Contactgegevens nakijken in ICMS
Opgepast: Als je gegevens wijzigt, vergeet dan niet om deze wijzigingen ook door te voeren in Paragon!
Een migratie van ICMS gegevens werd gedaan naar Paragon.
Het nog steeds mogelijk zijn om gegevens (noodplannen en contacten) aan te passen in ICMS, maar deze wijzigingen zullen niet meer zichtbaar zijn in Paragon.
Vergeet dus niet om eventuele aanpassingen ook te maken in Paragon!
=====================================================================================
Elke ICMS gebruiker maakt deel uit van een organisatie (gemeente, politiezone, hulpverleningszone, federale diensten van de gouverneur, ziekenhuis, Seveso-bedrijf,...).
In de ICMS-databank met contactgegevens zal normaal gezien je organisatie ingegeven zijn als een contactentiteit.
Een contactentiteit moet de gegevens bevatten die in een noodsituatie noodzakelijk zijn: permanentienummer, e-mailadres, locatie en contactgegevens van de contactpersonen.
Belangrijk: het is niet omdat je toegang hebt tot ICMS (login) dat je contactgegevens in de contacten databank staan!
De gebruikersgegevens (die je kan zien in je "profiel" door rechtsboven op je naam te klikken) zijn niet gekoppeld aan de gegevens van de contactpersonen. Je contactgegevens moeten dus apart ingegeven worden door de gegevensbeheerders (Data Admin) van je organisatie.
Contactgegevens opzoeken en nakijken
Om naar contactgegevens te zoeken, hebt je meerdere opties:
Via het MENU
Klik in het linkermenu op "Planning" en vervolgens op "Contactgegevens opzoeken".
VIA de startpagina
Klik op de ICMS startpagina op de knop "Contactgegevens”
De zoekpagina voor contactgegevens opent zich
In de "tekst"-zoekfunctie (eerste tab) voer je de naam (of een deel van de naam) van uw organisatie in. Bijvoorbeeld: "hulpverleningszone”
Je kan ook "per categorie" zoeken. Bijvoorbeeld op "Openbare besturen en diensten", als je voor een overheid werkt.
Klik hier voor een uitgebreidere uitleg over de zoekfunctie
Klik in de lijst van zoekresultaten op de naam van het contact (in het blauw) om de fiche te raadplegen.
Controleer of de gegevens nog volledig en correct zijn: de belangrijkste gegevens zijn het permanentienummer en het e-mailadres.
Controleer dan de gegevens van de contactpersonen.
Als je voor een gemeente werkt, controleer dan of de gegevens van de noodplancoördinator, de D5-verantwoordelijke en de burgemeester up-to-date zijn.
Wat als bepaalde gegevens ontbreken of onjuist zijn?
Als je "User" toegang hebt
Neem contact op met iemand in je organisatie die data admin toegang heeft met de vraag om de gegevens bij te werken.
Als je organisatie geen data admin toegang heeft (of je weet niet wie data admin is) klik je op de rode knop "aanpassing vragen" bovenaan in de contactfiche.
In het tekstveld geef je aan welke gegevens moeten worden toegevoegd of gewijzigd.
De personen van je organisatie die data admin toegang hebben, ontvangen een melding via e-mail en kunnen vervolgens de gevraagde wijzigingen doorvoeren.
Als je data admin toegang hebt
De rol van data admin laat je toe om contactgegevens, noodplannen en kaartlagen te beheren voor je organisatie (data admins voor ziekenhuizen kunnen ook de ziekenhuisbeddencapaciteit beheren). Hier vind je een overzicht over gegevensbeheer in ICMS. Meer uitleg over de rol van gegevens eigenaar vind je op deze pagina.
Als gegevenseigenaar ontvang je ook een mail wanneer een gebruiker een aanpassing aanvraagt. Om de aanvraag tot wijziging door te voeren klik je op de link in de mail of ga je naar het admin menu.
Klik op "Administratie" (icoon met een moersleutel en een schroevendraaier links onderaan)
Menu contactentiteit - contactpersoon -infrastructuur
Op deze pagina's zie je de lijsten van de contacten voor jouw organisatie die je als data admin kan bewerken
Naast de naam van het contact met de aanvraag tot wijziging verschijnt in de lijst van de contactentiteiten een rood driehoekje.
Bij het openen van het contact wordt de gevraagde wijziging bovenaan de pagina getoond. Eens de aanpassingen worden opgeslagen, verdwijnt het driehoekje.
Opgelet : het driehoekje verdwijnt bij elke wijziging die aan het contact wordt gedaan.
Bij het ingeven van een andere aanpassing moet er dus voor gewaakt worden ook de gevraagde wijziging door te voeren, anders gaan deze gegevens verloren bij het opslaan.
Enkele belangrijke opmerkingen voor data admins
Pas op voor dubbele ingaves
Alvorens nieuwe gegevens toe te voegen, moet eerst worden nagegaan of deze niet reeds bestaan (door een zoekopdracht uit te voeren - zie bovenaan). Het feit dat een contact niet in je "Admin"-lijst staat, betekent niet dat die niet bestaat. Het kan gewoon door een andere organisatie worden beheerd. Politiezones, hulpverleningszones en ziekenhuizen bijvoorbeeld worden gewoonlijk rechtstreeks door hen beheerd. De contactgegevens van Seveso-bedrijven worden in sommige gevallen beheerd door de Federale diensten van de gouverneur.
Wees voorzichtig met het volledig verwijderen van gegevens
Als je in je data admin overzicht een contact ziet die NIET onder je organisatie valt, verwijder die dan niet! Neem in dat geval contact met ons op via e-mail (icms@nccn.fgov.be) en vertel ons om welke entiteit het gaat.
Wees voorzichtig met het aanpassen van benamingen van contact entiteiten
Voor disciplines (politiezones, hulpverleningszones,...), gemeenten, steden, ziekenhuizen en andere contact entiteiten gebruiken we een standaard benaming. Belangrijke informatie zoals het zonenummer voor de politiezones, of het Seveso nummer voor Seveso bedrijven, wordt daar ook in opgenomen. Wijzig daarom de naam van je contactentiteit niet, tenzij deze echt fout is.
Nog vragen?
Een uitgebreidere uitleg over hoe je gegevens beheert als data admin kan je hier vinden. Als je nog je weg zoekt als data admin lees deze pagina's dan eerst. Je kan ook altijd contact opnemen met icms@nccn.fgov.be als je nog vragen hebt.