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Janeiro, fevereiro e março definem o ritmo do ano inteiro de uma atlética, centro acadêmico ou organização estudantil.
Ano novo gestão nova... Todo início de gestão é sempre intenso, confuso e cheio de "novas" dificuldades.
Mas por que "novas", com uma diretoria nova, as expectativas são altas, bixarada chegando, eventos sendo discutidos e a sensação de que tudo precisa ser executado ao mesmo tempo. O erro mais comum nas organizações é começar executando sem estar estruturada. Esse 1º trimestre de gestão não é apenas o começo do ano, mas é a base que irá sustentar todo o ano.
Caso esses meses forem desorganizados, todo o restante do ano será de correção (apagar incêndio). Se for estruturado, o ano ganha previsibilidade, eficiência e resultado positivo.
Aqui vamos dar em detalhes o que é necessário acontecer durante esse primeiro ciclo de gestão.
Diagnóstico: entender onde você realmente está
Antes de saírem criando eventos, coleções, campanhas ou projetos, a diretoria precisa responder os seguintes questionamentos:
Qual a real situação financeira?
Existem dívidas pendentes?
Há contratos ativos com patrocinadores?
O caixa está organizado?
Existem obrigações jurídicas ou estatutárias em aberto?
O que funcionou e o que falhou na gestão anterior?
A gestão começa com diagnóstico, não com entusiasmo. Se não houver essa leitura inicial, a organização corre o risco de assumir compromissos que não consegue sustentar. O diagnóstico do primeiro trimestre deve gerar um documento-base com:
Saldo inicial;
Passivos e obrigações;
Contratos vigentes;
Projetos herdados;
Análise crítica do ano anterior.
Isso irá trazer muita clareza e faz com que o numero de decisões impulsivas reduza.
Definição de metas trimestrais (não apenas metas anuais)
Em sua maioria, as organizações falam em planejamento anual, mas não incluem uma divisão no ano para tratar como blocos estratégicos, por isso a ideia de metas trimestrais. O 1º trimestre precisa ter metas claras e mensuráveis. A seguir alguns exemplos:
Meta Financeira
Colocar meta de faturamento até final de Março
Garantir reserva mínima para o semestre
Meta de Eventos
Realizar pelo menos 1 evento estruturado. Normalmente aquele evento tradicional
Validar modelo financeiro do semestre
Meta de Engajamento
Crescimento percentual nas redes sociais
Aumento da participação dos membros
Meta Esportiva
Organizar pré-temporada
Definir calendário de competições
Esse tipo de divisão das metas vão auxiliar a criar foco e evitar dispersão.
Estrutura interna e governança
Em nosso artigo sobre Planejamento Anual para organizações universitárias, reforçamos como é importante definir metas, calendário macro e diretrizes estratégicas para o ano. O Planejamento só gera resultado quando existe uma estrutura interna capaz de sustentar a execução. O primeiro trimestre é o que necessita que a estrutura precisa sair do discurso e se transformar em prática.
Mesmo que o estatuto já defina cargos e organograma, o que realmente importa é:
cada diretor saber exatamente sua responsabilidade;
fluxo de decisão estar claro
processos internos funcionarem sem depender de improviso
comunicação interna ser objetiva e organizada
É necessário que algumas perguntas precisam ser respondidas até o final de março:
Quem aprova as despesas?
Como um evento sai da ideia e vira projeto?
Qual o fluxo de briefing para a comunicação (marketing)?
Existe rotina fixa de reuniões estratégicas?
Caso não ocorra essa consolidação, o planejamento anual vira apenas um documento bem-intencionado, mas que apenas tomou tempo de quem montou. Governança, dentro do contexto universitário, não é burocracia. É um mecanismo de proteção contra desgaste, conflito interno e retrabalho.
Se caso não tenha estruturado ainda a base estratégica do ano, nossa recomendação é que comecem pelo nosso artigo sobre Planejamento Anual, onde detalhamos os pilares que sustentam essa organização.
Calendário macro do semestre: execução organizada
No planejamento anual, foi abordado sobre a visão macro do ano. Nesse aqui, vamos focar no 1º trimestre, onde esse tem a função de consolidar o calendário do semestre. Até março é necessário que tenham definido:
datas estratégicas
eventos principais mapeados
estimativa financeira preliminar
responsáveis por cada projeto
O calendário macro não precisa conter todos os detalhes operacionais, mas precisa indicar direção. Isso é importante, pois causa previsibilidade e responsabilidade. Quando o semestre começa sem um mapeamento, tudo se torna urgente. A urgência ininterrupta causa desgaste na diretoria e nos membros.
Uma palavra que usei aqui e quero que tenham essa associação com o Calendário, calendário é ferramenta de previsibilidade.
Planejamento Financeiro básico e estruturado
Mais um ponto que já abordamos no Planejamento Anual, é como é importante se ter uma organização financeira. Nesse trimestre é de extrema importância que seja transformado em prática concreta. Não é necessário um sistema complexo, mas é indispensável ter os seguintes itens:
Projeção básica de receitas e despesas;
Controle real de fluxo de caixa;
Definição de orçamento por projeto;
Registro formal das movimentações.
É muito comum deixar de organizar o financeiro "depois do primeiro evento". Quando isso acontece, a gestão passa o semestre inteiro corrigindo decisões mal registradas. No 1º trimestre é o momento de criar disciplina financeira.
Alinhamento de posicionamento e comunicação
Como falamos no Planejamento Anual, o plano de comunicação é diretriz estratégica, aqui o foco é a execução coerente. Até que se encerre o 1º trimestre, a organização precisa ter clareza sobre:
Posicionamento da gestão;
Tom de voz;
Padrão visual;
Frequência de comunicação;
Prioridades narrativas do semestre.
Comunicação universitária não é feita apenas da produção de arte, é necessário que esteja alinhada com metas, eventos e objetivos financeiros. Sem esse alinhamento, o Instagram vira apenas um mural de divulgação, não apenas uma ferramenta estratégica.
O erro mais comum no 1º trimestre
Um erro recorrente nas organizações é começar a execução antes de consolidar a base.
Evento antes de diagnóstico
Divulgação antes de calendário.
Gasto antes de orçamento.
No artigo sobre Planejamento Anual, reforçamos a importância de estruturar o ano antes de agir. No 1º trimestre é exatamente o momento de aplicar essa lógica.
Sem estrutura a gestão trabalha muito e evolui pouco, quase nada. Com estrutura, o esforço começa a gerar resultado acumulado.
Conclusão
O 1º trimestre não é apenas o início da gestão. É a fase de consolidação da base estratégica do ano.
Janeiro organiza.
Fevereiro estrutura.
Março consolida.
Se ainda não definiram os pilares macro do ano, recomendamos a leitura do nosso artigo sobre Planejamento Anual, onde detalhamos os fundamentos que sustentam essa construção.
Uma gestão eficiente não nasce de improviso. Ela nasce da combinação entre planejamento e estrutura aplicada.
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