Best Practice Tools im Kontext Schule
Best Practice Tools im Kontext Schule
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Arbeitsaufträge
Arbeitsaufträge
Gegeben sei folgendes Projektszenario auf dem Kanban in CryptPad: (https://cryptpad.fr/kanban/#/2/kanban/view/HpDn6u3cKZYLbVnOZS5ct188o+plEL5zeUwcQ7+0yG0/)
Ihre Schule möchte eine Schülergenossenschaft gründen. Das Ziel ist, dass die Schüler:innen sich gegenseitig Nachhilfe anbieten. Ihre Schulleitung trägt diesen Gedanken. Sie und zwei Ihrer Kolleg:innen haben sich dieser Sache angenommen und bereits mit ein paar Schüler:innen begonnen erste Punkte zu erledigt. Jedoch ist nicht ganz klar, wer wann was gemacht hat und was nun als nächstes ansteht. Ein paar engagierte Schüler:innen haben daher kurzerhand ein Kanban zusammengestellt und den aktuellen Erkenntnisstand zusammengetragen.
Lösen hierfür nun folgende Teilaufgaben:Analysieren Sie das Kanban.
Prüfen Sie, ob Teilprozesse oder Bereiche überflüssig sind und entfernen Sie diese ggf.
Prüfen Sie, ob Punkte fehlen und fügen Sie diese ggf. hinzu.
Prüfen Sie, ob Elemente falsch angeordnet wurden und korrigieren Sie ggf. dies aus.
Prüfen Sie, ob ein Task unvollständig beschrieben wurde und bessern Sie diesen ggf. aus.
Beurteilen Sie für dieses Szenario, wie gut ein solches Tool geeignet ist. Begründen Sie Ihre Meinung.
Bilden Sie nun selbstständig Dreier-Teams (Breakout-Räume).
Überlegen Sie sich eine Projektidee bzw. - initiative, die Sie mit einem Projektmanagement-Tool betreuen wollen. Es spielt hierbei keine Rolle, ob dieses Projekt real oder fiktiv ist.
Ihnen fällt kein potenzielles Projekt ein? Hier ein paar Vorschläge:"Tag der offenen Tür" planen
Digitalisierung begleiten
Profilierung als "Schule ohne Rassismus"
Projekt "Nachhaltige Schule" werden
bevorstehende Jubiläumsfeier organisieren
Teilverantwortung bei der geplanten Sanierung des Schulgebäudes
Brainstormen Sie wichtige Teilprozesse Ihres Projektes. Notieren Sie diese ggf. in einer geeigneten Darstellung.
Sie sind fertig? Wunderbar. Dann können Sie sich gerne mit nachfolgenden Projektmanagement-Tools auseinandersetzen. Sie werden voraussichtlich nicht alle schaffen. Es empfiehlt sich, ein bis zwei Tools näher zu betrachten.
Optional: Machen Sie sich Notizen. Nutzen Sie hierfür ggf. https://notes.schullogin.de/p/2023-WebinarPM-Schiller.
Fertigstellung: 16:15 Uhr
Projektmanagement muss nicht immer mit einer Software begleitet werden. Die Ihnen bekannten Tools können durchaus bei kleineren bis mittleren Schulprojekten in Betracht gezogen werden. Viel wichtiger ist es zu verstehen, dass Projektmanagement nicht mit Software steht oder fällt, sondern vielmehr mit den damit verbundenen Prozessen.
Es gelten folgende Faustregeln:
Je mehr Menschen an Projekt-Prozessen beteiligt sind, desto wichtiger ist es, diese zu strukturieren & visualisieren.
Je größer der Anteil an Teilprozessen ist und je komplexer Teilprozesse mit einander verflochten sind, desto wichtiger ist es, diese zu gut darzustellen.
Je mehr Strukturen & Visualisierungen notwendig sind, um einen Überblick über die Projektprozesse zu behalten, desto wichtiger ist es ein dafür geeignetes Werkzeug einzusetzen und zu verwenden.
Das 21. Jahrhundert wird in die Geschichte vermutlich als das "Digitale Jahrhundert" eingehen. Daher werden zunehmend mehr Prozesse des Projektmanagements oder aus anderen Bereichen computergestützt strukturiert und visualisiert. Zumal Software-Lösungen darüber hinaus auch die Kommunikation der Projektbeteiligten ermöglichen. Auch die Institution Schule wird sich diesen Trend nicht vollständig entziehen können. Es ist daher zu empfehlen, sich frühzeitig mit geeigneten Tools auseinander zusetzen.
II. Für den Anfang geht es auch ohne konkrete PM-Tools.
II. Für den Anfang geht es auch ohne konkrete PM-Tools.
Für Einsteiger im Bereich Projektmanagement und vor allem für kleinere Projekte - wie diese oft im Schulalltag vorkommen - empfiehlt es sich, auf bewährte Technik zurück zu greifen.
Mit geringen Umdenken & wenig Aufwand lassen sich hiermit einfache Projekte darstellen.
Microsoft Teams
Microsoft Teams
- / + begrenzt kostenlos nutzbar
+ großer Basisfunktionsumfang
+ Bedienung
+ Erweiterbarkeit
+ Flexibilität
+ Skalierbarkeit
+ große Community
- Datenschutz eingeschränkt
NextCloud
NextCloud
+ weitestgehend kostenlos
+ erweiterbar
+ OpenSource
+ wachsende Community
- zwar gut für Dateimanagement, aber nur bedingt für Projektmanagement
III. Einfach, aber oho!
III. Einfach, aber oho!
scrumblr.ca ist eine webbasierte Simulation eines physischen agilen Kanban-Boards, das die Zusammenarbeit in Echtzeit unterstützt. Es lässt sich sehr schnell und einfach anpassen und überall aufrufen. Damit ist scrumblr. eine echte "Eierlegendewollmilchsau", die für sehr viele schulische Anwendungsgebiete geeignet ist.
Dieses Werkzeug ist meine klare Empfehlung, wenn es darum geht dem Thema Projektmanagement im Kontext Schule Bedeutung zu geben.
IV. Je größer das Projekt ist, desto wichtiger ist es, dieses richtig zu managen.
IV. Je größer das Projekt ist, desto wichtiger ist es, dieses richtig zu managen.
Es gibt auf dem Markt unzählige Anbieter für Projektmanagement. Jedes Tool hat aber seine Vor- und Nachteile. Welches also das Richtige für Sie ist, hängt sehr stark von Ihren Präferenzen und den zu betreuenden Projekten ab.
Vorsicht! Nicht alle Tools sind per se kostenlos oder nehmen es mit dem Datenschutz so Ernst.
TaskCards
TaskCards
- / + begrenzt kostenlos nutzbar
+ gutes Kanban
+ "simple, but clever"
+ Plattform-übergreifend
+ zunehmend verbreitet
+ gute Alternative zu Padlet
- begrenzter Funktionsumfang, außer man zahlt
Miro
Miro
- / + begrenzt kostenlos nutzbar
+ sehr variabel und flexibel in den Anwendungsszenarien
+ Benutzerfreundlichkeit wird sehr groß geschrieben
+ Erweiterbarkeit / Skalierbarkeit
- Datenschutz
CryptPad
CryptPad
+ ideal für spontane oder anonyme Usecases
+ Datenschutz
+ OpenSource
- Funktionsumfang
- Workflow
Exkurs: Zammad
Exkurs: Zammad
Ein Nice-to-Have: ein Helpdesk. Mit einem solchen Tool haben Sie die Möglichkeit ein Support- & Serviceportal zu schaffen. Eltern, Schüler:innen oder Lehrkräfte können darin Ihre Probleme schildern - egal ob z. B. technischer oder projektbezogener Art. Hierbei generiert jede Anfrage ein Ticket. Es ist vergleichbar mit der Warteschlange beim Einwohnermeldeamt oder der Kfz-Zulassungsstelle.
Den Zeitpunkt der Bearbeitung haben Sie also in der Hand. Darüber hinaus kann man mit einem solchen Tool wunderbar delegieren. Ein solches Ticket-System ermöglicht es Ihnen, Task zu generieren und diese dann an die richtigen Personen zu verteilen.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit zu überprüfen, inwieweit die Anfrage schon bearbeitet ist.
VI. Abschluss-Konferenz mit Resümee
VI. Abschluss-Konferenz mit Resümee
Betreten Sie die Videokonferenz.
Ziele: zusammenfassen, PM-Tools kritisch reflektieren, offene Fragen klären
Termin: 16:15 Uhr
Zugang zur Videokonferenz (Bitte stets in separatem Tab/Fenster/Reiter öffnen):
https://bbb.schullogin.de/mir-ms4-eaq-ljk
Zugangscode:
300706
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