Outlook Mail

Outlook Mail အသုံးပြုရာတွင် အကြမ်းဖျင်းအားဖြင့် ၂ မျိုး 

(၁) Outlook Mail ကို Application ဖြင့် အသုံးပြုခြင်း

(၂) Outlook Mail ကို Web Browser ဖြင့် အသုံးပြုခြင်း

စသဖြင့် အလွယ်မှတ်နိုင်ပါတယ်။

အသုံးပြုရာတွင် အဖွဲ့အစည်း ရဲ့  Email နဲ့ အသုံးပြုလို့ရသလို၊ မိမိ Personal Mail နဲ့ အသုံးလည်း အသုံးပြုလို့ ရပါတယ်။ (ဒီစာထဲမှာတော့ အဖွဲ့အစည်းကပေးတဲ့ Outlook Mail ကို Browser ကနေ အသုံးပြုခြင်းကိုသာ ရည်ရွယ်ပြောတာဖြစ်ပါတယ်)

အဖွဲ့အစည်း ရဲ့  Email ဆိုတာကတော့ itofficer@kmss-mkn.orgဆိုတဲ့ Mail အမျိုးအစားကို ဆိုလိုသည်။ (name နေရာမှာတော့ သင့်အမည်ဖြစ်ပါမည်)

Example = it@kmss-mkn.org

မိတ်ဆွေအနေနဲ့  Outlook Mail ကို Browser ကနေ သုံးမယ်ဆိုရင်တော့ https://outlook.office.com/mail ကို နိပ်ပြီး Account Log In ဝင်ပြီး အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။Outlook Mail  ကို Browser ကနေ ဝင်သုံးပြီဆိုရင် Screen ရဲ့ အပေါ် ဘယ်ဘက်ခြမ်းထောင့်မှာ အစက်လေးတွေ ရှိပါတယ်။ အဲ့အပေါ်ကို နိပ်လိုက်ရင် Microsoft 365 မှာ အသုံးပြုလို့ရနိုင်တဲ့ App တွေရဲ့ Shortcut တွေရှိပါတယ်။ အဲ့ကနေ SharePoint, Bookings, Teams, OneDrive, Calendar, Excel, PowerPoint, Word,... အစရှိတဲ့ Microsoft ရဲ့ App တွေကို Online နဲ့ အသုံးပြုလို့ ရပါမယ်။ (Outlook Mail ကတော့ Microsoft ရဲ့ App တွေကို အသုံးပြုရာ ဌာနချုပ် သဘောမျိုး ဖြစ်ပါမယ်)

ကွန်ပျူတာမှာ ဆိုရင်တော့  Outlook Application ကို အသုံးပြုမည်ဆိုပါက Windows Key နဲ့ S ကိုတွဲနိပ်ပြီး Search Box မှာ Outlook လို့ရိုက်ထဲ့ပြီး အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။ 

Username & Password 

အသုံးပြုရန် Username နှင့် Temporary Password ကို IT မှ ပို့ထားပေးမှာဖြစ်ပါတယ်။ 

Log In 

Log In ဝင်ရန် မိမိ ကွန်ပျူတာ (သို့) ဖုန်း တွင် Browser ဖွင့်ပြီး https://outlook.office.com/mail/ ကိုသွားပါ။  သို့မဟုတ်ပါက Browser ရဲ့ Search Bar တွင် Outlook Mail Log In လို့ရိုက်ထဲ့ပြီး Sign In ကို နိပ်ပါ

New Password 

Log In လုပ်ရန် စာမျက်နှာရောက်လျှင် အပေါ်တွင်ပေးထားသော Username နှင့် Temporary Password ကို အသုံးပြုပြီး Login ဝင်ပါ။  Password အသစ်လုပ်ရန် တောင်းဆိုပါလိမ့်မည်။ အောက်တွင် နမူနာ ပေးထားသည့်အတိုင်း မိမိဘာသာ Password အသစ် သတ်မှတ်ပါ။  

Microsoft 365 Password Policy (or) Formula

1. Upper Case Letter = A B C D...Z  

2. Lower Case Letter = a b c d...z  

3. Special Character = ! @ # $ % &  

4. Numbers = 1 2 3 4 ... 0  

(Example)  

Charles@1991  

Charles$1991  

Kmss@246ABC  

Save Your New Password 

Password အသစ် ပြုလုပ်ပြီးပါက မိမိဖုန်းထဲရှိ Notepad (သို့) တစ်နေရာရာတွင် မှတ်သားထားပါ။ အကြောင်းကတော့ Password မေ့သွားခဲ့ရင် ကျနော်ပဲ Reset ပြန်ချပြီး Temporary Password အသစ်တစ်ခု ပြန်ပို့ပေးပြီးမှ Change Password လုပ်လို့ရမှာဖြစ်ပါတယ် (မိမိဘာသာ Recovery လုပ်ပြီး Change Password လုပ်လို့ မရလို့ ဖြစ်ပါတယ်)  

Add Mail Signature 

Email ထဲရောက်သွားပြီးပြီဆိုရင်တော့ Email Signature (or) Email Contact လုပ်နည်းကို အောက်က YouTube လင့်မှာ ကြည့်နိုင်ပါတယ်။ (အောက်တွင်လုပ်ပြထားသော Video သည်၊ ကွန်ပျူတာမှ ပြုလုပ်နည်းဖြစ်သည်)  

Click Here (Watch on Youtube )

Video ထဲမှာ အသုံးပြုထားတဲ့ Mail Signature Format ကို အောက်ကလင့်ကနေ အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။

Click Here  (Mail Signature Format Link)

Download Outlook Mail App 

မိမိဖုန်းတွင်လဲ Outlook Mail ကို အောက်က လင့်တွင် Download/Install လုပ်ပြီး အသုံးပြုနိုင်ပါသည်။ သို့မဟုတ် Scan QR Code ကိုနိပ်ပြီး ဖုန်းဖြင့် QR Code ကို Scan ဖတ်ပြီး Download ဆွဲနိုင်ပါသည်။ Click Here to Scan QR Code

Android (Playstore)

Click Here

Android (No Playstore)

Click Here

iOS

Click Here 

1. Auto Reply Message ထားရန် Computer တွင် Browser တစ်ခုဖွင့်ပြီး https://outlook.office.com/mail/ တွင် Log In ဝင်ပါ။

2. Screen ရဲ့ ညာဘက်အပေါ်ထာင့်တွင် Setting ပုံလေးကို နိပ်ပါ။

View all Outlook settings ကို ထပ်နိပ်ပါ။

3. Screen ရဲ့ ဘယ်ဘက်ခြမ်း General အောက်က Mail ကိုနိပ်ပါ။

ပြီးရင် အောက်ဘက်တွင်ရှိသော Automatic replies ကိုနိပ်ပါ။

4. Automatic replies setting ထဲရောက်ပါမယ်။ ပုံမှန်အားဖြင့် Off ထားပါလိမ့်မယ်။ On ပေးလိုက်ပါ။

5. Send replies only during a time period ကို အမှန်ခြစ်ပါ။

6. မိမိ သတ်မှတ်လိုသော အချိန် အကန့်အသတ် ကို သတ်မှတ်ပါ။

Auto Reply Mail ကို Start time နဲ့ End time သတ်မှတ်ပါ။

ဥပမာ မိမိ ခွင့်ယူမည့် ကာလ (သို့) ခရီးသွားမည့် ကာလကို ဆိုလိုသည်။

Start time မှာ Auto Reply စမည့် Date & Time ကိုရွေးပါ။

End Time မှာ Auto Reply ရပ်နားမည့် Date & Time ကိုရွေးပါ။

7. အောက်ကို Scroll Down ရွေ့ပြီး Send replies outside your organization ကို အမှန်ခြစ်ပါ။ ပြီးရင် Save ကိုနိပ်ပြီး ပြန်ထွက်လို့ရပါပြီ။

Outlook Mail ရဲ့ Inbox ထဲမှာ Email အသစ်တွေ ပေါ်မလာပဲ အဟောင်းတွေပဲ ဖြစ်နေရင်

1.  https://outlook.office.com/mail/ တွင် Log In ဝင်ပါ။

2. Screen ရဲ့ ညာဘက်အပေါ်ထာင့်တွင် Filter ဆိုပြီး Button မှိန်မှိန်‌လေး တစ်ခုရှိပါတယ်၊ အဲ့အပေါ်ကို နိပ်ပါ

3. အောက်ဆုံးက Sort ကိုထပ်နိပ်ပါ။

4. ပြီးရင် Sort by အောက်က Date ကို အမှန်ခြစ်ပါ။

5. ပြီးရင် Sort order အောက်က Newest on top ကို အမှန်ခြစ်ပါ။

6. ပုံမှန်အတိုင်း Email အသစ်တွေ အပေါ်ဘက်မှာ ပြန်ပေါ်လာပါလိမ့်မယ်။

အောက်က Link ကိုနိပ်ပြီး Video Clip အတိုင်း ပြုလုပ်ရင်လဲ ရပါတယ်။

Click Here (Watch on Youtube)

Forgot/Change Password လုပ်ရန်အတွက် ဆိုရင်တော့ itofficer@kmss-mkn.org  ကို Email ပို့ပြီး ဖြစ်စေ၊ ယခုစာမျက်နှာအောက်ဆုံးက Communication Channel တစ်ခုခုကနေ

အကြောင်းကြားရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ကျနော် Temporary Password ကို ပြန်ပို့ပေးမှာဖြစ်ပြီး

- ထို Temporary Password ဖြင့် Log In ဝင်

- ပြီးမှ Password အသစ် ပြန်ထည့်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။

အသစ် ပြန်လည်သတ်မှတ်မည့် Password ကိုတော့ အောက်ပါ Password Policy နဲ့ ညီအောင် သတ်မှတ်ပေးရမှာဖြစ်ပါတယ်။

Microsoft 365 Password Policy (or) Formula

1. Upper Case Letter = A B C D...Z  

2. Lower Case Letter = a b c d...z  

3. Special Character = ! @ # $ % &  

4. Numbers = 1 2 3 4 ... 0  

(Example)  

Charles@1991  

Charles$1991  

Kmss@246ABC  

Apple@135  

Kalay@321  

Outlook Mail ကိုအသုံးပြုပြီး အဝင် (Incoming Mail) မရတာတို့၊ မဝင်လာတာတို့ တစ်ခါတစ်လေ ဖြစ်တတ်ပါတယ်။ အဲ့လိုအခြေအနေမျိုးကျရင် Junk Email ထဲကို စစ်ကြည့်ပါ။ တစ်ခါတစ်ရံမှာ Email မဝင်ရခြင်းရဲ့ ဖြစ်နိုင်ခြေတွေကတော့ 

(၁) ပို့လိုက်သူရဲ့ Email လိပ်စာက အပြန်/အလှန် ပို့နေကျ မဟုတ်ဘဲ အသစ်ဖြစ်နေရင်

(၂) Custom Domain ဖြစ်နေရင် - ( name@gmail.com မဟုတ်ဘဲ အဖွဲ့အစည်း နာမည်နဲ့ဖြစ်နေခဲ့ရင်)

(၃) Attachment မှာ Virus ဖြစ်နိုင်ခြေရှိနေရင်

(၄) Group Mail နဲ့ ပို့တာ ဆိုရင် 

စတာတွေကြောင့် Email ကို Inbox ထဲမတွေ့တာ ဖြစ်တတ်ပါတယ်။ Group Mail နဲ့ပို့တာမျိုးဆိုရင်တော့ Outlook Email Screen ရဲ့  ဘယ်ဘက်ခြမ်းက (Inbox အောက်က)  Menu တွေရဲ့ အောက်ဆုံးကို Scroll Down ကြည့်ပြီး အောက်ဆုံးမှာ Groups ဆိုတဲ့ Menu ‌လေးရှိပါတယ်။ အဲ့တာလေးကို နိပ်လိုက်ပါ။ အဲ့တာဆိုရင် မိမိ ပါဝင်ထားတဲ့ Groups တွေ ပေါ်လာပါလိမ့်မယ်။ (Group Mail ဆိုတာကတော့ ဥပမာအနေနဲ့ ပြောရရင် KMSS NO Admin Team ရဲ့  Group Mail တစ်ခုဖြစ်တဲ့ admin.hr@kmss.org.mm ဆိုရင် Admin Staff တွေ အကုန် ပါဝင်တဲ့ Group Mail ဖြစ်ပါတယ်။)

တကယ်လို့ Groups အလိုက်ပို့တဲ့ Email တွေကို Groups ထဲ သွားသွားကြည့်စရာမလိုဘဲ Inbox ထဲ တန်းဝင်စေချင်ရင်တော့ 

(၁) အဲ့ဒီ Groups တစ်ခုပေါ်ကို  နိပ်လိုက်ပါ။ ပြီးရင် Screen ရဲ့ အပေါ်ဘက် (အလည်နားလောက်မှာ) အစက်လေး ၃ စက် . . . ရှိပါတယ်၊ အဲ့တာလေးကို နိပ်ပါ။

(၂) Settings ဆိုတာလေးကို နိပ်ပါ။

(၃) Manage group email အောက်က ၊ Follow in inbox အောက်က

(၄) Receive all email and events ကို Select ရွေးပြီးတော့ Settings ကို Close လိုက်ရုံပါပဲ။ အဲတာဆိုရင်တော့ နောက်ပိုင်း အဲ့ဒီ Group Email နဲ့ ပို့တဲ့ Email တွေက Inbox ထဲ တန်းဝင်လာတော့မှာပါ။

မိမိမှာ Group ကို တစ်ခုထက်ပိုပြီး ရှိနေတယ်ဆိုရင် (Group အားလုံးရဲ့ Email တွေကို Inbox ထဲ တန်းဝင်စေချင်ရင်တော့) မိမိ ပါနေတဲ့ Group တိုင်းကို အပေါ်ကလို Setting လိုက်လုပ်ထားရပါမယ်။