Verslag

van de recentste algemene vergadering

OOST-PHILA

VERSLAG STATUTAIRE ALGEMENE VERGADERING

Zaterdag 21 februari 2026

Aanwezig : Mark Bottu, voorzitter – Sint Gabriël Gilde en FISTO, Lucien Van Hecke, erevoorzitter, Donald Decorte – Postzegelclub Het Volk en Postzegelkring Land van Waas, Alain Pierret – SRGT Lucien Herlant, Robert Fack – Sint-Michielsgilde Mariakerke, Jacques Fourneau en Charles Devos – Renaix Philatélique Ronse, Roland De Swaef – Postzegelkring Leda, Theo Van Damme - Phila Zelzate, Robert Sillis – Hamse Filatelieclub, Julien Van Damme – Phila-Club Oudenaarde, Koenraad Bracke – Themaphila en Themafila OostWest, Marc Van Der Haegen – Postzegelkring Ninove

Verontschuldigd : Marc Wulteputte – Lokerse Postzegelkring, Jean Marquebreuck – Fila Geraards-bergen, Eric Wauters – De Beverse Verzamelaars, Jan Baeyens – Postzegelkring Welle, Jean-Pierre Verbruggen – Postzegel-club Egmont Zottegem, Johann Vandenhaute – Themaphila, Rudy Neckebroeck – De Reuzen Wetteren, Jan Lannoye – KVBP Gent-Destelbergen, Danny Van den Reeck – Filatelieclub Evergem, Georges Van Damme - Gentse Filatelistenbond, Maurice Devlamynck – Phila Zelzate, Luc Stassijns – Het Torenhof Buggenhout, Willy Vervaet – Philagent, Bart Van Oppens – BFV Cosmos, Kurt Lambrecht – nationaal disciplineverantwoordelijke erinnofilie

1.  Welkom

Voorzitter Mark Bottu heet ons welkom in Sporthal Hekers en wenst ons een vruchtbaar filateliejaar.

2.  Verslag vorige algemene vergadering – 15.11.2025

Geen opmerkingen -  het verslag wordt goedgekeurd.

3.  Jaarverslag 2025

We hielden drie bestuursvergaderingen in Sint-Amandsberg en drie algemene vergaderingen in Zwijnaarde,  waarvan een statutaire. De verslagen van de algemene vergaderingen verschenen telkens in Oost-Phila Kontakt, naast een keur van interessante artikelen. De ruildienst draait op een steeds lager pitje, maar is nog actief. De jaarlijkse wisselbekerwedstrijd werd gewonnen door Phila Zelzate; individueel winnaar was onze peetvader Leo Declercq. Dank aan KLBP Oost-Vlaanderen waarmee we al vele jaren goed samenwerken.

4.  Financieel verslag 2025

Uittredend penningmeester Roland De Swaef brengt verslag uit over het boekjaar 2025, licht de jaarrekening en de balans toe en geeft een overzicht van de belangrijkste uitgaven. Zoals vorige jaren leden we enig aanvaardbaar verlies. Het grootboek en alle bijhorende facturen, rekeninguittreksels en documenten zijn ter inzage.

5.  Verslag van de toezichthouders

Alain Pierret en Koenraad Bracke hebben de boekhouding van 2025 grondig nagezien. Zij verklaren dat die stipt is bijgehouden, feliciteren de penningmeester voor het geleverde werk en adviseren de algemene vergadering om de jaarrekening en de balans goed te keuren.

6.  Kwijting en benoemingen

De algemene vergadering dankt de uittredend penningmeester, keurt de jaarrekening en de balans goed en verleent hem kwijting voor het boekjaar 2025.

De algemene vergadering dankt eveneens de toezichthouders en herbenoemt Alain Pierret en Koenraad Bracke in die functie voor het boekjaar 2026.

Roland De Swaef dankt in persoonlijke naam alle commissarissen en toezichthouders voor hun medewerking tijdens de voorbije jaren van zijn penningmeesterschap.

7.  Financiën – stand van zaken

De overdracht van de boekhouding is volgens plan verlopen. De nieuwe penningmeester Julien Van Damme geeft de huidige stand van zaken van de zicht- en de spaarrekening en licht de inkomsten en uitgaven toe. 7 kringen dienen nog hun lidgeld voor 2026 te betalen.

De maatschappelijke zetel wordt verplaatst naar het adres van de huidige penningmeester. Dat is ook het adres voor de bankrekeningen en de facturatie. Nog te bevestigen door de bank.

Volmachthouders op de bankrekeningen zijn de penningmeester Julien Van Damme en verder de voorzitter Mark Bottu en de secretaris Marc Van Der Haegen.

Julien ontwerpt een QR-code om in de toekomst de lidgelden ook elektronisch te kunnen betalen.

8.      Wijziging van de statuten

Het bestuur acht het opportuun om de bestuursverkiezingen voortaan te laten samenvallen met de bestuursverkiezingen van KLBP Oost-Vlaanderen, 5-jaarlijks i.p.v. 3-jaarlijks, en het stelt daartoe aan de statutaire algemene vergadering voor art. II § 5-6 van de statuten als volgt te wijzigen:

II § 5. Het bestuur is samengesteld uit maximum acht (8) leden en het wordt vijfjaarlijks bij geheime stemming verkozen tijdens de laatste algemene vergadering van het jaar; de mandaten gaan in op 1 januari van het volgend jaar.

II § 6. De bestuursfuncties worden door de verkozen bestuursleden onderling verdeeld, namelijk een voorzitter, een secretaris en een penningmeester en verder de functies die ze nodig achten.

De algemene vergadering keurt de voorgestelde wijziging unaniem goed.

9.      Wedstrijd wisselbeker 2026

Robert Fack biedt aan om de inzendingen te exposeren tijdens de tentoonstelling georganiseerd in Mariakerke door de Sint-Michielsgilde op zaterdag 25 en zondag 26 april a.s. Daartoe dient evenwel de planning als volgt te wijzigen: deadline voor het binnenbrengen van de inzendingen bij filateliecoördinator Julien Van Damme is 1 april (geen grap!); jurering door Mark Bottu, Donald Decorte en Robert Fack bij Mark thuis op 15 april; proclamatie op zondag 26 april om 11 u; inzendingen opnieuw beschikbaar op de algemene vergadering van 16 mei.  Julien stuurt een e-mail naar alle aangesloten kringen om de nieuwe planning toe te lichten.

10.   Oost-Phila Kontakt

In het volgend nummer verschijnt het tweede deel over de geschiedenis van de Gentse Floraliën door Mark Bottu.

Volgende algemene vergadering : zaterdag 16 mei 2026 – 14 u.

Verslag : Marc Van Der Haegen, secretaris