kommunikationspolicy

1. Syfte och omfattning

Syftet med denna policy är att:

• Främja ett tryggt, respektfullt och inkluderande idrottsklimat för barn och ungdomar.

• Tydliggöra ramarna för hur ledare och spelare förväntas kommunicera med varandra.

• Förebygga kränkningar, trakasserier och andra former av oönskat beteende.

• Säkerställa att föreningens värdegrund samt Riksidrottsförbundets (RF) riktlinjer kring barn- och ungdomsidrott efterlevs.

Policyn omfattar såväl muntlig som skriftlig och digital kommunikation, inklusive sociala medier och chattverktyg. Särskild vikt läggs vid kanaler där historik kan sparas och utvärderas vid eventuella incidenter.

2. Grundläggande principer

• Respekt och hänsyn

  • Alla, oavsett ålder, kön, etnicitet, religion, sexuell läggning eller funktionsvariation, ska behandlas med respekt och värdighet.

  • Kränkande språkbruk, mobbning, hot eller trakasserier tolereras inte.

  • Meningsskiljaktigheter ska hanteras på ett lugnt och respektfullt sätt.

• Trygghet och integritet

  • Kommunikationskanaler och former ska anpassas efter ålder och mognad hos den aktive.

  • Ingen ska känna sig pressad eller obekväm i samtal med ledare eller andra aktiva.

  • Alla medlemmar ska respektera varandras integritet gällande personlig eller känslig information.

• Ansvarstagande och förebilder

  • Ledare är förebilder och förväntas agera föredömligt i all kommunikation.

  • Äldre aktiva och ledare ska aktivt motverka mobbning och utanförskap genom ett inkluderande och stöttande ledarskap.

  • Spelare förväntas vara uppriktiga, konstruktiva och följa föreningens värdegrund i sin kommunikation.

• Delaktighet och inkludering

  • Öppen och uppmuntrande kommunikation ska främjas, där alla känner sig välkomna att delta och komma till tals.

  • Varje individ ska ges möjlighet att uttrycka sina åsikter och behov i en trygg miljö.

3. Policy för olika kommunikationskanaler

3.1 Muntlig kommunikation på och utanför plan

• Positiv återkoppling: Förstärk önskvärda beteenden och insatser genom konstruktiv och positiv feedback. 

• Anpassad samtalston: Tänk på språkbruk och tonläge, anpassat efter mottagarens ålder och mognad. 

• Individanpassade samtal: När enskilda samtal krävs, se till att de sker på ett öppet och tryggt sätt. I yngre grupper rekommenderas ytterligare en vuxen närvara vid känsliga samtal.

• Kollektiv respekt: Undvik att ge negativ eller känslig feedback öppet inför hela gruppen om det kan upplevas som kränkande.

3.2 Skriftlig kommunikation (mejl, SMS, chattverktyg)

• Officiella kanaler: GUIF rekommenderar att föreningsrelaterad kommunikation sker via kanaler där meddelanden sparas (t.ex. Sportadmin, e-post, sms, WhatsApp, Spond osv.).

• Undvik “försvinnande meddelanden”: Snapchat eller liknande tjänster ska inte användas för kommunikation mellan ledare och spelare, och bör inte användas inom spelargrupper, då innehållet inte sparas och kan bli svårt att utreda om någon upplever sig kränkt.

• Professionell ton: Var tydlig med avsändare och innehåll. Kommunikation ska alltid kännetecknas av respekt och saklighet.

• Tidsgränser: Undvik att kontakta barn och unga på olämpliga tider (sen kväll/natt). Respektera privatliv och vila.

3.3 Sociala medier

• Officiella konton: Föreningens officiella konton hanteras av utsedda administratörer. Övriga ledare och spelare hänvisas till privata konton för egna inlägg.

• Publicering av bilder/video: Följ GDPR och föreningens riktlinjer för bildpublicering. Samtycke från vårdnadshavare krävs för minderåriga.

• Värdegrund och rykte: Allt som publiceras ska överensstämma med föreningens värderingar och RF:s riktlinjer.

4. Hantering av närvaro och frånvaro

• Frånvaroanmälan

  • Spelare behöver inte alltid uppge anledning till frånvaro i öppna forum (exempelvis i en gruppchatt) om det känns obekvämt.

  • Ett “privat meddelande”-alternativ ska alltid finnas tillgängligt för den som vill kontakta ledare enskilt och ange anledning.

  • Om orsaken till frånvaron inte påverkar andra (t.ex. vid rehab eller liknande planering) kan det räcka med en enkel “Kan ej komma”-markering.

• Behov av orsak

  • Ledare kan be om viss information om orsak till frånvaro för att planera träningar eller matcher, men detta bör då ske i enskild kommunikation om spelaren så önskar. 

  • Att öppet redogöra för personliga skäl i en stor grupp kan vara integritetskänsligt och är inget krav, om det inte föreligger något särskilt skäl (som exempelvis risk för smittspridning om flera är sjuka).

• Respekt för den enskildes integritet

  • Alla spelare ska behandlas lika oavsett anledning till frånvaro, och ingen spelare ska behöva känna sig ifrågasatt eller kritiserad inför andra.

5. Roller och ansvar

• Styrelse och sektionsansvariga

  • Ansvarar för att policyn är uppdaterad och kommunicerad till alla berörda (ledare, spelare, vårdnadshavare).

  • Följer upp och ser till att policyn efterlevs.

• Ledare och tränare

  • Är främsta förebilder och ansvariga för att efterleva och förmedla föreningens värderingar.

  • Ska utbildas i föreningens riktlinjer för trygg idrott, kommunikation och barn- och ungdomsidrott.

  • Uppmuntras att vara lyhörda för signaler från aktiva och föräldrar och ta tag i problem tidigt.

• Spelare

  • Ska visa respekt för sina med- och motspelare, ledare och domare, både på och utanför planen.

  • Förväntas följa de gemensamma värderingar och regler som föreningen satt upp.

• Föräldrar och vårdnadshavare

  • Uppmanas att ta del av policyn och agera stöttande, med förståelse för föreningens riktlinjer.

  • Bidrar till positiv stämning och är delaktiga i att skapa en trygg miljö för alla barn och ungdomar.

6. Rutiner vid överträdelse

• Upptäckt av överträdelse

  • Alla inom föreningen (ledare, spelare, föräldrar) uppmuntras att anmäla eller informera om överträdelser av policyn till styrelsen.

  • Anonymitet kan respekteras, men föreningen ser gärna att anmälningar görs öppet för att skapa transparens och möjliggöra en rättvis utredning.

• Initial bedömning

  • Styrelse gör en bedömning av ärendets art och allvar. Ärenden kan komma att delegeras till sektionsansvariga. 

  • Om det finns misstanke om brott, ska polisanmälan göras.

• Åtgärder

  • Samtal med berörda för att klargöra händelseförlopp.

  • Skriftlig varning eller tillsägelse kan bli aktuell. 

  • Vid upprepade eller grova överträdelser kan avstängning eller uteslutning ur föreningen bli aktuellt.

• Uppföljning

  • Föreningen följer upp med berörda för att säkerställa fortsatt trygg miljö och för att förebygga liknande händelser i framtiden.

7. Uppdatering och förankring

• Årlig genomgång: Policyn bör granskas årligen för att säkerställa att den är aktuell.

• Utbildningar: Föreningen ansvarar för att regelbundet erbjuda utbildningar inom barn- och ungdomsidrott, trygg idrott samt kommunikation för ledare och aktiva.

• Kommunikation och förankring: Policyn ska finnas tillgänglig på GUIF:s hemsida. Den ska också tas upp och förklaras i samband med säsongsstart och föräldramöten.

Avslutande ord

Genom att ha en tydlig policy för kommunikation, där vi samtidigt värnar om individens integritet och trygghet, kan Gimonäs Umeå IF fortsätta erbjuda en idrottsmiljö som är inkluderande och respektfull för alla. Denna policy är en del av vårt ständiga arbete för att följa RF:s riktlinjer och vår egen värdegrund, där vi tillsammans strävar efter att alla barn och ungdomar ska trivas, utvecklas och ha roligt inom idrotten.

Referenser

Riksidrottsförbundet – Trygg och inkluderande idrott

Riksidrottsförbundet – Barn- och ungdomsidrott

Svensk Fotboll – Trygg fotboll

Gimonäs Umeå IF