Los inventarios de activos y su importancia

¿Qué es el activo fijo de una empresa?

El activo fijo son aquellos bienes con los que cuenta una empresa pero, que no pueden ser vendidos en un corto plazo, ya que estos son importantes para el funcionamiento adecuado de la compañía, estos activos pueden ser tangibles o intangibles y también pueden considerarse las inversiones que se realicen dentro de la empresa. 

En términos sencillos, el activo fijo de una empresa se refiere a aquellos bienes y propiedades que la empresa posee y utiliza a largo plazo para llevar a cabo sus operaciones, y que no están destinados a la venta inmediata. 

Algunos aspectos clave son los siguientes:

• Durabilidad:

Los activos fijos tienen una vida útil prolongada, generalmente mayor a un año.

• Uso en operaciones:

Se utilizan para la producción de bienes o la prestación de servicios, o para el funcionamiento general de la empresa.

• No destinados a la venta:

A diferencia de los inventarios, los activos fijos no se compran con la intención de revenderlos.

• Tangibles e intangibles:

Pueden ser bienes físicos (tangibles) como maquinaria, edificios o vehículos, o bienes no físicos (intangibles) como patentes o derechos de autor.

Importancia:

• Inversión a largo plazo:

Representan una inversión significativa en la capacidad productiva de la empresa.

• Generación de ingresos:

Contribuyen a la generación de ingresos a lo largo del tiempo.

• Valor patrimonial:

Forman parte del patrimonio de la empresa y reflejan su solidez financiera.

Ejemplos comunes:

• Terrenos y edificios

• Maquinaria y equipo

• Mobiliario y equipo de oficina

• Vehículos

• Patentes y marcas registradas

• Software

En resumen, el activo fijo es esencial para la operatividad y el crecimiento de una empresa, y su gestión adecuada es fundamental para la salud financiera de la misma.

¿Cuántos tipos de activos fijos hay?

Los activos fijos se pueden clasificar en tres categorías principales:

Activos fijos tangibles: Son aquellos bienes físicos que se pueden tocar y que tienen una vida útil superior a un año. Ejemplos de activos fijos tangibles son:

• Terrenos y edificios

• Maquinaria y equipos

• Mobiliario y equipo de oficina

• Vehículos

Activos fijos intangibles: Son aquellos bienes que no tienen una presencia física, pero que tienen valor para la empresa. Ejemplos de activos fijos intangibles son:

• Patentes y marcas registradas

• Derechos de autor

• Franquicias

• Software

Inversiones: Son las acciones, bonos y valores emitidos por empresas afiliadas cuyo plazo sea superior a un año.

Es importante tener en cuenta que la clasificación de los activos fijos puede variar dependiendo del sector de la empresa y de las normas contables aplicables.

¿En qué consiste el inventario de activo fijos?

La base de un inventario de activos fijos efectivo es una inspección física meticulosa. Este análisis técnico tiene como objetivo principal proporcionar información detallada sobre el estado y la ubicación de los activos de la empresa. Al examinar cada activo individualmente y registrar sus características únicas, se garantiza la precisión de los registros, ya sean nuevos o existentes. 

Ventajas de un inventario de activos fijos

Un inventario de activos fijos preciso es una herramienta estratégica que optimiza la gestión empresarial. Facilita la toma de decisiones en compras, actualizaciones y mantenimientos de equipos, así como en traslados y reubicaciones. Además, proporciona datos clave para calcular la depreciación, permitiendo a la empresa identificar activos con vida útil remanente y reducir costos. La detección temprana de activos inexistentes, defectuosos o extraviados, junto con el control de su ubicación, fortalece la seguridad y minimiza el riesgo de robos.

Elementos a considerar en un inventario de activos fijos

Algunos de los datos que deben de tomarse en cuenta en un inventario de activos son los siguientes:

• Ubicación dentro de la empresa: Esto es importante ya que en ocasiones los activos de una empresa son prestados o movidos de un lugar a otro.

• Costos.

• Datos del fabricante del activo.

• Descripción detallada del activo: Se toma en cuenta el modelo, la marca, número de serie.

• Número de inventario (que se volverá el identificador único)

• Estado de conservación: Analiza si el activo se encuentra en un buen estado o si presenta daños o reemplazos en piezas.

• Responsable o encargado del activo.

• Antigüedad: Esto ayudará a conocer la vida útil con la que cuenta el activo y en cuanto tiempo deberá de ser reemplazado o recibir mantenimiento.

• Fotografía actual del activo: Al realizar el inventario es importante que se tengan fotografías actualizadas de los activos para considerar su estado.

Módelo y número de serie de un equipo, ¿para qué nos sirven?

El modelo y el número de serie de un equipo son importantes en un inventario porque permiten identificar y controlar los productos. Esto ayuda a gestionar el stock, realizar un seguimiento de los equipos y cumplir con normativas. 

Importancia del modelo 

• Los modelos de inventario ayudan a determinar la cantidad óptima de stock, lo que evita la acumulación excesiva de mercancía.

• Los modelos de inventario ayudan a garantizar que siempre haya un stock de seguridad para satisfacer la demanda.

Importancia del número de serie

• Los números de serie permiten identificar el historial de cada artículo conforme se mueve a lo largo de la cadena de suministro. 

• Los números de serie pueden contener información sobre la configuración y la compatibilidad del dispositivo. 

• Los números de serie son útiles para la gestión del ciclo de vida, puesto que se puede realizar un seguimiento del estado, las actualizaciones, las reparaciones y el reemplazo de los activos tecnológicos. 

• Los números de serie son especialmente útiles para productos que tienen garantía, ya que permiten gestionar la garantía o el servicio post-venta. 

¿Cuántos tipos de inventario de activos fijos hay?

Algunos ejemplos de tipos de inventarios son los siguientes:

Inventario físico:

Consiste en la comprobación de la cantidad de registros que están en una base de datos con una inspección física y real de lo que se encuentra en la empresa.

Inventario periódico o intermitente:

Este tipo de inventario se realiza cada cierto tiempo. Esto presenta ciertas ventajas y desventajas, por un lado, el costo de este tipo de inventario suele ser bajo; por otro lado, podría resultar en la inexactitud de datos en los periodos de tiempo en los que no se dé seguimiento al inventario. Por esto, es recomendado no descuidar este apartado.

Inventario perpetuo o permanente

Gracias a aplicaciones informáticas, es posible la actualización constante y automática de las cuentas y bases de datos de inventarios. Dichas aplicaciones monitorean instantáneamente cada movimiento que se realice cada activo y tienen la capacidad de enviar actualizaciones electrónicas de las bases de datos en cualquier lugar, así, se garantiza el conocimiento exacto y preciso de cada activo que exista en una empresa. Es importarte aclarar que a pesar de las ventajas que tiene este tipo de inventario, será necesario llevar a cabo un inventario físico de los activos en un momento determinado.

¿Cuáles serían las posibles consecuencias de un mal inventario de activos fijos?

Un inventario de activos deficiente puede acarrear graves problemas para una empresa. Desde inversiones equivocadas en equipos hasta pérdidas por deterioro, extravío o robo, la falta de control sobre los activos impacta directamente en la eficiencia operativa. Ignorar la importancia de un inventario actualizado y preciso puede derivar en un servicio al cliente insatisfactorio, ya que la empresa no podrá planificar adecuadamente ni cumplir con las demandas de sus clientes.