras nível 1 a preocupação central está mais no processo de compras do que no item a ser adquirido e no futuro podemos endereçar formas de trazer mais valor a esses processos. Por hora chamaremos de Compras Operacionais, que, a depender do tamanho da companhia, pode também se referir à formalização de uma compra passada (feita por um usuário de Compras) para fins de pagamento. A área comumente referenciada à esses processos é chamada de Compras, ou em inglês como Buying ou Procurement Operations.

Há também aquelas necessidades de Nível 2 que são mais repetitivas, mais críticas, de maior valor ou volume ou até mesmo serviços que devem ser prestados regularmente e que impactam de forma mais significativa os custos da companhia. Para esse tipo de necessidade é que se desenvolveu a área e processo chamado de Suprimentos, ou em inglês Procurement. O foco desse processo é garantir a agilidade na emissão de um Pedido através de um fornecedor QUALIFICADO para tal.

Nos processos de nível 3, além das preocupações que acompanham um processo de nível 2, o agente Suprimentos Estratégicos, ou Strategic Sourcing deverá, base à necessidade, identificar fornecedores no mercado, qualificar os potenciais fornecedores, negociar e selecionar o fornecedor, emitir um pedido de compras, acompanhar o pagamento e a entrega do item por parte do fornecedor. Note que se trata de um processo de seleção muito mais criterioso do que uma simples comparação de propostas e emissão de pedido. Muitas vezes a decisão deve ser feita também em conjunto com o usuário final para que um fornecimento de médio ou longo prazo possa trazer benefícios adicionais até mesmo com relação aos produtos finais da companhia. Nós veremos esse processo de Strategic Sourcing de forma mais ampla e completa em futuros vídeos (aguarde!), mas só para dar um gostinho do que seriam essas ferramentas, podemos destacar inteligência de negócios, processos de pesquisa interna e externa, qualificação comercial e técnica de fornecedores e gestão do relacionamento com fornecedores (também conhecido como SRM).

Então, como vimos até agora, podemos referenciar a Compras aqueles processos de compras sistêmicos e operacionais para adquirir Bens e Serviços, ao passo que Procurement, ou Suprimentos, trata de um processo bem estruturado de identificação de potencial fornecedor, negociação e seleção estratégica de bens e serviços que sejam considerados como críticos á um organização. Sob a ótica de estrutura organizacional, creio que podemos dizer que Compras é uma subárea de Suprimentos, que na prática está segmentado em processos Operacionais, Táticos e Estratégicos, que se refletem nos nomes das áreas em inglês para Buying, Procurement e Strategic Sourcing.