การจัดการย่อหน้าและฟังก์ชั่นต่างๆ ใน Paragraph

การจัดการย่อเป็นอีกเรื่องที่มีความสำคัญ ซึ่งจะช่วยให้เราทำเอกสารได้อย่างสวยงามและมีมาตรฐาน การจัดการย่อหน้าทำได้โดยไปยังเมนู HOME > กลุ่มคำสั่ง Paragraph ส่วนที่เราใช้งานกันเป็นประจำ เช่น การจัดวางย่อหน้า (ชิดซ้าย ชิดขวา เต็มบรรทัด และกระจายแบบไทย) การเพิ่มพื้นที่ว่างก่อนและหลังย่อหน้า Bullets Numbering เป็นต้น ดังภาพ

อย่างไรก็ตาม การจัดการย่อหน้าใน Word สามารถทำได้มากกว่าคำสั่งที่ปรากฏในแถบ RIBBON ซึ่งเราสามารถทำได้โดยคลิกที่สัญลักษณ์มุมขวาล่างในกลุ่มคำสั่ง Paragraph จะปรากฏหน้าต่าง Paragraph ดังภาพ

แท็บ Indents and Spacing ส่วนที่ต้องทำความเข้าใจ คือ General, Indentation และ Spacing

• General คือ การจัดรูปแบบย่อหน้า ประกอบด้วย Alignment คือ การจัดรูปแบบย่อหน้า ชิดซ้าย ชิดขวา เต็มบรรทัด และกระจายแบบไทย และ Outline level คือ ระดับของย่อหน้า ระดับมีความสำคัญในการแสดงผลในหน้าต่าง Navigation pane และการทำสารบัญอัตโนมัติ สำหรับข้อความปกติควรเลือกเป็น Body Text สำหรับหัวเรื่องใหญ่ หัวเรื่องรอง ควรเลือกเป็น Level 1 Level 2 ตามลำดับความสำคัญของหัวเรื่อง
• Indentation คือ การย่อหน้า เราสามารถกำหนดระยะของย่อหน้าได้ทั้งด้านซ้ายและขวา สำหรับ Special จะประกอบด้วย First line และ Hanging คือ การกำหนดระยะย่อหน้าในบรรทัดแรก (First line) และระยะย่อหน้าตั้งแต่บรรทัดที่สองเป็นต้นไป (Hanging) การย่อหน้าแบบ Hanging มักใช้ในการเขียนรายการบรรณานุกรรมหรือเอกสารอ้างอิง
• Spacing คือ การเพิ่มพื้นที่ว่างของย่อหน้า มีวิธีการเพิ่ม 2 วิธี คือ การเพิ่มพื้นที่ว่างก่อนย่อหน้า (Before) และการเพิ่มพื้นที่ว่างหลังย่อหน้า (After) ส่วน Line spacing คือ ระยะห่างระหว่างบรรทัด ซึ่งมีหลายรูปแบบด้วยกัน เช่น Single, 1.5 lines, Double, Multiple เรียงลำดับจากระยะห่างน้อยไปหามาก กรณีที่เลือกเป็น Single แล้วรู้สึกว่างระยะบรรทัดยังห่างอยู่ เราสามารถเลือก Exactly แล้วระบุค่า pt ลงไปในช่อง At สำหรับข้อความภาษาไทยแนะนำว่าไม่ควรให้มีขนาดน้อยกว่าขนาดของตัวอักษร มิเช่นนั้นวรรณยุกต์บางตัวจะหายไป

แท็บ Line and Page Breaks เป็นฟังก์ชันการจัดการย่อหน้ากับการเริ่มต้นหน้ากระดาษใหม่ ซึ่งอยู่ในส่วนของ Pagination ดังนี้

• Window/Orphan control การจัดการย่อหน้าโดยให้มีบรรทัดมากกว่าหนึ่งบรรทัดเสมอ เมื่อย่อหน้ากินพื้นที่สองหน้ากระดาษ ด้วยฟังก์ชันนี้เป็นค่าพื้นฐานของโปรแกรม เราจึงเห็นการเริ่มต้นย่อหน้าใหม่ในหน้ากระดาษถัดไป หากมีบรรทัดของย่อหน้าเหลือเพียงบรรทัดเดียว
• Keep with next การเริ่มต้นหน้ากระดาษใหม่พร้อมกับวัตถุในย่อหน้าถัดไป เราใช้ฟังก์ชันนี้ในย่อหน้าที่เป็นชื่อภาพประกอบ แผนภูมิ และตาราง เพื่อให้ชื่อภาพและภาพประกอบอยู่ในกระดาษหน้าเดียวกัน
• Keep lines together การเริ่มต้นหน้ากระดาษใหม่ เมื่อไม่จบย่อหน้าในหน้ากระดาษเดียวกัน
• Page break before การเริ่มต้นหน้ากระดาษใหม่ทันที เรามักใช้ฟังก์ชันนี้ในย่อหน้าที่เป็นหัวเรื่องหลัก เพื่อให้หัวเรื่องหลักเริ่มต้นในหน้ากระดาษใหม่ทุกครั้ง