ROTEIRO PARA O MAPEAMENTO COLABORATIVO DE PROCESSO NO IFPA
Apresentação
A partir da atuação dos servidores em rede, de forma colaborativa, foi utilizado como processo piloto o processo “Progressão por Capacitação TAE”. O aprendizado com esse conjunto de atividades foi utilizado para a definição dos procedimentos necessários à construção do modelo de Mapeamento Colaborativo em Rede (MCR) para o Instituto Federal do Pará (IFPA).
As unidades de Gestão de Pessoas, bem como a representação do EGPGP dos Campi Parauapebas; Santarém e Marabá Industrial participaram, no período entre o segundo semestre de 2020 e o primeiro semestre de 2021, da validação do processo piloto. Também participaram todos os Campi e a Pró Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP).
Fases do modelo
FASE 1 - Planejamento: Diagnóstico, Priorização e Demanda
Essa é a fase do Planejamento, onde a unidade sistêmica como líder da Instância Colegiada (IC), apresenta o Termo de Mapeamento de Processos (TMP) para dar início à ação de mapeamento. Nesse documento devem constar informações do processo, resultado das seguintes etapas anteriores: (Diagnóstico e Priorização de processo).
Nessa fase o EGPGP Central inclui a demanda recebida na programação institucional de mapeamento de processos a partir do Plano de Ação.
Instrumentos Necessários:
· Termo de Mapeamento de Processos (TMP):
· Painel de gerenciamento de processos: Diagnóstico; Consolidação; Priorização; Aprovação; Divulgação; Status de Mapeamento ou de Melhoria do Processo.
FASE 2 - Elaboração da minuta, colaboração e elaboração da versão final do Procedimento Operacional Padrão (POP)
ETAPA 1 - Elaboração da minuta do Procedimento Operacional Padrão (POP): Essa etapa será conduzida pela Equipe de Analista de Processos (EAP) que é composta pela representação do EGPGP e de membros que atuam na área do processo em três campi. A indicação dos membros da EAP deverá constar no TMP e considerar o acúmulo de experiências no tema objeto do processo.
ETAPA 2 - Colaboração e Elaboração da Versão Final: Nessa fase é realizada a execução assistida do processo mapeado, por meio da participação de TODOS os campi, inclusive com a coleta de contribuições de usuários do processo.
Observação 1: Caso o demandante já apresente a minuta do POP no Termo de Mapeamento de Processos (TMP), a ETAPA 1 poderá ser suprimida.
Observação 2: O documento deve ser compartilhado em plataforma digital colaborativa, o que permite a participação efetiva de todas as partes interessadas.
Instrumentos Necessários:
Modelo do Procedimento Operacional Padrão (POP)
FASE 3 - Aprovação e homologação do processo mapeado
Consiste na aprovação e homologação do processo mapeado por meio da emissão do Termo de Aprovação do POP, sob a responsabilidade do demandante (unidade sistêmica), a homologação da aprovação do POP, de responsabilidade do EGPGP Central e a emissão da portaria do POP, de responsabilidade do Gabinete da Reitoria.
Instrumentos Necessários:
Modelo do Termo de Aprovação do POP
Modelo de portaria de institucionalização do POP
3.5 FASE 4 - Gerenciamento dos processos mapeados
Corresponde ao gerenciamento dos processos mapeados, onde o lançamento do POP no SIG do IFPA são de responsabilidade do demandante, o registro e a divulgação do registro do novo processo no SIGED são de responsabilidade do EGPGP Central. A ação de divulgação do POP é também de responsabilidade do demandante.
Instrumentos Necessários:
portaria de institucionalização do POP publicada
Procedimento Operacional Padrão (POP)
Termo de Aprovação do POP
VANTAGENS DO MODELO
DIFERENTES FRENTES DE TRABALHO
Cada unidade sistêmica poderá iniciar os trabalhos de mapeamento de seus processos, bastando para isso, instituir a instância colegiada que deverá ser composta por um representante da Unidade Sistêmica como presidente e 1 (um) representante de cada campus da IFPA, da unidade correspondente. Como exemplo, podemos citar o Fórum de Gestão de Pessoas do IFPA composto pelo Pró-reitor e os gestores de Gestão de Pessoas dos Campi.
SOLUÇÃO DE TECNOLOGIA INTEGRA FERRAMENTAS JÁ EXISTENTES
A fase de gerenciamento dos processos, constitui uma das mais delicadas, uma vez que não se pode perder o controle das versões homologadas dos processos, para isso, em parceria com a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), foi definida a utilização do SIPAC e do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (SIGED).
