เรื่องมุมมองและการสร้างงานนำเสนออย่างง่าย

จุดประสงค์ของการเรียนรู้

1.ผู้เรียนสามารถอธิบายขั้นตอนการเปลี่ยนมุมมองงานนำเสนอได้อย่างถูกต้อง

2.ผู้เรียนสามารถเลือกมุมมองของงานนำเสนอได้อย่างเหมาะสม

มุมมองและการเปลี่ยนมุมมอง

โปรแกรม PowerPoint 2010 มีมุมมอง (หรือ View ) หลักๆที่ต่างกันอยู่ 5 มุมมองดังนี้

1. มุมมองปกติ (Normal View) เป็นมุมมองพื้นฐานในการทำงานของโปรแกรม ใช้สำหรับออกแบบและตกแต่งสิ่งต่าง ๆ ภายในสไลด์

2. มุมมองตัวเรียงลำดับสไลด์ (Slide Sorter View)เป็นมุมมองสำหรับการจัดเรียงสไลด์ทั้งหมดที่มีอยู่ในงานนำเสนอ ตั้งแต่สไลด์แผ่นแรกจนถึงสไลด์แผ่นสุดท้าย ทำให้มองเห็นสไลด์ได้พร้อมกัน สามารถทำการเพิ่มหรือลบสไลด์ได้ง่าย

3. มุมมองหน้าบันทึกย่อ (Notes Page) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับสร้างบันทึกข้อความย่อ เพื่อใช้เตือนความทรงจำของผู้บรรยาย

4.มุมมองการอ่าน (Reading View) เป็นมุมมองในการแสดงนำเสนองาน โดยขยายสไลด์ให้เต็มหน้าต่าง

5. มุมมองการนำเสนอสไลด์ (Slide Show) เป็นมุมมองสำหรับหารนำข้อมูลในสไลด์มาทำสไลด์โชว์ โดยจะแสดงเอฟเฟ็กต์ที่เรากำหนดไว้ด้วย ซึ่งจะเหมือนกับการฉายแผ่นสไลด์

การเปลี่ยนมุมมองงานนำเสนอ

วิธีการเปลี่ยนมุมมองทำได้ 2 วิธี การคลิกมุมมองในแท็บริบบอน และการคลิกปุ่มสลับมุมมอง

วิธีที่1 คลิก แท็บมุมมอง ริบบอน จากนั้นคลิกปุ่มไปยังมุมมองปกติ มุมมองตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง มุมมองบันทึกหน้าย่อ และมุมมองการนำเสนอสไลด์ตามลำดับ

ภาพที่ 1 แท็บมุมมอง ริบบอน

วิธีที่2 ให้คลิกปุ่มเปลี่ยนมุมมอง ซึ่งอยู่บริเวณมุมขวาด้านล่างของโปรแกรม ผู้อ่านจะเจอปุ่มเล็กๆ อยู่ 4ปุ่ม ซึ่งเป็นปุ่มที่ใช้สลับมุมมอง เริ่มต้นที่มุมมองปกติ มุมมองตัวเรียงลำดับภาพนิ่ง และมุมมองการอ่านตามลำดับ ส่วนปุ่มสุดท้าย คือมุมมอง Slide Showใช้เพื่อแสดงงานนำเสนอแบบเต็มจอภาพ

ภาพที่ 2 แท็บเปลี่ยนมุมมอง

วิธีการสร้างงานนำเสนอใน PowerPoint 2010

แบบที่ 1 สร้างงานนำเสนอจากการนำเสนอหน้าเปล่า (Blank) วิธีนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการสร้างงานนำเสนอด้วยตนเอง โดยไม่ต้องให้ PowerPoint แนะนำอะไรทั้งนั้น เรียกว่าการพึ่งความสามารถของตนเอง

ภาพที่ 3 สร้างงานนำเสนอจากการนำเสนอหน้าเปล่า

แบบที่ 2 สร้างงานนำเสนอจาก แม่แบบ Template เป็นการสร้างงานนำเสนอ โดยเลือกจากสไลด์สำเร็จรูปที่ PowerPoint จัดเตรียมไว้ วิธีนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่ค่อยมีเวลามากนัก PowerPoint ได้สร้างสไลด์มาให้จำนวนหนึ่ง

ภาพที่ 4 สร้างงานนำเสนอจาก แม่แบบ Template

แบบที่ 3 สร้างงานนำเสนอจากชุดรูปแบบ (Theme) เป็นการสร้างงานนำเสนอจากสไลด์ที่มีการออกแบบไว้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นพื้นหลังสไลด์ สีสันในส่วนประกอบต่างๆ รวมถึงตัวอักษรเริ่มแรก PowerPoint จะให้สไลด์เรามาเพียงแผ่นเดียว หลักจากนั้นให้ผู้ใช้กรอกข้อมูล เลือกรูปภาพ หรือสิ่งอื่นๆลงไปในสไลด์ PowerPoint ตามต้องการ

ภาพที่ 5 สร้างงานนำเสนอจากชุดรูปแบบ (Theme)

ครั้งแรกกับการสร้างงานนำเสนอด้วย Template

จากหัวข้อที่แล้วเราได้ทราบว่า PowerPoint 2010สามารถสร้างงานนำเสนอใหม่ได้ 3 วิธี

สร้างจากหน้าเปล่า (Blank)

สร้างจากแม่แบบ (Template )

ชุดรูปแบบ (Theme)

แต่ถ้าผู้อ่านมีเวลาจำกัดหรือต้องการความรวดเร็ว แนะนำให้สร้างงานนำเสนอ ( Template) เพราะใน Template มีการเตรียมสไลด์มาให้จำนวนหนึ่ง

วิธีการสร้างงานนำเสนอชิ้นใหม่จากแม่แบบ มีขั้นตอนดังนี้

ภาพที่ 6 วิธีการสร้างงานนำเสนอชิ้นใหม่จากแม่แบบ

ภาพที่ 7 วิธีการสร้างงานนำเสนอ

ภาพที่ 8 งานนำเสนอชิ้นใหม่จากแม่แบบ

-ดัดแปลงแก้ไขงานนำเสนอจาก Template

หลังจากที่เราได้สร้างงานนำเสนอชิ้นแรกจากแม่แบบแล้ว เราจะต้องมีการดัดแปลงแกไข้ข้อความ หรือเปลี่ยนรูปภาพให้เหมาะสมกับงานนำเสนอที่ต้องการ ดังตัวอย่างต่อไปนี้

ภาพที่ 9 ดัดแปลงแก้ไขงานนำเสนอจาก Template

ภาพที่ 9 คลิกแท็บริบบอล เพื่อเปลี่ยนรูปภาพ

ภาพที่ 10 คลิกเลือกรูปภาพ

ภาพที่ 11 รูปภาพที่ต้องการ

ภาพที่ 11 กรอกข้อความที่ต้องการ

ภาพที่ 12 การดัดแปลงข้อความที่ต้องการ

ทดลองนำเสนอในครั้งแรก

หลังจากที่เราได้สร้างงานนำเสนอชิ้นแรกสำเร็จ จ่อไปนี้จะเป็นการนำเอาผลงานที่สร้างขึ้นมา แสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ ซึ่งสามารถต่อพ่วงไปยังจอภาพขนาดยักษ์ได้อีกด้วย

ภาพที่ 12 ทดลองนำเสนอในครั้งแรก

ภาพที่ 12 นำเสนองาน

ภาพที่ 12 นำเสนองาน

ภาพที่ 12 นำเสนองาน

การบันทึกงานที่สร้างขึ้นมา

เมื่องานนำเสนอเสร็จแล้วหรือบันทึก เพื่อจัดเก็บงานนำเสนอลงในฮาร์ดดิสก์ โดยการบันทึกครั้งแรกจะเป็นการสร้างงานนำเสนอขึ้นมาใหม่ หากมีการแก้ไขแล้วสั่งบันทึก ก็จะเป็นการบันทึกไฟล์งานซ้ำ

ภาพที่ 13 เลือกวิธีการบันทึกงานนำเสนอ

ภาพที่ 14 การบันทึกงานนำเสนอ

นอกจากขั้นตอนดังกล่าวข้างต้นแล้ว เรายังสามารถบันทึกงานนำเสนอได้อีก 2 วิธีดังนี้

-วิธีแรก ให้คลิกปุ่ม ซึ่งปุ่มนี้จะอยู่บน Quick Access Toolbar

-วิธีที่สอง ให้กดปุ่ม Ctrl + S

ภาพที่ 15 การบันทึกงานนำเสนอ กดปุ่ม Ctrl+s

-การบันทึกแบบสร้างสำเนา (Save As)

โดยปกติการใช้คำสั่ง Save เพื่อจัดเก็บงานนำเสนอนั้นจะเป็นการบันทึกทับไฟล์ แต่ถ้าการสร้างสำเนางานนำเสนอเพิ่มอีก 1 ชุด ให้ใช้คำสั่ง Save As

ภาพที่ 16 เลือกวิธีการบันทึกแบบสร้างสำเนา (Save As)

ภาพที่ 16 การบันทึกแบบสร้างสำเนา (Save As)

-การบันทึกให้เป็นเวอร์ชันเก่า PowerPoint 97-2003

ในคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้ง PowerPoint เวอร์ชันเก่า เช่น PowerPoint 2003, PowerPoint 2002 หรือ PowerPoint 97 นั้นไม่สามารถเปิดงานที่สร้างจาก PowerPoint 2010 หรือ 2007 ทั้งนี้เพราะมีไฟล์นามสกุลที่ต่างกัน

ถ้าต้องการการนำเอาไฟล์งานนำเสนอที่สร้างจาก PowerPoint 2010 ไปใช้ในคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเวอร์ชันเก่าแล้ว เราต้องแปลงไฟล์ให้กลายเป็นเวอร์ชันเดิมเสียก่อน โดยใช้คำสั่ง Save As ดังนี้

ภาพที่ 17 การบันทึกให้เป็นเวอร์ชันเก่า PowerPoint 97-2003

เปิดงานนำเสนอเก่ามาแก้ไขปรับปรุง

นอกจากเราจะสามารถเลือกแม่แบบมาสร้างงานนำเสนอ เราสามารเรียกงานเก่าที่เคยบันทึกไว้มาแก้ไขและปรับปรุงได้ตลอดเวลา ดังนี้

ภาพที่ 18 เปิดงานนำเสนอเก่ามาแก้ไขปรับปรุง

ภาพที่ 19 เลือกไฟล์งาน เพื่อนำมาแก้ไข

-Open ( เปิด ) หมายถึงการเปิดงานนำเสนอแบบปกติ ซึ่งมีวิธีเราสามารถแก้ไขปรับปรุงงานนำเสนอที่เปิดมาได้

-Open Read-Only ( เปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว ) เป็นวิธีการเปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว โดยการแก้ไขอะไรไม่ได้

-Open as Copy ( เปิดเป็นสำเนา ) เป็นการเปิดการนำเสนอแบบสร้างสำเนาขึ้นมาอีกชุดหนึ่ง

-Open in Browser ( เปิดในบราวเซอร์) เป็นการเปิดข้อมูลในโปรแกรมบราวเซอร์ เช่นโปรแกรม Internet Exporer

-Open in Protected Viem ( เปิดในมุมมองที่ได้รับการป้องกัน) เปิดงานนำเสนอขึ้นมาโดยไม่สามารถที่จะแกไขงานนำเสนอนั้นๆได้ จนกว่าจะมีการยืนยันจากผู้ใช้

-Open And Repair ( เปิดและซ่อมแซม ) เป็นวิธีการเปิดนำเสนอ พร้อมกับซ่อมแซม หากงานนำเสนอมีปัญหา