Оформлення ділових паперів за допомогою текстового редактора

Під текстом тут розуміють будь-яку інформацію, зображену символами клавіатури комп'ютера. Текстом може бути, наприклад, стаття, розклад уроків, звіт, наказ, інформативний лист, класний журнал, рекламний лист та інші документи.

Для роботи з текстовою інформацією дуже ефективними є спеціальні програми — системи підготовки текстів, так звані текстові процесори або текстові редактори. На сьогодні існують сотні різноманітних текстових процесорів і їх кількість продовжує зростати.

Функціональні можливості різних систем підготовки текстів істотно відрізняються одна від одної. Водночас значна їх кількість має і багато спільних властивостей.

До загальних функцій, що можуть бути реалізовані текстовими процесорами, можна віднести такі:

1. Введення тексту в комп'ютер.

2. Редагування тексту (заміна, вставка, видалення та ін.).

3. Пошук необхідної інформації у тексті.

4. Форматування тексту (встановлення лівої межі тексту, вирівнювання правого краю, встановлення позиції відступу першого рядка абзацу та ін.).

5. Перенесення і копіювання фрагментів тексту.

6. Виділення частин тексту певним шрифтом.

7. Розбиття тексту на сторінки з певною кількістю рядків та інтервалів між рядками.

8. Робота з декількома документами одночасно.

9. Друкування тексту з заданою щільністю, якістю та ін.

10. Збереження тексту на магнітних дисках.

Програма Word пакета Microsoft Office 2003 являє собою дуже відомий текстовий процесор, що має широкі можливості оброби текстових документів.

Як правило, для запуску Word використовується один з описа­них нижче способів:

- за допомогою меню Пуск це можна зробити таким чином. У підменю Усі програми слід відкрити від­повідну програмну групу (звичайно це Microsoft Office), у якій потім необхідно вибрати Microsoft Office Word 2003.

- Якщо ж на Робочому столі є ярлик Microsoft Word, можна скористатися ним для запуску редактора Word.

Для виходу з редактора слід зберегти (якщо це необхідно) всі відкриті документи, а потім клацнути по кнопці закриття вікна або в меню Файл вибрати команду Вихід.

Введення тексту

Після запуску редактора Word на екрані з’являється чистий аркуш паперу, у верхньому куті якого знаходиться текстовий курсор. Можна приступати до введення тексту. Введення тексту – це процес його набирання на клавіатурі. При цьому текст заноситься у відеопам’ять і відображається на екрані монітора. Курсор вказує позицію на екрані, в яку буде відображатися символ, що вводиться. Після введення символу курсор переміщується на одну позицію вправо.

Перед введенням символів можна вибрати мову, шрифт, його розмір, формат.

У редакторі Word введення тексту можна виконувати в режимі вставки або заміни, а також шляхом вільного введення. При введенні нового тексту в режимі вставки текст, що знахо­диться в документі, переміщується вправо від точки уведення. З ін­шого боку, у режимі заміни попередній текст видаляється й заміню­ється новим. Для перемикання між цими двома режимами застосо­вується клавіша Insert. Дізнатися, який режим використовується у даний момент, можна за станом індикатора ЗАМ у рядку стану вни­зу вікна Word. Якщо індикатор відображається чорним кольором, то включено режим заміни, якщо сірим - вставки. Подвійне кла­цання миші на цьому індикаторі також перемикає режими.

Для швидкої вставки тексту, малюнків, таблиць та інших еле­ментів у вільну область документа зручно користуватися вільним уведенням. Подвійне клацання у порожній області документа ви­кликає форматування цієї області для вільного уведення, при яко­му подальша вставка елементів буде здійснюватися починаючи з позиції подвійного клацання. Наприклад, щоб створити титульний аркуш, потрібно двічі клацнути в центрі порожньої сторінки й увести заголовок, який буде вирівняний по центру. Потім двічі клацнути на нижній правій межі сторінки та ввести ім'я автора, що буде вирівняне за правим краєм.

Word автоматично переносить слова, які виходять за межі встановленої ширини сторінки, на наступний рядок. Тому зовсім не потрібно в кінці кожного рядка натискати клавішу Enter. Більш того, подібне використання клавіші Enter призведе до неможливості по­дальшого зручного форматування цього тексту.

Щоб ввести велику букву або символи верхнього ряду клавіатури, які зображені вгорі клавіші, слід попередньо натиснути і утримувати клавішу Shift, поки не буде виведений потрібний символ.

Абзацний відступ можна зробити клавішею Tab або встановити його з допомогою маркера на горизонтальній лінійці форматування у вікні документа.

Виправлення помилок

Під редагу­ванням розуміють виправлення помилок, що виникли при введенні тексту, внесення змін до введеного тексту, у тому числі видалення і переміщення окремих його частин та ряд інших операцій.

Після того, як весь текст набраний, його слід перечитати і знайти та виправити помилки. Щоб виправити помилку, клавішами-стрілочками або мишею підведіть текстовий курсор до місця помилки.

Неправильний символ можна видалити двома способами:

• Для видалення символу зліва від курсору слід натиснути клавішу Backspace;
• Для видалення символу справа від курсору слід натиснути клавішу Delete.

Виділення фрагмента тексту

Уся робота з текстом Word побудована за принципом «виділи й виконай». Перш ніж виконати яку-небудь операцію з текстом, як правило, спочатку виділяють фрагмент документа, до якого ця операція буде застосована. Виділений фрагмент на екрані інверту­ється.

Виділення фрагмента можна виконати як мишею, так і кла­віатурою.

За допомогою миші фрагмент можна виділити у такий спосіб:

1. Установити вказівник миші в позицію, з якої потрібно почати виділення.

2. Натиснути ліву кнопку миші й продовжувати утримувати її натиснутою.

3. Переміщати вказівник миші, розширюючи межі фрагмента.

4. Виділивши потрібний фрагмент, відпустити кнопку миші.

Операція копіювання виконується за допомогою буфера обмі­ну. Щоб скопіювати який-небудь фрагмент, потрібно спочатку помістити його в буфер, а потім вставити з буфера в документ. Для копіювання в буфер, крім застосування «гарячих» клавіш, можна скористатися командою Копіювати в меню Правка, а для переміщення в буфер - командою Вирізати. Вставка вмісту буфе­ра здійснюється командою Правка \ Вставити. Дня виконання цих операцій можна також скористатися кнопками панелі інстру­ментів Стандартна.

Про форматування

Форматуванням називається зміна зовнішнього вигляду тексту, при якому не змінюється його зміст. Операції форматування здійснюються тільки для виділених фрагментів.

Розрізняють три основні операції форматування: форматування символів, форматування абзаців, форматування сторінок.

Щоб змінити зовнішній вигляд тексту, виділіть його і застосуйте потрібні формати. Якщо вибрати команду, не виділивши текст раніше, то формати застосовуються в позиції введення; це означає, що текст, який набирається з цього місця, буде мати нове форматування, поки ви знову не зміните формат.

Форматування символів

При форматуванні символів можна змінити шрифт, його розмір, стиль написання. Форматування здійснюється командою Шрифт з меню Формат.

При цьому на екрані з'явиться вікно діалогу Шрифт, в якому можна встановити такі параметри:

- шрифт (вибирається із списку шрифтів);

- стиль (можна вибрати звичайний стиль, курсив, напівтовстий і напівтовстий з курсивом шрифти);

- розмір шрифту;

- підкреслення (вибір різних варіантів підкреслення);

- колір символів;

- ефекти (верхній і нижній індекс, перекреслений та інші).

Форматування абзацу

Як відомо, під абзацом у Word розуміють частину документа, за якою поміщається маркер абзацу. При введенні тексту абзац завжди закінчується натискуванням клавіші Enter. Процес форматування абзацу містить у собі:

* вирівнювання абзаців;

* встановлення відступів абзаців;

* встановлення відстані між рядками і абзацами;

* добавляння обрамлення і заповнення.

Щоб відформатувати абзац, його спочатку слід виділити, а потім застосувати потрібні формати. Щоб виділити абзац, немає необхідності виділяти його цілком; достатньо встановити курсор в цьому абзаці або виділити яку-небудь його частину.

Формати абзацу впливають на зовнішній вигляд всього виділеного абзацу, а не на окремі рядки.

Зробити відступ для абзаців, вирівняти текст між полями, встановити позиції табуляції та інше, можна, натиснувши кнопки панелі інструментів Форматування і/або перемістивши елементи на лінійці форматування. Для виконання більш тонкої настройки або зміни кількох форматів одночасно слід користуватись командою Абзац з меню Формат.