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O planejamento anual é extremamente pertinente para toda organização durante a virada de um ano para o outro
A virada do ano representa um novo ciclo para qualquer organização universitária. Atléticas, CA's, EJs, Ligas e Comissões iniciam janeiro com grandes desafios: estruturar equipes, organizar eventos, fechar orçamentos e dar continuidade a projetos. Mas existe um fator determinante para a qualidade da gestão: o planejamento anual.
Por que o planejamento anual é indispensável?
A maioria das organizações universitárias tem dificuldades com a rotatividade constante e a falta de documentação estruturada. Isso gera improviso e sobrecarga nos membros, as vezes pode ser até um fator que vai influenciar na organização durante o ano inteiro. Organizações mais novas, muitas vezes não possuem esse tipo de documentação e nossa ideia aqui na FormaU é poder auxiliar nesse processo.
A importância de ter um planejamento é a redução desses efeitos de sobrecarga entre diretoria e membros ao longo do ano, com isso:
teremos clareza sobre as metas e o que é prioritário;
cria o roteiro do ano;
organiza e divide as responsabilidades;
melhora a previsibilidade financeira;
aumenta o impacto das ações.
O grande erro da maioria das gestões
Algumas gestões deixam para criar esse planejamento somente quando o semestre já começou ou está para começar. Isso causa muitas vezes o problema de "resolver tudo ao mesmo tempo", mas não foi estruturado antes:
diagnóstico do ano anterior;
as metas para o ano atual;
o orçamento;
o calendário;
e como será feito o acompanhamento desse planejamento.
O resultado final é muito esforço, pouca estratégia e entregas bem abaixo do potencial que a organização e seus membros podem entregar.
Os 6 pilares para um planejamento anual eficiente
1 - Diagnóstico da gestão anterior
Antes de pensar nas ações do ano que irá iniciar é essencial fazer uma análise do ano que se passou. Sempre se perguntem:
O que funcionou?
essa pode ser a parte mais fácil, pois mostrar os acertos do ano é gratificante, mas o próximo ponto pode não ser tão bom assim;
Onde falhou?
aqui é um ponto não muito legal de se lembrar, mas é de extrema importância para poder criar uma estratégia com base sólida e forte. Os pontos onde erramos são interessantes de se analisar, assim a possibilidade de que ocorram e/ou aconteçam com menos impacto é o ideal;
Quais eventos tiveram mais impacto?
Quando falamos em eventos, podem tanto ser as festas, mas podem ser eventos esportivos, culturais, entre outros. A ideia é conseguir analisar os de maior impacto da organização na comunidade e também aqueles que trouxeram grande impacto positivo financeiro. Dessa forma podemos analisar a "formula" e poder replicar para o próximo ano;
Houve sobrecarga de alguma área?
Entender dentro das divisões da organização como foi a divisão de tarefas e se elas foram condizentes com cada área. Se há necessidade de uma nova divisão de tarefas, criação ou extinção de alguma área devido as demandas do ano anterior. Pode ser que seja necessário inclusive a entrada de novos membros na organização nesse meio tempo para poder trazer expertise sobre determinado assunto;
O financeiro fechou positivo ou negativo?
Se não for o pilar mais importante, é um dos mais. Isso porque alguns pontos do seu planejamento dependem de se ter ou não caixa. Isso porque muitas organizações só começam a ter rotatividade no caixa após o início das aulas. Muitas vezes é necessário desse caixa para poder rodar um evento e ter que dar sinal em algumas coisas com esse valor do ano anterior;
A comunicação suportou as demandas?
Comunicação aqui vamos entender como a área de marketing. Tem esse nome porque muitas vezes o marketing é somente responsável pelas redes sociais de uma organização (em geral). A área de comunicação é aquela que é responsável por: marketing, redes sociais, design, audiovisual e estratégia. Se essa área conseguiu atender as necessidades da gestão com qualidade, constância e velocidade.
A documentação foi suficiente?
O que se possui de registros do ano anterior é suficiente para conseguir montar um planejamento para o próximo ano. Essa documentação é dividida em 5 áreas: administrativa, financeira, projetos e eventos, esportiva e tecnológico.
Esse diagnóstico evita repetir erros e orienta decisões mais sólidas e eficazes para o próximo ano.
2- Definição de metas
Aqui vamos definir os objetivos com metas objetivas e mensuráveis. Ou seja, vamos trazer metas para serem alcançadas, não somente "vamos fazer eventos no ano" e sim "vamos realizar X eventos no ano". Isso traz marcos de referência para quem entra na organização no meio da execução desse planejamento. Com isso temos os seguintes exemplos:
Aumentar o numero de associados em X vezes;
Realizar Y eventos no ano;
Fechar captação de R$ Z mil ;
Melhorar engajamento em competições;
Reduzir despesas fixas em P%;
Quando se tem essas metas bem feitas, vão auxiliar a orientar os esforços e as decisões.
3- Construção de um calendário anual
Esse calendário será o mapa visual da organização. É um ponto de apoio no planejamento, pois com ele vocês terão certo controle sobre as ações que estão pensando. Importante incluir:
competições e jogos;
eventos internos e externos;
semanas acadêmicas;
recepção de calouros;
prazos de captação;
reuniões estratégicas;
entregas administrativas;
Esse calendário mesmo sendo um esboço das ações é muito importante que seja disponibilizado para todos os membros, assim mesmo com os ajustes que possam a vir ocorrer durante o ano, os membros terão certo conhecimento em agendas futuras.
4- Planejamento Financeiro
Pode parecer meio irônico, mas nem sempre somente o financeiro é o mais importante, mas como dissemos antes, é uma peça importante para determinadas ações que serão tomadas dentro da organização. Então é uma das peças fundamentais que haja esse planejamento dentro do seu ano. Importante incluir nesse planejamento:
previsões de receita;
despesas fixas e variáveis;
metas de captações trimestrais;
reserva financeira;
custos planejados dos grandes projetos.
Gestões que possuem um conhecimento e controle financeiro bem estruturado reduzem improvisos e ampliam seus resultados. Lembrando que controle é saber como estão as contas e ter pensamento futuro antecipado, ou seja, pensar inclusive em possíveis cenários com base em registros e experiências anteriores.
5- Estruturação da equipe e governança
Muitas organizações (se não for a maioria) já possuem esse tipo de estrutura definido em estatuto e/ou regimento interno, com seus cargos e responsabilidades bem definidos. Mas mesmo assim é essencial possuir esse tipo de pilar dentro do planejamento.
O Estatuto e/ou Regimento Interno definem a estrutura oficial, a nova gestão precisa definir:
quem ocupará cada função;
como os diretores trabalharão entre si;
quais processos internos serão adotados;
como será o fluxo de aprovação;
quais serão as prioridades de cada setor no ano;
e quais rituais garantirão alinhamento (reuniões, check-ins, relatórios).
Então em outras palavras teremos:
organograma da gestão;
responsáveis por cada setor;
rituais obrigatórios (checkpoints semanais, mensais);
processos internos;
boas práticas de comunicação entre equipes.
Isso auxiliará na gestão de conflitos e melhoria na execução de projetos e processos da organização.
6- Plano de comunicação e marca
Esse pilar é mais um essencial (não que os outros não sejam), mas é onde há a orientação toda a presença pública da organização ao longo do ano. É aqui que vocês irão definir como é a percepção da organização dentro da comunidade, quais serão as mensagens que reforçarão e qual a estratégia seguirão para sustentar sua identidade perante a comunidade, seja com os alunos, seja com os parceiros e patrocinadores.
Aqui poderemos incluir:
diagnóstico de posicionamento;
objetivos estratégicos de marca;
identidade visual e padrões de uso;
narrativa oficial da gestão;
calendário de comunicação;
diretrizes de conteúdo para eventos, modalidades e projetos;
fluxo de criação e aprovação;
indicadores para acompanhar resultados.
Além desses pontos, também devemos incluir:
calendário eleitoral;
diretrizes da identidade visual;
campanhas estratégicas;
integração com eventos e modalidades;
cobertura digital de competições;
narrativa da gestão ao longo do ano.
Aqui vemos que é muito importante comunicar, pois assim é possível construir uma reputação sólida e coesa dentro da comunidade. Quando a comunicação vira somente marketing e assume somente a função de "postar", ficamos com uma comunicação não eficiente e muitas brechas com a comunidade, Passa a ser muito mais uma área reativa. Com um plano bem estruturado, sua marca fica fortalecida, os eventos ganham visibilidade e tração, a comunidade engaja mais facilmente e o discurso se mantem coerente durante todo o ano.
Conclusão: um ano planejado com antecedência é mais leve para quem se prepara enquanto os outros improvisam
Quando as organizações universitárias que planejam o ano com clareza constroem trajetórias mais fortes, engajadas e sustentáveis. Essas organizações são mais atrativas para patrocinadores, formam membros mais preparados e entregam projetos que realmente impactam a comunidade onde estão inseridas.
Este é o momento ideal para começar esse planejamento.
Ao longo dos próximos meses, a FormaU trará novos conteúdos, guias e ferramentas práticas para auxiliar gestões de todo o Brasil a operar com mais estratégia, profissionalismo e eficiência.
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