3ª Sesión

Objetivo

• Workshop 3 para aprender a planificar y gestionar equipos y proyectos de forma online.

Temas

Dinámicas de gestión y de productividad de equipos en base a tecnologías digitales

• Todoist

Instrumentalización digital de proyectos

• Trello

Consolidación y cuidado de comunidades digitales

Importante

• Hoy día contamos con una serie de metodologías analógicas que tienen su símil o herramienta digital que nos ayuda a mejorar la productividad y la colaboración de los equipos de trabajo.
• Para identificar las metodologías y herramientas digitales es importante tener en cuenta los roles y las actividades que desarrollan las personas, ya que no se trata de formar personas en metodologías e integrar herramientas de moda, más bien, se trata de adaptar las herramientas según las necesidades del equipo.
• Un tema clave para la integración de metodologías es que se deben tener en cuenta el diseño y el uso del espacio físico, los materiales analógicos y los dispositivos tecnológicos digitales disponibles.

Algunos de los sistemas de gestión y productividad están asociados a:

• Recordar tareas, medir el tiempo y saber priorizar las acciones (por ejemplo, importante / urgente).
• Articular personas y gestionar tareas / proyectos (por ejemplo, tareas por realizar, en proceso de realización y realizadas o finalizadas).

Tecnologías digitales recomendadas

• Todoist
• Google Keep, Tasques i Calendar de Google +info
• Pomodoro

Importante

Sobre Todoist +info

• Permite organizar tareas para proyectos y asignar tareas a diferentes personas.
• Se puede utilizar tanto en el ámbito personal como profesional.

Algunas recomendaciones y características sobre Todoist:

• Tiene una interfaz muy bien diseñada y es fácil de usar.
• Es multiplataforma (se puede utilizar a través de la web, la app, Gmail, etc.).
• Tiene un sistema lúdico de incentivos.
• Te permite aplicar el método GTD.

Importante

• La gestión de proyectos implica un trabajo de articular tareas con personas de la organización, clientes, etc., lo que implica al mismo tiempo un gran número de reuniones, correos, etc. que muchas veces cuesta gestionar por la misma complejidad y que puede generar un gran volumen de actividad.
• Para ello hay muchas plataformas que permiten llevar una gestión digital de los proyectos que, combinada con otras metodologías, nos ayudan a hibridar la gestión de personas, recursos, tiempo, etc.
• Una de las metodologías más conocidas es Kanban (se creó en Toyota-Japón y se utiliza para controlar el avance del trabajo). +info

Tecnologías digitales recomendadas:

• Trello
• Asana

Importante

Sobre Trello

• Es una herramienta de gestión de proyectos colaborativa.
• Nos puede ayudar tanto a escala personal como profesional.

Algunas recomendaciones y características de Trello:

• El mejor uso que se le puede dar sería alrededor de la metodología Kanban (columnas: tareas para realizar, en proceso y ya realizadas o finalizadas).
• Sé claro con las tarjetas y mantiene al día (fechas, personas, objetivos, actividades, etc.).
• Clarifica las tareas con etiquetas: importante / urgente (rojas), no importante / urgente (amarillas) e importante / no urgente (verdes).
• Es multiplataforma y se encuentra accesible a través de web, app, Gmail, etc.