登録とアップロード方法
登録とアップロード方法
登録/アップロードのポップアップ画面右の＋マークのエリアにファイルをドラッグ＆ドロップして読み込ませるとファイル内容の読み取りが行われます。
読取指定が自動の場合は取引情報に抽出したテキストが表示されますので修正が必要な場合は手動で入力して編集してください。
取引情報に入力するとアップロードファイル名も同時に更新されます。※並び順や区切り文字は設定で変更できます。
アップロードファイル名に問題が無ければ右下のグレーアウト表示されたボタンが押せるようになります。
ボタンを押して成功すれば完了メッセージが表示され、エラーの場合はエラーメッセージが出ます。
①取引情報
読取指定が「自動」「手動」の場合は各入力欄の内容がアップロードファイル名にそのまま反映されます。
読取指定が「カスタム」「カスタムルール」の場合は読取ルールと連携するようになり各入力内容(「選択」「自動」「直後」「正規表現」)に応じて取引情報の入力欄が以下のように変化します。
・選択
書類種別のみで選択できるモードで入力欄が通常の選択形式になります。
・自動
入力欄が無効になります。
・直後
入力欄が無効になります。
・正規表現
入力欄が読取ルールで抽出した内容を構築するためのフォーマットを指定するモードになります。
取引日は「年」「月」「日」か「年」「月」でそれぞれフォーマットを指定する入力欄となります。
フォーマットには読取ルールで指定したキャプチャグループの$n(nは0からの数字)が指定できます。
※詳細はカスタムルールを参照してください。
[取引日]
取引日をカレンダーから選択します。
※複数の取引内容がある書類にチェックを付けると年月カレンダーに変更されます。
[書類種別]
書類種別をプルダウンリストから選択するか、その他で自由に入力する事ができます。
[取引先名]
取引先名を入力します。
[金額]
金額を入力します。
[備考1]
備考1は自由に使えます。
[備考2]
備考2は自由に使えます。
[複数の取引内容がある書類]
チェック有りで「参照書類」、チェック無しで「通常書類」として認識されます。
参照書類はクレジットカードの明細等、複数の取引内容の記載がある書類に対して使用するため取引日が年月固定で金額が入力できなくなります。
⑦各種ボタンはアップロードボタンのみが有効となり、アップロード後に参照書類のリストに登録されて選択できるようになります。
[クリア]
取引情報の全ての入力欄がクリア(デフォルト)されます。
②読取指定
書類の読み取り方法を指定します。
標準で選択できる指定は以下の３つになります。
・自動
読み取りを自動で行います。
カスタムルールがある場合はリストから書類識別とマッチしたものが自動読み取りの対象となります。
マッチしなかった場合は「取引日」「書類種別」「金額」が読取ルールの自動モードで読み取られます。
※参照書類のカスタムルールでの読み取りは対象外となります。
・手動
取引情報を手動で入力するモードです。読み取りボタンは使用できません。
・カスタム
読取ルールと連携したモードで、カスタムルールの登録・インポートができます。
カスタムルールではカスタムモードで登録したルールのリストが表示されるようになり、選択することで編集・削除・エクスポートができます。
[削除]
選択したカスタムルールを削除します。
[読み取り]
ファイルドロップエリアにあるファイルのテキストを読取指定に応じて内容を抽出します。
③参照書類
参照書類は複数の取引内容がある書類の事で、①取引情報で「複数の取引内容がある書類」にチェックを付ける事で参照書類として登録されます。
登録されたリストを編集する場合は索引簿メニューの設定から行う事ができます。
参照書類は主にクレジットカードの明細等、取引内容が複数ある書類の中から特定の項目を通常書類(例：領収書の代わり)として登録したり、通常書類の補足用の書類として扱えるようにしたものとなります。
※クレジットカードの明細は支払いを証明する証拠書類にはなりますが法的な領収書としては認められませんのでご注意ください。
参照書類を通常書類として扱いたい場合は⑥ファイルドロップエリアに何もファイルを指定しない状態で参照書類を選択します。
読取指定が自動の場合は①取引情報の取引日に日付が1日固定で自動で入力されますので残りの項目を入力します。
⑦各種ボタンは「索引簿に登録」のみ有効化されます。
参照書類を通常書類の補足用の書類として扱いたい場合は⑥ファイルドロップエリアにファイルを指定し参照書類を選択します。
①取引情報の項目を必要に応じて入力します。
⑦各種ボタンは「索引簿に登録 アップロード」のみ有効化されます。
[表示]
選択した参照書類をGoogleドライブのOCR機能でテキスト化し⑥ファイルドロップエリアのテキストウィンドウに表示されます。
書類が既に⑥ファイルドロップエリアに読み込まれている場合は使用できません。
④アップロードファイル名
電子帳簿保存に対応した「年月日」「取引先名」「金額」の３つの項目を満たしたファイル名が付けられます(※参照書類は独自機能のため満たしていませんが、索引簿に登録する事で条件を満たすことができます)。
アップロードファイル名は取引情報や読取ルールの入力内容と連動して更新され、必要な項目の条件を満たすと⑦各種ボタンが有効化されます。
各項目の並び順や区切り文字は索引簿メニューの設定から変更できます。
[コピー]
拡張子を除くファイル名がクリップボードにコピーされます。
⑤読取ルール
読取指定をカスタムにすることで特定の書類に対して取引情報と連携して読み取り方法のルールを定義(カスタムルール)することができます。
各項目は以下のように読み取り方法のモードが選択できるようになっています。※選択できるモードは各項目ごとによって異なります。
・選択
書類種別のみで選択できるモードで読取ルールは無効になり取引情報の入力欄が通常の選択形式になります。
・自動
各項目に応じて自動で内容を抽出します。
※選択すると取引情報の入力欄は無効となります。
<取引日>
取引日に関連する特定のワードリストから順に検索し直後の日付を抽出します。
※特定のワードは「購入日、注文日、見積日、請求日、領収日、納品日、契約日、発行日、日付」になります。
※抽出できる日付の形式は年月日が「/」「-」「.」で区切られたもの、和暦年月日の形式、和暦(アルファベット)年月日の形式、年月日の形式です。
※抽出した和暦は西暦に変換されます。
※抽出した年月日が西暦4桁、年2桁、日2桁未満の時はゼロ埋めされます。
※日付の形式によっては自動で抽出できない事がありますのでその場合は正規表現の使用を検討してください。
※複数の取引内容がある書類にチェックが付いている場合は「年月」でマッチするものを全て検索、見つからなければ「年月日」でマッチするものを全て検索し最新の日付を抽出します。
<書類種別>
書類種別に関連する特定のワードリストから順に検索し最初にマッチしたワードを書類種別にします。
※特定のワードは「領収書、請求書、契約書、納品書、見積書、注文書、検収書」になります。
<金額>
検索対象となる金額の中から最も高い金額を抽出します。
検索対象となる金額は先頭に日本円を表す「￥」マークを含むカンマ区切りの数字か、末尾に「円」を含むカンマ区切りの数字です。
「￥」の後に空白(改行含む)、「円」の前に空白(改行含む)がある場合も対象となります。
抽出できなかった場合は検索内容を緩和しカンマ区切りの数字のみから最も高い金額を抽出します。
※￥マークは「￥(全角)、\(半角)、¥(中国元)」を判定に使用しています。
※抽出後はカンマが取り除かれます。
・直後
検索ワードを指定する事でその直後の内容を各項目に応じて抽出します。
※選択すると取引情報の入力欄は無効となります。
<取引日>
指定したワード直後の日付を抽出します。
<書類種別>
指定したワード直後から自動と同じ動作をします。
<金額>
指定したワード直後の検索対象となる金額を抽出します。
検索対象となる金額は自動と同じです。
※抽出後はカンマが取り除かれます。
・一致
書類識別のみで選択できるモードで、入力ワードが一致するかをチェックします。
・正規表現
正規表現を使用します。正規表現はJavaScript構文に準拠します。
※詳細はカスタムルールを参照してください。
※抽出後はカンマが取り除かれます。
[取引日～備考2]
入力欄下の各モードを選択してモードに応じた内容を入力します。
[書類識別]
書類が識別できる唯一のワード、もしくは正規表現を指定します。
読取指定を「自動」にして読み取った時にマッチする事でこのカスタムルールで項目の内容が抽出されるようになります。
[登録名]
カスタムルールの登録名です。
※同一の登録名で登録することはできません。
※登録名に「自動」「手動」「カスタム」は使用できません。
[登録]
カスタムルールを読取指定のリストに登録します。読取指定「カスタム」時に選択可能で、書類識別と登録名が入力済みの時に有効化されます。
[更新]
カスタムルール編集後の内容を更新します。読取指定が「カスタムルールの登録名」時に選択可能で、書類識別と登録名が入力済みの時に有効化されます。
[インポート]
エクスポートで出力したJSONファイル(カスタムルール)を取引情報と読取ルールにインポートします。読取指定「カスタム」時に選択可能です。
[エクスポート]
カスタムルールをJSONファイルに出力します。読取指定が「カスタムルールの登録名」時に選択可能でで、書類識別と登録名が入力済みの時に有効化されます。
[クリア]
読取ルールの全ての入力欄がクリア(デフォルト)されます。
⑥ファイルドロップエリア
ファイルをドラッグ＆ドロップするか「ファイルを選択」ボタンからファイルを指定するとファイル内容がGoogleドライブのOCR機能でテキスト化されます。
テキスト化された内容はテキストウィンドウにファイル名、ファイルサイズ、ファイルタイプと共に表示されます。テキストウィンドウはファイル名等が表示されている右側の×ボタンを押すことで閉じる事ができます。
対応ファイルはPDF/Excel/Word/JPEG/PNG/GIF/BMP/TXT/HTML/CSVになります。これ以外のファイルを指定するとエラーとなります。
※ファイルをドラッグ＆ドロップをすると自動で読み取って取引情報に反映されます。
※ファイルサイズは2MB以内にしてください。
[PDFを画像変換して読み込む(文字化け回避/OCR精度向上)]
PDFのファイル内容によってはテキスト化すると文字化けが発生したりうまく文字を認識しない事があります。
CubePDFなど海外製のPDF変換ツールを使用するとフォント情報が原因で日本語文字に正しく変換できません。
このような場合はPDFを画像に変換してからテキスト化することで現象を回避できる可能性があります。
変換時の解像度を指定する事でOCRの精度は向上しますがファイルサイズの制限によりエラーが発生する事がありますので特に問題が無ければ「通常(108dpi)」を選択してください。
※画像変換は処理に時間を要することがあります。
※アップロードされるファイルは元のファイルと同じデータのファイルになります。変換した画像データ(PNG)はテキスト化時のみに使用されます。
⑦各種ボタン
「索引簿に登録」「アップロード」「索引簿に登録 アップロード」の３つのボタンがあり、送信条件が整うとグレーアウトが解除され有効化されます。
ボタン押下後は取引情報、アップロードファイル名、ファイル情報等がリセットされます。
Googleドライブにアップロードされるファイルはドロップしたファイルがそのままアップロードされます。ファイルデータの変更等はしません。
[索引簿に登録]
索引簿(Googleスプレッドシート)の空いているセルに登録を行います。
登録位置は索引簿メニューのソート指定によって変わります。昇順の場合(デフォルト)は登録済みセルの末尾に、降順の場合は先頭に登録されていきます。
ボタンの有効化条件：参照書類を選択している事と取引情報の取引日＆取引先名＆金額が入力済み。
[アップロード]
Googleドライブの指定フォルダにファイルのアップロードを行います。
同時に「索引簿に登録 アップロード」が有効化されている場合に索引簿への登録をしたく無い場合はこちらを選択してください。
ボタンの有効化条件：ファイルを開いている事とアップロードファイル名に取引日(年月日)＆取引先＆金額が含まれている場合か、ファイルを開いている事と取引日(年月)＆取引先が含まれている場合。
[索引簿に登録 アップロード]
上記を同時に行います。
ボタンの有効化条件：ファイルを開いている事とアップロードファイル名に取引日(年月日)＆取引先＆金額が含まれている場合。