การใช้งานสไตล์ (Styles)

Style คือ ชุดรูปแบบอักษร ซึ่งประกอบด้วย รูปแบบอักษรและการจัดการย่อหน้า โดย Style จะแบ่งออกเป็นระดับ โดยระดับสูงสุดจะมีชื่อว่า Heading 1 เหมาะสำหรับหัวข้อใหญ่ที่สุด เช่น บทที่ สำหรับระดับรองลงมาจะมีชื่อว่า Heading 2, Heading 3, Heading 4 ตามลำดับ เหมาะสำหรับหัวเรื่องรองลงมาตามลำดับความสำคัญ และ Style สำหรับเนื้อหาจะมีชื่อว่า Normal ซึ่งเป็น Style ที่ใช้เป็นค่าเริ่มต้นของโปรแกรม ทั้งนี้ยังมี Style ที่เกิดจากการทำงานเอกสารอื่นๆ เช่น ชื่อภาพ ชื่อตาราง (Caption) สารบัญอัตโนมัติ (TOC) สารบัญภาพอัตโนมัติ (Table of Figures) เป็นต้น

นอกจาก Style ที่โปรแกรมสร้างมาแล้วนั้น เรายังสามารถสร้าง Style ไว้ใช้งานด้วยตนเองได้ และสามารถแก้ไขรูปแบบอักษรและรูปแบบย่อหน้าในแต่ละ Style ให้เป็นไปตามรูปแบบที่เราต้องการได้

การสร้างและการแก้ไข Style จะสัมพันธ์กับการจัดการตัวอักษรและการจัดการย่อหน้า ฉะนั้นเราต้องทำความเข้าใจทั้งสองส่วนนี้ก่อน เนื่องจากการสร้างและการแก้ไข Style คือ การกำหนดรายละเอียดตัวอักษรและย่อหน้า

การสร้าง Style

การสร้าง Style สามารถทำได้โดยไปยังเมนู HOME > กลุ่มเมนู Styles คลิกปุ่มเพื่อแสดงรายการ Style ทั้งหมด แล้วเลือก Create Style

หลังจากคลิกปุ่ม Create Style จะปรากฏหน้าต่าง Create New Style from Formatting ในช่อง Name ให้ทำการกำหนดชื่อ Style ใหม่ที่เราต้องการสร้างขึ้น

จากนั้นคลิกปุ่ม Modify เพื่อเข้าไปตรวจสอบและแก้ไขรูปแบบอักษรและย่อหน้า

ส่วนที่ 1 เป็นคุณสมบัติของ Style

• • Style type คือ ประเภทของ Style แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ Character Style ซึ่งมีผลเฉพาะข้อความที่เลือกไว้เท่านั้น และ Paragraph Style ซึ่งมีผลกับข้อความย่อหน้าที่เลือกไว้

  • Style based on คือ การสร้าง Style จาก Style อื่นที่มีอยู่ ซึ่งสามารถสร้าง Style ได้รวดเร็วขึ้น ในกรณีที่มีความแตกต่างจาก Style ที่มีอยู่เล็กน้อย

  • Style for following paragraph คือ การเลือกรูปแบบย่อหน้าจาก Style ที่มีอยู่

ส่วนที่ 2 การกำหนดรายละเอียดสำหรับ Style ที่สร้างขึ้น โดยแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ในกรอบด้านล่าง ส่วนสำคัญ คือ ช่องสุดท้ายควรเลือก (all scripts) หากรายละเอียดที่กำหนดต้องการให้มีผลกับอักษรทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

ส่วนที่ 3 การกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น Font (รูปแบบอักษร) Paragraph (การจัดการย่อหน้า) Tab (การตั้งค่า Tab) เป็นค้น ซึ่งก็จะเป็นการเรียกหน้าต่างจัดการตัวอักษร การจัดการย่อหน้า และ การตั้งค่า Tab ซึ่งได้นำเสนอในเนื้อก่อนหน้านี้ไปแล้ว

เมื่อกำหนดรายละเอียดตามที่ต้องการแล้วกดปุ่ม OK จะสังเกตเห็นว่า Style ใหม่ที่สร้างขึ้นจะปรากฏในกลุ่มเมนู Styles

การแก้ไข Style

การแก้ไข Style ที่ใช้อยู่เพียงเล็กน้อยสามารถทำได้โดยเลือกข้อความหรือย่อหน้าแล้วกำหนดรูปแบบอักษรและรูปแบบย่อหน้าในเมนู HOME เมื่อได้รูปแบบตามที่ต้องการ จากนั้นคลิกขวาบน Style เลือก Update "Style" to Match Selection จะเป็นการนำรายละเอียดที่กำหนดขึ้นใหม่ไปใช้เป็น Style นั้น

ทั้งนี้หากต้องการแก้ไข Style อย่างละเอียด ให้คลิกขวาบน Style เลือก Modify

จะปรากฏหน้าต่าง Modify Style ซึ่งมีลักษณะการกำหนดรายละเอียดเช่นเดียวกับการสร้าง Style ใหม่นั่นเอง

การจัดการเอกสารโดยใช้ Style เมื่อมีการใช้งาน Heading 1, Heading 2, Heading 3, และ Heading 4 สำหรับหัวเรื่องแล้วนั้น ในหน้าต่าง Navigation Pane > HEADINGS จะปรากฏหัวเรื่องโดยจะลดหลั่นกันไปตามลำดับหัวเรื่อง และหัวเรื่องใน Navigation Pane คือ การแสดงตัวอย่างสารบัญอัตโนมัตินั่นเอง

ข้อดีของการใช้ Style ในการจัดการเอกสาร คือ เมื่อต้องการแก้ไขรายละเอียดรูปแบบอักษรหรือรูปแบบย่อหน้าที่ใช้ในเอกสาร เราสามารถแก้ไขรายละเอียดใน Style ที่ใช้เพียงที่เดียว ข้อความทั้งเอกสารที่ใช้ Style เดียวกันจะเปลี่ยนแปลงตามไปด้วยทั้งหมด ซึ่งทำให้เราประหยัดเวลาแก้ไขเอกสารมากขึ้น นอกจากนี้ เรายังนำ Style ไปใช้ในการสร้างสารบัญอัตโนมัติอีกด้วย