Діаграми в табличному процесорі
Дуже часто для більшої наочності числові дані краще представити в графічному вигляді. Подання даних у графічному вигляді дозволяє вирішувати найрізноманітніші завдання. На графіках легко простежується тенденція до зміни, при цьому можна визначати швидкість зміни цієї тенденції. Різні співвідношення, приріст, взаємозв'язок процесів - усе це легко можна побачити на графіках.
Excel має досить великі можливості для графічного зображення інформації. Є кілька типів плоских й об'ємних діаграм, розбитих у свою чергу на ряд форматів. Якщо користувачеві їх недостатньо, то можливе також створення власного користувальницького формату діаграми.
Процедура будування графіків і діаграм в Excel відрізняється як широкими можливостями, так і надзвичайною легкістю. Дані в таблиці завжди можуть бути представлені в графічному вигляді. Для цього використовується майстер діаграм, що викликається за допомогою кнопки Майстер діаграм, розташованої на панелі інструментів Стандартна.
Перший крок будування діаграми складається з вибору типу майбутнього зображення. На даному етапі є можливість вибору стандартного або нестандартного типу діаграми. Після того як тип діаграми визначено, треба натиснути кнопку Далі для продовження процесу будування.
Другий крок створення діаграми призначено для вибору адрес клітинок, з яких буде здійснюватися вибірка даних для будування рядів даних, їхніх імен та підписів по осі X. Для цього служать дві вкладки - Діапазон даних і Ряд - діалогового вікна Джерело даних діаграми.
Вкладка Діапазон даних містить поле Діапазон, у якому вказуються посилання на комірки з даними для будування діаграми. Якщо перед початком створення діаграми необхідний діапазон не був виділений, то цю операцію можна виконати, скориставшись кнопкою згортання вікна (можна також змінити указаний раніше діапазон, якщо він був вибраний неточно).
Щоб указати діапазон клітинок для будування діаграми безпосередньо на аркуші, необхідно згорнути діалогове вікно кнопкою згортання, перейти на робочий аркуш і виділити потрібний діапазон. Для завершення введення треба знову розгорнути вікно за допомогою кнопки розгортання.
Після установки діапазону майстер відобразить ряди даних у вигляді діаграми у верхній частині вікна, що дозволяє візуально оцінити правильність виконуваних дій.
У випадку якщо діаграма містить у собі кілька рядів, можна здійснити групування даних двома способами: у рядках таблиці або в її стовпцях. Для цієї операції на вкладці Діапазон даних знаходиться перемикач Ряди в.
На третьому кроці будування установлюються такі параметри діаграми, як заголовки й підписи осей, а також формати допоміжних елементів діаграми (координатної сітки, легенди, таблиці даних). Крім цього, можна також установити додаткові лінії сітки, осі, місце відображення легенди й таблиці з даними.
За замовчуванням діаграма будується на підставі даних, що знаходяться у виділеній області, тобто вважається, що рядки й стовпці для формування підписів не виділені. Однак коли у верхньому рядку й у лівому стовпці виділеної області знаходяться текстові дані, Excel автоматично створює підписи на їхній основі.
Четвертий крок майстра діаграм призначений для установки параметрів розміщення діаграми. Вона може розташовуватися на окремому або на одному з наявних аркушів.
Після виконання всіх етапів треба натиснути кнопку Готово для завершення процесу створення діаграми.
Редагування діаграми
Після того як діаграма побудована, її можна відредагувати, зокрема змінити колір і стиль ліній, якими зображені серії чисел, розташовані в рядках таблиці вихідних даних. Для цього слід перейти в режим редагування діаграми за допомогою подвійного клацання миші на ній. Після цього зміниться обрамлення діаграми й з'явиться бордюр із чорними квадратами в кутах і на сторонах обрамлення. Це свідчить про те, що в цей момент запущений режим редагування діаграми.
Альтернативний спосіб переходу в цей режим полягає у відображенні за допомогою правої кнопки миші контекстного меню для діаграми. Тоді у відкритому списку команд треба вибрати команду форматування поточного об'єкта.
Можна також змінювати розміри діаграми, переміщати текст, редагувати будь-які її елементи. Для завершення редагування достатньо клацнути мишею поза діаграмою.
У режимі редагування діаграми можна виконувати переміщення її об'єктів. Для цього необхідно виконати такі дії.
1. Виділити об'єкт, який потрібно перемістити. При цьому навколо об'єкта з'являється обрамлення із чорних квадратів.
2. Підвести курсор до межі об'єкта й ще раз клацнути лівою кнопкою миші, у результаті чого з'явиться переривчаста рамка.
3. Перетягнути об'єкт у потрібне місце, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, після чого кнопку потрібно відпустити. Якщо змінене розташування об'єкта не влаштовує користувача, то можна повторити операцію.
Для зміни розмірів поля, на якому перебуває який-небудь із об'єктів діаграми, можна провести наведені нижче операції.
1. Виділити необхідний об'єкт.
2. Перемістити вказівник миші на один із чорних квадратів на межі об'єкта, при цьому біла стрілка вказівника перетвориться на чорну двонаправлену стрілку.
3. Натиснути ліву кнопку миші й перетягнути межу об'єкта в потрібне місце. Якщо змінені розміри об'єкта не задовольняють, можна повторити операцію.
Розміри й розташування діаграми можна змінити за допомогою аналогічних дій. Перед цим для зміни розмірів і розташування діаграми треба зробити її активною, виконавши на ній клацання мишею.
Крім вибору типу діаграми в процесі її будування, можна також змінювати тип уже існуючої діаграми. Для зміни типу створеної діаграми необхідно виконати такі дії.
1. Відобразити для діаграми контекстне меню, клацнувши на ній правою кнопкою миші.
2. У списку команд контекстного меню вибрати команду Тип діаграми, після цього з'явиться вікно з показаними зразками доступних типів діаграм.
3. Вибрати тип діаграми за допомогою подвійного клацання миші або одним клацанням на зображенні необхідного типу з наступним натисканням клавіші Enter.
Альтернативним способом зміни типу діаграми є натискання Тип діаграми панелі інструментів Діаграми відповідної кнопки. У результаті виконання наведених вище дій буде отримана діаграма вибраного типу.