การจัดการตัวอักษร (การตัดคำ บีบคำ) และฟังก์ชันต่างๆ ใน Font

การจัดการตัวอักษรให้ได้ดังใจเป็นสิ่งที่คนทำเอกสารต้องการมากที่สุด เพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว สามารถทำได้โดยไปยังเมนู HOME > ในกลุ่มคำสั่ง Font ซึ่งเป็นส่วนที่เราใช้งานกันเป็นประจำ เช่น การเลือกตัวอักษร ขนาดตัวอักษร สีตัวอักษร การทำตัวหนา ตัวเอียง เป็นต้น ดังภาพ

อย่างไรก็ตาม การจัดการตัวอักษรใน Word สามารถทำได้มากกว่าคำสั่งที่ปรากฏในแถบ RIBBON ซึ่งเราสามารถทำได้โดยคลิกที่สัญลักษณ์มุมขวาล่างในกลุ่มคำสั่ง Font จะปรากฏหน้าต่าง Font ดังภาพ

แท็บ Font ส่วนที่ต้องทำความเข้าใจ คือ Complex scripts และ Latin text

• Complex scripts คือ การเลือกรูปแบบอักษรสำหรับภาษาไทยหรือภาษาอื่นๆ ที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ
• Latin text คือ การเลือกรูปแบบอักษรสำหรับภาษาอังกฤษ

สำหรับการพิมพ์เอกสารที่ต้องการให้รูปแบบอักษรทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษมีความสม่ำเสมอกัน ต้องเลือกรูปแบบในส่วนของ Complex scripts และ Latin text ให้เหมือนกัน หากเราไม่เข้ามากำหนดรูปแบบอักษรในส่วนนี้แล้ว ตัวอักษรภาษาไทยและภาษาอังกฤษจะมีการใช้ตัวอักษรที่ต่างกัน ซึ่งทำให้เอกสารของเราขาดความสวยงามและความสม่ำเสมอ

แท็บ Advanced เป็นการจัดการตัวอักษร ส่วนที่ใช้บ่อย คือ Spacing ซึ่งใช้ในการบีบคำหรือขยายคำ กรณีที่เกิดคำฉีกหรือคำตกบรรทัดแล้วเราต้องการให้คำดังกล่าวขึ้นมาอยู่ในบรรทัดเดียวกัน เราสามารถทำได้โดยการแรงเงาหรือเลือกข้อความในบรรทัดดังกล่าวแล้วกำหนดค่า Spacing เป็น Condensen ระบุค่าในช่อง By เป็น 0.1-0.3 pt เพื่อให้ระยะห่างระหว่างตัวอักษรน้อยลง ทั้งนี้แนะนำว่าค่าในช่อง By ไม่ควรเกิน 0.3 pt เนื่องจากตัวอักษรจะติดกันจนขาดความสวยงาม กรณีที่เกิดคำฉีกหรือคำตกบรรทัดแล้วเราต้องการให้คำดังกล่าวลงไปอยู่ในบรรทัดเดียวกัน เราสามารถทำเช่นเดิมแต่กำหนดค่า Spacing เป็น Expanded แทน

การตัดบรรทัดเราอาจใช้วิธีการคลิกเมาส์ให้เคอร์เซอร์อยู่หน้าคำที่ต้องการตัดลงมาในบรรทัดถัดไป แล้วกดปุ่ม Shift+Enter บนปุ่มคีย์บอร์ด คำนั้นจะลงมาอยู่ในบรรทัดถัดไปทันที การใช้ Shift+Enter จะแตกต่างกับการ Enter ตรงที่ การ Enter เป็นการขึ้นย่อหน้าใหม่ ส่วน Shift+Enter เป็นการขึ้นบรรทัดใหม่แต่ยังอยู่ในย่อหน้าเดิม