Eventos 1º Semestre

Como planejar seus eventos no 1º Semestre (sem improvisos)

Os eventos são uma parte muito importante para as organizações, isso por conta de terem diversos pontos dentro da comunidade, como:

• engajar os alunos;

• fortalecer a marca da organização;

• geração de caixa;

• criar autoridade no campus.

Em sua maioria, as organizações estudantis ainda planejam os eventos no improviso. 

Quais pontos podem ser destaques como improviso? Vejam:

• decidir a data tardiamente;

• fechamento de fornecedores próximo ao evento;

• divulgação sem estratégia;

Quando esses pontos acontecem, no final a equipe fica sobrecarregada.

Se sua organização já estruturou o Planejamento Anual e organizou o 1º Trimestre, chegou a hora de transformar isso em execução.

Antes de pensar no Evento, pensa na estratégia do semestre

Até mesmo os menores eventos precisam do mínimo de organização. Se até mesmo aquela festa que você faz do nada na sua casa precisa de uma organização mínima, imagina quando sua organização quer fazer um evento?

Com isso é necessário pensar em algumas coisas, assim é necessário pensar em responder 3 perguntas:

1. Qual o objetivo do evento?

Vocês estão pensando em engajamento da comunidade e dos membros da organização? Recrutamento de novos membros? Posicionamento da organização dentro do Campus?

2. Esse evento conversa com o planejamento do semestre da organização?

3. É viável financeiramente a produção do evento?

Muitas organizações escolhem eventos pelo "hype". O que vai diferenciar a sua organização é fazer o evento pela estratégia.

Defina o tipo de evento para o 1º semestre

Todo início de ano o perfil de alunos é muito diferente, de 20% a 25% dos alunos é calouro, ou seja, muitas pessoas novas que em sua maioria não tiveram contato com o meio universitário. Os veteranos que em sua maioria voltando depois de alguns meses de férias e retomando a rotina. E um dos mais importantes o orçamento ainda é instável.

Por isso, no 1º semestre alguns tipos de evento funcionam melhor:

• eventos de integração;

• eventos de baixo custo inicial;

• ações de posicionamento da organização;

• eventos de caixa previsível

Por esse motivo é necessário evitar começar o semestre com evento grande demais sem uma estrutura consolidada.

Planejamento mínimo que todo evento precisa

Os eventos, independente do tamanho, precisam ter:

✔ Objetivo definido: se não tiver um objetivo, não existe métrica a ser seguida ou guiar suas decisões

✔ Orçamento detalhado:

• custo fixo;

• custo variável;

• ponto de equilíbrio;

• margem esperada;

✔ Cronograma reverso

Data do evento definida, já tenha como base que é necessário ter pelo menos 30 dias antes organizado as entregas, seria interessante que isso fosse definido 60 dias antes.

✔ Responsáveis claros

Evento não é "todo mundo faz". Evento é necessário de um líder. 

Estrutura financeira: para de trabalhar no escuro

Grande parte das organizações tem os seguintes problemas:

• qual foi o lucro(ou prejuízo) real do último evento;

• qual foi o custo por pessoa;

• qual o fornecedor ou área que teve mais impacto no caixa;

Esse controle financeiro é necessário para evolução, sem controle, sem evolução.

Lembrando que o controle financeiro quer dizer que foi feito um planejamento para as ações que serão tomadas, principalmente com base em histórico da própria organização.

No 1º semestre, crie crie um padrão:

• planilha obrigatória para todo evento;

• prestação de contas interna;

• relatório final, tanto financeiro como de aprendizados(bons e ruins).

Isso muda totalmente a experiência como o nível organizacional da gestão.

Comunicação estratégica (não só divulgação)

Divulgar não é somente postar arte, stories e reels.

Planejamento de comunicação é necessário, isso envolve?

• cronograma de divulgação;

• sequência de conteúdos;

• definição de público;

• CTA claro;

• acompanhamento das vendas.

Evento vazio é sinônimo de falha de estratégia, não necessariamente de interesse.

Reunião pós-evento: onde o crescimento acontece

Um ponto muito importante é a análise de pós evento, se sua organização não faz isso, é melhor começar a pensar em fazer, com isso vocês estão desperdiçando aprendizado.

Interessante é chamar todo mundo que participou do processo e quem viu de fora e responder algumas perguntas importantes:

• O que funcionou?

• O que atrasou?

• Onde houve retrabalho?

• Qual foi o resultado financeiro real?

A gestão que aprende é uma gestão que faz a organização evoluir. Quando os dados são ignorados, os erros se repetem da mesma forma ou as vezes pior.

Conclusão

Planejar seu evento não é somente de fazer mais um evento, é sobre estruturar e consolidar a sua organização dentro da comunidade universitária.

Quando sua organização se estrutura ela:

• tem uma equipe que irá trabalhar melhor;

• o financeiro do evento fica mais previsível;

• seus eventos terão mais qualidade;

• cada participante da organização desenvolve habilidades de gestão

Os eventos são experiências para o público, mas para quem organiza é um aprendizado de liderança. 

Acesse alguns materiais sobre esse artigo

• Checklist de Planejamento