Verfahrensdokumentation und IKS: Dein Schutzschild bei der Betriebsprüfung. 🛡️

Wer heute ein Unternehmen führt, kommt an den strengen GoBD-Vorgaben nicht mehr vorbei. Das Finanzamt möchte ganz genau wissen, wie deine steuerlich relevanten Daten entstehen, verarbeitet und archiviert werden. Hier spielen zwei Begriffe eine zentrale Rolle: die Verfahrensdokumentation und das Interne Kontrollsystem (IKS).

 Die Verfahrensdokumentation ist deine Landkarte. Sie beschreibt formal und detailliert den gesamten Weg deiner Daten. Von der Erfassung des Umsatzes bis zur zehnjährigen Archivierung wird hier alles festgehalten.

 Das IKS ist dein Navigationssystem. Es stellt in der Praxis sicher, dass die in der Dokumentation festgelegten Regeln auch wirklich gelebt und regelmäßig kontrolliert werden.

Ein Betriebsprüfer muss allein anhand dieser Unterlagen verstehen können, wie deine Prozesse ablaufen und wie die Unveränderbarkeit der Daten sichergestellt wird. Mit einer modernen Kassenlösung wie Kasse Speedy PRO auf Android-Basis hast du bereits ein starkes technisches Fundament. Die Software ist TSE-konform und protokolliert jeden Geschäftsvorfall lückenlos.

 - Vollständige System- und Prozessbeschreibung.

 - Klare Regelung von Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechten.

 - Automatisierte Datensicherung und rechtssichere Archivierung.

 - Unterstützung der neuen Meldepflicht über ELSTER seit Januar 2025.

Denk daran, dass seit Beginn des Jahres 2025 jedes elektronische Aufzeichnungssystem beim Finanzamt gemeldet werden muss. Unsere Systeme unterstützen dich dabei, die benötigten Informationen stressfrei zusammenzustellen. So bleibst du rechtssicher und kannst dich voll auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

Hier findest du alle wichtigen Informationen und unsere Kanäle:

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Welche Kassensysteme gibt es und wo sind die Unterschiede?

Die Entscheidung für ein passendes Kassensystem ist ein zentraler Baustein für den Erfolg deines Unternehmens. Es geht darum Arbeitsabläufe zu optimieren Kosten zu senken und gleichzeitig alle rechtlichen Vorgaben wie GoBD und KassenSichV zu erfüllen. Die Auswahl am Markt ist groß und reicht von der klassischen offenen Ladenkasse bis hin zu hochmodernen Cloud-Lösungen. Während offene Ladenkassen heute kaum noch praktikabel sind da sie einen enormen Aufwand beim täglichen Zählen und Dokumentieren erfordern bieten elektronische Registrierkassen oft nicht die nötige Flexibilität.PC-Kassen basieren auf herkömmlicher Computer-Hardware sind jedoch im hektischen Tagesgeschäft oft unhandlich. Moderne POS-Systeme hingegen sind spezialisierte Kombinationen aus Hard- und Software die direkt am Point of Sale für reibungslose Transaktionen sorgen. Besonders Tablet-Kassen haben sich als Standard für Mobilität und Funktionsvielfalt etabliert. Sie dienen nicht nur dem Kassiervorgang sondern fungieren als Assistenten für deine Mitarbeiter. Cloud-basierte Systeme speichern alle Daten sicher auf externen Servern sodass du von überall auf der Welt den Überblick über dein Business behältst. Mobile Kassen integrieren Scanner, Drucker und Zahlung in einem Gerät. Verwechsle dabei nicht die POS-Kasse mit dem POS-Terminal. Das POS-Terminal ist lediglich das Kartenlesegerät während die POS-Kasse dein gesamtes Verwaltungssystem darstellt. Mit Easykasse findest du die Lösung die perfekt zu deinem Bedarf passt. Erfahre mehr unter den folgenden Links: 

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Digitaler Workflow: Das Zusammenspiel von Kasse und DATEV einfach erklärt.

Viele Unternehmer fragen sich wie ihre täglichen Umsätze sicher beim Steuerberater landen. Oft wird dabei DATEV fälschlicherweise für eine Kasse gehalten. Tatsächlich ist es eine mächtige Buchhaltungsplattform auf der Fachleute deine Daten verarbeiten. Deine moderne Kasse von Easykasse fungiert hier als präziser Datenlieferant. Sie zeichnet jeden Verkauf TSE-konform auf und erstellt daraus einen fertigen Datensatz. Dieser sogenannte FIBU-Export ist bereits nach den gängigen Kontenrahmen wie SKR03 oder SKR04 sortiert. Ein manuelles Kassenbuch wie DATEV Kassenbuch online wird dadurch für dich völlig überflüssig. Du musst keine Belege mehr händisch nachpflegen oder doppelt erfassen. Am Monatsanfang genügt ein kurzer Export in den Einstellungen deiner Kasse. Diese Datei schickst du einfach per Mail an deine Kanzlei. Dort können die Daten direkt importiert werden als kämen sie aus dem eigenen System. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen massiv. So bleibt dir mehr Raum für dein eigentliches Kerngeschäft.

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Gutscheine rechtssicher verwalten: Warum Nummern wichtiger sind als Papier

In der Welt der Gastronomie und des Handels sind Gutscheine ein zweischneidiges Schwert. Sie bringen sofortige Liquidität aber buchhalterisch sind sie erst einmal nur eine Verbindlichkeit. Erst wenn dein Kunde den Code wirklich einlöst entsteht ein steuerpflichtiger Umsatz für dein Unternehmen. Das Finanzamt schaut hier ganz genau hin weil ohne klare Zuordnung schnell der Verdacht auf unsaubere Buchführung aufkommt. Ein einfacher Knopf in der Kasse mit der Beschriftung Gutschein-Verkauf ohne weitere Details reicht bei einer Betriebsprüfung meist nicht aus. Die Prüfer wollen eine lückenlose Historie sehen. Jede Karte braucht eine eindeutige fortlaufende Nummer die vom ersten Verkauf bis zur finalen Einlösung nachverfolgbar bleibt. Moderne TSE-Systeme erledigen das heute zum Glück vollautomatisch. Sie erstellen eine digitale Akte für jeden Bon und speichern die Daten sicher in der TSE-Einheit. Ein altmodisches Gutscheinbuch aus Papier ist damit Geschichte. Mit Easykasse hast du die Sicherheit, dass jede ID korrekt verknüpft ist und alle Exporte den GoBD-Vorgaben entsprechen. So verwandelst du deine Gutscheine in ein echtes Marketing-Tool ohne Angst vor der nächsten Prüfung zu haben. Entdecke jetzt wie einfach digitale Gutscheinverwaltung sein kann.

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Umweltbewusst kassieren: Der digitale Beleg als smarter Standard

Seit der Einführung der Belegausgabepflicht im Jahr 2020 hat sich der Berg an problematischem Thermopapier massiv vergrößert. Doch die gesetzliche Vorgabe bedeutet nicht zwangsläufig mehr Müll in deinem Betrieb. Ein Beleg kann nämlich laut KassenSichV genauso gut elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Das schont nicht nur die Umwelt sondern spart dir als Unternehmer auch bares Geld für unzählige Bonrollen und deren Entsorgung. Herkömmliches Thermopapier enthält oft gesundheitsschädliche Stoffe und darf nicht im Papiermüll landen. Mit einer digitalen Lösung wie einem QR-Code am Kundendisplay bietest du einen modernen Service ganz ohne Datensammelei. Der Beleg landet direkt auf dem Smartphone deiner Gäste und kann nicht mehr verloren gehen oder verblassen. Das ist besonders für Garantieansprüche oder die Buchhaltung ein riesiger Vorteil. Dein Unternehmen wirkt dadurch nachhaltig und technisch auf dem neuesten Stand. Werde jetzt Teil der papierlosen Revolution.

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Digitalisierung in der Gastronomie: Mehr als nur ein Trend 🍽️

Die moderne Gastronomie befindet sich in einem spannenden Wandel. Während traditionelle Werte nach wie vor das Herzstück jedes Betriebs bilden, übernehmen digitale Werkzeuge im Hintergrund die Regie. Aktuelle Daten zeigen deutlich: Über 86 Prozent der Gastronomen verlassen sich heute im Alltag voll und ganz auf ihre digitalen Kassensysteme. Es ist kein Geheimnis mehr, dass eine intelligente Kasse weit mehr ist als nur ein Ort zur Geldaufbewahrung – sie ist das Steuerzentrum für effiziente Abläufe.

Neben der Kasse gewinnen weitere digitale Bausteine an Bedeutung. Rund ein Drittel der Betriebe pflegt eine eigene Website als digitale Visitenkarte. Auch Funkboniersysteme, die den Service direkt am Gast beschleunigen, sowie digitale Reservierungstools und Gutscheinprogramme sind bei jedem vierten Betrieb fest etabliert. Diese Technologien stärken nicht nur die Effizienz, sondern binden Gäste langfristig an das Unternehmen. Interessanterweise bleiben Nischen wie reine Online-Lieferdienste oder Abholservices mit unter 10 Prozent noch deutlich hinter den stationären Lösungen zurück. Das zeigt: Der Fokus liegt klar auf der Optimierung des Vor-Ort-Erlebnisses.

Was Easykasse für dich tun kann:

Wir unterstützen dich dabei, die bewährten digitalen Standards in deinen Betrieb zu holen. Ob hocheffizientes Funkbonieren für kürzere Wege oder integrierte Gutscheinsysteme für mehr Umsatz – wir liefern die Technik, die sich in der Praxis bewährt hat.

Digitaler Fortschritt für deinen Erfolg:

✅ Optimierte Kassenabläufe für maximale Entlastung

✅ Professionelle Funkboniersysteme für schnellen Service

✅ Einfache Verwaltung von Reservierungen und Treueprogrammen

✅ Rechtssichere und zukunftsorientierte Softwarelösungen

✅ Individuelle Beratung für deinen gastronomischen Weg

Hier findest du alles Wichtige:

Hauptseite: https://easykasse.com

Startseite: https://sites.google.com/view/easykasse/startseite

Blog: https://sites.google.com/view/easykasse/blog

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Immer mehr Betriebe setzen auf bargeldlose Bezahlung – und das könnte schon bald zur Pflicht werden. Doch statt einer Belastung ist das für dich eine große Chance: Weniger Aufwand, mehr Effizienz und zufriedene Kunden.

Mit Easykasse integrierst du moderne Zahlmethoden direkt in dein Kassensystem. Ob Bar, Karte oder digital – du entscheidest, wie deine Gäste zahlen. Dabei bleibst du rechtssicher, modern und sparst Zeit im täglichen Ablauf.

💡 Früh handeln lohnt sich:

Wer jetzt umsteigt, profitiert von niedrigeren Einstiegskosten, flexibler Hardware-Integration und zukunftssicherer Technik.

Ob mit klassischem Terminal oder integrierter All-in-One-Kassenlösung – du bist perfekt vorbereitet, wenn Kartenzahlung bald zur Pflicht wird.

✅ Digital statt Bargeld

✅ Weniger Aufwand im Tagesgeschäft

✅ Rechtssicher und modern

✅ Optimaler Service für deine Gäste

✅ Zukunftssichere Investition

➡️ Mehr erfahren unter easykasse.com oder direkt im easykasse-shop.com

Immer mehr Betriebe setzen auf bargeldlose Bezahlung – und das könnte schon bald zur Pflicht werden. Doch statt einer Belastung ist das für dich eine große Chance: Weniger Aufwand, mehr Effizienz und zufriedene Kunden.

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Mit der integrierten Lagerverwaltung von Easykasse behältst du jederzeit den Überblick über deine Bestände – automatisch, übersichtlich und in Echtzeit. Keine Engpässe mehr, keine Überbestände – dein System zeigt dir, was nachbestellt werden muss, bevor es knapp wird.

💡 Das bedeutet:

• Artikelbewegungen, Verkäufe und Nachbestellungen werden direkt im Kassensystem erfasst.

• So weißt du immer genau, welche Produkte gut laufen, wo Nachschub gebraucht wird und welche Artikel im Lager liegen bleiben.

✅ Echtzeit-Überblick über alle Lagerbestände

✅ Automatische Bestandsanpassung bei Verkäufen

✅ Smarte Nachbestellfunktionen

✅ Keine Engpässe oder Fehlbestände

✅ Ideal für Gastronomie, Handel und Dienstleister

Behalte das Wichtigste täglich im Blick und spare Zeit bei Verwaltung und Planung – mit der digitalen Lagerverwaltung von Easykasse.

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Du willst dein Geschäft digital erweitern und deinen Umsatz steigern? Mit Easykasse kannst du dein Kassensystem direkt mit deinem Onlineshop verbinden – einfach, sicher und vollautomatisch.

💡 Das bedeutet:

- Deine Artikel, Preise und Bestände werden automatisch synchronisiert – keine doppelte Pflege, keine Fehler, kein Aufwand.

- Verkäufe aus deinem Webshop, Laden oder deiner Gastro fließen zentral in dein Kassensystem.

- So hast du jederzeit den Überblick über alle Umsätze und Lagerbestände – egal, von welchem Gerät aus.

✅ Zentrale Verwaltung von Online- & Vor-Ort-Verkäufen

✅ Echtzeit-Synchronisierung von Artikeln, Preisen & Lager

✅ Keine doppelten Eingaben oder Übertragungsfehler

✅ Mehr Reichweite durch Onlineverkauf

✅ Einheitliches Reporting und transparente Umsätze

Erreiche mehr Kunden, vereinfache deine Abläufe und profitiere von digitaler Effizienz.

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Du möchtest dein Geschäft erweitern und neue Kunden erreichen? Mit Easykasse kannst du dein Kassensystem direkt an Lieferdienste und Online-Bestellplattformen anbinden – ganz einfach über API-Schnittstellen (Details auf Anfrage).

- 💡 Das bedeutet:

- Deine Kasse empfängt Bestellungen automatisch, als würde der Gast direkt vor Ort bestellen.

- Keine doppelte Eingabe, keine Übertragungsfehler, kein Stress – alles läuft digital und in Echtzeit.

- Ob Lieferdienst, Abholservice oder externe Plattform – Easykasse sorgt dafür, dass jede Bestellung nahtlos in dein System fließt, inklusive Artikel, Preise und Zahlungsarten.

✅ Automatische Bestellübertragung

✅ Einheitliche Verwaltung von Online- und Vor-Ort-Verkäufen

✅ Zeitersparnis und höhere Effizienz

✅ Keine Fehleingaben oder Missverständnisse

Erweitere dein Geschäftsfeld, gewinne neue Kunden und bleib dabei immer digital bestens aufgestellt.

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Mit Easykasse kannst du Mitarbeiterzeiten direkt an der Kasse erfassen und auswerten – einfach, digital und transparent. Deine Mitarbeiter stempeln sich beim Arbeitsbeginn und -ende direkt über das Kassensystem ein und aus. So entstehen präzise Zeitdaten für jeden Tag, jede Schicht und jeden Mitarbeiter. Das spart nicht nur Papier und manuelle Nachträge, sondern sorgt für verlässliche Aufzeichnungen, die auch bei Prüfungen oder Nachweisen genutzt werden können.

💡 Perfekt für Gastronomie, Handel und Dienstleistung:

• Schichtpläne effizient verwalten

• Arbeitszeiten automatisch dokumentieren

• Transparente Auswertungen für Lohnabrechnung oder Kontrolle

So hast du jederzeit einen klaren Überblick über dein Team und kannst Arbeitszeiten fair und korrekt abrechnen.

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Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) führt, muss ebenfalls eine ordnungsgemäße Kassenführung gewährleisten.

Das bedeutet: jede Bargeldbewegung – ob Einnahme oder Ausgabe – muss lückenlos, unveränderbar und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Mit Easykasse gelingt das automatisch:

💰 Alle Bargeldtransaktionen werden in Echtzeit gespeichert

🔒 Die Daten sind fälschungssicher und revisionskonform

📊 Jederzeit abrufbar für Steuerberater oder Finanzamt

So ersparst du dir das manuelle Führen eines Kassenbuchs und minimierst das Risiko von Fehlern oder Nachfragen bei einer Prüfung.

💡 Tipp: Auch bei der EÜR gelten die GoBD-Richtlinien!

Mit Easykasse bist du auf der sicheren Seite – gesetzeskonform, digital und effizient.

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Biete deinen Gästen die Freiheit, so zu zahlen, wie sie möchten – bar, per Karte, per Watch - ganz digital.

Mit Easykasse unterstützt du alle modernen Zahlungsarten und kombinierst Komfort, Schnelligkeit und Sicherheit in einem System.

💳 Kartenzahlung – kontaktlos, mit PIN, per Smartphone oder Watch

💰 Barzahlung – klassisch und zuverlässig

📱 Digitale Zahlungen – Apple Pay, Google Pay & Co.

So sorgst du für zufriedene Kunden und sparst gleichzeitig Zeit an der Kasse.

Durch die direkte Anbindung deines Kassensystems an moderne Zahlungsterminals läuft jeder Bezahlvorgang schnell, sicher und fehlerfrei.

✅ Schnellere Abwicklung

✅ Mehr Kundenzufriedenheit

✅ Volle Integration ins Kassensystem

✅ Automatische Buchung & Belegerstellung

Mit Easykasse bietest du maximale Flexibilität bei minimalem Aufwand – und bleibst immer auf dem neuesten Stand der Zahlungstechnologie.

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Jede elektronische Kasse in Deutschland muss über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.

Sie stellt sicher, dass alle Kassenvorgänge fälschungssicher aufgezeichnet und manipulationsgeschützt gespeichert werden – das ist ein zentraler Bestandteil der gesetzlich verpflichtenden Kassensicherungsverordnung.

Mit den TSE-Lösungen von Easykasse bist du immer auf der sicheren Seite.

Egal ob du dich für eine lokale Hardware-TSE von Swissbit oder eine Cloud-basierte Variante (Fiskaly) entscheidest – beide erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und sind GoBD- sowie DSFinV-K-konform.

💡 Was bedeutet TSE genau?

Die technische Sicherheitseinrichtung ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Komponente.

Sie speichert jeden Kassenvorgang revisionssicher und erstellt eine digitale Signatur, die jeden Beleg eindeutig macht.

Deine Vorteile:

✅ Gesetzeskonforme Aufzeichnung deiner Verkäufe

✅ Schutz vor Manipulation und Datenverlust

✅ Wahl zwischen lokaler oder Cloud-TSE

✅ Automatische Updates für neue gesetzliche Vorgaben

Mit Easykasse entscheidest du selbst, welche Lösung besser zu deinem Betrieb passt – flexibel, sicher und immer aktuell.

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Ob Preise, Artikel oder Mitarbeiterdaten – wer seine Stammdaten regelmäßig aktualisiert, arbeitet effizienter und sicherer.

Mit der Echtzeit-Stammdatenpflege von Easykasse kannst du deine Daten jederzeit und von jedem Gerät aus anpassen – egal ob im Büro, im Lager oder unterwegs.

💡 Was bedeutet Echtzeit-Stammdatenpflege?

Sobald du Änderungen vornimmst, werden diese sofort systemweit übernommen.

Neue Preise, geänderte Artikel oder aktualisierte Lagerbestände erscheinen unmittelbar an allen Kassen und Geräten.

Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Fehler und Missverständnisse im täglichen Betrieb.

Kein manuelles Abgleichen mehr zwischen Geräten, keine veralteten Daten – alles bleibt automatisch synchron.

✅ Änderungen sofort sichtbar

✅ Zugriff von PC, Tablet oder Smartphone

✅ Keine doppelten Datenbestände

✅ Zeitersparnis & höhere Datenqualität

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Bestellungen erscheinen mit Easykasse direkt in Küche oder Bar – automatisch, klar und in Echtzeit.

So weiß dein Team sofort, was zu tun ist, ohne dass Bestellzettel verloren gehen oder Missverständnisse entstehen.

Gerade in Stoßzeiten kann eine falsche oder verspätete Kommunikation teuer werden:

Falsche Gerichte, längere Wartezeiten oder unzufriedene Gäste sind die Folge.

Mit einem integrierten Küchendruck- und Bondrucksystem läuft dein Service reibungslos.

💡 Warum das wichtig ist:

Digitale Druckprozesse sparen Zeit, vermeiden Fehler und sorgen für klare Abläufe.

Kellner geben Bestellungen direkt über die Kasse ein – und Sekunden später erscheint sie am richtigen Drucker.

Ob Bar, Küche oder Theke – jede Station erhält nur die relevanten Informationen.

✅ Sofortige Druckausgabe

✅ Bessere Kommunikation im Team

✅ Mehr Überblick und Effizienz

✅ Zufriedenere Gäste

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Darf auf dem Kassenbon einfach nur „Pullover“l, „Jeans“, „Pizza“ oder „Getränk“ stehen, ohne genaue Bezeichnung?

Diese Frage stellen sich viele Gastronomen, Einzelhändler und Kioskbetreiber.

Grundsätzlich gilt: Je genauer die Artikelbezeichnungen, desto sicherer bist du unterwegs. Das Finanzamt verlangt, dass die verkauften Artikel so beschrieben werden, dass sie eindeutig identifiziert werden können. Eine Bezeichnung wie „Pizza Funghi“ oder „Coke Zero 0,33 l“ ist daher besser als nur „Pizza“ oder „Softdrink“.

Warum ist das wichtig?

Bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung muss erkennbar sein, was genau verkauft wurde. Nur dann ist dein Kassenbuch GoBD-konform. Allgemeine Sammelbezeichnungen können als mangelnde Transparenz gewertet werden – und das kann teuer werden.

💡 Tipp: Moderne Kassensysteme wie Easykasse ermöglichen es dir, detaillierte Artikel mit klaren Namen, Preisen und Warengruppen zu hinterlegen – einfach, schnell und gesetzeskonform.

So bist du auf der sicheren Seite und hast jederzeit nachvollziehbare, prüfungssichere Belege.

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Wer sein Unternehmen erfolgreich führen will, braucht den Überblick über seine Zahlen – und zwar in Echtzeit. Mit modernen Kassensystemen von Easykasse bekommst du deine Umsätze sofort und transparent angezeigt. Kein Warten mehr auf den Tagesabschluss oder auf Berichte vom Steuerberater: Du siehst jederzeit, wie dein Geschäft läuft.

Ob im Einzelhandel, in der Gastronomie, im Kiosk oder im Handwerk – tagesaktuelle Zahlen helfen dir, schneller Entscheidungen zu treffen. Welche Produkte laufen besonders gut? Wo liegen Schwankungen? Wann lohnt sich Nachbestellen oder Personalplanung? Mit Echtzeit-Umsatzauswertungen erkennst du Trends sofort und steuerst dein Unternehmen gezielt und effizient.

💡 Besonders praktisch: Die Daten werden automatisch gespeichert, lassen sich exportieren und sind jederzeit auswertbar – direkt auf deinem Tablet, Smartphone oder PC.

So wird Buchhaltung endlich transparent und smart.

Mit Easykasse hast du alles im Blick – vom ersten Bon bis zum Monatsabschluss.

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Mit SoftPOS beginnt die nächste Evolutionsstufe des bargeldlosen Bezahlens. Dank dieser innovativen Technologie kannst du deine Kassenhardware, dein Kassen-Smartphone oder dein Kassen-Tablet (NFC-Schnittstelle ist Voraussetzung) ganz einfach in ein vollwertiges Kartenterminal verwandeln – ohne zusätzliche Hardware, Kabel oder Wartungskosten.

Ob im Einzelhandel, auf Wochenmärkten, im Lieferservice oder in der Gastronomie – überall, wo mobil kassiert wird, überzeugt SoftPOS durch einfache Handhabung und niedrige Kosten. Die Installation erfolgt über eine App, mit der du sofort kontaktlose Zahlungen per EC-, Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay akzeptieren kannst.

Ein weiterer Vorteil: SoftPOS ist rechtssicher, GoBD-konform und TSE-fähig. In Kombination mit modernen Kassensystemen von Easykasse wird dein Device zu einem kompakten All-in-One-System für Verkauf, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung.

Du sparst nicht nur Anschaffungskosten, sondern auch Zeit bei der täglichen Abrechnung. Ideal für alle, Start-ups und Betriebe, die flexibel und mobil bleiben wollen.

Mit SoftPOS bist du bereit für die Zukunft des Bezahlens – schnell, einfach und sicher.

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Wer mit Bargeld arbeitet, kommt um ein korrekt geführtes Kassenbuch nicht herum. Unternehmer, Selbstständige und Händler sind gesetzlich verpflichtet, alle Bar-Einnahmen und -Ausgaben lückenlos zu dokumentieren. Das Kassenbuch ist dabei kein optionales Extra, sondern Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung.

Was gehört ins Kassenbuch

Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch muss folgende Daten enthalten:

- Datum

- Belegnummer

- Buchungstext

- Einnahme/Ausgabe mit Steuersatz

- Zweck der Buchung

- aktueller Kassenbestand

Alle Vorgänge müssen nachvollziehbar, vollständig, zeitnah, geordnet und unveränderbar dokumentiert werden. Nur dann gilt die Kassenführung als rechtlich korrekt und kassensturzfähig – also jederzeit prüfbar.

Excel & Papier? Lieber nicht

Excel erscheint praktisch – ist aber nicht GoBD-konform, da Einträge verändert oder gelöscht werden können, ohne dass das sichtbar bleibt. Handschriftliche Bücher bergen ähnliche Risiken. Wer auf Nummer sicher gehen will, nutzt eine professionelle Kassenbuch-Software, die alle GoBD-Anforderungen erfüllt.

Warum digitale Lösungen besser sind

- weniger Fehler durch Automatisierung

- Cloud-Backup schützt vor Datenverlust

- TSE- und Finanzamt-konform

- schneller Zugriff bei Betriebsprüfungen

- seriöser Eindruck bei Kunden und Behörden

Fazit

Ein sauberes Kassenbuch kann vor Ärger mit dem Finanzamt schützen. Moderne Kassensysteme mit integriertem Kassenbuch erleichtern dir die Arbeit und sorgen für Sicherheit.

Wenn du ein elektronisches Kassensystem nutzt, musst du es beim Finanzamt anmelden – das ist gesetzlich vorgeschrieben (§146a AO). Diese Meldung erfolgt ausschließlich digital, in der Regel über das ELSTER-Portal. Viele Kassenlösungen bieten inzwischen eine Exportfunktion für die nötigen Daten, sodass du diese direkt übernehmen kannst.

Warum ELSTER?

Die Anmeldung läuft über das Portal Mein ELSTER, auf dem du ein Zertifikat erzeugst, um deine Daten sicher zu übertragen. Alternativen zur digitalen Meldung sind nur in absoluten Ausnahmefällen zulässig – etwa wenn du nachweislich keinen Internetzugang hast. Selbst dann liegt die Entscheidung beim Finanzamt. Alle Formulare anzeigen, Sonstige Formulare öffnen, dann Anmeldung Aufzeichnungssysteme öffnen. Auf Anfrage stellen wir eine Kurzanleitung zur Verfügung.

Kein ELSTER-Zugang? Keine Panik.

Wenn du noch keinen eigenen Zugang hast, solltest du:

1. dich sofort registrieren (Dauer: meist 7–14 Tage),

2. dein Finanzamt informieren, damit keine Fristverletzung eintritt,

3. alternativ deinen Steuerberater beauftragen, der mit seinem eigenen ELSTER-Zugang die Meldung übernehmen kann.

Die Schritte zur Registrierung:

1. Online-Konto anlegen (E-Mail mit Link kommt sofort)

2. Brief mit Aktivierungscode (3–7 Werktage)

3. Abschluss mit dem Code → Zertifikatsdatei speichern (diese Datei ist eine von mehreren Möglichkeiten sich für das Portal zu zertifizieren. Das muss bei jeder Öffnung gemacht werden. Diese Zertifikatsdatei (.pfx) brauchst du also für jeden Login ins ELSTER-Portal. Alternativ gehst du über die Handy-App Elster-Secure in das Elster-Portal.

Unser Tipp:

Frühzeitig mit den Finanzämtern kommunizieren. Und: Frag deinen Steuerberater, ob er das für dich übernehmen kann – oft geht es dann innerhalb von Stunden.

Die digitale Buchhaltung ist heute mehr als ein Trend – sie ist ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen, schlanken und gesetzeskonformen Büroalltag. Insbesondere für Einzelhändler, Gastronomen und Dienstleister ergeben sich daraus große Vorteile: Zeit sparen, Prozesse automatisieren, Kosten senken.

Was ist digitale Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung, oft auch als Buchhaltung 4.0 bezeichnet, meint die softwaregestützte Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Geschäftsvorgängen. Belege werden nicht mehr manuell abgeheftet oder ausgedruckt, sondern digital erfasst, gespeichert und zentral aufbewahrt – oft in der Cloud.

Buchhaltung vs. Buchführung

Rechtlich wichtig: Buchhaltung und Buchführung sind nicht dasselbe. Wer buchführungspflichtig ist (z. B. Kaufleute), muss eine doppelte Buchführung führen. Kleinunternehmer oder Freiberufler dagegen dürfen häufig eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verwenden. In beiden Fällen kann eine digitale Lösung helfen, Vorgänge effizient zu dokumentieren.

Vorteile in der Praxis

• Echtzeit-Auswertungen

• Digitale Kassenbücher

• Datev-Export für Steuerberater

• Revisionssichere Archivierung

• Automatisierte Abläufe

So können Unternehmen auch ohne eigene Buchhaltungsabteilung effizient und rechtskonform arbeiten.

GoBD & Gesetzeslage

Die Anforderungen an digitale Buchhaltung sind durch die GoBD geregelt – gültig seit 2020. Sie stellen sicher, dass digitale Aufzeichnungen unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit prüfbar sind. Wer dies sicherstellen will, setzt auf digitale Kassensysteme, die bereits alle nötigen Funktionen beinhalten.

Mit der richtigen Lösung gelingt der Einstieg in die digitale Buchhaltung – gesetzeskonform, benutzerfreundlich und skalierbar.

Seit 2018 Realität: Die unangekündigte Kassennachschau.

Ein Werkzeug des Finanzamts zur Bekämpfung von Steuerbetrug – und für viele Unternehmer eine unangenehme Überraschung. Aber keine Sorge: Wer vorbereitet ist, hat nichts zu befürchten.

Was ist die Kassennachschau?

Die unangekündigte Kassennachschau wurde mit dem § 146b AO eingeführt – als Teil des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Seitdem dürfen Steuerprüfer ohne Vorankündigung während der Öffnungszeiten Geschäfte betreten und Einblick in Kassen und Buchungen verlangen.

Sie betrifft alle Unternehmen, die mit einer offenen oder elektronischen Kasse arbeiten – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

Was darf der Prüfer?

• ✅ Identifikation: Der Prüfer muss sich mit Dienstausweis ausweisen und eine schriftliche Prüfungsanordnung vorlegen.

• ✅ Zugang: Das Geschäft darf während der Öffnungszeiten betreten werden.

• ✅ Einsicht: Es darf Einsicht in Kassendaten, Bedienungsanleitungen, Tagesabschlüsse und Aufzeichnungen verlangt werden.

• ✅ Kassensturz: Bei offener Ladenkasse kann ein sofortiger Kassensturz angeordnet werden.

Nicht erlaubt: Das Betreten von Privaträumen oder Wohnadressen – es sei denn, ein gesonderter richterlicher Beschluss liegt vor.

Deine Pflichten als Unternehmer

• Halte Bedienungsanleitung, TSE-Protokolle und Exportfunktionen bereit.

• Stelle sicher, dass dein Kassensystem einen DSFinV-K-konformen Export erlaubt.

• Sorge dafür, dass alle Buchungen nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert sind.

• Bei offener Kasse: Kassenbuch, Tagesberichte und Barbestände korrekt führen.

Vorbereitung ist alles

Wer sauber arbeitet, muss sich nicht fürchten. Moderne Kassensysteme ermöglichen jederzeit den Export der benötigten Daten – und sorgen für lückenlose, gesetzeskonforme Dokumentation.

💡 Tipp: Führe eine aktuelle Verfahrensdokumentation, nutze sichere Kassensoftware und schule dein Team – dann bleibt auch bei einer Kassennachschau alles ruhig.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) betreffen alle Unternehmer, die geschäftliche Transaktionen aufzeichnen – ob mit elektronischer Registrierkasse, ERP-Software oder im kleinen Laden mit Barumsatz.

Seit der Verschärfung der Anforderungen durch die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) 2020 und den damit verbundenen Pflichten zur TSE (technische Sicherheitseinrichtung), ist klar: Ohne strukturierte, revisionssichere Prozesse geht es nicht mehr. Und mittendrin: die oft vernachlässigte, aber verpflichtende Verfahrensdokumentation.

Was ist eine GoBD-Verfahrensdokumentation?

Kurz gesagt: Die Verfahrensdokumentation beschreibt in klarer und nachvollziehbarer Form, wer, wann, wie und womit Daten verarbeitet und speichert – insbesondere Belege, Buchungen und steuerlich relevante Unterlagen.

Sie beantwortet Fragen wie:

• Welche Kassensoftware nutzt du?

• Wie werden Rechnungen erzeugt, geprüft und abgelegt?

• Wer hat wann auf Daten Zugriff?

• Wo sind Daten gespeichert – und wie werden sie geschützt?

Wer braucht eine Verfahrensdokumentation?

Alle Betriebe mit elektronischer Datenverarbeitung – von der einfachen Kasse bis zum Cloud-ERP – müssen eine Verfahrensdokumentation vorhalten, die jederzeit bei einer Betriebsprüfung vorzeigbar ist. Es gibt keine Ausnahmefür kleine Betriebe, Kioske oder Imbisse.

Was muss enthalten sein?

Eine vollständige Verfahrensdokumentation besteht mindestens aus:

1. Allgemeiner Beschreibung des Unternehmens und seiner Prozesse

2. Anwenderdokumentation zur verwendeten Software

3. Technischer Systemdokumentation zu IT, Hardware und Backup

4. Betriebsdokumentation, wie mit Belegen, Buchungen und Änderungen umgegangen wird

Sie muss aktuell, strukturiert und nachvollziehbar sein – und im Fall einer Prüfung zeigen, dass du gesetzeskonform arbeitest.

Elektronische Belege richtig aufbewahren

Die GoBD verlangen, dass Belege unveränderbar, vollständig und in chronologischer Reihenfolge gespeichertwerden – für mindestens 10 Jahre. Es reicht nicht, PDFs in beliebigen Ordnern zu speichern. Idealerweise nutzt du eine Software mit zertifizierter Archivfunktion (z. B. revisionssichere Cloudspeicher oder Kassensystem mit TSE und DATEV-Anbindung).

Unser Tipp

Viele Unternehmer scheitern nicht an der Technik, sondern an der fehlenden Dokumentation. Prüfe daher regelmäßig, ob du die GoBD-Vorgaben erfüllst – oder lasse dich beraten.

➡️ Du möchtest wissen, ob dein Kassensystem GoBD-konform ist oder brauchst eine Vorlage für deine Verfahrensdokumentation? Wir helfen dir gern!

Seit der Einführung der KassenSicherungsverordnung (KassenSichV) besteht für alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, eine Meldepflicht beim Finanzamt über ELSTER. Diese sogenannte „Kassenmeldepflicht“ gilt unabhängig davon, ob eine klassische Registrierkasse, ein Tablet-Kassensystem oder eine App-Lösung verwendet wird.

Was bedeutet die Kassenmeldepflicht?

Wenn du eine elektronische Kasse verwendest, musst du diese beim Finanzamt anmelden. Dies geschieht nicht automatisch, sondern aktiv über dein ELSTER-Zertifikat. Auch wenn du schon eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verwendest, ist die Meldung zusätzlich erforderlich.

Was wird gemeldet?

Du musst u. a. folgende Informationen übermitteln:

• Art des Kassensystems (z. B. elektronische Registrierkasse, App-Kasse, Cloud-Kasse)

• Softwarebezeichnung & Version (z. B. iMin POS v2, Kasse Speedy App)

• Seriennummer deiner Kasse

• Name und Seriennummer der TSE

• Bauform der TSE (USB, SD-Karte oder Cloud)

• Hersteller der Kasse/TSE

• BSI-Zertifizierungs-ID der TSE

• Datum der Inbetriebnahme und Ablaufdatum der TSE

Die TSE sorgt dafür, dass alle Kassenvorgänge lückenlos dokumentiert und fälschungssicher gespeichert werden.

Wer ist betroffen?

Alle Unternehmer mit elektronischen Kassensystemen – egal ob Imbiss, Friseur, Einzelhandel oder Dienstleister. Auch mobile Systeme (z. B. mit iMin-Geräten) oder Tablet-Kassen mit Software wie Kasse Speedy sind betroffen.

Achtung bei Cloud-TSE

Wer eine Cloud-TSE nutzt, etwa in Verbindung mit einem SUNMI-Gerät, meldet nicht den physischen TSE-Stick, sondern die Cloud-Komponente. Auch hier gelten eindeutige Seriennummern und Ablaufdaten.

Was passiert, wenn man nicht meldet?

Die Nichteinhaltung kann zu Problemen bei Betriebsprüfungen führen. Es drohen Schätzungen, Sanktionen oder sogar Bußgelder. Die Meldung ist daher rechtlich verpflichtend und sollte nicht aufgeschoben werden.

Unser Tipp:

Wir unterstützen dich bei der ordnungsgemäßen Einrichtung deiner Kasse – von der Auswahl eines TSE-fähigen Systems über die ELSTER-Meldung bis hin zur Kassenprüfung.

Immer wieder taucht im Alltag kleiner Betriebe, Kioske oder Imbisse die Frage auf: Darf ich auf dem Kassenbon nur „Pizza“ oder „Softdrink“ schreiben, statt z. B. „Pizza Funghi“ oder „Coke Zero 0,33“? Die Antwort: Ja, aber nur unter bestimmten Bedingungen.

Das deutsche Steuerrecht – konkret die GoBD, die KassenSicherungsverordnung (KassenSichV) und die Abgabenordnung (AO) – schreibt eine ordnungsgemäße, vollständige und nachvollziehbare Kassenführung vor. Grundsätzlich dürfen Artikelgruppen verwendet werden, wenn diese sich eindeutig abgrenzen lassen und interne Aufzeichnungen detailliert genug sind, um Verkäufe rückverfolgbar zu machen.

Beispiel: Ein Kiosk darf „Softdrink“ buchen, wenn intern klar dokumentiert ist, ob Coke, Fanta oder Spezi verkauft wurde – etwa per Lieferschein, Bestellzettel oder Warenwirtschaft. Freie Preiseingabe ist dann zulässig, wenn alle Getränke einer Gruppe gleich viel kosten.

Problematisch wird es, wenn Artikelgruppen unterschiedliche Preise, Steuersätze oder Margen umfassen. Dann wird eine Einzelartikelbuchung empfohlen. So vermeidest du Konflikte bei Betriebsprüfungen und gewährleistest volle Transparenz.

Für dich als Unternehmer gilt: Je differenzierter deine Artikel in der Kasse sind, desto besser. Ausnahmen für Schnellimbisse oder Kioske gibt es offiziell keine – in der Praxis zeigen sich Prüfer manchmal kulant, wenn die Buchungen plausibel und logisch nachvollziehbar sind.

Kartenzahlung ist für Kunden bequem – aber für Händler mit Kosten verbunden. Viele fragen sich: Warum zahlt man als Geschäftskunde Miete und Transaktionsgebühren für Kartenzahlungen? Die Antwort liegt in der komplexen Struktur des Zahlungssystems.

🔁 Wer ist beteiligt?

Bei jeder Kartenzahlung greifen mehrere technische und finanzielle Akteure ineinander:

• Du als Händler nutzt ein Terminal oder eine App (SoftPOS), um Zahlungen zu akzeptieren.

• Der Kunde zahlt mit Karte oder Smartphone.

• Der Zahlungsdienstleister (z. B. Nexi) stellt die Infrastruktur bereit.

• Der Netzbetreiber (z. B. Nexi) übernimmt die Kommunikation und Autorisierung der Zahlungen.

• Der Acquirer (z. B. Nexi) ist dein Vertragspartner für die Akzeptanz von Kartenzahlungen.

• Die Bank des Kunden (Issuer) oder das Kreditkartenunternehmer (z.B. MasterCard) gibt die Karte aus und autorisiert die Zahlung.

Zusätzlich greifen strenge Regularien, etwa die der Deutschen Kreditwirtschaft und die sogenannte QVC-Zulassung. Diese stellen sicher, dass Hard- und Software wie Terminals, SoftPOS-Apps oder Netzbetrieb sicher, interoperabel und normgerecht funktionieren.

💸 Warum entstehen Kosten?

• Miete für Terminals oder SoftPOS-Apps: Deckung von Hardware-, Lizenz- und Supportkosten.

• Transaktionsgebühren: Jeder Beteiligte erhält einen Anteil für seine Dienstleistung.

• Sicherheitsvorgaben & Zertifizierungen: Diese sorgen für Vertrauen, verursachen aber Aufwand und Prüfkosten.

👉 Fazit: Kartenzahlung ist mehr als ein einfacher Knopfdruck. Es braucht ein sicheres, reguliertes Zusammenspiel vieler Partner – das verursacht Kosten. Dafür erhältst du als Händler eine zuverlässige und schnelle Zahlungsabwicklung, die deine Kundenzufriedenheit steigert.

Die mögliche Abschaffung der Bonpflicht sorgt im Handel wie auch in der Steuerverwaltung für Diskussionen. Seit 2020 waren alle Händler mit elektronischen Kassensystemen gesetzlich verpflichtet, bei jedem Kauf einen Beleg unaufgefordert auszugeben – unabhängig davon, ob der Kunde diesen wünschte oder nicht. Ziel dieser Maßnahme war die Eindämmung von Steuerhinterziehung.

Tatsächlich wurde die Regelung von Anfang an kritisch gesehen: Insbesondere wegen des immensen Papieraufwands und der Kosten im Einzelhandel. Verbände schätzten den finanziellen Mehraufwand für größere Handelsunternehmen auf mehrere Millionen Euro. Auch der Umweltaspekt spielte eine Rolle – viele Bons landeten direkt im Müll.

Gleichzeitig galt die Bonpflicht als Kontrollinstrument, das laut Bundesrechnungshof zur Eindämmung eines Schadens von bis zu 10 Milliarden Euro pro Jahr durch Steuerhinterziehung beitragen sollte. Befürworter der Beibehaltung verweisen darauf, dass der Aufwand für Betrug seither deutlich gestiegen sei. Zudem seien viele Belege inzwischen digital verfügbar.

Ab 2027 soll eine weitere Veränderung greifen: Elektronische Registrierkassen werden für Geschäfte mit einem Jahresumsatz über 100.000 Euro verpflichtend. Ziel ist eine lückenlose, digitale Aufzeichnung aller Umsätze. Während Branchenverbände zusätzliche Kosten und den begrenzten Nutzen kritisieren, fordern Steuerexperten eine konsequentere Umsetzung zur Sicherung fairer Wettbewerbsbedingungen.

Unabhängig von der Bonpflicht bleibt der Anspruch auf einen Kaufbeleg weiterhin bestehen. Entscheidend bleibt künftig, wie gut Kontrollen greifen und wie praktikabel neue Regelungen für kleine und mittelständische Unternehmen gestaltet werden.

Für unsere Kunden setzen wir auf starke Partnerschaften mit führenden Herstellern und Dienstleistern aus den Bereichen Kassentechnologie, Zahlungssysteme, Software und Finanzierung. Gemeinsam mit diesen innovativen Unternehmen realisieren wir moderne, zuverlässige und zukunftssichere Lösungen für den Point of Sale.

Hardware Kassensysteme:

Sunmi - iMin - Zebra - Partner Tech Europe - CONCEPT International - Colormetrics - JARLTECH - PULSA - Multi Data - mtMax - Orderbird (Hardware & Software) - ARTDEV - Metapace - Bixolon

Softwarelösungen:

Kasse SamPOS - Kasse Speedy - Kasse LaCash GmbH & Co. KG - Datenbank SPRINTER Software GmbH

Zahlungslösungen:

Concardis / Nexi - RS2 Beyond - Payment Garage

Leasing & Finanzierung:

ALBIS HiTec Leasing GmbH

Das Thema Pfand ist für viele Imbissbetriebe und Gastronomen ein Stolperstein – gerade bei Take-away-Getränken in Einwegflaschen. Seit 2022/2023 gelten klare gesetzliche Regeln: Wer pfandpflichtige Flaschen verkauft, muss das Pfand korrekt ausweisen und verbuchen. Hier kommt eine kompakte und rechtssichere Übersicht:

1. Pfandpflicht – Ja oder Nein?

- Nahezu alle Einwegflaschen (PET oder Glas) wie Cola, Fanta, Sprite sind pfandpflichtig.

- Die Pflicht gilt auch für Imbiss und Take-away, unabhängig davon, ob die Flaschen zurückkommen.

- Nur wenige Ausnahmen, z. B. bestimmte Importprodukte.

👉 Pfand muss erhoben werden, wenn die Flasche pfandpflichtig ist – alles andere ist ein Verstoß.

2. Pfand separat ausweisen

- Der Pfandbetrag muss gesondert auf der Quittung stehen, z. B.:

- „Cola 0,5 l: 2,25 €“

- „Pfand: 0,25 €“

- Gesamt: 2,50 €

- Keine Mischpreise wie „Cola 2,50 € inkl. Pfand“!

3. Pfand ist nicht umsatzsteuerpflichtig

- Es handelt sich um einen durchlaufenden Posten, vergleichbar mit einer Kaution.

- Der Pfandbetrag wird nicht versteuert.

4. Pfand zählt nicht zum steuerpflichtigen Umsatz

- Nur der Nettopreis des Getränks zählt für Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer.

5. Pfand korrekt buchen

6. Pfand einfach weglassen? Verboten!

- Keine Ausnahme, nur weil kaum jemand zurückbringt.

- Bei Kontrollen durch Zoll, Umwelt- oder Finanzamt drohen Bußgelder.

💡 Fazit für deinen Betrieb:

- Pfand immer getrennt ausweisen

- Pfand nicht versteuern

- Pfandpflicht auch bei Take-away beachten

- Kassensysteme entsprechend anpassen

So handelst du professionell!

Ab 2027 soll für viele Unternehmen in Deutschland eine verbindliche Nutzung von Kassensystemen eingeführt werden – zumindest, wenn der Jahresumsatz über 100.000 Euro liegt. Diese neue Maßnahme wird aktuell politisch vorbereitet und sorgt in vielen Betrieben für Unsicherheit.

Denn: Noch ist unklar, welche Unternehmen genau betroffen sind. Gilt die Regelung nur für Bargeschäfte oder auch für Kartenzahlung? Was bedeutet „Geschäft“ konkret – jede Verkaufsstelle, jede selbstständige Tätigkeit? Und wie sieht es mit Ausnahmen für Handwerker, mobile Verkäufer oder traditionelle Marktstände aus?

Während einige Stimmen auf die Dringlichkeit technischer Lösungen zur Eindämmung von Steuerverstößen pochen, mahnen Experten: Eine gute Vorbereitung braucht Zeit, klare Vorgaben und realistische Übergangsfristen. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen müssen sich auf die Umstellung verlassen können – auch technisch und finanziell.

Nicht jede Branche kann sofort auf ein digitales Kassensystem umsteigen. Deshalb fordern viele Verbände, dass es branchenspezifische Ausnahmeregelungen geben muss – so wie in anderen EU-Ländern auch.

Unser Tipp: Wer heute schon auf moderne Kassentechnologie setzt, ist morgen vorbereitet. Sprechen Sie mit Fachhändlern, prüfen Sie die Anforderungen an Ihre Branche – und investieren Sie mit Weitsicht.

Einzelhandel im Wandel: Warum bargeldloses Bezahlen heute unverzichtbar ist

Kartenzahlung, Mobile Pay & NFC – so machen Sie Ihr Geschäft fit für die Zukunft

Seit der Corona-Pandemie hat sich das Bezahlverhalten der Kundschaft in Deutschland stark verändert: Bargeldlose und kontaktlose Zahlungen sind heute Standard – auch bei kleinen Beträgen. Wer als Händler darauf nicht vorbereitet ist, riskiert Umsatzverluste und unzufriedene, abwandernde Kunden.

Zahlungsmöglichkeiten im Überblick

Heutzutage erwarten Kundinnen und Kunden, mit folgenden Methoden zahlen zu können:

- Girocard (ehemals EC-Karte)

- Debitkarten

- Prepaidkarten

- Kreditkarten (z. B. Visa, Mastercard)

- Kontaktlose Kartenzahlung per NFC

- Mobile Pay (Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay etc.)

- Smartwatches & Smartphones

Diese Zahlungsmethoden lassen sich unkompliziert über moderne Kassensysteme sogar ohne separate Kartenterminals integrieren.

Kontaktlos bezahlen mit NFC – so funktioniert’s

NFC („Near Field Communication“) ermöglicht das drahtlose Bezahlen über kurze Distanzen – meist durch das einfache Vorhalten der Karte oder des Geräts an das Terminal. Viele Smartphones und Smartwatches sind bereits mit der nötigen Technik ausgestattet. Beträge bis 50 € können oft ohne PIN oder Unterschrift beglichen werden – dabei sorgen Sicherheitsmechanismen wie Tokenization oder Display-Aktivierung für den nötigen Schutz.

Warum sich bargeldlose Zahlung für Händler lohnt

- Mehr Umsatzpotenzial: Spontankäufe, Touristen oder Kunden ohne Bargeld werden nicht abgewiesen.

- Wettbewerbsvorteil: Wer moderne Zahlmethoden anbietet, wirkt professioneller und kundenorientierter.

- Höhere Kundenzufriedenheit: Niemand möchte hören „Nur Barzahlung möglich“ – besonders nicht in stressigen Momenten.

- Stammkundengewinnung: Komfortable Zahlung steigert die Wiederbesuchsrate.

- Zukunftssicherheit: Der Trend zu bargeldlosen Zahlungen wird sich weiter verstärken.

Kartenterminals und Kassenlösungen – alles aus einer Hand

Mit einem modularen Kassensystem, das sowohl Kartenzahlung als auch Mobile Pay unterstützt, bist du bestens aufgestellt. Die Hardware – etwa kompakte, mobile Kartenterminals – lässt sich flexibel in dein Geschäftskonzept integrieren, egal ob Boutique, Foodtruck oder Kiosk.

Besonders praktisch: Kombigeräte mit integriertem Kassensystem, Belegdrucker, Scanner und Kartenterminal – ideal für schnelles, platzsparendes Arbeiten.

Fazit: Jetzt umrüsten – und profitieren

Wer heute noch auf Bargeld-only setzt, verpasst nicht nur Umsatzchancen, sondern auch die Chance auf begeisterte Kunden. Ein modernes Kassensystem mit allen gängigen Zahlungsarten ist keine Frage des Ob, sondern des Wann.

👉 Wir beraten dich gerne – individuell & unverbindlich.

Schnellere Bestellung: Vom Kellnerblock zur digitalen Innovation – moderne Bestellsysteme haben den Service revolutioniert. Durch kontaktlose Prozesse, gerade in Zeiten erhöhter Hygieneanforderungen, wurden neue Standards gesetzt, die Gastronomen heute Zeit, Geld und Nerven sparen.

Kartenzahlung integriert: Gäste möchten nicht nur schnell bestellen, sondern auch ebenso unkompliziert bezahlen. Ob per EC, Kreditkarte oder digitaler Wallet wie Apple Pay – durch mobile Endgeräte am Tisch ist das jetzt überall möglich.

Mehr Zeitersparnis für Gäste und Personal: Gäste müssen nicht mehr warten, bis jemand abkassiert – das Bezahlen erfolgt direkt am Tisch. Das beschleunigt Abläufe, verbessert die Tischrotation und erhöht den Umsatz pro Schicht.

Serviceteam: Durch den Einsatz von Funktechnologie können Bestellungen direkt vom Tisch aus in die Küche oder an die Bar übermittelt werden – ganz ohne Umwege. Das spart Kraft, sorgt für mehr Konzentration und entlastet das Team.

Schnelle Abwicklung: Die direkte Übertragung sorgt dafür, dass die Küche sofort mit der Zubereitung beginnt. Das minimiert Wartezeiten und erhöht die Gästezufriedenheit.

Mehr intuitive Bedienbarkeit: Selbst komplexe Anforderungen wie Splitzahlungen, Trinkgeldverwaltung oder Tischwechsel lassen sich direkt am Tisch mühelos umsetzen – für mehr Übersicht im Betriebsalltag.

Höhere Genauigkeit: Digitale Bestellungen vermeiden Übertragungsfehler – was bestellt wird, kommt auch so in der Küche an. Das sorgt für weniger Reklamationen und mehr Professionalität.

Weniger Laufwege und zufriedenere Mitarbeiter: Kürzere Wege bedeuten mehr Effizienz und weniger körperliche Belastung – ein echtes Plus beim Personalrecruiting.

Besseres Tischmanagement: Durch Echtzeit-Status zu jedem Tisch behalten Deine Mitarbeitenden den Überblick – auch bei vollem Haus.

Mehr Zahlungsoptionen: Ob Barzahlung, Gutschein oder kontaktlos – alle Optionen sind direkt am Tisch verfügbar. Flexibler geht’s kaum.

Mehr Umweltfreundlichkeit: Papier wird überflüssig. Belege per QR-Code und digitale Bestellungen reduzieren den Verbrauch – und schonen die Umwelt.

1. Steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten

Bei Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass gelten die Ausgaben als Betriebsausgaben. Der Gastgeber kann 100 % der enthaltenen Vorsteuer sowie 70 % der Netto-Bewirtungskosten steuerlich geltend machen - sauber arbeiten weil sonst Ablehnung droht.

1. Was genau gehört zu den Bewirtungskosten?

• Speisen

• Getränke

• Trinkgelder

• weitere dazu gehörende Leistungen (z. B. Garderobe)

Diese Aufwendungen müssen angemessen sein – was jedoch nicht eindeutig definiert ist.

1. Was wird nicht als Bewirtungskosten anerkannt?

• Z.B. Nachtclub mit Getränken

• einfache Aufmerksamkeiten – wie Kaffee und ein belegtes Brötchen bei einem geschäftlichen Treffen in einem Café können jedoch zu 100 % abgesetzt werden.

1. Welche Belege braucht man?

Um die Bewirtungskosten geltend zu machen, braucht es zwei unterschiedliche Belege:

• die Bewirtungsrechnung (z. B. der Kassenbon)

• den Bewirtungsbeleg (ein vom Gastgeber erstellter Eigenbeleg)

1. Bewirtungsrechnung und Kleinstbetragsrechnung

Bewirtungsrechnungen betreffen in diesem Zusammenhang speziell Ausgaben in Gastronomiebetrieben – also Restaurants, Bistros oder Cafés.

• Name und Anschrift des Gastronomiebetriebs

• Steuer- oder Umsatzsteuer-ID

• Rechnungsdatum & Datum der Bewirtung

• Rechnungsnummer

• Leistungsbeschreibung: Art & Menge der Speisen/Getränke mit Einzelpreisen

• Steuersatz & Bruttobetrag

• bei Beträgen über 250 €: auch Netto- und Mehrwertsteuerbetrag

• Transaktionsdaten inkl. Start-/Endzeitpunkt des Vorgangs (i. d. R. als QR-Code)

• bei Rechnungen über 250 €: Name und Anschrift des bewirtenden Steuerpflichtigen (dies kann handschriftlich ergänzt werden)

1. Kann man eine Bewirtungsrechnung auch handschriftlich ausstellen?

a.) Wenn ein elektronisches Kassensystem vorhanden ist, werden nur maschinell erstellte, mit TSE abgesicherte Rechnungen anerkannt.

b.) Solange die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können auch handschriftliche Rechnungen akzeptiert werden.

1. Der Bewirtungsbeleg

Unabhängig von der Bewirtungsrechnung muss zusätzlich ein Bewirtungsbeleg erstellt werden – am besten direkt nach der Bewirtung.

Folgende Angaben sind erforderlich:

• Ort der Bewirtung

• Datum

• Name des bewirtenden Steuerpflichtigen (Gastgeber)

• Namen aller Teilnehmer

• Konkreter Anlass (z. B. „Projektmeeting zum Web-Relaunch Oktober 2023“ – nicht nur „Geschäftsessen“)

• Höhe der Aufwendungen inkl. Trinkgeld

• (wenn möglich) quittiertes Trinkgeld

• Unterschrift des Gastgebers

Der Beleg kann formlos sein, muss aber unbedingt unterschrieben werden.

Wer sich mit modernen Kassensystemen beschäftigt, stößt unweigerlich auf den Begriff "Schnittstelle zum Steuerberater" oder "Export für den Steuerberater".

Doch was verbirgt sich dahinter und warum ist das für Ihr Unternehmen so relevant?

Im Kern geht es um die Möglichkeit, die in Ihrem Kassensystem erfassten Geschäftsdaten auf eine Weise zu exportieren, die den Anforderungen von Steuerberatern und der Finanzverwaltung entspricht. Dies erleichtert die Buchhaltungsprozesse erheblich und spart wertvolle Zeit und Ressourcen.

Warum ist das wichtig?

Die manuelle Erfassung von Kassendaten und deren Übertragung an den Steuerberater ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Unser Kassensystem bietet hier eine elegante Lösung: Durch die integrierte Exportfunktion können Sie alle relevanten Daten – von einzelnen Transaktionen bis hin zu Tagesabschlüssen – in einem standardisierten Format ausgeben.

Dies ermöglicht Ihrem Steuerberater einen direkten und effizienten Zugriff auf die benötigten Informationen für die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen und die laufende Buchhaltung. Der Medienbruch durch manuelle Übertragung entfällt, was die Fehlerquote reduziert und den gesamten Prozess beschleunigt.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Zeitersparnis: Der Export der Daten aus unserem Kassensystem dauert nur wenige Augenblicke im Vergleich zur manuellen Aufbereitung.

• Kosteneffizienz: Reduzieren Sie den Aufwand für Ihren Steuerberater und somit auch Ihre Kosten für die Buchhaltung.

• Fehlerreduktion: Automatisierte Datenübertragung minimiert das Risiko von Übertragungsfehlern.

• Reibungslose Zusammenarbeit: Ermöglichen Sie Ihrem Steuerberater einen direkten Zugriff auf präzise und vollständige Daten.

• Fokus auf Ihr Kerngeschäft: Gewinnen Sie wertvolle Zeit zurück, die Sie in Ihr Unternehmen investieren können.

Unser Kassensystem wurde mit Blick auf eine einfache und effektive Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt. Die Exportfunktion ist intuitiv bedienbar und liefert alle notwendigen Informationen in einem Format, das von gängigen Steuerberater-Softwarelösungen problemlos verarbeitet werden kann.

Investieren Sie in ein modernes Kassensystem, das Ihnen nicht nur im täglichen Geschäft wertvolle Dienste leistet, sondern auch die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater optimiert und Ihnen somit Zeit und Geld spart.

Bitte beachten:

Wir sind weder steuerberatend noch rechtsberatend tätig. Die Informationen von Herstellern und Distributoren sind sorgfältig und gründlich zusammengetragen worden. Eine Haftung für Vollständigkeit und Richtigkeit können wir nicht übernehmen. Für rechtsverbindliche Informationen stehen Steuerberater bzw. Rechtsanwälte zur Seite. Bei weiteren Fragen nehmen Sie bitte zu unseren Experten auf.

Cloud-TSE statt Hardware-TSE – Zeit zu handeln!

Warum Sie jetzt auf eine Cloud-TSE umsteigen sollten

Viele Unternehmen in Deutschland setzen nach wie vor auf Hardware-TSEs. Doch die Zeit drängt: Die ersten zertifizierten TSEs wurden bereits 2020 eingeführt – mit einer festgelegten Laufzeit von 5 Jahren. Ab 2025 verlieren viele dieser Sticks und SD-Karten ihre Gültigkeit, was bedeutet: Ein Austausch ist gesetzlich erforderlich – und zwar rechtzeitig, bevor es zu Betriebsunterbrechungen oder rechtlichen Problemen kommt.

Die Lösung: Umstieg auf eine Cloud-TSE

Eine Cloud-TSE ist eine digitale Alternative zur klassischen Hardware-TSE. Sie funktioniert softwarebasiert, erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen nach KassenSichV und GoBD und bietet erhebliche Vorteile für Unternehmer – sowohl finanziell als auch organisatorisch.

✅ Vorteile der Cloud-TSE im Überblick:

• Automatische Updates: Gesetzesänderungen werden automatisch eingespielt – kein Handlungsbedarf vor Ort.

• Längere Gültigkeit: Neue Cloud-Zertifizierungen gelten i. d. R. bis 2033 oder länger.

• Keine Hardwareprobleme: Kein Austausch physischer Geräte mehr nötig.

• Zentrale Verwaltung: Alle TSEs über ein Dashboard steuerbar – ideal für Filialbetriebe oder Ketten.

• Kosteneffizient: Keine Wartung, kein Versand, keine Ausfallzeiten.

• Skalierbarkeit: Neue Standorte oder Kassen lassen sich sofort integrieren.

• Sicher & gesetzeskonform: Erfüllt DSFinV-K, GoBD und Belegausgabepflicht.

• Manipulationssicher: ISO-zertifizierte Cloudserver in Deutschland sichern Ihre Daten langfristig ab.

• Nachhaltigkeit: Weniger Hardware = weniger Elektroschrott & umweltfreundlichere Lösung.

• Kommt bald die Kartenzahlungspflicht?

Immer häufiger wird die Frage gestellt, ob künftig in ganz Deutschland die Möglichkeit zur Kartenzahlung verpflichtend angeboten werden muss. Ziel solcher Überlegungen ist es, die Wahlfreiheit für Verbraucher beim Bezahlen zu stärken – insbesondere in Gastronomie, Einzelhandel und Dienstleistungssektor.

• Mehr Transparenz im Zahlungsverkehr

Ein zentraler Hintergrund solcher Initiativen ist die Bekämpfung von Steuerbetrug. Digitale Zahlungen gelten als nachvollziehbar und fälschungssicher. Der bargeldlose Zahlungsverkehr würde dabei helfen, bestehende steuerliche Regelungen effizienter umzusetzen. Im Gespräch ist unter anderem auch eine verpflichtende Nutzung elektronischer Kassensysteme, um sogenannte "offene Ladenkassen" langfristig zu vermeiden.

• Schätzungen zum Steuerausfall

Fachkreise schätzen, dass dem Staat jährlich Milliarden an Steuereinnahmen entgehen – insbesondere in bargeldintensiven Branchen. Neben Umsatz- und Gewinnsteuern betrifft das auch Lohnsteuer und Sozialabgaben, wenn beispielsweise Arbeitsentgelte nicht korrekt erfasst werden. Insgesamt wird der Schaden durch inoffizielle Bargeldgeschäfte auf bis zu 70 Milliarden Euro pro Jahr beziffert.

• Ein Schritt in Richtung Fairness

Eine verpflichtende Akzeptanz digitaler Zahlungen würde nicht nur Konsumenten mehr Flexibilität bieten, sondern könnte auch für mehr Steuergerechtigkeit sorgen. Damit wäre ein wichtiger Schritt getan, um wirtschaftliche Transparenz und Wettbewerbsfairness in vielen Branchen zu verbessern.

• Kartenzahlung wird Pflicht. Mach jetzt eine Chance daraus!

Nutze die neue Gesetzeslage für deinen Umsatz – wir zeigen dir, wie Kartenzahlung kein Muss, sondern ein Plus wird.

• Einleitung

Bald gilt: Jeder Gastronom und Händler muss Kartenzahlungen akzeptieren. Für viele klingt das nach einem Zwang – wir zeigen dir die Chancen, die sich daraus ergeben.

• Dein Vorteil

Mit uns an deiner Seite wird Kartenzahlung zu einem echten Umsatz-Booster – ohne Stress, ohne teure Technik, ohne versteckte Kosten.

• Unsere Lösungen für dich

  • Kassensystem und / oder Karten-Terminal aus einer Hand

  • 100% finanzamtskonform & GoBD-sicher

  • Direkte Auszahlung auf dein Konto

  • Günstige Transaktionskosten – keine Knebelverträge

  • Support aus Deiner Region – persönlich & verständlich

• Warum gerade jetzt?

  • Pflicht bedeutet Auswahl: Entscheide dich jetzt für den richtigen Partner, bevor du gezwungen wirst.

  • Sichere dir Förderungen & Frühbucher-Vorteile

  • Vermeide Abmahnungen und Bußgelder

• Der größte Vorteil für dich als Unternehmer

Du verlierst kein Bargeld mehr (Diebstahlrisiko, Bankkosten usw.)

Jede Kartenzahlung landet sicher auf deinem Konto – automatisch, digital und nachvollziehbar.

Du sparst Zeit, Geld und Nerven.

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• Wir schaffen Vertrauen

Wir sind einer der Marktführer - für das kleine Café bis hin zum Großbetrieb.

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Häufige Fragen zur Kartenzahlungspflicht

• 💳 Muss ich bald Kartenzahlung anbieten?

Es gibt politische und gesellschaftliche Bestrebungen, die Kartenzahlung bundesweit verpflichtend zu machen – als Ergänzung zum Bargeld. Ziel ist es, Verbrauchern mehr Wahlfreiheit beim Bezahlen zu bieten.

• 🧾 Warum soll das verpflichtend werden?

Digitale Zahlungen sind transparenter und leichter nachzuvollziehen. Sie helfen dabei, Steuerbetrug zu verhindern und ermöglichen eine fairere wirtschaftliche Grundlage – besonders in bargeldintensiven Branchen.

• 🔍 Wird auch eine bestimmte Art von Kassensystem verlangt?

Es wird darüber diskutiert, offene Ladenkassen ganz abzuschaffen. Moderne elektronische Kassensysteme mit Schnittstellen zu Finanzbehörden und Zahlungsanbietern könnten zur Pflicht werden.

• 💡 Was bringt mir das als Unternehmer?

  • Du sparst dir das aufwendige Bargeld-Handling

  • Du hast weniger Schwund und Diebstahl

  • Du beschleunigst den Bezahlprozess

  • Du wirkst moderner und kundenfreundlicher

  • Du bist rechtlich auf der sicheren Seite

• 📉 Was kostet mich Kartenzahlung?

Moderne Kartenterminals gibt es schon ab wenigen Euro pro Monat. Die Transaktionsgebühren sind je nach Anbieter unterschiedlich, dafür sparst du Personalzeit, Fahrten zur Bank und Fehler beim Wechselgeld.

• 🕓 Wann muss ich reagieren?

Noch gibt es keinen festen Stichtag. Aber: Je früher du umstellst, desto entspannter kannst du planen – und dir die besten Konditionen sichern. Es ist klüger, freiwillig voranzugehen, statt später unter Druck reagieren zu müssen.

• 📲 Ich brauche Hilfe – was jetzt?

Wir beraten dich gern persönlich, was du wirklich brauchst: Kassensystem und / oder Kartenterminal gern auch ohne Zusatzgerät, rechtssichere Umsetzung – aus einer Hand, mit Support und ohne Kleingedrucktes.

👉 Jetzt unverbindlich informieren

📲 5 Mythen über Kartenzahlung – und was wirklich stimmt

• Mythos 1: „Kartenzahlung ist zu teuer für kleine Betriebe“**

🧾 Fakt: Moderne Terminals kosten kaum noch was

💡 Bargeld kostet dich auch: Wechselgeld, Zeit, Bankwege, Zählfehler.

👉 Kartenzahlung spart Aufwand – nicht Geld.

• Mythos 2: „Meine Kunden wollen nur bar zahlen“*

👥 Fakt: Kartenzahlung ist längst Standard – selbst Bäcker und Marktstände akzeptieren sie.

📉 Wer keine Karte nimmt, riskiert demnach Umsatzverluste.

👉 Kunden entscheiden heute spontan – wer flexibel ist, gewinnt.

• Mythos 3: „Das ist alles viel zu kompliziert“

⚙️ Fakt: Die neuen Systeme sind plug & play.

⏱️ In wenigen Minuten eingerichtet – mit Support, auf Wunsch auch vor Ort.

👉 Digital muss nicht kompliziert sein – nur richtig gemacht.

• Mythos 4: „Ich hab Angst vorm Finanzamt“

🔍 Fakt: Transparente Zahlung schützt dich – nicht nur vor Prüfungen, sondern auch vor internem Verlust.

✅ Mit GoBD-konformer Lösung bist du rechtlich auf der sicheren Seite.

👉 Wer sauber arbeitet, muss nichts befürchten.

• Mythos 5: „Ich warte erst mal ab“

⏳ Fakt: Die Kartenzahlungspflicht kommt.

📆 Wer früh umstellt, sichert sich bessere Konditionen und meistert den Übergang ohne Stress.

👉 Nicht warten – gestalten! Später diktieren die Banken den Preis

• 📢 Bereit für die Zukunft?

Wir helfen dir, die neue Pflicht in einen echten Vorteil zu verwandeln.

➡️ Persönliche Beratung – einfach & fair.

📩 Jetzt starten!

Die Software Kasse Speedy erfüllt die vom Finanzamt vorgeschriebenen Anforderungen an ein internes Kontrollsystem (IKS) durch die Implementierung mehrerer Funktionen:

1. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Jeder Kassenbeleg wird durch eine zertifizierte TSE digital signiert, um Manipulationen zu verhindern.

2. Belegausgabepflicht: Kasse Speedy stellt sicher, dass für jeden Verkauf ein Beleg erstellt und dem Kunden ausgehändigt wird, entweder in Papierform oder digital.

3. Datenexport für Finanzprüfungen: Die Software ermöglicht den Export von Kassendaten im DATEV-Format, was die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und die Einhaltung der GoBD erleichtert.

4. Benutzerverwaltung: Mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul können Benutzer verwaltet und deren Zugriffsrechte präzise gesteuert werden, was zur internen Kontrolle beiträgt.

5. Die Sofware unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen des Finanzamts zu erfüllen, insbesondere die Mitteilungspflicht gemäß § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung (AO). Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme, wie Kassensysteme, dem Finanzamt gemeldet werden. Diese Meldung erfolgt ausschließlich über das Online-Portal der Finanzverwaltung (ELSTER) mittels des Formulars "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)". Dieses Formular steht seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung.

Um die für die Meldung erforderlichen Informationen zu erhalten, bietet die Software Kasse Speedy ab Version 4.3.35 eine Funktion, mit der Sie die relevanten Daten per E-Mail als PDF anfordern können. Diese Funktion finden Sie in der Software unter:

Grundeinstellungen > Lizenz und Unternehmen > Länderspezifische Einstellungen > Daten per E-Mail verschicken

Diese bereitgestellten Daten unterstützen Sie beim Ausfüllen des genannten Formulars und gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Meldepflichten.

Die Muster-Verfahrensdokumentation des Deutschen Fachverbands für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) dient als Vorlage, um die ordnungsgemäße Kassenführung in Ihrem Unternehmen zu dokumentieren. Sie beschreibt detailliert die Prozesse und Maßnahmen, die sicherstellen, dass Kassensysteme den geltenden handels- und steuerrechtlichen Anforderungen entsprechen.

Um die Anforderungen dieser Muster-Verfahrensdokumentation mit der Kassensoftware umzusetzen, stellt der Hersteller eine spezifische Vorlage zur Verfügung (s. Blog-Beitrag). Diese Vorlage ist auf die Funktionen und Eigenschaften der Software zugeschnitten und unterstützt Sie dabei, die notwendigen Dokumentationspflichten zu erfüllen. Sie können die Vorlage direkt von uns erhalten.

Durch die Verwendung dieser spezifischen Vorlage in Kombination mit der DFKA-Muster-Verfahrensdokumentation können Sie sicherstellen, dass Ihr Einsatz der Software Kasse Speedy den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eine ordnungsgemäße Kassenführung gewährleistet ist.

Seit dem 1. Januar 2020 gilt in Deutschland die Belegausgabepflicht für elektronische Kassensysteme. Diese Regelung wurde mit dem sogenannten Kassengesetz eingeführt, um Manipulationen zu verhindern und Steuerbetrug einzudämmen. Jeder Geschäftsvorgang muss durch einen Beleg dokumentiert werden, unabhängig von der Art der elektronischen Kasse. Der Beleg muss unmittelbar nach dem Kauf erstellt und ausgegeben werden.

Keine Belegausgabepflicht für offene Ladenkassen

Die Pflicht gilt nur für elektronische Kassensysteme.

Ausnahmen:

1. Offene Ladenkassen (z. B. Geldkassette ohne elektronische Registrierung) sind nicht betroffen.

2. Es gibt keine Vorschrift, ein bestimmtes Kassensystem zu nutzen.

3. Wer eine offene Ladenkasse verwendet, kann die Bonpflicht legal umgehen.

Pflichtangaben auf einem Kassenbon

Der Beleg kann gedruckt oder elektronisch bereitgestellt werden, sofern der Kunde zustimmt. Er muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Unternehmers

• Datum der Belegausstellung

• Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen

• Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

• Betrag je Zahlungsart

• Zeitpunkt des Beginns und Endes der Erfassung

• Transaktionsnummer

• Seriennummer des Kassensystems oder Sicherheitsmoduls

• Signaturzähler

• Prüfwert

Seit dem 1. Januar 2024 sind die Angaben „Signaturzähler“ und „Prüfwert“ verpflichtend. Diese sollen eine schnelle Überprüfung der Belege ermöglichen, um Manipulationen zu erkennen.

Belege in Papierform oder elektronischer Form

• Papierbelege müssen erstellt und angeboten werden. Lehnt der Kunde den Beleg ab, kann er vernichtet werden.

• Elektronische Belege sind zulässig, wenn sie in einem standardisierten Format (z. B. PDF, PNG, JPG) bereitgestellt werden.

• Sie müssen mit kostenfreier Software lesbar sein.

• Die Übermittlung kann auf beliebigem Weg erfolgen (E-Mail, QR-Code, Link etc.).

• Nur das Anzeigen auf dem Händlergerät ohne Übertragungsmöglichkeit reicht nicht aus.

• Der Kunde ist nicht verpflichtet, einen elektronischen Beleg anzunehmen.

Befreiung von der Belegausgabepflicht

Unternehmen können eine Befreiung beim Finanzamt beantragen, wenn:

• Waren oder Dienstleistungen an eine große Anzahl unbekannter Personen verkauft werden

• eine nachweisliche unzumutbare Härte vorliegt

• Reine Kostengründe oder Umweltaspekte reichen nicht als Begründung. Es gibt keine Bagatellgrenze, unter der die Belegpflicht entfällt.

Verstöße gegen die Belegpflicht

Ein Verstoß gegen die Bonpflicht ist nicht bußgeldbewehrt, kann aber Zweifel an der Buchführung wecken. Dies kann zu steuerlichen Zuschätzungen führen. Außerdem könnte ein fehlender Beleg ein Hinweis auf eine unsachgemäße Nutzung der Kasse sein, was als Ordnungswidrigkeit gewertet werden kann.

Weitere Informationen sind im FAQ des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) zur Belegausgabepflicht zu finden.

Verfahrensdokumentation (VD) für ein elektronisches Kassensystem der Firma mtMax GmbH

(Offene Punkte müssen vom Kassenbetreiber ausgefüllt werden)

Hinweis zur Nutzung

Diese Vorlage stellt lediglich eine Anregung für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation dar. Tatsächliche Abläufe im Betrieb vor Ort müssen individuell beschrieben werden. Die mtMax GmbH übernimmt keinerlei Gewährleistung. Sie kann und darf nicht rechtlich beraten. Fragen Sie im Zweifel Ihren Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Name des Betriebs:

Inhaber/Auskunftsperson:

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Adresse:

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Art der Kasse

Es handelt sich bei der Kasse um eine elektronische Kasse, welche mit der Software „Kasse Speedy PRO“ betrieben wird. Diese Software kann auf Geräten mit dem Betriebssystem „Android“ betrieben werden. „Android“ ist ein Betriebssystem für mobile Geräte wie Smartphones, Mobiltelefone, Netbooks und Tablet-Computer. Android wird von der „Open Handset Alliance“ entwickelt. Die Software „Kasse Speedy PRO“ ist ein elektronisches Kassensystem, mit dem Bargeschäfte abgewickelt und dokumentiert werden können. Jeder einzelne Buchungsvorgang wird hierbei in einer lokalen Datenbank aufgezeichnet, die von Android betrieben und geschützt wird. Damit ist ein Zugriff auf die Daten durch den Benutzer nicht möglich. Die Datenbank ist so konzipiert, dass sie nur mit der Software „Kasse Speedy“ ausgelesen und verändert werden kann. Aufgezeichnet werden alle Buchungen, Änderungen der Buchungen sowie Änderungen an der Grundkonfiguration und allen Stammdaten wie Artikelbezeichnungen, Preise, Kunden und Benutzer.

Handbuch / technische Dokumentation zur Software

Das jeweils aktuelle Handbuch der Kassensoftware und das „Zusatzhandbuch Deutschland“ können jederzeit auf der Homepage des Herstellers (www.kasse-speedy.de/download) abgerufen werden. Handbücher früherer Versionen können jederzeit beim Hersteller angefordert werden.

Das allgemeine Handbuch enthält:

• Allgemeine Bedienungsanleitung

• Programmierhinweise

• Bedienhinweise für den Steuerprüfer

• Das Zusatzhandbuch Deutschland enthält:

• Hinweise zum Kassenbetrieb in Deutschland

• Betrieb mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Weitere Informationen zur Kasse

Standort

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Anschaffungsjahr

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Anzahl der Kassen

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Protokoll Inbetriebnahme

Im Kassensystem ist ein Änderungsprotokoll gespeichert, welches jederzeit abgerufen und exportiert werden kann. Hier werden alle Änderungen der Grund- und Stammdaten aufgezeichnet und unveränderlich gespeichert.

Nachweis über die Erfassung der Geschäftsvorfälle

Das Änderungsprotokoll des Kassensystems schreibt alle Geschäftsvorfälle, welche auf dem Kassensystem gespeichert werden, unveränderlich mit (Vorgang, Datum, Uhrzeit, falls eingerichtet: Bediener). Es kann jederzeit abgerufen und exportiert werden.

Hersteller Software

mtMax GmbH, Bannholzweg 13, 69168 Wiesloch

HRB 725982 - AG Mannheim

Hersteller Hardware

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Geräte-Nummer

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Händler

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Bestätigung zur Kassensoftware

Die Software Kasse Speedy erfüllt die Anforderungen der einschlägigen steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Insbesondere sind die Anforderungen erfüllt, die sich aus der Abgabenordnung an ein digitales Kassensystem unter Berücksichtigung der Schreiben des Bundes-finanzministeriums vom 28. November 2019 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - GoBD)

ergeben. Eine Bescheinigung hierüber kann beim Hersteller der Kassensoftware angefordert werden.

Arbeitsanweisungen zur Kasse

Arbeitsanweisungen zur Arbeit mit der Kasse liegen vor und sind im Ordner

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abgelegt.

Bedienerzugang / Zugangsberechtigungen

Das Kassensystem enthält mit dem Zusatzmodul „Benutzerverwaltung“ ein ausreichendes Kontrollsystem, bei dem die einzelnen Bediener die Programmierung der Kasse nicht undokumentiert verändern können.

Benutzerverwaltung und Benutzerberechtigungen:

⚪️ eingerichtet und aktiviert

⚪️ nicht verwendet.

Folgende Personen haben volle Zugangsberechtigung (Admin):

Folgende Personen haben eingeschränkte Zugangsberechtigung:

Trainings- und Schulungsspeicher

Das Kassensystem enthält keine Möglichkeit, die Kasse in einen „Übungs-/Trainingsbetrieb“ zu versetzen. Schulungen und Übungen müssen auf anderen Testgeräten in gesonderten Übungsumgebungen vorgenommen werden. Testbuchungen in der Produktiv-Kasse sind gegebenenfalls im Buchungstext zu dokumentieren.

Anzahl der Datenbanken

Das Kassensystem verfügt pro Kassengerät nur über eine Datenbank.

Stornobuchungen

Stornobuchungen werden im System protokolliert. Sie werden auf den Z-Bons gesondert ausgewiesen.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) als Software- oder Hardware-Version

Die Software erfüllt die Vorgaben zum Schutz der digitalen Aufzeichnungen durch eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Es werden nur TSE des Herstellers Swissbit (Hardware) und Fiskaly (Cloud) verwendet und unterstützt.

Prüfung durch Finanzbehörden

Im Handbuch ist ein Kapitel zum Vorgehen im Falle einer Prüfung enthalten. Die Daten können nach den Vorgaben der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K) exportiert werden.

Aufbewahrung

Die Daten sind auf der Datenbank der Kasse gesichert. Sie werden mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt.

Die Daten werden zusätzlich gesichert:

• Durch regelmäßigen, manuellen Export eines Datenbankbackups:

• ⚪️ Ja    ⚪️ Nein

• Durch eine Sicherung auf dem Cloudserver der mtMax GmbH (nur mit Zusatzmodul „Netzwerkkopplung“):

• ⚪️ Ja    ⚪️ Nein

Führung Kassenbuch

Die Endabrechnung (Z-Bon) wird für jede einzelne Kasse an jedem Arbeitstag erstellt:

⚪️ Ja     ⚪️ Nein

Die Endabrechnung (Z-Bon) ist fortlaufend nummeriert und erfüllt die Anforderungen eines Eintrages in ein Kassenbuch.

Zusätzlich werden noch folgende regelmäßige Aufzeichnungen vorgenommen:

Zählprotokoll

Die Kasse wird täglich im Rahmen der Endabrechnung gezählt. Dabei wird auch ein Zählprotokoll erstellt.

⚪️ Ja     ⚪️ Nein

Sonstige Abläufe (z.B. Schichten, Schlüssel, Kassenordnung, usw.)

Ort, Datum

Unterschrift / Firmenstempel

Moderne Kassensysteme profitieren zunehmend von intelligenten Scan-Funktionen. Eine neue Optimierung ermöglicht es nun, neben klassischen EAN13-Barcodes auch individuelle Erkennungsmuster zu definieren. Dadurch lassen sich branchenspezifische oder lieferantenspezifische Barcodes automatisch verarbeiten.

Diese Funktion erlaubt es, wichtige Informationen direkt beim Scanvorgang zu erfassen, darunter:

• Artikelnummer

• Buchungstext

• Preise

• Rabattsätze

• Mengen- oder Gewichtsangaben

Der Prozess wird dadurch nicht nur schneller, sondern auch fehlerresistenter, da manuelle Eingaben entfallen. Wer mehr dazu erfahren möchte oder Fragen hat, kann sich gerne melden unter bbbonn@icloud.com.

Die Verwaltung von Artikeln, Rabatten und Gruppen war noch nie so flexibel. Mit der neuen Möglichkeit zur Stammdatenpflege direkt im Cloud-Portal lassen sich Daten jederzeit anpassen – egal ob im Büro, von zu Hause oder unterwegs. Änderungen werden in Echtzeit an die Kasse übertragen und sind sofort sichtbar.

Vorteile der Stammdatenpflege über das Cloud-Portal:

• Stammdaten können flexibel erstellt und angepasst werden

• Anpassungen sind von überall aus möglich

• Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert

• Zugriff einfach per Notebook oder Smartphone

Zu den Stammdaten gehören u. a. Artikel, Artikelgruppen, Benutzer, Rabatte und Kundendaten. Aktuell können bereits Artikel, Artikelgruppen und Rabatte bearbeitet werden – weitere Funktionen folgen.

Voraussetzungen für die Nutzung:

• Vorhandene Pro-Lizenz

• Aktiviertes Zusatzmodul für Cloud-Synchronisation

• Angelegter Cloud-Portal-Nutzer

• Mindestens „Kassenarchiv mit Stammdatenabgleich“ als Synchronisationsmodus

Jetzt im Cloud-Portal anmelden und die einfache Handhabung testen! Bei Fragen gerne melden unter bbbonn@icloud.com.

Die tägliche Abrechnung wird jetzt noch einfacher: Neben dem gewohnten „Z-Bon“ kann auch der Terminalschnitt automatisch über die Kasse angestoßen werden. Die Transaktionsdaten des Zahlungsterminals werden dabei direkt mit der Endabrechnung an speedy übertragen und ausgedruckt.

• Zahlterminals mit ZVT-Schnittstelle (z. B. Ingenico, CCV)

• All-in-One-Geräte (z. B. A920, A70)

• SoftPOS-Apps, die direkt in die Kasse integriert sind (z. B. S-POS, GP-tom, Beyond/RS2)

So läuft die Abrechnung nahtlos und ohne manuellen Aufwand ab. Fragen? Gerne per E-Mail an bbbonn@icloud.com.

Neue Funktionen erleichtern das Arbeiten mit Belegen und ermöglichen flexible Zahlungsoptionen. Mit der aktuellen Version lassen sich Belege schneller aufteilen, zusammenführen und Zahlarten kombinieren.

🔹 Belegpositionen umbuchen

Artikel können flexibel auf andere Belege verschoben werden – einzeln oder in größeren Mengen per Langdruck auf die Pfeiltaste.

🔹 Beleg automatisch nach Gästeanzahl teilen

Per Knopfdruck lässt sich ein Beleg fair nach der Anzahl der Gäste aufteilen, sodass jeder nur seinen Anteil zahlt.

🔹 Zahlarten kombinieren (Zahlsplitt)

Kunden können eine Rechnung mit verschiedenen Zahlungsmitteln begleichen – z. B. teilweise bar und teilweise per Karte.

🔹 Mehrere Belege zusammenführen

Diverse Rechnungen lassen sich in einem Beleg bündeln – ideal für Gruppen oder wenn eine Person für mehrere zahlt.

🔹 Positionen korrigieren

Falsch zugeordnete Artikel können mühelos zwischen Belegen verschoben werden.

Diese Funktionen sind ab Version 4.0.31 verfügbar. Wichtig: Das Update sollte immer nach einer Tages-Endabrechnung und einem Datenbank-Backup durchgeführt werden.

Fragen? Gerne per E-Mail an bbbonn@icloud.com.

Wer eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) macht, muss kein Kassenbuch führen, sollte aber einige Grundsätze beachten. Die Kassenführung erfordert eine vollständige, richtige und geordnete Dokumentation aller Bargeldbewegungen.

Wichtige Grundsätze der Kassenführung bei der EÜR:

✔ Kein Kassenbuch erforderlich, aber eine ordnungsgemäße Dokumentation der Bareinnahmen ist Pflicht.

✔ Tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen wird empfohlen (§ 146 Abs. 1 AO).

✔ Belege müssen geordnet aufbewahrt werden, z. B. chronologisch nach Datum.

Wie müssen Bareinnahmen dokumentiert werden?

📌 Die Buchhaltung kann durch eine geordnete Ablage der Belege erfolgen (§ 146 Abs. 5 AO).

📌 Einnahmen und Ausgaben können über Rechnungen und Quittungen nachgewiesen werden.

📌 Elektronische Kassensysteme erleichtern die automatische Erfassung von Bargeldbewegungen.

Besonderheiten bei elektronischen Kassensystemen

Wer eine elektronische Registrierkasse nutzt, sollte darauf achten, dass alle Bargeldtransaktionen korrekt erfasst und manipulationssicher gespeichert werden. Die Kassendaten müssen jederzeit für eine Prüfung verfügbar sein.

Fragen zur Kassenführung oder zu Kassensystemen? Gerne per E-Mail an bbbonn@icloud.com.

Ab Version 4.3 bietet das Kassensystem eine noch komfortablere Waagen-Integration. Neben der bereits bekannten Waagensteuerung kann die Waage nun dauerhaft eingeblendet werden. Dies ist besonders nützlich für Geschäfte, in denen ausschließlich gewogene Artikel verkauft werden oder wenn das Gewicht unabhängig von der Positionserstellung ermittelt werden soll.

Neue Funktionen im Überblick:

✔ Permanente Waagenanzeige für kontinuierliche Wiegeprozesse

✔ Preisauskunft für Wiegeartikel direkt im Kassenbildschirm

✔ Flexible Optionen nach dem Wiegen:

• Artikel mit Preis & Gewicht übernehmen

• Preis anpassen

• Artikel verwerfen – ohne Storno

Freie Tara-Eingabe für Mehrwegverpackungen

📌 Kunden können eigene Behälter nutzen: Das Tara-Gewicht wird automatisch erfasst und verrechnet.

📌 Besonders praktisch für Unverpackt-Läden und nachhaltige Geschäftsmodelle.

📌 Das Tara-Gewicht wird im Positionsdetail angezeigt und auf dem Beleg als Zusatzinformation gedruckt.

Diese Neuerungen machen den Verkauf von gewogenen Artikeln noch einfacher und transparenter. Fragen? Einfach melden unter bbbonn@icloud.com.

Ab sofort können speedy Kasse-Nutzer Kreditkarten, Debitkarten und digitale Geldbörsen direkt über eine SoftPOS-App auf ihrem Android-Gerät akzeptieren – ganz ohne zusätzliches Zahlterminal.

Vorteile von SoftPOS mit speedy Kasse:

✔ Kein externes Terminal nötig – Zahlungen laufen direkt auf dem Kassengerät

✔ Reibungslose Integration in den Zahlungsablauf von speedy

✔ Mobil und flexibel – ideal für unterwegs oder kleine Verkaufsflächen

Wie funktioniert es?

📌 SoftPOS (auch „Tap to Pay“ genannt) nutzt die NFC-Funktion Ihres Android-Geräts, um Karten oder digitale Zahlungsmethoden zu akzeptieren.

📌 Speedy Kasse steuert die Zahlung automatisch an, die über die SoftPOS-App abgewickelt wird.

📌 Unsere unterstützten Lösungen sparen Ihnen Kosten

So richten Sie SoftPOS mit speedy Kasse ein:

1️⃣ Speedy PRO-Version mit dem Zusatzmodul „Zahlsysteme“ nutzen (min. Version 4.3.17)

2️⃣ Händlervertrag mit uns abschließen

3️⃣ SoftPOS-App im Google Play Store installieren & einrichten

4️⃣ Testzahlung durchführen

5️⃣ Zahlart in den speedy Kasse-Einstellungen hinterlegen

Mit nur wenigen Klicks ist das System einsatzbereit. Fragen? Einfach melden unter bbbonn@icloud.com.

SUNMI zählt zu den führenden Herstellern von Handheld- und Desktop-Terminals für den Einzelhandel, die Gastronomie und die Industrie. Besonders zeichnet sich SUNMI durch das eigene Betriebssystem SUNMI OS aus – eine Android-basierte Plattform, die für maximale Flexibilität sorgt.

Warum SUNMI?

✔ Nahtlose Integration von Barcodescannern, Displays und Kassensystemen

✔ Cloud-Management für zentrale Steuerung und Updates

✔ Vielseitig einsetzbar in Retail, Gastronomie & Industrie

✔ SUNMI OS – speziell optimiert für schnelle & sichere Abläufe

Seit der Gründung 2013 in Shanghai entwickelt SUNMI zuverlässige IoT-PoS-Lösungen, die weltweit im Einsatz sind. Egal, ob mobile Kassensysteme, stationäre Terminals oder Self-Service-Lösungen – SUNMI setzt Maßstäbe für eine effiziente, moderne und vernetzte Kassenlandschaft.

Fragen zu SUNMI-Geräten oder zur Integration in Ihr Kassensystem? Gerne per E-Mail an bbbonn@icloud.com.

iMin ist ein führender Anbieter innovativer Kassensysteme, Android-basierter Lösungen, Mobilterminals und Touchscreen-Technologie. Die Systeme sind speziell für den Einzelhandel, die Gastronomie und mobile Verkaufsstellen entwickelt und bieten eine zuverlässige, flexible und intuitive Bedienung.

Warum iMin?

✔ Effiziente Kassensysteme mit schneller Transaktionsabwicklung und Bestandsmanagement

✔ Android-basierte Lösungen für maximale Kompatibilität und Anpassungsfähigkeit

✔ Kompakte Mobilterminals – ideal für flexible Verkaufsstellen, Messen oder den Außendienst

✔ Interaktive Touchsysteme für reaktionsschnelle und intuitive Bedienung

Flexibilität durch Android

iMin setzt auf das Android-Betriebssystem, um Kassensysteme an individuelle Geschäftsanforderungen anzupassen. Dank der offenen Plattform lassen sich viele Drittanbieter-Apps und Softwarelösungen problemlos integrieren.

Mobiles Kassieren leicht gemacht

Ob stationär oder unterwegs – die tragbaren Mobilterminals von iMin bieten alle Funktionen eines klassischen Kassensystems in einer kompakten, flexiblen Lösung.

Interaktive Touchsysteme für bessere Kundenerfahrung

Die präzisen Touchscreens ermöglichen eine benutzerfreundliche Steuerung – ideal für Kassen, Infoterminals oder Selbstbedienungssysteme.

Fragen zur Integration von iMin-Geräten in Ihr Kassensystem? Kontaktieren Sie uns unter bbbonn@icloud.com.

Für Veranstalter, Festivals und Vereine gibt es jetzt eine besonders flexible Lösung: Die Kurzzeit-Lizenz für speedy Kasse. Sie ersetzt die bisherigen tagesgenauen Abrechnungen im Mietmodell und ermöglicht eine kostengünstige Nutzung für genau 12 Tage – ohne langfristige Verpflichtungen.

Vorteile der Kurzzeit-Lizenz:

✔ Geringe Fixkosten – Einmalzahlung, keine Kündigung nötig

✔ Schnelle Aktivierung – Lizenzkey innerhalb weniger Minuten verfügbar

✔ Vollständiger Funktionsumfang – inkl. PRO Basis-Lizenz

So funktioniert die Buchung:

1️⃣ Lizenz einfach über den speedy Bestell-Konfigurator bestellen

2️⃣ Lizenzkey erhalten – gültig für 12 Tage

3️⃣ Keine Kündigung erforderlich – läuft automatisch aus

Ideal für temporäre Einsätze, wie Vereinsfeste, Märkte oder einmalige Events.

Fragen? Kontakt unter bbbonn@icloud.com.

Kunden fragen an der Kasse oft nach dem Preis eines Artikels – inklusive möglicher Rabatte, Mengenstaffeln oder Gewichtsberechnungen. Mit speedy Kasse lässt sich nun mit nur einem Knopfdruck eine Preisauskunft abrufen.

Berücksichtigte Faktoren:

✔ Kunden- & Aktionsrabatte werden automatisch erkannt

✔ Mengenstaffeln & Gewicht fließen in die Berechnung ein

✔ Gültig für alle Artikelarten – sowohl Standard- als auch Wiegeartikel

Möglichkeiten nach der Preisanfrage:

🔹 Preis akzeptieren – Artikel wird direkt in den Beleg übernommen

🔹 Preis anpassen – Artikel wird mit dem geänderten Preis übernommen

🔹 Anfrage beenden – Artikel wird nicht in den Beleg aufgenommen

Diese Funktion sorgt für eine schnelle, transparente und kundenfreundliche Preisermittlung an der Kasse.

Fragen? Kontakt unter bbbonn@icloud.com.

Wenn die elektronische Kasse noch nicht verfügbar ist, muss eine offene Ladenkasse genutzt werden. Dazu sind einige Grundlagen der Kassenführung zu beachten, um die ordnungsgemäße Erfassung aller Bareinnahmen und -ausgaben sicherzustellen.

Benötigte Unterlagen von Avery/Zweckform:

✔ Quittungsbuch – Für Kunden, die eine Quittung wünschen (nicht zwingend für jeden Kunden erforderlich)

✔ Kassenbericht – Dokumentation des täglichen Kassenverlaufs, inkl. Kassenbestand, Einnahmen, Ausgaben und Wechselgeld

Wichtige Fragen zur Kassenführung:

📌 Muss für jeden Kunden eine Quittung erstellt werden?

• Nein, nur wenn der Kunde eine verlangt.

• In bestimmten Branchen (z. B. Gastronomie) kann eine Belegpflicht bestehen.

📌 Müssen Bestellungen auf Bierdeckeln oder Kellnerblöcken aufbewahrt werden?

• Nein, sofern die Umsätze korrekt in der Kasse erfasst werden.

• Falls die Zettel als Grundlage zur Kassenerfassung dienen, kann eine geordnete Ablage sinnvoll sein.

Wie wird der Kassenbericht ausgefüllt?

Der Kassenbericht sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

📍 Nummer – Fortlaufende Identifikation des Berichts

📍 Datum – Geschäftstag der Aufzeichnung

📍 Kassenbestand am Geschäftsschluss – Tatsächlicher Bargeldbestand in der Kasse

📍 Wechselgeldbestand – Betrag, der als Wechselgeld in der Kasse verbleibt

📍 Einnahmen und Ausgaben – Alle Bartransaktionen des Tages

Die Tageslosung entspricht dem Gesamtbetrag aller Bareinnahmen nach Abzug von Rückgaben und Rabatten. Sie ist eine wichtige Kennzahl zur Bewertung des Tagesumsatzes.

Wie werden Eigenentnahmen dokumentiert?

Eigene konsumierte Waren (z. B. Brötchen oder Getränke) müssen ordnungsgemäß erfasst werden:

🔹 Eigenbeleg mit 0,00 € – Dokumentation ohne buchhalterische Auswirkung

🔹 Eigenbeleg mit Wert – Erfassung zum tatsächlichen Warenwert für steuerliche Zwecke

Je nach steuerlichen Vorgaben kann die Eigenverbrauchsregelung greifen – eine Beratung mit dem Steuerberater ist ratsam.

Für Fragen zur ordnungsgemäßen Kassenführung und Kassenlösungen einfach melden unter bbbonn@icloud.com.

Kasse-Speedy-Cloud-Portal

Dashboard

Echtzeit-Daten jederzeit verfügbar - Das Dashboard bietet einen schnellen Überblick über operative und analytische Kennzahlen – jederzeit und in Echtzeit.

Vorteil

In Sekundenschnelle bekommen Sie eine Zusammenfassung der aktuellen Situation Ihres Unternehmens. Das Dashboard kann in jedem Webbrowser gestartet werden. Die Daten werden kontinuierlich aktualisiert und sind überall abrufbar. So können die aktuellen Zahlen ortsunabhängig eingesehen und analysiert werden. Dies ermöglicht eine sekundengenaue Überwachung und Analyse der täglichen Entwicklungen. Vom Dashboard aus lässt sich zudem einfach in detaillierte Auswertungen spezifischer Daten navigieren.

Erste Anmeldung im Dashboard

Der Zugang zum Dashboard erfolgt nach dem Login im Kasse-Speedy-Cloud-Portal. Zunächst meldet man sich im Cloud-Konto an und erstellt einen Cloud-Portal-Benutzer. Anschließend wird das Dashboard aufgerufen. Neukunden finden dort vordefinierte Kacheln, die sofort genutzt und über Filter individuell konfiguriert werden können.

Kacheltypen

Es gibt grafische Kacheln (z.B. Balkendiagramme und Verlaufskurven) und

Kennzahlen-Kacheln (z.B. Umsatzzahlen mit Entwicklung.

Individualisierbarkeit des Dashboards und der Kacheln

Das Dashboard und die Kacheln lassen sich flexibel an die individuellen Bedürfnisse anpassen. Jeder Nutzer (z.B. Manager, Buchhalter, externer Steuerberater) kann frei entscheiden, welche Inhalte angezeigt werden sollen – ob Kundengruppen, Benutzergruppen, Filialen, Umsätze oder Artikelgruppen. Es ist möglich, sowohl die Auswahl der Kacheln als auch deren Anordnung auf dem Dashboard nach persönlichen Präferenzen zu gestalten. Das gesamte Dashboard kann vollständig nach den eigenen Anforderungen zusammengestellt und konfiguriert werden.

Filter

Zusätzlich können benutzerdefinierte Filter erstellt und angewendet werden, um eine noch präzisere Auswertung zu ermöglichen. Das Dashboard bietet somit vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Einstellung und Anpassung, sodass es jederzeit optimal an die Bedürfnisse des Nutzers ausgerichtet werden kann.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme. Ab Juli 2025 müssen Unternehmen ihre Kassensysteme, EU-Taxameter und Wegstreckenzähler fristgerecht beim Finanzamt melden. Ziel ist es, mehr Transparenz zu schaffen und Manipulationen zu verhindern.

Die wichtigsten Fristen auf einen Blick:

📆 31. Juli 2025 – Deadline für Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 erworben wurden.

📆 Ab 1. Juli 2025 – Neue Systeme, Änderungen oder Stilllegungen müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) regelt in Deutschland den Schutz vor Manipulationen an Kassensystemen und fördert die Transparenz von Geschäftsvorgängen. Seit dem 1. Januar 2020 müssen elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese Maßnahme zielt darauf ab, Steuerhinterziehung zu verhindern und die steuerliche Kontrolle zu erleichtern.

Ein wichtiger Bestandteil der Verordnung ist die Pflicht zur Kassenmeldung: Unternehmen müssen ihre elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt registrieren, was dem Finanzamt einen Überblick über die genutzten Systeme verschafft. Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Regelungen, die auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler einbeziehen.

Die Kassenmeldung umfasst die Registrierung sämtlicher elektronischer Aufzeichnungssysteme, einschließlich der TSE, und muss vor der ersten Nutzung eines Kassensystems erfolgen. Änderungen, wie das Außerbetriebnehmen von Systemen oder der Austausch der TSE, sind ebenfalls zu melden. Die Meldung erfolgt elektronisch über das ELSTER-Portal oder (wenn Sie die Speedy-Cloud-TSE-Lösung haben) automatisiert über die fiskaly API.

Die Fristen für die Kassenmeldung sind wie folgt: Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Systeme, die nach dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit einer TSE ausgestattet werden, müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden. EU-Taxameter und Wegstreckenzähler unterliegen ebenfalls dieser Regelung.

Unternehmen, die gegen die Kassenmeldepflicht verstoßen, können mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro belegt werden. Um Verzögerungen und zusätzliche Kosten zu vermeiden, sollten Unternehmen frühzeitig die Kassenmeldung vornehmen und bei Bedarf die fiskaly API zur automatisierten Übermittlung nutzen.

Quellen:

• Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO)

• Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO) PDF

• Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a

• Änderung des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a PDF