Contactentiteiten
Opgepast: Als je gegevens wijzigt, vergeet dan niet om deze wijzigingen ook door te voeren in Paragon!
Een migratie van ICMS gegevens werd gedaan naar Paragon.
Het nog steeds mogelijk zijn om gegevens (noodplannen en contacten) aan te passen in ICMS, maar deze wijzigingen zullen niet meer zichtbaar zijn in Paragon.
Vergeet dus niet om eventuele aanpassingen ook te maken in Paragon!
Bekijk hier de video tutorials Een contact entiteit aanmaken en Een contactentiteit terugvinden en aanpassen
Data admin rol
Gegevensbeheer, waaronder het aanmaken en aanpassen van contactentiteiten, contactpersonen en infrastructuren, kan alleen uitgevoerd worden door een gebruiker met data admin rechten.
Om het dat admin menu te openen, klik op het gereedschapsicoon linksonder
Aanmaken/bewerken contactentiteit
OPGELET : Contactpersonen (en infrastructuren) worden steeds aan een contactentiteit gekoppeld. Ze bestaan niet op zichzelf.
Een contactentiteit daarentegen kan wel op zichzelf staan, er hoeft niet noodzakelijk een verdere contactpersoon of infrastructuur aan worden gekoppeld.
Alle gemeentes, politie- en hulpverleningszones zijn ook contactentiteiten.
Menu contactentiteit > contactentiteit
Hier ziet u een lijst van al de contactentiteiten waarvan u data eigenaar bent.
Zoek in de lijst de contactentiteit die je wil bewerken
Klik om het menu te openen
Gebruik de optie filter
Typ (een deel van) de naam in onder bijvoorbeeld ‘bevat’ (er zijn nog andere mogelijkheden die je kan kiezen uit de lijst) en klik op ‘filter’.
Eventueel kan je ook 2 stukken tekst ingeven bij voorbeeld als je twijfelt over de naam kan je de ‘en’ vervangen door ‘of’ en op die manier uitgebreider zoeken.
Als de door u gezochte contactentiteit reeds bestaat verschijnt ze in de lijst.
Om ze te bewerken klik je op de naam van de entiteit, waardoor de contactfiche zal worden geopend.
Als de contactentiteit nog niet bestaat, kan u deze zelf aanmaken door op ‘aanmaken’ onderaan de pagina te klikken. Op die manier wordt een nieuwe contactfiche aangemaakt.
Nieuwe contactfiche
Op de contactfiche dienen volgende zaken worden ingevuld. De verplichte velden worden aangeduid met een *
Naam van de contactentiteit:
Schrijf de naam altijd voluit, gevolgd door de eventuele afkorting
Indien de naam in meerdere talen bestaat, schrijf deze in het(de) overeenkomstige taalveld(en). Een gebruiker zal dan deze naam van de contactentiteit zien in zijn eigen taal.
Indien de taalvelden niet worden ingevuld, wordt het veld “naam” getoond.
Contactgegevens
Permanentienummer: het nummer waarop 24/7 iemand kan bereikt worden
Telefoonnummer: algemeen nummer van de contactentiteit
Faxnummer: fax
Website:Url van website
E-mailadres = mailadres van de contactentiteit
180 dagen mailadres : Hier kan een tweede e-mailadres worden ingegeven. Bij voorbeeld voor meer administratieve vragen niet naar het algemene e-mail adres gestuurd moeten worden.
Aanvullende contact gegevens
Hier kan een extra telefoonnummer, mailadres, website enz ingevuld worden (links aan de duiden bij ‘selecteer’).
Naast de keuzes in het dropdown menu kan je ook zelf een benaming ‘creëren”.
Je kan dit doen door in het vakje waar "Selecteer" staat, zelf iets in te tikken, bvb Telefoon Crisiscentrum.
Klik op 'create' en je gekozen tekst wordt geregistreerd.
In het veld rechts voer je de gegevens in en klik op de + om toe te voegen.
Via het vuilbakje kan je de gegevens terug verwijderen.
Gegevens privé maken
Na het invoeren verschijnt deze knop naast de gegevens :
Via het hangslot kan je de gegevens “prive” maken.
Bij een opzoeking zullen de gegevens niet leesbaar zijn.
Door te klikken op het oog kan een persoon de gegevens zichtbaar maken voor 24u (voor zichzelf, niet voor iedereen) . Hiervan wordt de data eigenaar telkens per mail op de hoogte gesteld.
Categorie/subcategorie/tags
Kies een categorie, vervolgens bijhorende subcategorie en één of meerdere tags (drop down menus)
Categorie en subcategorie geven een aanduiding van de hoofdactiviteit van de contactentiteit.
Bvb. een rusthuis behoort tot de categorie ‘menselijke gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening’ en de subcategorie ‘woonzorgcentra’
Een lijst van de mogelijke categorie en subcategorieën die gebruikt kunnen worden kan je hier vinden: Categorieën en Subcategorieën in ICMS
Bij de ‘tags’ duid je aan waarom deze contactentiteit van belang is voor noodplanning en crisisbeheer.
Meerdere tags zijn mogelijk
Via de zoekfunctie kan gezocht worden op deze tags. Zoeken op de combinatie van de tag ‘risico’ en je gemeentenaam, geeft je snel een overzicht van de contactentiteiten en infrastructuren aangeduid als risico voor jouw gemeente.
Bevoegdheidsgebied (relevant voor) :
Hier moet het gebied (= alle gemeenten en / of provincies) worden ingegeven waarvoor deze entiteit of persoon bevoegd is. Dit kan enkel de gemeente zijn, maar kan eveneens een groot gebied bestrijken zoals bvb voor een hulpverleningszone, gezondheidsinspecteur, FAVV, …
Via de zoekopdracht “per gebied” voor bijvoorbeeld de gemeente Aalter, krijg je dan niet enkel de contactentiteiten met een adres in die gemeente, maar ook alle entiteiten waarvan als bevoegdheidsgebied (Relevant voor) de gemeente Aalter is aangeduid ook al bevindt het adres van de contactentiteit of contactpersoon zich niet in Aalter.
Dit veld is beschikbaar voor contactentiteiten, contactpersonen en infrastructuren.
Aantal aanwezigen overdag/ 's nachts
De mogelijkheid om het aantal aanwezigen in te vullen (gemiddeld aantal mensen overdag en / of 's nachts).
Dit hoeft niet het exacte aantal te zijn, eerder een orde van grootte.
Beschrijving
Dit is een vrij tekstveld met bijkomende informatie mbt de infrastructuur, bijkomende communicatiegegevens …
Bijlagen
Hiermee bestaat de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen aan de contactentiteit
Locatie
Geef de locatie van de contactentiteit in.
De gegevenseigenaar (primair en secundair)
De “eigenaar van de gegevens” is standaard de organisatie van de persoon die deze gegevens inbrengt. Als je niets ingeeft wordt dit automatisch ingevuld.
Deze kan gewijzigd worden via de knop “Klik hier om te zoeken naar een organisatie”.
Tik in het zoekvak (een stuk van) de naam van de organisatie die u wil zoeken, en klik op de zoekknop.
U krijgt dan een lijst met alle organisaties die aan de gestelde voorwaarden voldoen.
Selecteer de gewenste lijn zodat ze groen wordt, en klik ‘selecteer org’ om deze toe te voegen als gegevens eigenaar.
De data eigenaar is de organisatie die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de gegevens.
Belangrijk : De data eigenaar heeft het beheer en de verantwoordelijkheid over de gegevens. Iemand anders kan wel een wijziging vragen of een aanpassing doorgeven, maar deze moeten worden uitgevoerd door de data eigenaar.
Naast deze “primaire” data eigenaar wordt ook een secundaire data eigenaar aangeduid. Deze kan dienen als backup of ondersteuning. Deze wordt niet automatisch ingevuld, maar je duidt deze aan via de knop ‘zoek naar een organisatie” en volgt dezelfde werkwijze als hierboven beschreven.
Klik tenslotte opslaan of annuleren om je contactentiteit toe te voegen aan de databank of de ingave te stoppen
Belangrijk! Pas eens de contactentiteit werd aangemaakt en opgeslagen, krijg je extra velden te zien en kan je beginnen met het toevoegen van een contactpersoon of een infrastructuur.
Verwijderen van een contact entiteit
Open de fiche van een bestaande contactentiteit en klik op de rode knop “wissen"
