Діаграми Ганта

Діаграми Ганта

Призначення Діаграми Ганта

Діаграма Ганта (Gantt Chart) - один з відомих інструментів для наочної демонстрації календарного плану в проектному менеджменті. Діаграма (графік) Ганта призначена для ілюстрації послідовності етапів роботи проекту. Візуально являє собою простий набір смужок, що розташовані на площині утвореній двома осями: робіт (справ) і часу. Кожному часовому проміжку приписується певна робота=задача, яка повинна бути виконана.

На діаграмі, крім основних блоків, може бути присутнім спеціальний додатковий стовпець, що показує відсоток виконання роботи. Особливі відмітки - віхи - застосовуються для виділення двох чи декількох завдань і демонстрації послідовності їх виконання.

Графік Ганта є певним стандартом у галузі управління проектами, адже саме з його допомогою можливо наочно показати структуру виконання всіх етапів проекту.

З урахуванням того, що основна частина людей краще сприймає візуальну інформацію, діаграма дає можливість вирішити одне з основних завдань і показати персоналу, над чим слід працювати, які ресурси застосовувати в проекті і з якою швидкістю виконувати ті чи інші завдання=роботи. Вся інформація подається в стислому вигляді, без використання малозрозумілих таблиць і величезної кількості тексту. При цьому суть стає ясною і зрозумілою всім, без винятку, учасникам проекту.

Використання діаграми Ганта значно спрощує управління проектами невеликих масштабів і дає можливість контролювати діяльність співробітників.

Історія появи першого графіка

Перший формат діаграми був розроблений і протестований Генрі Л. Гант на початку ХХ століття. Вченого найняли для управління будівництвом кораблів для використання в Першій світовій війні. Спеціальний графік дозволив йому координувати роботу кількох інженерів, контролюючи вчасність виконання завдань. Побудову графіка починав Генрі Л. Гант безпосередньо з перерахування всіх необхідних завдань та їх планування відповідно з наявними ресурсами. Важливим етапом стала демонстрація залежності одних завдань від інших. Крім того, Гант виділив для кожної людини період часу, протягом якого той повинен був завершити певний вид діяльності, вказав, хто і яку задачу буде виконувати з урахуванням часу, відведеного на виконання проекту.

Побудова діаграми Ганта відбувається з використанням вертикальної осі, що представляє різні завдання, а також горизонтальної, що представляє час.

Діаграма Ганта в сучасному світі

Даний метод планування не втрачає актуальності і в наші дні, адже він забезпечує графічне відображення виробничого плану проекту, спрощує контроль за прогресом у виконанні поставлених завдань. Графік Ганта став настільки потужним аналітичним інструментом, що практично протягом 100 років не зазнавав жодних змін.

Лише в 90-х роках минулого століття з метою більш докладного опису взаємозв'язків у нього були впроваджені лінії зв'язку між різними завданнями:

«Фініш-старт» - дія В не може початися до завершення дії А;

«Старт-фініш» - дія В не може закінчитися до тих пір, поки не почнеться дія А;

«Старт-старт» - дія В почнеться не раніше, ніж дія А;

«Фініш-фініш» - дія В повинна закінчитися не раніше, ніж закінчиться дія А.

Є факти, що діаграма Ганта застосовувалася при зведенні таких гігантських інженерних споруд, як гребля Гувера (Лас-Вегас, 1939) і система Ейзенхауер-шосе (об'єднує більшість великих міст США).

Інструкція: як побудувати графік Ганта за 5 кроків?

Далі ми розглянемо правила побудови діаграми Ганта і спробуємо створити її самостійно в табличному процесорі Microsoft Excel. Створення діаграми будемо ілюструвати на прикладі проекту "Написання магістерської роботи".

Крок 1. Збір даних та створення таблиці проекту.

Для того щоб побудувати графік, нам знадобляться наступні дані:

· назва кожного етапу;

· координати початку всіх наборів даних (звідки повинен починатися кожен з брусочків) ;

· тривалість кожного етапу.

Для зручності вписуємо їх відразу у відповідні поля таблиці (Рис.1).

Після того як ми ввели всю необхідну інформацію, можна переходити до створення самої діаграми.

Важливо: простежте за тим, щоб всі формати даних були вказані правильно: зокрема, це стосується дат.

Крок 2. Створення стандартної діаграми Excel на основі дати початку робіт.

Отже, нам відомі мета планування та ключові дані, на основі яких ми будуватимемо графік.

Приступимо до створення діаграми Ганта в Excel, налаштовуючи звичайну лінійчату діаграму з накопиченням.

Для цього:

• Виберіть діапазон початкових дат з заголовком стовпця, в нашому випадку це B1: B11. Обов'язково виберіть тільки комірки з даними, а не весь стовпець.

• Перейдіть на вкладку «ВСТАВКА» -> група «Діаграми» і натисніть «Вставити лінійчату діаграму».

• У розділі «Лінійчата» клацніть «Лінійчата з накопиченням».

Нам потрібна не звичайна лінійчата, а саме з лінійчата накопиченням, так як тільки в ній передбачений другий ряд даних, який в нашому випадку буде основним.

Крок 3. Додавання даних "Тривалість" до діаграми

Тепер нам потрібно додати ще один ряд в майбутню діаграму Ганта в Excel.

1. Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці області діаграми і виберіть «Вибрати дані» в контекстному меню.

Відкриється вікно «Вибір джерела даних».

2. У розділі Елементи легенди (ряди) вже додана Дата початку. Тепер нам потрібно додати Тривалість.

Натисніть кнопку «Додати», щоб вибрати додаткові дані (Тривалість), які ви хочете побудувати в діаграмі Ганта.

3. Відкриється вікно Зміна ряду. Виконайте наступні пункти:

• У полі «Ім'я ряду» введіть «Тривалість» або будь-яке інше ім'я за вашим вибором. Крім того, ви можете помістити курсор миші в це поле і клацнути заголовок стовпця в своїй таблиці, обраний заголовок буде додано як ім'я ряду для діаграми Ганта.

• У полі «Значення» виберіть Тривалість, клацнувши по першій клітинці і перетягнувши мишу до останньої. Переконайтеся, що ви помилково не включили заголовок або будь-яку вільну позицію.

Натисніть кнопку ОК.

4. Тепер ви повернулися в вікно «Вибір джерела даних» із зазначенням початкової дати і тривалості в розділі «Елементи легенд» (ряди). Просто натисніть "ОК" і "Тривалість» буде додана в діаграму.

Крок 4. Додавання опису завдань в діаграмі Ганта

Тепер нам потрібно замінити дні в лівій частині діаграми списком завдань.

1. Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці області графіка (область з синіми і червоними смугами) і натисніть «Вибрати дані», щоб знову відкрити вікно «Вибір джерела даних».

2. Переконайтеся, що в лівій панелі обрана дата початку та натисніть кнопку «Змінити» в правій панелі під написом «Підписи горизонтальній осі (категорії)».

3. Відкриється вікно "Підписи осі", і ви вибираєте свої завдання таким же чином, як вибирали «Тривалість» на попередньому кроці. Пам'ятайте, що заголовок стовпчика не повинен бути включений. Щоб закрити відкриті вікна, два рази натисніть OK.

Крок 5. Перетворення гістограми в діаграму Ганта в Excel

Тепер у нас є зведена гістограма. Ми повинні додати правильне форматування, щоб дана діаграма більше нагадувала діаграму Ганта.

Наша мета - видалити сині смуги, щоб відображалися тільки помаранчеві частини, що представляють завдання проекту. З технічної точки зору, ми не будемо видаляти сині смуги, а просто зробимо їх прозорими і, отже, невидимими.

1. Натисніть на будь-яку синю смугу в діаграмі Ганта, щоб вибрати їх всі; клацніть правою кнопкою миші і виберіть «Формат ряду даних» в контекстному меню.

2. З'явиться вікно «Формат ряду даних». У вкладці «Заливка і кордони» в групі «Заливка» виберіть «Немає заливки», і в групі «Кордон» виберіть «Немає ліній».

3. Як ви, напевно, помітили, роботи в діаграмі Ганта перераховані в зворотному порядку. І тепер ми це виправимо.

Натисніть на список завдань в лівій частині діаграми Ганта, щоб вибрати їх. З'явиться вікно «Формат осі». Виберіть пункт «Зворотний порядок категорій» в розділі «Параметри осі».

Результати внесених змін:

• Завдання впорядковані відповідно до діаграми Ганта.

• Маркери дати переміщаються від низу до верху в початок графіка.

Діаграма Excel починає виглядати як звичайна діаграма Ганта.