A folha de pagamento é uma relação de toda movimentação e das atividades de cada funcionário dentro de uma empresa. Com ela, a companhia demonstra todos os rendimentos e descontos que o funcionário teve no mês.

No Brasil, a elaboração da folha de pagamento é obrigatória de acordo com o art. 225 do decreto 348/1999. A legislação também determina a discriminação das seguintes informações:

- Nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;

• Cargo, função ou serviços prestados;

• Parcelas integrantes da remuneração;

• Parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.);

• O nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;

• Os descontos legais,

• A indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Como pode ver, existem muitos detalhes envolvidos na elaboração da folha de pagamento e, além de conhecimento na legislação, também é necessário o entendimento de todos os cálculos, para assim, obter os valores dos rendimentos e descontos legais de forma correta.

Adotar bons processos e ter um sistema que ajude nessa elaboração, vai facilitar muito a vida do profissional que irá executar o fechamento da folha. Assim, ele terá toda a documentação organizada, pois é ali que será guardado todo o histórico do profissional dentro da empresa.

Ou seja, é fundamental que a empresa adote essa organização para evitar erros na folha de pagamento, que podem gerar processos trabalhistas no futuro.

Como fazer a folha de pagamento?

A folha de pagamento é de responsabilidade do setor de departamento pessoal de uma empresa, porém, muitas vezes essa responsabilidade é terceirizada para um escritório contábil. É recomendável que toda documentação dos empregados esteja sempre atualizada e organizada.

A empresa compila e envia os documentos para confecção da folha para a contabilidade, que transforma esses dados traduzidos para a folha de pagamento, para que, tanto o funcionário quanto a empresa saibam o que foi movimentado no mês.

Para fazer a folha de pagamento de forma correta, é importante adotar critérios antes de serem feitos os cálculos que combinem com a sua empresa e que não tenham impedimentos legais.

‍O artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II, estabelece a obrigatoriedade e detalhes de como fazer a folha de pagamento. Veja abaixo:

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Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos; 

Então, para elaborar a folha de pagamento deve-se seguir alguns passos que vamos acompanhar abaixo. É importante a empresa elaborar um checklist de acordo com a necessidade, para assim evitar erros.

1º passo: Informações cadastrais

• Conferir o CNAE preponderante

• Conferir a alíquota do RAT x FAP

Essas informações cadastrais são muito importantes para o momento de apuração dos encargos, então, logo no cadastro da empresa, é preciso ter uma atenção a esses dados.

2º passo: No cartão de ponto

• Apurar os cartões de ponto de todos os empregados

• Verificar prêmios e gratificações

• Apurar e ajustar as horas-extras

• Checar funcionários que recebem cargo de confiança

• Comissões

• Adicional de periculosidade e insalubridade

• Adicional noturno

Com esses dados, o profissional responsável pela folha de pagamento já pode ter uma base para os eventos que irão constar na folha de pagamento.

3º passo: Afastamento e férias

• Análise dos afastamentos e retornos para o lançamento no mês;

• Verificar se foi enviado para o E-social (S-2230)

• Observar as licenças

Atenção a esses lançamentos, pois eles podem interferir no cálculo da folha do funcionário que está de férias ou de licença médica. Importante que essas informações estejam no E-social.

4º passo: Admissões e Rescisões

• Lançamento das admissões e rescisões

• Verificar se o envio de admissões foi enviado ao E-social (S-2200)

• Verificar se o envio de rescisão foi enviado ao E-social (S-2250 e S-2299)

Com essas informações, será calculado o salário proporcional para os funcionários admitidos no decorrer do mês e verificar os lançamentos dos valores pagos em rescisão para apurar os encargos devidos.

5º passo: Lançamentos de eventos para fechamento de folha

• Calcular e conferir convênios e serviços

• Conferir pensões alimentícias

• Exportar o vale-alimentação / refeição

• Validar os vale-transporte

• Verificar descontos adicionais

• Conferir o fechamento e cálculo de INSS

• Conferir o fechamento e cálculo de IRRF

• Gerar GFIP para recolhimento do FGTS

• Enviar os eventos mensais para o E-social (S1200 / S1210 / S1250)

• Fazer o fechamento dos eventos periódicos (S1299)

Quais os principais proventos da folha de pagamento?

A folha de pagamento é composta de diversos proventos, que são os valores que o colaborador terá de ganho no mês. Veja abaixo os principais deles:

Salário

É o valor devido do empregador ao empregado. Poderá ser fixo, caso funcionário seja mensalista, ou variável se for horista, em razão do trabalho realizado durante o mês. Esse valor deverá obedecer ao mínimo da categoria e deverá ser consultado através da convenção coletiva.

Salário bruto x salário líquido

O salário bruto, que também pode ser chamado de salário base, é o total da remuneração. Trata-se do valor que fica registrado na carteira de trabalho e será usado como base de cálculo para vários recebimentos do funcionário, como o 13º, seguro desemprego, benefícios da aposentadoria e até para financiamentos e empréstimos.

Já o salário líquido é o valor que cai na conta do empregado, ou “o que sobra” do salário bruto depois de descontadas as contribuições obrigatórias (como INSS) e outros descontos como plano de saúde, atrasos, faltas, etc.

Horas extras

Chamada de horas extraordinárias, este é o adicional para o empregado pelo tempo além do horário firmado em contrato. A legislação prevê que o colaborador poderá fazer até duas horas extras por dia e esse horário será adicionado de mais 50% no mínimo sobre o valor da hora normal.

Como podemos saber qual o valor da hora normal? É bem simples! Vamos pegar o valor do salário do empregado e dividir pela quantidade de horas contratadas.

Por exemplo:

Se o colaborador tem o contrato de 220 horas mensais e o salário de R$ 1.800,00, temos:

1800/220 = 8,18 - então, o valor da hora é de R$ 8,18.

E para colocar o adicional da hora extra, basta fazer o acréscimo de 50% sobre o valor da hora.

DSR – Descanso semanal remunerado

No artigo 67 da Consolidação das Leis do Trabalho, temos:

Art. 67 - Será assegurado a todo empregado um descanso semanal de 24 (vinte e quatro) horas consecutivas, o qual, salvo motivo de conveniência pública ou necessidade imperiosa do serviço, deverá coincidir com o domingo, no todo ou em parte.

A legislação estabelece que a folga ocorra preferencialmente aos domingos e o repouso deve ser de 24 horas, sem possibilidade de divisão desse tempo em horas diárias.

Ele é pago também para horistas, para os colaboradores que tiveram horas extras, comissões ou adicionais noturnos. Mas, como calcular esse valor? Acompanhe:

Valor total do adicional / dias úteis X dias não úteis (domingos e feriados)

Por exemplo:

O colaborador teve R$ 500,00 de horas extras em um mês com 25 úteis e 5 não úteis.

500/25*5 = 100,00 - o colaborador irá receber R$ 100,00 de DSR.

Adicional de periculosidade

O adicional de periculosidade deverá ser pago ao colaborador que desenvolve atividades que oferecem perigos à sua vida, incluindo risco de morte. As atividades estão descritas na NR 16 do MTE:

16.2 O exercício de trabalho em condições de periculosidade assegura ao trabalhador a percepção de adicional de 30% (trinta por cento), incidente sobre o salário, sem os acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participação nos lucros da empresa.

Adicional de insalubridade

Segundo a CLT:

Art . 189 - Serão consideradas atividades ou operações insalubres aquelas que, por sua natureza, condições ou métodos de trabalho, exponham os empregados a agentes nocivos à saúde, acima dos limites de tolerância fixados em razão da natureza e da intensidade do agente e do tempo de exposição aos seus efeitos.

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Quem determina quais são os riscos cobertos pelo benefício é a Norma Regulamentadora NR-15 e a quantia é paga conforme a classificação, em 3 diferentes graus insalubres, que geram adicionais distintos na remuneração do empregado. São eles:

1. Grau mínimo: adicional de 10%;

2. Grau médio: adicional de 20%;

3. Grau máximo: adicional de 40%.

Esses adicionais são pagos sobre o salário mínimo, diferente da periculosidade que é sobre o salário base.

Quais principais descontos da folha de pagamento?

A maior parte dos descontos feitos diretamente na folha de pagamento são parte da contribuição com tributos federais e estaduais, deduções que dizem respeito a outros benefícios que o empregado tem dentro da empresa, ou até decorrentes da sua conduta. Confira quais são esses descontos.

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INSS

O desconto do INSS (Instituto Nacional de Seguro Social) é realizado sobre o valor total da remuneração, e nesse passo entram todos os adicionais que incidirem o INSS. Com ele, o trabalhador terá a garantia dos benefícios da aposentadoria.

Ele é calculado de forma progressiva e é um dos descontos na folha de pagamento. Vale ressaltar que existe um limite de desconto, e caso o trabalhador ganhe mais do que o teto (limite máximo), será descontado o valor limite de acordo com a tabela vigente.

Faltas e Atrasos

As faltas não justificadas pelo trabalhador ou faltas que não tenham o atestado ou comprovantes que justifiquem a ausência, poderão ser descontadas do salário.

Vale transporte

A empresa deve conceder esse valor ao funcionário que optar por receber o vale transporte, independente da distância que ele percorre de casa para o trabalho e vice versa, através do transporte público.

Esse desconto é de 6% sobre o salário e esse benefício é custeado para as despesas com transporte do empregado. Caso o valor entregue pela empresa for maior que o descontado, a empresa irá custear essa diferença.

IRRF

O Imposto de renda retido na fonte é um desconto compulsório sobre o rendimento assalariado. Esse imposto é descontado em folha e o seu cálculo deverá ser feito através da tabela disponibilizada pela receita federal.

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FGTS

A empresa é obrigada a depositar a título de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), até o dia 07 do mês subsequente, o valor correspondente a 8% da remuneração do trabalhador, para que seja utilizado em caso de rescisão.

Esse valor não é custeado pelo trabalhador e sim pela empresa, então não deverá ser descontado do empregado.

Ainda podem existir outros descontos como vale-refeição ou plano de saúde. Por isso, é importante identificar as variações de cada empresa e os benefícios que serão descontados em folha.

Forma e prazo de pagamento de salários

O pagamento dos salários de mensalistas deverá ser realizado no máximo até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido e efetuado em dia útil. Vale lembrar que sábado é considerado um dia útil inclusive para o pagamento de salários, em moeda corrente.

O empregado deve ter o contra-cheque ou Holerith assinado e, caso o empregado seja analfabeto, usar a impressão digital.

Se esse pagamento for realizado através de cheque, a empresa precisa assegurar ao empregado o horário que ele poderá realizar o desconto do cheque.

Dicas para fazer folha de pagamento

Agora que você já sabe a importância da folha de pagamento, veja algumas dicas finais para elaboração dessa documentação.

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Escolha um sistema de folha de pagamento que auxilie e automatize o processo, pois quanto maior a quantidade de funcionários, mais tempo será exigido do profissional. Além, é claro, da redução de erros no momento da elaboração.

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Esteja com os dados dos colaboradores sempre atualizados, como nome, endereço, cargo, salário, descontos e benefícios. A folha de pagamento pode corresponder a personalização de cada empresa, portanto, fique atento.

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Atenção às horas trabalhadas dos colaboradores se a empresa faz o pagamento de horas extras ou se possui um banco de horas formalizado.

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Verifique as principais informações da rotina diária do trabalhador, como faltas, atrasos, horas extras e qualquer outra informação que possa impactar na folha de pagamento. A empresa deve ter o seu checklist para realização dessas obrigações trabalhistas que envolvem a confecção da folha de pagamento e seu encargos, e o profissional precisa estar atualizado das informações para mitigar os erros.

Por isso use dos recursos da ESENARH , para te ajudar.

Fonte de informação : Omie