ekonomihandbok

Syfte

Denna ekonomihandbok ska ge stöd och riktlinjer för lagens egna ekonomi. Målet är att skapa tydlighet, transparens och enhetliga rutiner inom föreningen.

Föreningens ansvar

• Hantering av lagens resultatenheter

• Fakturering vid föreningsaktiviteter

• Utbetalning av lagets medel enligt riktlinjer

• Redovisning enligt god redovisningssed

Lagkassan

När ett nytt lag bildas så skapar föreningen en resultatenhet som blir lagets lagkassa i föreningens bokföring. Lagkassan är lagets egna pengar som används för aktiviteter utöver den ordinarie verksamheten. Varje lag rekommenderas att utse en kassör/ekonomiansvarig som ansvarar för lagets ekonomi. 

Lagkassan kan användas till:

• Cuper och turneringar

• Resor och logi

• Lagaktiviteter

• Extra utrustning som laget beslutar om

Om lagen har pengar innestående på sin resultatenhet kan fakturor lämnas direkt till kansliet. Mer information om vad som gäller kring fakturering, försäljningar och återbetalning av utlägg kommer längre ner. 

Utöver lagkassan hos föreningen så rekommenderas varje lag att ha en egen lag/handkassa på max 5000 kr. Den används för mindre inköp såsom viss typ av utrustning, blommor, diplom och liknande. 

Swish

Föreningen rekommenderar att varje lag skaffar ett eget swishnummer. Detta gör lagkassören/ekonomiskt ansvarige genom att maila till kansliet. Kansliet återkopplar då vilket nummer ni ska använda er av. 

Swishen används för insamlingar och försäljningar, inte för betalningar. För att veta hur mycket ni till exempel har sålt för så kan ni begära ut en swishrapport från kansliet. Notera att swishrapporterna bokförs i lagkassan månaden efter och kan därför saknas om du begär ut en resultatrapport för nära inpå.

Försäljningar

För att tjäna pengar till lagkassan brukar många lag sälja olika produkter där intäkterna går till lagkassan. Upplägget för försäljningarna ser lite olika ut beroende på vilket företag ni väljer men här följer några riktlinjer kring insamlandet av intäkterna. 

• Lagets swish

Använd i första hand lagets swish för att samla in intäkterna från försäljningen. Det smidigaste sättet är att alla föräldrar/spelare samlar in den totala intäkten till sig själv först och märker sedan tydligt innan man skickar in det till lagets swish. 

Exempel: Nore har sålt bingolotter till tre olika personer för 150 kr/st. I stället för att hans kunder betalar direkt till lagets swish så samlar Nore ihop pengarna och swishar in totalen på 450 kr till lagets swish efter avslutad försäljning. Nore märker swishen med “Bingolotter Nore” så underlättar det för lagkassören när denne ska sammanställa försäljningen.

Vill ni ändå använda lagets swishnummer vid försäljning, kan man via denna länk skriva ut gratis QR kod med lagets swishnummer: https://www.swish.nu/marknadsmaterial/qr-generator

• Banköverföring

Har laget ingen egen swish så går det att göra en banköverföring på totala försäljningsintäkten. Det innebär att lagkassören/ledaren samlar in alla intäkter från spelarna/föräldrarna och överför totalen till föreningens bankgiro: 5488-6361 

Viktigt att inbetalningen märks med både idrott och lag för att det ska hamna på rätt lagkassa.

Exempel: P2012 i fotboll har sålt bingolotter för totalt 20 000 kr. Kassören i laget samlar ihop intäkterna från alla spelare, gör en banköverföring på 20 000 kr till föreningens bankgiro samt är noga med att märka med “FB P2012 Bingolotter”.

Här följer några exempel: 

• AllOffice (toalett- och hushållspapper, grillkol m.m.)

• Delikatesskungen

• Föreningsfrämjandet

• Majblomman

• Newbody

• Restaurangchansen

Sponsring

Detta gäller kring sponsorer som vill stötta enskilda lag:

• Sponsring som sker i föreningens namn ska hanteras via föreningen. 

• Sponsringen får ej kopplas till enskilda individer (om laget inte har kommit överens om personliga sponsorer). 

• Lagsponsorerna får ej trycka sin logga på lagets matchtröjor. Övriga föreningskläder går bra.

Några exempel på vad sponsorer kan stötta enskilda lag i:

• Matchlagsavgift

• Cupavgifter

• Inköp av föreningskläder/material

Kansliet är behjälpliga i att skicka fakturor till företag som vill sponsra enskilda lag. 

Fyll i denna blankett "Fakturaunderlag" och maila till kansli@gimonasuif.se

Lagarbeten/egna arrangemang

Lagarbeten är en god intäktskälla till lagen. Tillvägagångssättet ser lite olika ut beroende på vad det är för typ av lagarbete men nedan följer några generella riktlinjer: 

• Sker lagarbetet i föreningens namn ska intäkterna gå via föreningen som i sin tur bokför intäkten på lagets resultatkonto.

• Ledarna ansvarar för att rapportera arbetet (antal timmar + personer) till kansliet som i sin tur fakturerar företaget enligt överenskommelse.

• Ifall flera lag delar på arbetet fördelas intäkterna utifrån rapporterade timmar. 

• Ersättningen som tas in i föreningens namn och går till ett enskilt lag får inte öronmärkas för en enskild individ.

Exempel på lagarbeten

• Nolia parkering

• Umeå Fotbollsfestival

• Brännbollsyran

• Rally-VM

Egna arrangemang

En annan intäktsmöjlighet är att arrangera egna evenemang. Exempel på evenemang som genomförts av tidigare GUIF-lag är:

• Loppis

• Cuper/turneringar

• Pantinsamling

• Fikaförsäljning

Vem står för kostnaden?

I tabellen nedan framgår det om det är föreningen eller laget som står för kostnaden inom respektive kategori. Upplägget ser lite olika ut beroende på idrott. Kostnadstyperna märkt med (*) råder det specifika omständigheter kring. 

Föreningen står för: hallhyra, domare,  licenser, övergångar, serieavgifter, matchtröjor/målvaktströja, målvaktsutrustning innebandy*, bollar*, västar, koner, sjukvårdsväska och resor seriespel*. 

Laget står för:  cuper och all övrig utrustning.

• Bollar

Fotboll- och innebandylagen får egna bollar att ansvara för. Handbollslagen delar på handbollarna med andra lag.

• Resor seriespel

Läs mer om föreningens resepolicy här

• Målvaktsutrustning innebandy

Föreningen tillhandahåller den första kompletta målvaktsutrustningen (tröja, knäskydd, byxa och hjälm) till laget. Målvaktsutrustningen skall återlämnas till föreningen när den är urväxt och om den är i bra skick ersätter föreningen laget med 1000 kr, som grundplåt till inköpet av en ny utrustning. 

Matchlagsavgift

Vi har en matchlagsavgift som omfattar en stor del av våra fotboll-, futsal-, handboll- samt innebandylag. Avgiften gäller för matchlag som anmäls till barn-/ungdomsserier. Avgiften varierar utifrån ålder och ni hittar aktuella avgifter samt förslag på hur ni finansierar det genom att klicka här. 

Materialinköp

• Inköp ska vara planerade och motiverade.

• Kvitton ska alltid sparas. Ta bild med mobiltelefonen. 

• Mindre inköp kan tas från handkassan.

• Större inköp bör gå via resultatenheten i föreningens bokföring.

• Vid större inköp – kontakta kansliet/föreningen.

Cuper och aktiviteter

Det är viktigt att lagen planerar sin ekonomi i god tid. Vi strävar efter att undvika "pay and play" i samband med cuper. Istället uppmuntrar vi till att hitta sätt att samla in pengar tillsammans i laget. 

Exempel på kostnader:

• Cuper (t.ex. Piteå Summer Games, Gothia Cup)

• Resor och boende

• Lagaktiviteter

• Träningsoveraller

Cuper och större aktiviteter kräver långsiktig planering då kostnaderna snabbt blir höga. Om laget planerar för en cup några år bort som är förenat med höga kostnader kan laget ha ett separat sparande för just det ändamålet. 

Utlägg som ska dras från lagkassan

Om någon gör ett utlägg som lagkassan ska stå för så fyller personen i en blankett med information om utlägget samt person- och kontouppgifter samt tar en bild på kvittot och bifogar det. Mejla underlaget till kansli@gimonasuif.se 

Vi gör då en utbetalning från lagkassan till personens konto.

Exempel: En ledare köper pizza till laget för en planerad lagkväll som ska dras från lagkassan.

Blanketten hittar ni på hemsidan under rubriken "Dokument".

Ansvar och roller

Lagkassör:

• Ansvarar för lagets ekonomi

• Har koll på vilka kostnader och intäkter laget har under säsongen

• För kassabok och dokumentation

• Säkerställer transparens  -  informera ledare hur ekonomin ser ut. Om föräldrar frågar så har de också rätt att få del av resultatet. 

• Gör avstämning med oss på kansliet - Kolla regelbundet om din egen kassabok stämmer överens med vår bokföringen av er resultatenhet/lagkassa. Mejla kansli@gimonasuif.se och frågar efter saldo, resultatrapport och huvudbok. I resultatrapporten ser man övergripande intäkter och kostnader samt vilket resultat/saldo lagkassan har. I huvudboken kan man se mer detaljerat vilka intäkter och kostnader som bokförts.

Lagledare:

• Ansvarar för rapportering vid lagarbete

• Säkerställer att riktlinjer följs

Ersättningar och redovisning

• All ersättning till ledare ska ske via föreningens bokföring

• Ersättningar ska följa god redovisningssed

• Inga privata utbetalningar får ske utanför föreningens system

Transparens och uppföljning

• Lagets ekonomi ska vara transparent för spelare, ledare och föräldrar

• Redovisning ska ske regelbundet

• Vid frågor eller osäkerhet – kontakta kansliet

Sammanslagning av lagkassor

När två lag slås samman till ett gemensamt lag behöver även lagkassorna/resultatenheterna hanteras på ett tydligt och rättvist sätt.

Inför sammanslagningen ska respektive lag redovisa aktuellt saldo samt eventuella inkomster eller utgifter som ännu inte är bokförda. På så sätt säkerställs att det finns en tydlig bild av lagens ekonomiska situation när det nya laget bildas.

Om det finns skillnader i lagens ekonomiska förutsättningar, exempelvis ett överskott eller underskott i någon av lagkassorna, ska lagen tillsammans komma överens om hur detta ska hanteras i samband med sammanslagningen. Överenskommelsen bör dokumenteras så att det är tydligt för samtliga berörda hur den gemensamma ekonomin hanteras. Föreningens riktlinje är att individerna tar med sig sitt över-/underskott in i den nya gemensamma lagkassan. 

Exempel: Lag 1 med 15 spelare går in i sammanslagningen med 15000 kr. Lag 2 med 10 spelare går in med 5000 kr. Då är 1000 kr öronmärkt varje spelare i lag 1 medan 500 kr är öronmärkt varje spelare i lag 2. Denna skillnad bör då jämnas ut genom att ex. lag 2 genomför en försäljningsinsats. Det finns dock olika scenarion, ex. pengarnas ursprung samt när framtida kostnader uppstår, som kan påverka denna riktlinje varför det är en god idé att kontakta kansliet i denna fråga. 

Den som är kassör eller har ansvar för det nya lagets ekonomi kontaktar kansliet när de båda lagkassorna är redo för sammanslagning. Oftast behåller vi det ena lagets lagkassa och för över eventuella medel från det andra laget. Därefter ändrar vi namnet på lagkassan/resultatenheten till det nya lagets namn.

Eventuella medel som är öronmärkta för ett specifikt ändamål, exempelvis en redan planerad cup, lagaktivitet eller annan gemensam insats, bör hanteras i enlighet med det ursprungliga syftet. Kansliet har inte möjlighet att löpande hålla reda på vilka medel som är öronmärkta eller veta vilka villkor som gäller för dessa. Därför är det viktigt att ni för en egen kassabok och dokumentation vilka delar av saldot som är öronmärkta och vad de är avsedda för samt hur de ska hanteras

Målet är att hanteringen ska vara transparent, rättvis och tydlig för både spelare, ledare och vårdnadshavare.