Documentación

En este apartado se va a reflejar la documentación del paciente que entre o salga del centro.

Al entrar al Gestor Documental nos mostrará en Documentación toda la que tenga el paciente registrada por un periodo de una semana (fecha que se nos muestra en los apartados Inicio y Fin) y filtrada por defecto por el campo Fecha registro/solicitud.

Tipos de documentos que se muestran:

• Cita AE. Las citas que nos derivan desde los centros de atención especializada para entregar al paciente.

• Cita Interconsultas. Las solicitudes que desde nuestro centro se envían a los centros de atención especializada (y que se registran por botón Especializada-Fax Sí o desde el mismo Gestor Documental)

• Citas Consultores. Las solicitudes que desde nuestro centro se realizan para ver con Especialistas Consultores.

• Pruebas. Todos los documentos relacionados con citas para la realización de alguna prueba diagnóstica (colonoscopia, citología, endoscopia, radiología, ecografía... etc) que nos derivan desde los centros de atención especializada para entregar al paciente.

• Resultados. Toda la documentación relacionada con la llegada de resultados de pruebas al centro.

• Recetas. Toda la documentación relacionada con la llegada y envío de recetas susceptibles de visado del centro a Inspección Médica (Visado Recetas).

1. Buscar una documentación

Si queremos modificar el filtro que se nos muestra por defecto en el Gestor Documental, cambiando cualquiera de los apartados o marcando los checks Fecha entrada o/y Fecha Salida (no es necesario rellenar todos los campos), se puede buscar por especialidad dentro de un periodo determinado, por cualquiera de las fechas (o todas) o por el tipo de documento o una mezcla de varios filtros, como vemos a continuación.

Si se quiere realizar una nueva búsqueda se hace clic sobre el botón limpiar y se vuelve a hacer una nueva selección.

Si queremos registrar la llegada o salida de una documentación, hacemos clic sobre el botón Nuevo y se abre la ventana de Gestor Documental-Documentación. También se puede hacer un nuevo registro a través del árbol de documentos si ya existe documentación del mismo tipo del que se quiere registrar, pulsando sobre el nodo principal con botón derecho la ventana de registro se abre con el tipo de documento ya preseleccionado.

Y en esta ventana lo primero a determinar será el tipo de documentación que se quiere registrar.

Pasamos a detallar los pasos a seguir para cada tipo de documento.

2. Cita AE

Esta opción la utilizaremos para registrar aquella documentación que nos remita la atención especializada (Hospitales y CAE) y que refleje citas del paciente para alguno de sus servicios. Al seleccionar esta opción se activa el apartado Resto documentación.

Seleccionamos de los campos Centro origen, Centro destino y Especialidad las opciones que correspondan según los filtros de búsqueda que apliquemos, que se activan al hacer clic sobre los botones Buscar.

Pasos a seguir con cada uno de los campos:

1. Hacer clic sobre el botón Buscar.

2. En el Filtro de Búsqueda escribir la descripción

3. Seleccionar en Resultados de Búsqueda

4. Hacer clic sobre el botón Aceptar o doble clic sobre el campo seleccionado en el Resultados de Búsqueda

El siguiente apartado a cumplimentar en esta ventana y para el caso de Citas AE será el de Fecha de registro/solicitud (en el que se mostrará por defecto la del día actual).

Y dicho registro se ve reflejado en la ventana principal de Gestor Documental en su apartado de Cita AE.

Tendremos que hacer clic botón derecho sobre el apunte que queramos seguir cumplimentando y seleccionar "Editar documentación"

En Fecha de entrada seleccionamos la que se corresponda del calendario que se nos abre al hacer clic sobre la pestaña de dicho apartado (a veces coincidirá con la del registro porque la registramos el mismo día que entra o no).

En Fecha de notificación grabaremos la de la que se corresponda con el aviso al usuario.

La Fecha de entrega será la que se corresponda con la fecha de entrega al usuario, y la Fecha de salida en este tipo de documento será la misma que de entrega ya que sale del Centro de Salud (Unidad Administrativa) en el momento que se le entrega al paciente.

Entregado a: en este apartado se habrá de seleccionar la opción que corresponda y que se muestran al hacer clic sobre la pestaña correspondiente.

Si se selecciona Autorizado por Interesado u Otros aparece un nuevo campo a cumplimentar DNI, donde pondríamos el DNI de la persona autorizada que retira la Documentación.

Si se selecciona Profesional del Centro aparece un nuevo campo a buscar donde nos desplegará listado de todos los profesionales del centro

El campo Observaciones no es obligatorio pero nos sirve para hacer aclaraciones respecto al tipo de documento del que se trata, por ejemplo. fecha y lugar de la cita, persona a la que hemos notificado que no es paciente, posible rechazo de la cita por parte del paciente, comunicación por parte del Hospital de que no acude a la cita, cualquier dato que sea importante y aclaratorio. Tiene un limite de caracteres y debemos ser escuetos y claros.

Cumplimentados los campos necesarios para registrar la documentación se hace clic sobre el botón Aceptar.

3. Cita Interconsulta

Esta opción es la que seleccionaremos para registrar el envío de solicitudes de citas al Hospital o CAE (cita Fax Sí). Se puede acceder a través del Gestor Documental o a través del botón Especializada de la ventana de Cita Previa, que abre también la ventana de Gestor Documental-Documentación en la que aparece seleccionado ya el tipo de documento.

En el caso de registro de salida de Cita FAx (Cita Interconsulta) hay que cumplimentar el apartado correspondiente a Cita Interconsulta.

Centro Origen y Responsable ya aparecen cargados con los datos de médico del paciente y no del profesional que le atandió, pero se pueden modificar (hay que tenerlo en cuenta para asociar la petición porque si el profesional que la emitió es otro o está en otro centro la solicitud no se mostraría).

Al hacer clic sobre el botón buscar situado junto a Especialidad se abre la ventana de Búsqueda de Especialidad.

Se selecciona en dicha ventana la especialidad que se corresponda con la de la solicitud que quiere registrar. En ese momento se activa los siguientes apartado Centro responsable y Especialista, que se auto-rellenarán o en su defecto se procedería igual que para el apartado Especialidad y los sucesivos.

Lo siguiente a determinar es el Modo de la solicitud (Ordinario, Preferente o Urgente) desde el desplegable correspondiente.

Cumplimentados todos los apartados hacemos clic sobre el botón Aceptar de la ventana del Gestor Documental-Documentación. Se abre la ventana de PETICIONES DEL MÉDICO SIN CITA CONFIRMADA. Seleccionamos la que corresponda y hacemos clic sobre el botón Seleccionar Petición.

Es en este momento cuando asociamos la petición, (comprobando Especialidad, Fecha Solicitud y Centro de Destino) para que el profesional facultativo desde su Drago Historia pueda visualizar las respuestas de Especializada.

Y dicho registro se ve reflejado en la ventana principal del Gestor Documental en su apartado de Citas Interconsultas.

Pudiendo editarlo cada vez que hagamos alguna gestión con el documento.

Los siguientes apartados a cumplimentar, para este caso, serían:

• Fecha de registro/solicitud: momento que hacemos el registro.

• Fecha de salida: momento en que la Interconsulta sale en el correo destino Especializada (Hospital o Cae ) para que asignen cita.

• Fecha de entrada: momento en que recibimos contestación de Especializada. (Ya sea una cita o cualquier otra posibilidad)

• Fecha notificación: momento en que notificamos al paciente la llegada del documento desde Especializada.

• Fecha de entrega: momento en que el paciente (o persona autorizada) retiran documentación del Centro (Unidad Administrativa)

• Entregado a: seleccionaremos opción que corresponda, al igual que en Citas AE.

• Observaciones: campo no obligatorio, pero nos sirve para hacer cualquier aclaración o reflejar incidencia que pudiera ocasionarse.

Cumplimentados los apartados necesarios en el Gestor Documental-Documentación, y hacemos clic sobre el botón Aceptar.

4. Citas Consultores

Esta opción la utilizaremos para registrar los casos que el profesional facultativo quiere ver con los Especialistas Consultores en el Centro. Se haría clic sobre el botón Nuevo y al seleccionar esta opción se activa el apartado Resto documentación.

Seleccionamos de los campos según los filtros de búsqueda que apliquemos, que se activan al hacer clic sobre los botones Buscar.

• Centro origen: el centro que emite la petición (Interconsulta) a Consultores

• Centro destino: Consultores norte (dependientes Hosp. Dr.Negrin)/Consultores sur (dependientes Hosp. Insular), según corresponda

• Especialidad: seleccionamos la opción correspondiente

Los siguientes apartados a cumplimentar, para este caso serían:

• Fecha de registro/solicitud: momento que hacemos el registro.

• Fecha de entrega: coincidirá con la fecha de registro/solicitud, ya que se registra en el momento que nos entra en la Unidad Administrativa (cuando el facultativo que la realiza nos la entrega en la Unidad Administrativa)

• Fecha de salida: fecha en que se le entrega al Consultor(día que viene al Centro), para su valoración.

• Fecha de notificación: normalmente no vamos a notificar al paciente, ya lo hará el facultativo, en caso de que tuviéramos que notificar algo al paciente sobre lo establecido, aquí se pondría el momento en que se le hace la notificación.

• Fecha de entrega: momento en el que se hace entrega tanto al facultativo (una vez traspasada la información del consultor) como al paciente en su caso, y sale de la Unidad Administrativa.

• Entregado a: seleccionaremos opción que corresponda.

• Observaciones: campo no obligatorio, pero nos sirve para hacer cualquier aclaración o reflejar incidencia que pudiera ocasionarse, y en este caso concreto nos servirá para hacer referencia del día que viene el consultor y lo que estima el consultor se haga con el caso concreto del paciente.

El Médico Consultor puede estimar hasta 3 cosas diferentes:

1. Le sigue llevando el médico de familia con sus indicaciones. En este caso, aquí termina el registro administrativo, haciendo referencia en campo observaciones.

2. Es un caso que hay que ver en especializada, pero no es preferente, por lo que estima se le cite en Especializada (Telecita) normal , para cuando salga la cita. En este caso el registro administrativo se termina con esa cita, haciendo referencia en campo observaciones de la misma.

3. El caso hay que verlo en especializada, tanto en CAE como Preferente o en Hospitalaria, y con celeridad, por lo que tenemos que solicitar cita preferente o bien al CAE o al Hospital, según proceda. En este caso el registro administrativo se terminará con una Cita Interconsulta (para enviar la solicitud, como hemos visto anteriormente) , a parte del mismo registro Cita Consultores, haciendo referencia en campo observaciones.

Tener en cuenta que con la misma Interconsulta tenemos que empezar el proceso y terminarlo, con independencia de que sean varios los actos administrativos que tengamos que llevar a cabo (registro Citas Consultores, cita Especializada, registro Cita Interconsultas).

5. Pruebas

Para registrar la llegada, entrega, notificación de una prueba se haría sobre el botón Nuevo y se selecciona la opción correspondiente en Tipo documento de la ventana de Gestor Documental-Documentación.

Seleccionamos en apartado Resto documentación los campos Centro origen, Centro destino y Especialidad las opciones que correspondan según los filtros de búsqueda que apliquemos, que se activan al hacer clic sobre los botones Buscar.

Pasos a seguir con cada uno de los campos:

1. Hacer clic sobre el botón Buscar.

2. En el Filtro de Búsqueda escribir la descripción

3. Seleccionar en Resultados de Búsqueda

4. Hacer clic sobre el botón Aceptar o doble clic sobre el campo seleccionado en el Resultados de Búsqueda

El siguiente apartado a cumplimentar en esta ventana y para el caso de Pruebas será el de Fecha de registro/solicitud (en el que se mostrará por defecto la del día actual).

La Fecha de entrada coincidirá con la de registro/solicitud, ya que entra en la unidad administrativa el mismo día que se registra.

Y dicho registro se ve reflejado en la ventana principal de Gestor Documental en su apartado de Pruebas.

Tendremos que hacer clic botón derecho sobre el apunte que queramos seguir cumplimentando y seleccionar "Editar documentación"

La Fecha de notificación será el momento en que comunicamos al paciente que hemos recibido su cita de prueba desde Especializada ( un mensaje en contestador no es notificación)

La Fecha de Salida y la Fecha de Entrega nos coincidirán ya que sale de la Unidad Administrativa en el momento que se le hace entrega al paciente de su cita para la prueba.

Entregado a: en este apartado se habrá de seleccionar la opción que corresponda y que se muestran al hacer clic sobre la pestaña correspondiente.

Si se selecciona Autorizado por Interesado u Otros aparece un nuevo campo a cumplimentar DNI, donde pondríamos el DNI de la persona autorizada que retira la Documentación.

Si se selecciona Profesional del Centro aparece un nuevo campo a buscar donde nos desplegará listado de todos los profesionales del centro

El campo Observaciones no es obligatorio pero nos sirve para hacer aclaraciones respecto al tipo de documento del que se trata, por ejemplo. fecha y lugar de la cita, persona a la que hemos notificado que no es paciente, posible rechazo de la cita por parte del paciente, comunicación por parte del Hospital de que no acude a la cita, cualquier dato que sea importante y aclaratorio. Tiene un limite de caracteres y debemos ser escuetos y claros.

Y dicho registro se ve reflejado en la ventana principal del Gestor Documental en su apartado de Pruebas.

6. Recetas

Otra de las opciones que nos ofrece el Gestor Documental es la posibilidad de registrar la entrada , salida y entrega de las Recetas de Visados que nos entregan los pacientes en mostrador para que le tramitemos su sellado con la Inspección Médica. Se haría sobre el botón Nuevo y se selecciona la opción correspondiente en Tipo documento de la ventana de Gestor Documental-Documentación. Como veremos para recetas se procede igual que para Pruebas y Cita AE.

Seleccionamos en apartado Resto documentación los campos Centro origen, Centro destino y Especialidad las opciones que correspondan según los filtros de búsqueda que apliquemos, que se activan al hacer clic sobre los botones Buscar.

Pasos a seguir con cada uno de los campos:

1. Hacer clic sobre el botón Buscar.

2. En el Filtro de Búsqueda escribir la descripción

3. Seleccionar en Resultados de Búsqueda

4. Hacer clic sobre el botón Aceptar o doble clic sobre el campo seleccionado en el Resultados de Búsqueda

El siguiente apartado a cumplimentar en esta ventana y para el caso de Recetas será el de Fecha de registro/solicitud (en el que se mostrará por defecto la del día actual), momento en el que el paciente nos deja en la Unidad Administrativa su receta o sus recetas para que nosotros se lo gestionemos desde el Centro de Salud, así el paciente no tiene que trasladarse hasta la Dirección de Área.

A continuación se rellena el campo Fecha de salida en el momento en que mandamos por correo a la Dirección de Área de Gran Canaria la/as receta/as para su visado (sellado).

En el momento que recibamos por parte de la Dirección de Área de Gran Canaria la/as receta/as ya sean selladas, con notificación de falta de documentación o rechazada, rellenaremos el campo Fecha de entrada.

La Fecha de notificación será el momento en que comunicamos al paciente que hemos recibido su receta desde Especializada ( un mensaje en contestador no es notificación)

La Fecha de Entrega es el momento que se le hace entrega al paciente de su receta tramitada para su visado, ya sea sellada, no sellada con instrucciones de documentación que falta por aportar (en cuyo caso tendremos que volver a enviar de nuevo junto con documentación requerida, lo que supone un nuevo registro de envío) o no sellada porque no es susceptible de visado.

Entregado a: en este apartado se habrá de seleccionar la opción que corresponda y que se muestran al hacer clic sobre la pestaña correspondiente.

Si lo recoge el mismo paciente seleccionaremos Interesado.

Si se selecciona Autorizado por Interesado u Otros aparece un nuevo campo a cumplimentar DNI, donde pondríamos el DNI de la persona autorizada que retira la Documentación.

Si se selecciona Profesional del Centro aparece un nuevo campo a buscar donde nos desplegará listado de todos los profesionales del centro

El campo Observaciones no es obligatorio pero nos sirve para hacer aclaraciones respecto al tipo de documento del que se trata, por ejemplo. número de recetas que enviamos a visado, número de recetas que recibimos de vuelta y en qué condiciones, persona a la que hemos notificado que no es paciente, no recogida de recetas por parte del paciente, cualquier dato que sea importante y aclaratorio. Tiene un limite de caracteres y debemos ser escuetos y claros.

Y dicho registro se ve reflejado en la ventana principal del Gestor Documental en su apartado de Recetas.

Para registrar la llegada, entrega, notificación de un Resultado (de prueba realizada), se haría sobre el botón Nuevo y se selecciona la opción correspondiente en Tipo documento de la ventana de Gestor Documental-Documentación. Como veremos para resultados se procede igual que para Pruebas y Cita AE.

Seleccionamos en apartado Resto documentación los campos Centro origen, Centro destino y Especialidad las opciones que correspondan según los filtros de búsqueda que apliquemos, que se activan al hacer clic sobre los botones Buscar.

Pasos a seguir con cada uno de los campos:

1. Hacer clic sobre el botón Buscar.

2. En el Filtro de Búsqueda escribir la descripción

3. Seleccionar en Resultados de Búsqueda

4. Hacer clic sobre el botón Aceptar o doble clic sobre el campo seleccionado en el Resultados de Búsqueda

La Fecha de entrada coincidirá con la de registro/solicitud, ya que entra en la unidad administrativa el mismo día que se registra.

La Fecha de notificación será el momento en que comunicamos al paciente que hemos recibido los resultados de su prueba desde Especializada ( un mensaje en contestador no es notificación)

La Fecha de Salida y la Fecha de Entrega nos coincidirán ya que sale de la Unidad Administrativa en el momento en que, o bien se le hace entrega al paciente de sus resultados o al médico (si así estuviera estipulado en su Centro de Salud) para que se lo comunique al paciente.

Si lo recoge el mismo paciente seleccionaremos Interesado.

Si se selecciona Autorizado por Interesado u Otros aparece un nuevo campo a cumplimentar DNI, donde pondríamos el DNI de la persona autorizada que retira la Documentación.

Si se selecciona Profesional del Centro aparece un nuevo campo a buscar donde nos desplegará listado de todos los profesionales del centro, opción que utilizaremos por ejemplo cuando el circuito del Centro de Salud sea que los resultados se les pasa al médico de familia y es el profesional quien le hace entrega al paciente.

El campo Observaciones no es obligatorio pero nos sirve para hacer aclaraciones respecto al tipo de documento del que se trata, por ejemplo. fecha y lugar de la cita, persona a la que hemos notificado que no es paciente, posible rechazo de la cita por parte del paciente, comunicación por parte del Hospital de que no acude a la cita, cualquier dato que sea importante y aclaratorio. Tiene un limite de caracteres y debemos ser escuetos y claros.

Y dicho registro se ve reflejado en la ventana principal del Gestor Documental en su apartado de Resultados.

8. Añadir, Consultar, Editar o Eliminar documentación

Cuando queremos Añadir, Consultar, Editar o Eliminar documentación, seleccionando un registro, hacemos clic en el botón derecho del ratón y se nos despliegan estas opciones.

Si queremos Añadir documentación, lo podemos hacer desde esta opción que nos presenta el desplegable:

O seleccionando la cabecera del tipo de documento, clic botón derecho del ratón y nos presenta la misma opción.

En ambos casos, se abre la ventana de Gestor Documental - Documentación en la que (a diferencia de cuando añadimos documentación desde botón Nuevo) ya aparece pre-seleccionada la pestaña de Tipo documento.

Si queremos Consultar alguna documentación hacemos doble clic sobre el documento o, seleccionando el documento, hacemos clic sobre el botón derecho del ratón para ver el menú contextual y seleccionamos Consultar documentación.

Y se abre la ventana Gestor Documental - Documentación , mostrándonos el registro que se grabó en su momento en modo consulta, no podremos hacer ninguna modificación del documento, sólo podremos verlo.

La opción Editar documentación nos permite modificar o añadir información al registro existente. Al seleccionar dicha opción desde el desplegable y hacer clic sobre ella se abre la ventana de Gestor documental - Documentación.

Una vez realizadas las modificaciones pulsaremos el botón aceptar y los cambios realizados aparecerán reflejados en la ventana principal de Gestor Documental.

El apartado Cita Interconsulta no es editable, puesto que se trata de solicitudes que ya han sido enviadas.

Si lo que queremos es Eliminar documentación (un registro de documentación), seleccionaremos el mismo y haremos clic sobre el botón derecho de ratón. De las opciones que aparecen en el desplegable elegimos la de Eliminar documentación.

Se abre la ventana Motivo de eliminación en la que escribimos el motivo de dicho borrado y hacemos clic sobre el botón Aceptar.

Y el registro desaparece de la ventana Gestor Documental.