コミサポ - 存在事実を証明する公証制度の確定日付

くらしごとDr.の「せいど窓口」は、制度調査事務所コミットサポート

権利を守るのは、特許だけじゃない。
早い・安い・安心の確定日付は、あなたの契約・記録・約束を守る小さな公証制度。

Protecting rights isn't just about patents.

Fast, cheap, and reliable fixed dates are a small notarization system that protects your contracts, records, and promises.

公証制度の確定日付ってご存じでしたか？　

公証制度の確定日付を解説します。

「公証制度の確定日付（かくていひづけ）」は、公証役場で私文書に対して“その日付に確かに存在していた”ことを公的に証明する制度です。
つまり、「この書類は、○年○月○日にすでに存在していました」という“日付の証拠”を、国の公証人が押印によって認める制度です。

Did you know about the confirmation date under the notarization system?

We will explain the confirmation date under the notarization system.

The "confirmation date under the notarization system" is a system in which a notary public's office publicly certifies that a private document "certainly existed on a certain date." In other words, it is a system in which a national notary public affixes a seal to recognize "evidence of the date" that "this document already existed on XX/XX/XX day."

１．制度の位置づけ

1. Positioning of the system

民法第228条第4項・公証人法第3条に基づく制度で、
「私文書の存在時点を第三者に対抗できる証拠として残す」ために行うものです。
公証役場で押される「確定日付印」は、法的に“国家が認めた存在証明”になります。

This system is based on Article 228, Paragraph 4 of the Civil Code and Article 3 of the Notary Public Act, and is carried out to "preserve the time of existence of a private document as evidence that can be used against third parties." The "confirmed date stamp" stamped at a notary public's office is legally "proof of existence recognized by the state."

２．確定日付の効果（何が証明されるか）

2. Effect of the fixed date (what is to be proven)

公証人が「文書がその日に存在していた」ことを証明します。
内容の正確性や契約の有効性を保証するものではありません（＝存在証明のみ）。

しかし、次のような場面で強力な法的証拠力を持ちます👇
➀金銭貸借契約書：返済期限や契約締結日を証明し、第三者（債権者・債務者間・税務署など）への対抗力を持つ

②不動産・賃貸契約書：入居時点・賃貸条件の存在証明として紛争防止に役立つ

③事業パートナーとの取引契約書：契約締結日を明確にし、後日の“言った・言わない”を防ぐ

④取引先との注文書（発注書）・納品書・請求書など：日を明確にし、後日のトラブルを防ぐ

⑤社内外での打合せ議事録：機密情報の漏洩があった際の証明となる

⑥債権譲渡通知書：民法第467条で「確定日付ある文書による通知・承諾」が要件

⑦遺言書・合意書・離婚協議書など：当事者間の合意日を法的に明確化できる

⑧研究ノート・発明メモ：知的財産やアイデアの“先使用権”の証拠として残せる

⑨証拠保全・トラブル防止：SNS誹謗・取引詐欺などの“存在日時”を残すことで立証補強に使える

A notary public certifies that a document existed on that date. It does not guarantee the accuracy of the content or the validity of the contract (it is only proof of existence).

However, it can be used as strong legal evidence in the following situations:

➀ Loan agreements: Proof of repayment deadlines and contract execution dates, and can be used against third parties (creditors, debtors, tax offices, etc.).

② Real estate and rental agreements: Helps prevent disputes by providing proof of existence at the time of occupancy and rental conditions.

③ Transaction agreements with business partners: Clarifying the contract execution date prevents future disputes about what was said or not.

④ Purchase orders (purchase orders), delivery notes, invoices, etc. with business partners: Clarifying the date, preventing future disputes. Prevent fraud.

⑤ Minutes of internal and external meetings: Proof in the event of a leak of confidential information.

⑥ Notice of assignment of claims: Article 467 of the Civil Code requires "notification and consent in writing with a fixed date."

⑦ Wills, agreements, divorce agreements, etc.: Legally clarify the date of agreement between the parties.

⑧ Research notes and invention memos: Preserve evidence of "prior use rights" for intellectual property and ideas.

⑨ Preserve evidence and prevent problems: Recording the "date and time of existence" of slander on social media, transaction fraud, etc. can be used to strengthen evidence.

３．法的な活用ポイント

3. Legal benefits

➀裁判・調停・税務署・役所等への証拠提出において、日付の真正性が疑われません。
②第三者への対抗要件として機能する（例：債権譲渡）。
③契約書・覚書などを確定日付付きで保存しておけば、後日のトラブル時に「その時点で存在していた」ことを主張できる。

➀ The authenticity of the date will not be questioned when submitting evidence to court, arbitration, the tax office, government offices, etc.

② It functions as a means of asserting rights against third parties (e.g. assignment of claims).

③ If you save contracts, memoranda, etc. with a fixed date, you can claim that they "existed at the time" in the event of a problem at a later date.

４．「せいどの窓口」での活用例

公証制度の確定日付を「トラブルを防ぐ盾」＋「取引・申請の証拠を残す鎧」として活用します。

4. Example of use at the "Notarization Counter": The confirmation date of the notarization system will be used as a "shield to prevent trouble" and "armor to leave evidence of transactions and applications."

活用事例：

➀取引先との「契約書」や「協議メモ」に確定日付を付け、詐欺・言い逃れの抑止力に。
②補助金・助成金・賃貸契約・委任契約などの存在証明・交付日証明として残す。
③離婚・相続・金銭トラブル・退職合意などの時点証拠として安全に保存。
④詐欺被害防止・消費者トラブル対策の証拠保全サービスとして提供。

Usage examples:

➀ Adding a definitive date to contracts and discussion memos with business partners serves as a deterrent to fraud and evasive action.

② Preserving as proof of the existence and issuance date of subsidies, grants, rental contracts, and agency contracts.

③ Safely storing as point-in-time evidence for divorce, inheritance, financial troubles, retirement agreements, etc.

④ Providing as an evidence preservation service to prevent fraud and deal with consumer disputes.

存在事実を証明する公証制度の確定日付

The date of the notarial system for proving the fact of existence

存在事実を証明する公証制度の確定日付の利用率

Usage rate of fixed dates for notarization systems to prove facts of existence

１．確定日付の利用件数（年間）

1. Number of confirmed dates used (annual)

法務省によると、公証制度全体では確定日付の付与件数は年間約31万件となっています。

According to the Ministry of Justice, the number of confirmed dates given throughout the notarization system is approximately 310,000 per year.

２．利用率の算出は困難

2. Calculating utilization rates is difficult

「利用率」を計算するためには、利用対象となる母数（すなわち確定日付が適用対象となる文書数）が必要です。しかし、その母数に関するデータは公表されておらず、現時点では正確な利用率を導出することはできません。

また確定日付は、私文書の成立日証明を必要とする場面で選択される付加機能であり、書類ごとの利用推奨状況が異なるため、「全私文書のうち何％に付与されたか」といった一般化は難しいのが現状です。

In order to calculate the "usage rate," a target population (i.e., the number of documents to which the fixed date applies) is required. However, data on this population has not been made public, and it is not possible to derive an accurate usage rate at this time.

Furthermore, the fixed date is an additional function selected in situations where proof of the creation date of a private document is required, and as recommended usage varies for each document, it is currently difficult to generalize, such as "what percentage of all private documents it has been applied to."

３．参考となる関連データ

3. Reference related data

念のため参考までに、他の公証業務の年間件数データは以下の通りです。

➀公正証書の作成件数：年間約24万件

②定款の認証件数：年間約10万件

③私署証書の認証件数：年間約19万件

For reference, the annual volume data for other notarial services is as follows:

➀ Number of notarized deeds created: Approximately 240,000 per year

② Number of articles of incorporation certified: Approximately 100,000 per year

③ Number of private deeds certified: Approximately 190,000 per year

存在事実を証明する公証制度の確定日付の利用率

➀確定日付は「契約や証拠を守るための最低限のセーフティネット」として利用されている。

②主な活用領域は契約トラブル防止・債権保全・知財証拠・相続対策。

③年間30万件規模で安定した利用があり、特に法人・事業者・士業の間では実務ツールとして定着している。

Usage rate of the notarized date system for proving facts of existence

➀ The notarized date system is used as a "minimal safety net for protecting contracts and evidence."

② Its main areas of use are preventing contract disputes, preserving claims, intellectual property evidence, and inheritance planning.

③ It is consistently used in approximately 300,000 cases per year, and has become an established practical tool, especially among corporations, businesses, and professionals.

1. 確定日付の基本的な役割

1. The basic role of fixed dates

➀文書が「その日までに確実に存在していた」ことを証明する制度

②公証人が押印することで、改ざん防止や取引の信頼性を高める効果

③利用者は個人・法人問わず、取引の証拠保全やリスク管理のために活用

➀ A system that proves that a document "definitely existed by a certain date."

② A notary's seal prevents tampering and increases the reliability of transactions.

③ Utilized by individuals and corporations alike for preserving transaction evidence and risk management.

2. 典型的な利用シーン

2. Typical usage scenarios

(1) 契約関係のトラブル防止

➀金銭消費貸借契約書（借用書など）

②不動産や動産の売買契約書

③業務委託契約書や雇用契約書

※将来「いつ作った契約か」が争点になった場合に備え、確定日付を入れておくことで効力を補強。

(2) 債権の保全・譲渡

➀債権譲渡契約において、第三者に対抗するために「確定日付のある証書」が必要

②銀行や金融機関との取引で、債権譲渡担保の対抗要件として利用

※ 特に金融取引・ファクタリング分野では頻繁に利用されている。

(3) 知的財産・創作物の証拠保全

➀発明アイデア・著作物・企画書などの「創作日」を証明するために利用

②後の特許出願や著作権トラブルの際に「いつ存在していたか」を立証可能

※デザイン・研究開発・クリエイティブ業界の利用が増えている。

(4) 遺言・相続関連

➀自筆証書遺言に確定日付を入れておくことで、「遺言がその日に存在していた」ことを証明

②相続争いの防止、効力を補強する役割

(1) Preventing Contractual Disputes

➀ Loan Agreements (e.g., IOUs)

➀ Real Estate and Personal Property Purchase and Sale Agreements

② Service Agreements and Employment Agreements

※ Include a definite date to reinforce the validity of the agreement in case the issue of when it was created becomes a future issue.

(2) Preserving and Assigning Receivables

➀ In receivables assignment agreements, a document with a definite date is required to assert against third parties.

② Used as a means of perfecting receivables assignment collateral in transactions with banks and financial institutions.

※ It is particularly frequently used in the financial transactions and factoring fields.

(3) Preserving Evidence of Intellectual Property and Creative Works

➀ Used to prove the "date of creation" of invention ideas, copyrighted works, proposals, etc.

② Can prove the "date of existence" of an invention in the event of a later patent application or copyright dispute.

※ It is increasingly being used in the design, research and development, and creative industries.

(4) Wills and Inheritance

➀ By including a fixed date in a handwritten will, you can prove that the will existed on that date.

② It helps prevent inheritance disputes and reinforces its validity.

3. 実際の利用状況・傾向

3. Actual usage status and trends

➀年間の確定日付付与件数は約31万件と報告されており（法務省資料）、契約や取引に関連する実務で広く利用されている【出典: 内閣府規制改革会議資料】。

②公証人会の見解では、4大業務（公正証書、定款認証、私署証書認証、確定日付付与）の中では「利用頻度は少なめ」とされることもあるが、これは日常的な契約文書に埋もれて利用実態が見えにくいため。

③特に金融取引（債権譲渡）や企業間契約、知的財産分野での利用は安定しており、デジタル化（電子確定日付）も進行中。

➀ It is reported that approximately 310,000 fixed dates are assigned per year (Ministry of Justice documents), and it is widely used in practical work related to contracts and transactions [Source: Cabinet Office Regulatory Reform Council documents].

② According to the Notary Association, it is sometimes said to be used less frequently than the four major services (notarized deeds, articles of incorporation certification, private document certification, and fixed date assignment), but this is because it is buried among everyday contract documents, making its actual usage difficult to see.

③ Its use is particularly stable in financial transactions (assignment of claims), inter-company contracts, and the intellectual property field, and digitalization (electronic fixed date assignment) is also progressing.

存在事実を証明する公証制度の確定日付を利用されない理由

Reasons for not using the confirmed date of the notarization system to prove the fact of existence

1. 制度自体を知らない

1. Not knowing the system itself

➀一般の人は「確定日付」という言葉すら聞いたことがないケースが多い。

②行政や公証人会による周知が限定的で、士業や専門家に任せきり。

③契約書やアイデアの証拠保全に使えることを知らず、利用機会を逃している。

➀ In many cases, the general public has never even heard of the term "fixed date."

② Public awareness by government agencies and notary associations is limited, leaving it entirely to professionals and experts.

③ People are unaware that it can be used to preserve evidence of contracts and ideas, and are missing out on opportunities to use it.

2. 必要性を感じにくい

2. It's hard to feel the need for it

➀「公正証書を作っていれば十分」「署名・押印しているから証拠になる」と誤解。

②取引や契約でトラブルにならない限り、「わざわざ日付を証明する意味があるのか？」と思ってしまう。

③将来のリスク回避よりも“今のコスト削減”を優先してしまう心理。

➀ The misconception is that "it's enough to have a notarized document" or "it serves as evidence because it's signed and stamped."

② Unless there's a problem with a transaction or contract, people wonder, "Is there really any point in going to the trouble of proving the date?"

③ The mentality of prioritizing "current cost reduction" over avoiding future risks.

3. 手続きの手間とコスト

3. Procedural hassle and costs

➀公証役場に出向く必要があり、時間的負担を感じる。

②1件あたり安価な費用しか発生しないため、「わざわざ費用をかけるほどではない」と判断される。

③電子確定日付制度は導入されているが、まだ利用者が限られている。

➀ It requires a visit to a notary public office, which is a time burden.

② Because the cost per transaction is low, it is deemed "not worth the expense."

③ An electronic confirmation date system has been introduced, but its use is still limited.

4. 弁護士・司法書士・税理士など専門家に任せきり

4. Leaving it entirely to experts such as lawyers, judicial scriveners, and tax accountants

➀契約や登記の手続きでは専門家が代行することが多く、本人が制度を理解していなくても進んでしまう。

②「専門家が言わなかったから不要だろう」と思い込み、自分で確定日付を取る機会を逃す。

➀ Contract and registration procedures are often handled by experts, so they proceed even if the person in question does not understand the system.

② They assume that "it's unnecessary because the expert didn't say so," and miss the opportunity to set a fixed date themselves.

5. デジタル化との　　　　　　ギャップ

5. The gap with digitalization

➀電子契約・電子署名が普及する中で「紙の契約書に日付証明を押す」というイメージが古いと感じられる。

②電子確定日付の制度はあるが、まだ企業や個人への浸透が浅く、利用環境が整っていない。

➀ With the spread of electronic contracts and electronic signatures, the image of "stamping a date certificate on a paper contract" feels outdated.

② Although there is a system for electronic date confirmation, it has not yet been widely adopted by companies and individuals, and the environment for its use is not yet in place.

6.確定日付が　　　　　　　　利用されないのは、

6. The confirmed date is not used because

➀ 「知られていない」＋「必要性を感じにくい」＋「手間と費用」＋「専門家任せ」＋「デジタル化とのズレ」
といった要因が重なっているためです。

※逆に言えば、これらのハードルを下げて「確定日付の価値＝リスクから守る盾」であることをわかりやすく伝えることができれば、利用率を伸ばす余地は大きいです。

➀ This is due to a combination of factors: "It's not well known," "It's hard to see the need for it," "The effort and expense involved," "Leaving it to the experts," and "It's out of step with digitalization."

※ Conversely, if we can lower these hurdles and clearly communicate that "the value of a fixed date = a shield that protects against risk," there is a lot of room to increase usage rates.

会社が、存在事実を証明する公証制度の確定日付を利用するメリット

The benefits of using the confirmed date of the notarization system to prove the existence of a company

1. 契約リスクの低減

1. Reduced contract risk

➀業務委託契約、取引基本契約、債権譲渡契約などに確定日付を付すことで、トラブル時に「この日付までに契約が存在していた」ことを客観的に証明できる。

②取引先や金融機関に対して信頼性が増し、交渉力が強化される。

➀ By attaching a fixed date to contracts such as outsourcing agreements, basic transaction agreements, and receivables assignment agreements, you can objectively prove that the contract existed on that date in the event of a dispute.

② This increases your credibility with business partners and financial institutions, strengthening your negotiating power.

2. 知的財産・ノウハウの保護

2. Protection of intellectual property and know-how

➀企画書・開発資料・デザインデータに確定日付を付しておくことで、「先に作成した証拠」として権利主張しやすい。

②特許出願前のアイデア盗用防止、競合とのトラブル防止に役立つ。

➀ By attaching a confirmed date to proposals, development materials, and design data, it becomes easier to assert rights as evidence that the data was created first.

② It helps prevent idea theft before a patent application is filed, and helps prevent trouble with competitors.

3. コンプライアンス・　内部統制の強化

3. Strengthening compliance and internal controls

➀契約書や社内規程に確定日付を付与 → 改ざん防止・社内ガバナンス強化。

②監査や株主対応において、文書の信頼性を高められる。

➀ Assigning fixed dates to contracts and internal regulations → Preventing falsification and strengthening internal governance. ② Increasing the reliability of documents for audits and shareholder correspondence.

4. 低コストで導入可能

4. Low-cost implementation

➀公証人役場で1件　数千円と、コスト負担は軽微。

②「大きな法務リスク回避を、低コストで実現」できる点が企業経営にメリット。

➀ The cost burden is minimal, at just a few thousand yen per transaction at a notary public's office.

② The benefit to business management is that it allows you to "avoid major legal risks at low cost."

労働組合が、存在事実を証明する公証制度の確定日付を利用するメリット

➀会社にとって：契約・知財・内部統制のリスク管理を低コストで強化できる。

②労働組合にとって：労使合意や組合員の権利保護を公的に証明し、組合の存在意義を高められる。

※つまり、確定日付は「組織の信頼を守る盾」であり、福利厚生や組合サービスに組み込むと大きな付加価値になります。

Benefits of using the notarized date system to prove existence for labor unions

➀ For the company: Strengthening risk management for contracts, intellectual property, and internal controls at low cost.

② For the labor union: Publicly certifying labor-management agreements and the protection of union members' rights, enhancing the union's raison d'être.

※In other words, the notarized date is a "shield that protects the organization's credibility," and incorporating it into employee benefits and union services can be a significant added value.

1. 労使協定・合意事項の証拠化

1. Evidence of labor-management agreements and agreements

➀36協定や団体交渉の合意文書に確定日付を付すことで、「この日に合意が成立した」ことを公的に裏付けできる。

②使用者側とのトラブル時に強力な証拠となり、組合員を守る盾になる。

➀ By attaching a definitive date to the 36 Agreement or collective bargaining agreement document, it is possible to officially prove that "the agreement was reached on this date."

② It serves as strong evidence in the event of trouble with the employer and serves as a shield to protect union members.

2. 組合員の権利保護

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2. Protection of members' rights

➀組合が支援する退職合意書や和解文書などに確定日付を入れることで、将来の紛争防止に役立つ。

②組合員に「安心して利用できるサービス」を提供でき、組織価値が高まる。

➀ Including a fixed date on union-sponsored severance agreements and settlement documents helps prevent future disputes.

② Providing union members with a "service they can use with confidence" increases organizational value.

3. 組合の存在価値向上

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　3. Increasing the value of unions

➀「組合は交渉だけでなく、制度を使って生活・権利を守ってくれる」という信頼を醸成。

②組合加入率の向上、団結力の強化につながる。

➀ Fostering trust that "unions don't just negotiate, they use the system to protect our livelihoods and rights."

② Leading to increased union membership rates and stronger unity.

存在事実を証明する公証制度の確定日付

個人が公証制度の確定日付を活用できる主なケースと用途を整理した一部です。

確定日付は「その書面が特定の日に存在していたこと」を公証役場が証明する制度であり、内容の真実性や法的効力は保証しない点に注意が必要です。

Notarization Dates Proving Existence

This section summarizes some of the main cases and uses for individuals to utilize notarization dates.

It's important to note that the notary public's office certifies that a document existed on a specific date, but does not guarantee the authenticity or legal effect of the document.

よくある個人向けのケース

▼下記は、個人が確定日付を取得して、存在の事実の証拠として証明を残しておく必要があるものの一部を抜粋したものですので、参考にしてください。

Common Cases for Individuals

▼The following is a list of some of the cases for which individuals need to obtain a definitive date and keep proof of existence. Please use this as a reference.

金銭関係の証拠確保

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　Securing evidence related to financial matters

➀金銭消費貸借契約書（借用書）：借金・貸金の契約日を明確にし、返済請求や時効管理の活用に。

②分割払い・立替金の合意書：支払いスケジュールや金額を明確にし、支払い遅延時の証拠に。

③遺産分割協議前の借金・債権の存在証明：相続開始時点での貸借関係を証明するために。

➀ Loan agreement (IOU): Clarifies the contract date of the debt or loan, and can be used for repayment requests and statute of limitations management.

② Installment payment/advance payment agreement: Clarifies the payment schedule and amount, and serves as evidence in the event of a payment delay.

③ Proof of existence of debts/claims prior to inheritance division negotiations: To prove the loan relationship at the time the inheritance began.

2. 不動産・動産取引の証拠保全

➀不動産売買契約書：契約成立日を証明し、登記申請や紛争時に有効するために。

②中古車・バイク売買契約書：売却日を明確化し、事故・違反の責任時期を証明するために。

③賃貸借契約書（アパート・駐車場等）：契約開始日や条件変更日を証明するために。

3. 離婚・養育費・婚姻関係の取り決め

➀離婚協議書：養育費・財産分与・慰謝料の合意日を証明するために。

②婚姻費用分担契約書：別居中の生活費負担について合意した日を証明するために。

③親権・面会交流に関する取り決め：将来の履行請求やトラブル防止に有効。

4. 相続・遺言・遺産管理

➀遺産分割協議書：相続人間の合意日を明確化するために。

②遺言書（自筆証書遺言）：作成日を客観的に証明するために。

③相続放棄・限定承認の合意書：家族間の合意時期を記録するために。

5. 知的財産・アイデア保護

➀発明・考案・デザインの説明書や図面：公開前に作成日を証明し、盗用防止に活用。

②著作物（原稿・楽曲・写真）：著作権の先使用権や創作日を証明するために。

③商標・ロゴ案：先使用の証拠として活用するために。

6. 日常生活や個人間契約

➀リフォーム・工事請負契約書：工事着手前の条件や仕様を証明するために。

②ペット売買契約書：引渡日や条件を明確化するために。

③物品の預かり契約書：貸与・保管の開始日を証明するために。

7. 災害・事故対応

➀被害状況報告書（写真添付）：事故や災害発生日を証明し、保険請求の裏付けのために。

②保険請求関連書類：作成・提出時期を明確化し、紛争時に有効するために。

8. 行政手続き・補助金申請の添付資料

➀申請直前の契約や合意書：対象期間や条件の証明に利用可能。

②地域活性化・移住支援などの補助事業契約書：契約日や実施開始日を証明するために。

不動産・動産取引の証拠保全

Preservation of evidence for real estate and personal property transactions

➀不動産売買契約書：契約成立日を証明し、登記申請や紛争時に有効するために。

②中古車・バイク売買契約書：売却日を明確化し、事故・違反の責任時期を証明するために。

③賃貸借契約書（アパート・駐車場等）：契約開始日や条件変更日を証明するために。

➀ Real estate sales contract: To prove the contract execution date and to make it valid for registration applications and disputes.

② Used car/motorcycle sales contract: To clarify the sale date and prove the time of responsibility for accidents or violations.

③ Lease agreement (apartment, parking lot, etc.): To prove the contract start date or the date on which terms were changed.

離婚・養育費・婚姻関係の取り決め

Divorce, child support, and marital arrangements

➀離婚協議書：養育費・財産分与・慰謝料の合意日を証明するために。

②婚姻費用分担契約書：別居中の生活費負担について合意した日を証明するために。

③親権・面会交流に関する取り決め：将来の履行請求やトラブル防止に有効。

➀ Divorce Agreement: To prove the date on which child support, property division, and alimony were agreed upon.

② Marital Expense Sharing Agreement: To prove the date on which the parties agreed on the burden of living expenses during separation.

③ Custody and Visitation Agreements: Useful for preventing future claims for performance and trouble.

相続・遺言・遺産管理

Inheritance, wills, and estate management

➀遺産分割協議書：相続人間の合意日を明確化するために。

②遺言書（自筆証書遺言）：作成日を客観的に証明するために。

③相続放棄・限定承認の合意書：家族間の合意時期を記録するために。

➀ Inheritance division agreement: To clarify the date of agreement between the heirs.

② Will (holographic will): To objectively prove the date of creation.

③ Agreement to renounce inheritance/qualified acceptance: To record the date of agreement between family members.

知的財産・アイデア保護

Intellectual Property and Idea Protection

➀発明・考案・デザインの説明書や図面：公開前に作成日を証明し、盗用防止に活用。

②著作物（原稿・楽曲・写真）：著作権の先使用権や創作日を証明するために。

③商標・ロゴ案：先使用の証拠として活用するために。

➀ Descriptions and drawings of inventions, devices, and designs: To prove the date of creation before publication and prevent plagiarism.

② Copyrighted works (manuscripts, music, photographs): To prove prior copyright use rights and the date of creation.

③ Trademark and logo proposals: To be used as evidence of prior use.

日常生活や個人間契約

Daily life and personal contracts

➀リフォーム・工事請負契約書：工事着手前の条件や仕様を証明するために。

②ペット売買契約書：引渡日や条件を明確化するために。

③物品の預かり契約書：貸与・保管の開始日を証明するために。

➀ Renovation/construction contract: To certify the conditions and specifications before construction begins.

② Pet purchase and sale contract: To clarify the delivery date and conditions.

③ Item storage contract: To certify the start date of loan/storage.

災害・事故対応

Disaster and accident response

➀被害状況報告書（写真添付）：事故や災害発生日を証明し、保険請求の裏付けのために。

②保険請求関連書類：作成・提出時期を明確化し、紛争時に有効するために。

➀ Damage report (with photos attached): Prove the date of the accident or disaster and support your insurance claim.

② Insurance claim-related documents: Clarify the time of creation and submission, and make them valid in the event of a dispute.

行政手続き・補助金申請の添付資料

Attachments for administrative procedures and subsidy applications

➀申請直前の契約や合意書：対象期間や条件の証明に利用可能。

②地域活性化・移住支援などの補助事業契約書：契約日や実施開始日を証明するために。

➀ Contracts and agreements made immediately before application: Can be used to prove the applicable period and conditions.

② Subsidy project contracts for regional revitalization, relocation support, etc.: To prove the contract date and start date of implementation.

よくあるビジネス向けのケース

▼下記は、会社がビジネスで確定日付を取得して、存在の事実の証拠として証明を残しておく必要があるものの一部を抜粋したものですので、参考にしてください。

Common Business Cases

▼The following are some examples of business cases where a company needs to obtain a definitive date and keep proof of existence. Please use this as a reference.

契約・取引関係の証拠確保

Securing evidence of contracts and business relationships

➀取引基本契約書・業務委託契約書：契約発効日を明確にし、取引条件や支払い期日の根拠を保全するために。

②売買契約書（不動産・動産・商品）：契約成立日を証明し、代金支払や物品引渡し時期の争いを防ぐために。

③賃貸借契約書（店舗・事務所・設備等）：賃料改定や更新条件などの合意日を証明するために。

④仕入・販売条件変更合意書：価格改定や納期変更に伴う合意日を明確化するために。

⑤取引停止・契約解除通知書：債権保全や損害賠償請求の根拠日に利用するために。

➀ Basic transaction agreement/service outsourcing agreement: To clarify the effective date of the contract and maintain the basis for transaction conditions and payment dates.

② Sales agreement (real estate, movable property, goods): To prove the contract conclusion date and prevent disputes over payment and delivery dates.

③ Lease agreement (store, office, equipment, etc.): To prove the agreed date for rent revisions, renewal conditions, etc.

④ Agreement to change purchasing/sales conditions: To clarify the agreed date for price revisions and delivery date changes.

⑤ Notice of transaction suspension/contract termination: To be used as the basis for preserving debts and claiming damages.

債権回収・資金関係

Debt collection and financing

➀金銭消費貸借契約書（融資・社内貸付）：貸付日・返済条件の証拠確保するために。

②売掛金・未収金の支払い合意書：分割払い・返済計画の合意日を確定するために。

③債務承認書・債権放棄合意書：会計・税務処理や債権管理における証拠するために。

➀ Loan agreement (loan/internal loan): To secure evidence of the loan date and repayment conditions.

② Accounts receivable/accounts receivable payment agreement: To confirm the agreed installment payment/repayment plan dates.

③ Debt acknowledgment/debt waiver agreement: To provide evidence for accounting/tax processing and debt management.

知的財産・ビジネスアイデア保護

Intellectual Property and Business Idea Protection

➀発明・技術ノウハウの説明資料：開発日を証明し、特許出願や先使用権主張に備えるために。

②著作物（マニュアル・設計図・広告デザイン）：制作日を証明して盗用・模倣防止するために。

③ブランド・ロゴ案・商品パッケージデザイン：商標登録前の先使用証明として活用するために。

➀ Explanatory materials for inventions and technical know-how: To prove the development date and prepare for patent applications and prior use claims.

② Copyrighted works (manuals, blueprints, advertising designs): To prove the production date and prevent plagiarism and imitation.

③ Brand and logo proposals, product packaging designs: To be used as proof of prior use before trademark registration.

取引リスク管理・トラブル予防

Transaction risk management and trouble prevention

➀納期遅延・品質変更に関する合意書：発生日を証明し、違約金や損害賠償の争点を減らすために。

②クレーム対応の合意書：和解条件や履行日を証明するために。

③中途解約の条件合意書：契約終了時期を明確化するために。

➀ Agreement regarding delivery delays and quality changes: to prove the date of occurrence and reduce disputes over penalties and damages.

② Agreement on complaints handling: to prove settlement terms and performance dates.

③ Agreement on terms for early termination: to clarify when the contract will end.

会社運営・社内統治

Company management and internal governance

➀株主総会議事録・取締役会議事録：決議日や議題内容の証明するために。

②役員交代・増資・減資の合意書：登記や金融機関手続きの証拠として残すために。

③従業員との重要な労働条件合意書：賃金改定・退職条件などの合意日を確定するために。

➀ Minutes of general shareholders' meetings and board of directors' meetings: To prove the date of resolutions and the contents of agenda items.

② Agreements for changes in officers, capital increases, and capital reductions: To keep as evidence for registration and financial institution procedures.

③ Agreements on important working conditions with employees: To confirm the dates of agreements on wage revisions, retirement conditions, etc.

補助金・助成金・融資申請サポート

Subsidy, grant and loan application support

➀補助金対象契約書（設備購入・外注契約等）：対象期間内の契約であることを証明するために。

②事業計画書・資金計画書：作成日を証明し、申請要件の裏付けに利用するために。

③取引実績証明：申請書添付用の客観的証拠を残すために。

➀ Subsidy-eligible contracts (equipment purchase, outsourcing contracts, etc.): To prove that the contract is within the eligible period.

② Business plan and financial plan: To prove the date of creation and to use as support for application requirements.

③ Proof of transaction performance: To leave objective evidence to attach to your application form.

取引先や委託先との秘密保持・独占契約

Confidentiality and exclusivity agreements with business partners and contractors

➀秘密保持契約書（NDA）：開示開始日や範囲を明確化するために。

②業務独占契約書：期間や地域、条件の合意日を証明するために。

➀ Non-disclosure agreement (NDA): To clarify the start date and scope of disclosure.

② Exclusive business agreement: To prove the date of agreement on the period, region, and conditions.

活用時のポイント

Key points to keep in mind when using this service

➀「日付の証明」に特化し、内容の真実性や履行強制力は保証しない。

②公正証書や署名押印・電子署名と組み合わせることで、法的効力をより強化できる。

③紛争予防・補助金申請・知財保護など、予防法務と実務証拠保全の両方に有効。

➀ Specialized in "proof of date" and does not guarantee the authenticity of the content or the enforceability of performance.

② When combined with a notarized document, signature, seal, or electronic signature, it can have even stronger legal effect.

③ Effective for both preventive legal practice and practical evidence preservation, such as dispute prevention, subsidy applications, and intellectual property protection.

ただ「申請代行」するだけではありません

We don't just act as an application agent.

個人用

personal use

会社用

For company use

申請前のアドバイス

Pre-application advice

書類の目的を明確にする

➀確定日付は「その文書が特定の日に存在していた事実」を証明するだけで、内容の正しさや強制執行力はありません。

②離婚協議書、金銭消費貸借契約書、遺産分割協議書、養育費の取り決め書など、日付が重要な意味を持つ文書に適しています。

書式と内容の確認

➀手書き・印刷どちらでも可。ただし改ざん防止のため訂正印や押印方法は慎重に。

②文書中に「日付」が明記されていることが望ましい。

③公証役場での確認後は差し替え不可のため、事前に誤字・脱字・金額や人名の正確性をチェック。

添付書類の準備

➀本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等）。

②文書原本と必要部数のコピー（公証役場によってはコピーの持参不要の場合あり）。

実印・認印の扱い

➀確定日付には押印必須ではないが、契約や合意を証明する場合は押印済みの完成原本が望ましい。

取得タイミングの重要性

➀補助金・助成金・法的時効・契約開始日など、日付が効力発生条件になる前に取得しておく。

Clarify the purpose of the document

➀ A fixed date only proves the document's existence on a specific date; it does not verify the accuracy of the content or have any enforceable force.

② It is suitable for documents where the date is important, such as divorce agreements, loan agreements, inheritance division agreements, and child support agreements.

Check the format and content

➀ Either handwritten or printed is acceptable. However, be careful about how you stamp or seal the document to prevent tampering.

② It is preferable that the date be clearly stated in the document.

③ Once verified by the notary public, the document cannot be replaced, so check for typos, omissions, amounts, and names in advance.

Prepare accompanying documents

➀ Identification documents (driver's license, My Number card, passport, etc.).

② The original document and as many copies as necessary (some notary public offices do not require copies).

Handling of registered seals and personal seals

➀ A seal is not required for a fixed date, but if certifying a contract or agreement, a completed, stamped original is preferable.

The importance of timing

➀ Obtain documents before the date that triggers the conditions for grants, subsidies, legal statutes of limitations, contract start dates, etc.

申請前のアドバイス

Pre-application advice

ビジネス上の活用目的を整理

（１）確定日付は以下のビジネス場面で有効

➀取引基本契約書、業務委託契約書の発効日証明

②売掛金回収や債務承認の証拠保全

③補助金・助成金申請用契約書の期間証明

④知的財産（マニュアル・設計図・商品デザイン）の作成日証明

（２）書類作成時のチェックポイント

➀取引当事者の正式名称・住所・代表者氏名は登記簿記載通りに記載。

②金額・納期・条件など変更リスクの高い部分は明確に数値化。

③複数ページある場合は契印（ページ間押印）を忘れない。

（３）社内手続き・承認フロー

➀役員会・取締役会の議事録や重要契約書は、確定日付取得前に社内決裁を完了させる。

②外部提出用の副本が必要な場合は、取得部数をあらかじめ決める。

（４）公証役場との事前連絡

➀大量枚数や特殊な契約（英文契約・多者間契約）は、事前に公証役場へ連絡し確認。

②所要時間・必要部数・手数料を見積もり、スケジュールに組み込む。

（５）他制度との組み合わせ

➀契約の強制執行力を持たせたい場合は確定日付＋公正証書化。

②電子データの場合は電子公証（タイムスタンプ）も検討。

Explaining Business Intent

(1) The fixed date is useful in the following business situations:

➀ Proving the effective date of a master transaction agreement or a service agreement

② Preserving evidence for accounts receivable collection or debt approval

③ Proving the duration of a contract for applying for subsidies or grants

④ Proving the creation date of intellectual property (manuals, blueprints, product designs)

(2) Checkpoints when preparing documents

➀ Record the legal names, addresses, and representative names of all parties to the transaction as they appear in the registry.

② Clearly quantify high-risk areas such as the amount, delivery date, and terms.

③ If there are multiple pages, do not forget to stamp each page.

(3) Internal Procedures and Approval Flow

➀ Complete internal approval of executive and board meeting minutes and important contracts before obtaining the fixed date.

② If duplicate copies are required for external submission, determine the number of copies to be obtained in advance.

(4) Advance Contact with a Notary Public

➀ Contact a notary public in advance to confirm large volumes or special contracts (contracts in English or multi-party contracts).

② Estimate the required time, number of copies required, and fees, and incorporate them into the schedule.

(5) Combining with other systems

① If you want the contract to be enforceable, use a fixed date and have it notarized.

② If the data is electronic, consider electronic notarization (timestamp).

申請代行

Application agency

申請代行の目的

➀公証役場に直接出向かなくても、代理人が代わりに手続きを行うことで時間・手間・移動負担を軽減できます。

②仕事や家庭の都合で公証役場に行けない方、制度に不慣れな方に有効です。

代行依頼時に必要なもの

➀文書原本（確定日付を付けたい契約書や合意書など）

②本人確認書類のコピー（運転免許証、マイナンバーカード等）

代行の流れ

➀事前相談で文書内容と日付証明の目的を確認

②必要書類の受け取りとチェック

③代理人が公証役場に出向き、確定日付の付与手続き

④完了後、確定日付が押された文書を依頼者へ返送または直接引渡し

注意点

➀確定日付は日付のみ証明であり、内容の真実性は保証されません。

②原本に訂正や不備があると当日手続きできない場合があります。

Purpose of Application Proxy

1. Having an agent process the application on your behalf saves you time, effort, and travel costs by eliminating the need to visit the notary public's office in person.

2. This service is useful for those who cannot visit the notary public's office due to work or family commitments, or for those unfamiliar with the system.

What You Need When Requesting Proxy Service

➀ Original document (e.g., contract or agreement to which you want to add a confirmation date)

② Copy of identification document (e.g., driver's license, My Number card)

Proxy Service Process

➀ Confirm the document content and purpose of the date certification in a preliminary consultation.

② Receive and check the necessary documents.

③ The agent visits the notary public's office and completes the confirmation date application process.

④ Once completed, return the dated document to the client or hand it over directly.

Notes

➀ The confirmation date only certifies the date and does not guarantee the authenticity of the content.

② Corrections or omissions in the original document may prevent the process from being completed on the same day.

申請代行

Application agency

申請代行の目的

➀営業活動や事業運営に必要な契約書・議事録などの確定日付取得を迅速化するための外部委託。

②全国に支店がある企業や、契約本数が多い企業で特に有効。

③法務部の事務負担を減らし、契約発効日や申請期日を守るために活用。

代行依頼時に必要なもの

➀契約書・議事録・合意書など原本

②法人の登記事項証明書（必要な場合、公証役場の判断による）

③担当者の委任状（代表取締役印・社判押印）
　複数契約書のまとめ申請も可

④大量の場合は、事前に案件リスト（契約名・日付・部数）を作成

代行の流れ

➀事前打ち合わせ（対象文書・枚数・期限の確認）

②必要書類と委任状の受領

③代行者が公証役場で確定日付取得

④取得済み文書を返却し、控えや電子記録を保管

⑤補助金・助成金申請用や法務アーカイブに登録

注意点

➀大量申請や特殊書式（英文契約、多者間契約等）は事前予約が必要。

②契約書の内容変更後は、再度確定日付を取得しないと日付証明が無効化される恐れあり。

③社外秘文書の場合、守秘義務契約を締結してから代行依頼するのが安全。

代行依頼時の共通ポイント

➀費用：公証役場手数料（1通700円）＋代行手数料（業者により数千円〜）

②所要時間：通常は当日対応可だが、大量や遠方の場合は数日かかることもある

③信頼性：弁護士・司法書士・行政書士・契約書専門コンサルなど、実務経験のある代行者が望ましい

Purpose of Application Proxy Services

➀ Outsourcing to expedite obtaining final dates for contracts, minutes, and other documents necessary for sales activities and business operations.

② Particularly effective for companies with branches nationwide or a large number of contracts.

③ Utilized to reduce the administrative burden on the legal department and ensure contract effective dates and application deadlines are met.

What you need when requesting a proxy service

➀ Original documents such as contracts, minutes, and agreements

② Corporate registration certificate (if required, at the discretion of the notary public)

③ Power of attorney for the person in charge (with the representative director's seal and company seal) Multiple contracts can also be submitted at once.

④ For large volumes of documents, prepare a project list (contract name, date, and number of copies) in advance.

Proxy Service Process

➀ Pre-meeting (confirm the documents involved, number of copies, and deadline)

② Receive the necessary documents and power of attorney

③ The proxy obtains the final date from the notary public's office

④ Return the obtained documents and keep copies or electronic records.

⑤ Register for use in grant and subsidy applications or in legal archives.

Notes

➀ Advance reservations are required for large volumes of applications or those using special formats (English contracts, multi-party contracts, etc.).

② After changes to the contract content, the date certificate may become invalid if the final date is not obtained again.

③ For confidential documents, it is safest to request a proxy service after signing a confidentiality agreement.

Common points to consider when requesting a proxy service

➀ Cost: Notary public fee (700 yen per document) + proxy service fee (starting from several thousand yen, depending on the service provider)

② Time required: Usually same-day service, but may take several days for large volumes or distant documents

③ Reliability: A proxy service with practical experience, such as a lawyer, judicial scrivener, administrative scrivener, or contract consultant, is preferred.

人気サービス！！　公証制度の確定日付で「同行・寄り添い」サービス

どうも強気に押し切られると言い返せない…気づけば言いくるめられて、言いなりになってしまって後で後悔するという方に。

Popular service!! "Accompanying and Supporting" service for notarized dates.

For those who find it difficult to argue back when pressured... For those who find themselves persuaded, give in, and then regret later.

（１）契約書の相手方と合意内容を確認する場面

(1) Confirming the contents of the agreement with the other party to the contract

➀「言った・言わない」のトラブル防止

②中立的立会いにより合意内容の信頼性を高めます。

こんな話し合いの場にオファーをいただけましたら、「同行・寄り添い」ます。

➀ Prevent disputes over "said or not said."

② Increase the credibility of the agreement by being neutrally present.

If you are invited to participate in such discussions, we will "accompany and support" you.

（２）離婚協議書の作成・取り交わし

(2) Preparation and exchange of divorce agreement

➀財産分与・養育費・慰謝料などの重要取り決めを確定日付付きで残す

②双方が安心して協議できるよう、専門知識を持つ第三者が同席してサポート

こんな話し合いの場にオファーをいただけましたら、「同行・寄り添い」ます。

➀ Establish a set of finalized dates for important agreements such as property division, child support, and alimony.

② Provide support by having a third party with specialized knowledge present to ensure both parties feel at ease during these discussions.

If you are invited to participate in these discussions, we will "accompany and support" you.

（３）遺産分割協議書の取り交わし

(3) Exchange of inheritance division agreement

➀相続人全員の合意を明確に記録し、後日の紛争を予防

②公証役場で確定日付を付与することで法的な証明力が増す

こんな話し合いの場にオファーをいただけましたら、「同行・寄り添い」します。

➀ Clearly record the agreement of all heirs to prevent future disputes.

② Establishing a final date at a notary public's office increases the legal weight of the document.

If you are invited to participate in these discussions, we will accompany and support you.

（４）金銭トラブルなどの示談の取り交わし

(4) Settlement of financial disputes, etc.

➀債務返済・損害賠償・慰謝料などの示談合意を文書化

②確定日付を付けることで「合意日」を証明し、強い証拠力を持たせる

こんな話し合いの場にオファーをいただけましたら、「同行・寄り添い」ます。

➀ Document settlement agreements, including debt repayment, damages, and compensation.

② Include a definitive date to prove the "date of agreement" and provide strong evidentiary support.

If you're invited to participate in these discussions, we'll be there to support you.

（５）会社や労働組合の合意文書の確認

(5) Check the agreement documents between the company and the labor union

➀労使協定や福利厚生に関する取り決めを確定日付付きで保存

②両者が安心できる公正な証明となる

こんな話し合いの場にオファーをいただけましたら、「同行・寄り添い」ます。

➀ Save labor-management agreements and employee benefit agreements with confirmed dates.

② Provide fair proof that both parties can feel secure.

If you are invited to participate in such discussions, we will "accompany and support" you.

協議の同行・立会いにおいては、あくまでも発言を行うものではなくご依頼者へのアドバイス（助言）または中立の立場での参加となります。

When accompanying or attending discussions, we do not make any statements but rather provide advice to the client or participate in a neutral position.