Cela implique de choisir un lieu calme pour une conversation, de mettre son téléphone en mode silencieux ou de prendre un moment pour se recentrer avant d'entamer une discussion. Le silence n'est pas simplement l'absence de bruit, mais un état d'esprit qui favorise la pleine présence et l'attention.

Distance : Il est important de maintenir une distance appropriée avec la personne avec qui on communique. Chacun doit avoir son espace de confort.

Synchronisation : Il est recommandé de synchroniser sa posture avec celle de l'autre personne. Cela peut être une synchronisation globale (tout le corps) ou partielle (par exemple, un sourire en réponse à un sourire). La synchronisation aide à établir une meilleure connexion avec l'interlocuteur.

Pour déterminer où en est notre interlocuteur dans le conflit, nous devons "géolocaliser" sa position émotionnelle. Cette étape nécessite de combiner trois objectifs spécifiques pour atteindre notre objectif. Tout d'abord, nous devons repérer les émotions qui s'expriment chez notre interlocuteur afin de relâcher la tension et ouvrir la voie à la réflexion. Ensuite, nous nous concentrons sur la situation problématique qui a engendré le conflit en l'absence d'une solution appropriée. Enfin, nous devons identifier les besoins à satisfaire, car c'est le seul moyen de résoudre le conflit de manière durable et de prévenir sa récurrence. 

Lorsque nous pensons avoir une bonne compréhension de ce que notre interlocuteur souhaite nous communiquer, nous allons reformuler ce que nous avons compris en utilisant nos propres mots. Tout d'abord, nous allons exprimer les émotions que nous avons perçues (par exemple, "Il semble que vous ressentiez de la déception...") afin de calmer les tensions. Ensuite, nous allons décrire la situation problématique telle que nous l'avons interprétée. Enfin, nous allons nommer les besoins non satisfaits que nous avons identifiés.

On pratique la clarification lorsqu'on est confronté à des difficultés ou à des émotions qui peuvent rendre la communication floue. Il sera nécessaire de faciliter la clarification des sentiments et des pensées de la personne en difficulté :

1. Identification des erreurs d'encodage : Repérer les moments où une personne semble mal comprendre ou interpréter les informations en raison de préjugés, généralisations, distorsions ou omissions dans leur traitement de l'information.