Statuten

Koninklijk Verbond van Oost-Vlaamse Postzegelkringen Oost-Phila

feitelijke vereniging

De eerste versie van de Statuten werd eenparig goedgekeurd op de algemene vergadering van 6 juni 1970, en bekrachtigd op de jaarlijkse algemene vergadering van september 1971.

De aangepaste en hieronder opgenomen versie werd eenparig goedgekeurd op de algemene statutaire vergaderingen van 1980 en 1981; de bekrachtiging gebeurde op de algemene statutaire vergadering van 1982.

Op de statutaire vergadering van 23 september 2000 werd beslist om de bestuursverkiezingen niet langer jaarlijks maar om de drie jaar te laten plaats hebben.

Op de statutaire vergadering van 1 februari 2014 werd de voorstellen eenparig aangenomen betreffende de aanpassing inzake het overmaken van het verslag van de algemene vergaderingen en de verdeling van het overblijvende saldo bij stopzetting van de werking van Oost-Phila.

De artikels 5, 11 en 15 werden door de statutaire algemene vergadering op 11 februari 2023 eenparig gewijzigd betreffende het aantal bestuursleden en het jaarlijks aantal bestuurs- en algemene vergaderingen.

Artikel 30 betreffende de effectieve leden van KLBP vzw (voorheen beheerders en provinciale afgevaardigden) werd gewijzigd tijdens de statutaire algemene vergadering van 24 februari 2024.

De statutaire algemene vergadering van 20 februari 2026 wijzigde artikel II § 5 om het bestuur vijfjaarlijks in plaats van driejaarlijks te verkiezen en artikel II § 6 om naast de basisfuncties enige vrijheid te scheppen voor de andere besruursfiunctie naargelang de noodwendigheden.

I. Inleiding

§ 1. Oost-Phila werd opgericht te Aalst op 8 september 1968. De promotoren van dit initiatief waren de heren Leo De Clercq, voorzitter van de Koninklijke Postzegelvereniging “Het Land van Waas” te Sint-Niklaas en Robert Van den Berghe, voorzitter van “Philatelia Alosta” te Aalst.

§ 2. Oost-Phila is in wezen het verbindingsorgaan tussen de postzegelkringen van de Provincie Oost-Vlaanderen. Het beoogt de onderlinge hulp en samenwerking tussen de aangesloten kringen, alsook de samenwerking met de verbonden uit andere provincies. Oost-Phila verleent alleen steun aan filatelistische manifestaties.

§ 3. Oost-Phila heeft geen lokaal en vergadert enkel op uitnodiging. De vergaderingen worden zoveel mogelijk centraal in de provincie gehouden.

§ 4. Aan de aangesloten kringen wordt een jaarlijkse bijdrage gevraagd, waarvan het bedrag vast- gesteld wordt op de jaarlijkse algemene statutaire vergadering. Eventueel bijkomende onkosten worden tussen de aangesloten kringen onderling verdeeld.

II. Het bestuur

II § 5. Het bestuur is samengesteld uit maximum acht (8) leden en het wordt vijfjaarlijks bij geheime stemming verkozen tijdens de laatste algemene vergadering van het jaar; de mandaten gaan in op 1 januari van het volgend jaar.

II § 6. De bestuursfuncties worden door de verkozen bestuursleden onderling verdeeld, namelijk een voorzitter, een secretaris en een penningmeester en verder de functies die ze nodig achten.

§ 5. Het bestuur is samengesteld uit maximum acht (8) effectieve leden en wordt driejaarlijks bij geheime stemming verkozen op de jaarlijkse algemene statutaire vergadering.

§ 6. De bestuursfuncties worden door de verkozen bestuursleden onderling verdeeld, nl. een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, een penningmeester, een archivaris, een bibliothecaris, een ruilmeester en evt. twee leden.

§ 7. De uittredende bestuursleden zijn herkiesbaar. Nieuwe kandidaturen voor de functie van bestuurslid moeten door de voorzitters van de kringen schriftelijk kenbaar gemaakt worden aan de voorzitter van Oost-Phila minstens acht dagen voor de jaarlijkse algemene statutaire vergadering van het jaar waarin de verkiezingen plaats vinden.

§ 8. Het bestuur kan zich in zijn functie laten bijstaan door raadgevende leden welke enkel een raadgevende opdracht hebben. Zij kunnen als raadgevend lid wel bijzondere opdrachten vervullen (zoals bv. de redactie van Oost-Phila Kontakt, de verschillende commissies, enz.) en dan als dusdanig stemrecht verkrijgen. De aanvaarding als raadgevend lid wordt steeds aan alle leden van Oost-Phila ter goedkeuring voorgelegd op een algemene ledenvergadering.

§ 9. Het bestuur kan zijn samenstelling uitbreiden door de opname van ereleden, mits goedkeuring door de jaarlijkse algemene statutaire vergadering. Deze leden hebben een adviserende taak zonder stemrecht.

§ 10. Bij het vacant worden van een bestuursfunctie wordt door het bestuur in de voorlopige vervanging voorzien tot de eerstvolgende jaarlijkse algemene statutaire vergadering. Deze voorlopige vervanging moet evenwel goedgekeurd worden door een algemene ledenvergadering.

§ 11. De bestuursvergaderingen hebben regelmatig plaats, minstens drie (3) maal per jaar op een vooraf vastgestelde datum, ofwel naargelang de noodwendigheden, ofwel op schriftelijke aanvraag van minstens twee (2) bestuursleden. Aan dit verzoek zal gevolg gegeven worden binnen de drie (3) weken.

§ 12. De effectieve bestuursleden beschikken over één stem. Bij gelijkheid van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Delegatie van stemrecht wordt niet toegelaten.

§ 13. Elk bestuurslid heeft het recht, om over gelijk welk punt van de dagorde, de geheime stemming te vragen.

§ 14. De beslissingen genomen door het bestuur worden door het voltallig bestuur, om het even welke de uitslag van de stemming moge wezen, steeds solidair gedragen.

Deze beslissingen worden ter goedkeuring aan de kringen voorgelegd op een eerstvolgende algemene ledenvergadering. Leden van het bestuur verantwoordelijk voor het uitvoeren van hun mandaat, mogen niet in persoonlijke naam optreden of beslissingen nemen.

III. De algemene ledenvergadering

§ 15. De algemene vergaderingen hebben regelmatig plaats, minstens drie (3) maal per jaar op een vooraf vastgestelde datum, ofwel naargelang de noodwendigheden, ofwel op schriftelijke aanvraag van minstens een vijfde (1/5) van de aangesloten kringen. Aan dit verzoek zal gevolg gegeven worden binnen de drie (3) weken. 

§ 16. Ieder aangesloten kring duidt, om zich op de algemene ledenvergadering te laten vertegenwoordigen, één (1) afgevaardigde aan, deze heeft stemrecht. Hij kan zich door volmachtiging laten vervangen.

§ 17. Op de algemene ledenvergadering worden enkel de punten besproken welke voorkomen op de dagorde.

De kringen welke een punt op de dagorde wensen te plaatsen, moeten dit schriftelijk en tijdig aan de voorzitter van Oost-Phila kenbaar maken.

Dit sluit evenwel niet uit dat tijdens de vergaderingen de door de kringen voorgestelde punten niet in aanmerking zouden komen voor bespreking. Het bestuur echter beslist, na overleg, over de mogelijkheid om tot de onmiddellijke bespreking ervan over te gaan ofwel tot de over- plaatsing ervan naar de dagorde van een volgende vergadering.

§ 18. De bestuursbeslissingen worden door de algemene ledenvergadering aangenomen of verworpen en worden door stemming bekrachtigd. De stemmingen kunnen geheim zijn of door eenvoudige handopheffing.

§ 19. De aanvaarding of verwerping van de bestuursbeslissingen geschiedt bij meerderheid van stemmen. Bij gelijkheid van stemmen wordt het punt verwezen naar de dagorde van de volgende algemene ledenvergadering waarop het terug zal voorkomen na verbetering en omwerking.

§ 20. Een niet aanwezige kring mag zich door een afgevaardigde van een andere aangesloten kring laten vertegenwoordigen, voor zover deze drager is van een schriftelijke volmacht. Een afgevaardigde mag slechts over één volmacht beschikken buiten deze van zijn eigen kring.

§ 21. Iedere vergadering zal het voorwerp uitmaken van een verslag. Dit verslag zal opgenomen worden in het eerstvolgende nummer van Oost-Phila Kontakt.

IV. De jaarlijkse statutaire algemene vergadering

§ 22. De jaarlijkse statutaire algemene vergadering wordt gehouden bij de aanvang van het filatelistisch jaar.

§ 23. De kringen worden op deze vergadering schriftelijk uitgenodigd door de in functie zijnde voorzitter van Oost-Phila. De uitnodigingen vermelden plaats, datum, uur en dagorde.

§ 24. De jaarlijkse algemene statutaire vergadering

a) Neemt kennis van het verslag over de werking van het afgelopen jaar uitgebracht door de secretaris / schatbewaarder, de ruilmeester en de toezichthouders van de boekhouding, enz.

b) Verkiest driejaarlijks de effectieve bestuursleden zoals voorzien in hoofdstuk II, §5 en § 7.

c) Benoemt eventuele ereleden.

d) Duidt twee (2) toezichthouders aan voor de boekhouding.

e) Stelt het bedrag vast van de jaarlijkse bijdrage.

f) Beslist over de bestemming van het in kas zijnde saldo.

V. Algemeenheden

§ 25. Aanvragen tot aansluiting van een nieuwe kring worden aan het bestuur voorgelegd, dat erover oordeelt. De door het bestuur aanvaarde kandidaturen worden op de eerstvolgende algemene ledenvergadering voor definitieve aanvaarding voorgelegd.

§ 26. Eventueel ontslag moet schriftelijk geschieden. Een ontslagnemende kring verliest al zijn rechten.

§ 27. De betaling van de jaarlijkse bijdrage moet geschieden voor het einde van de tweede maand volgend op de jaarlijkse algemene statutaire vergadering en verleent stemrecht en deelname aan de ruildienst.

Kringen welke na twee schriftelijke verwittigingen hun bijdrage niet hebben betaald, worden als leden geschrapt.

§ 28. Het congres en studiedag worden gehouden op de “Postzegeldag”.

§ 29. De archiefstukken worden door de archivaris bewaard. Hij is er steeds verantwoordelijk voor en moet op eenvoudig verzoek de stukken onmiddellijk aan het bestuur van Oost-Phila overhandigen.

§ 30. De Oost-Vlaamse effectieve leden van KLBP vzw zullen na goedkeuring door het bestuur van Oost-Phila als raadgevende leden opgenomen worden, en vallen dus onder de bepaling van art. 8. Allen kunnen ze, zo ze verkozen worden, in het bestuur zetelen.

§ 31. Kopieën van archiefstukken kunnen aan de kringen afgeleverd worden, maar op kosten van de aanvrager.

§ 32. Wijzigingen van de bestaande statuten kunnen enkel geschieden voor zover zij worden aangenomen op de jaarlijkse algemene statutaire vergadering met 2/3 meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

§ 33. Afgevaardigden van kringen welke de filatelistische deontologie niet naleven op de vergaderingen, worden eerst publiek vermaand. Bij herhaling kunnen ze uit de vergadering uitgesloten worden. Bij handhaven door de kring van dit niet deontologisch gedrag kan dit zelfs leiden tot de uitsluiting van de kring.

§ 34. Bij stopzetting van de werking van Oost-Phila wordt het in kas zijnde saldo onder de op dat ogenblik aangesloten kringen verdeeld.