תיבת טקסט היא תיבה ממוסגרת עם טקסט בתוכה שאפשר למקם אותה בכל מקום במסמך. מיקומה הויזואלי אינו משקף את מיקומה האמיתי במסמך, כך שקורא מסך לא יקריא אותה לפי המיקום הויזואלי.

בסרגל כלים "הוספה" בקבוצה "טקסט" לוחצים על "תיבת טקסט". נפתחת רשימה של תבניות של תיבות טקסט, הכי פשוט לבחור את הראשונה.

נוצרת תיבת טקסט עם מלל שאותו אפשר למחוק, למעלה נפתחת רצועת כלים מתאימה לטיפול בתיבות טקסט. אפשר לעצב את הטקסט שבתוך התיבה בדומה לעיצוב טקסט רגיל במסמך.

אפשר להזיז את המיקום (הויזואלי) של התיבה ע"י "תפיסתה" במסגרת שלה ע"י העכבר (כפתור שמאלי).

אפשר לבחור מיקום מוגדר מראש כמו ראש/אמצע/תחתית העמוד בצד ימין/אמצע/שמאל בכפתור "מיקום" ברצועת הכלים שנפתחת עם תיבת הטקסט.

כמו כן אפשר לשלוט על מיקום התיבה ביחס לטקסט של המסמך בכפתור "גלישת טקסט" באותה רצועת כלים.

מסמנים טקסט ומפעלים עליו וורד ארט ברצועת הכלים "הוספה", בקבוצה "טקסט" בכפתור WordArt. הטקסט המסומן יעוצב (בהתאם לבחירה) ע"י שינוי כיוון, הצללה, תלת מימד וכו'. 

סימן מים הוא כעין הטבעת רקע על כל עמוד במסמך כגון כיתוב של "טיוטה", "סודי ביותר" וכדומה. אפשר גם לבחור תמונה (לוגו).

בסוף רצועת הכלים "עיצוב" בקבוצה "רקע עמוד" לוחצים על "סימן מים" בתפריט שנפתח בוחרים "סימן מים מותאם אישית" בדו-שיח שנפתח בוחרים "סימן מים טקסט" כותבים את הטקסט הרצוי, בוחרים פריסה אלכסונית או אופקית ולוחצים על אישור.

מסמנים את כל גיליון העבודה על ידי קונטרול-a פעמים. עוברים עם העכבר לטור שבו מופיעים מספרי השורות. בין השורות יש פס מפריד. תופסים עם קליק שמאלי של העכבר את אחד הפסים המפרידים. מורידים אותו מעט למטה (או מעלים למעלה) עד שיתאים לגובה הרצוי ועוזבים. כל השורות ישנו את גובהם בהתאם.

מסמנים את כל גיליון העבודה על ידי קונטרול-a פעמים. עוברים עם העכבר לטור שבו מופיעים מספרי השורות. בין השורות יש פס מפריד. תופסים עם קליק שמאלי של העכבר את אחד הפסים המפרידים. מורידים אותו מעט למטה (או מעלים למעלה) עד שיתאים לגובה הרצוי ועוזבים. כל השורות ישנו את גובהם בהתאם.

בשורה שמסמנת את שמות הטורים A, B, C וכו'. אם עומדים על הקו המפריד בין שתי עמודות ולוחצים פעמיים רצופים על הכפתור השמאלי של העכבר: הוא מרחיב את רוחב העמודה באופן אוטומטי בהתאם לצורך.

כמו כן עם נעמוד על הקווים המפרידים בין מספרי השורות ונלחץ פעמים כנ"ל: הוא ירחיב את גובה השורה לפי הצורך.

לחיצה פעמים רצופות על ידית המילוי של תא או קבוצת תאים, ממלאת את המשך הטור בלי שיהיה צורך לגרור את ידית המילוי. שורה ריקה מפסיקה את המילוי.

המטרה היא להעזר במחשב ליצירת קובץ PDF מותאם אישית של טקסט רצוי (כמו ברכת המזון, תפילת הדרך וכדומה) כך שגודל האותיות יתאים לראיה של המשתמש במכשיר היעד שהוא יכול להיות המחשב שלנו או המכשיר הסלולרי הנייד.

ראשית יש למצוא את הטקסט הרצוי ע"י חיפוש בדפדפן או בדרך אחרת, מסמנים אותו ומעתיקים (קונטרול-c).

נכנסים לוורד, מדביקים אותו (קונטרול-v) ומייד לאחר מכן לוחצים על הכפתור קונטרול ועוזבים אותו, בתפריט שנפתח בוחרים את האפשרות של הדבקת טקסט בלבד (שבד"כ זו האפשרות הרצויה).

מתאימים את גודל הטקסט והתצוגה כך שיהיה אפשר לערוך את הקובץ. עוברים עליו, עורכים מה שצריך (למשל להקטין הערות, להדגיש התחלת פסקה, עיצוב שונה לכותרות או למראה מקומות וכדומה).

עיצוב מוצע (על כל הטקסט לכן יש לעשות קונטרול-a לפני כן):

• הדגשת האותיות (קונטרול-b).

• יישור דו צדדי קונטרול-j)

• פריסת עמוד (סרגל כלים: פריסה, קבוצה: הגדרת עמוד) – לרוחב!

• שוליים – צרים (או מתונים)

• בהגדרת פיסקאות לקבוע מרווח אוטומטי לפני ואחרי כל פסקה, ומרווח בודד (או 1.5) בין השורות. 

• אם הפיסקאות קצרות, בתפריט פיסקאות להכנס ללשונית מעברי שורה ועמוד ושם לסמן "מנע הפרדת שורות" (את כל שאר האפשרויות אפשר לבטל).

• להסיר שורות ריקות.

• למתקדמים ביותר המשתמשים בכותרות: עריכת הכותרת העליונה שתכיל StyleRef.

התאמת הגודל למכשיר הסלולר:

1. מקטינים את התצוגה ע"י קונטרול-גלגלת כך שתתאים פחות או יותר לגודל של מסך הטלפון (לרוחב).

2. מסמנים את כל הטקסט (קונטרול-a)

3. מקטינים ומגדילים ע"י (קונטרול-סוגריים) כדי למצוא את ההתאמה האישית לגודל הגופן הרצוי.

שומרים את הקובץ (קונטרול-s)

מייצאים לקובץ PDF ע"י F12 ובחירת סוג קובץ PDF. (למשתמשים מתקדמים: לוחצים על "אפשריות", בוחרים מסמך (כדי שלא יציג הערות בלון אם הם קיימות) ובוחרים צור סימניות באמצעות כותרות (אם השתמשת בסגנונות של כותרות) ואישור). בסוף לוחצים על "שמור".

קובץ ה-PDF נפתח במחשב, יש להסתכל עליו בכלליות אם הוא נראה לשביעות רצונך. אם לא, לסגור אותו ולשוב לוורד ולערוך בהתאם.

לסיום, שולחים את הקובץ (או הקבצים) בדוא"ל (ועושים צרף קובץ). אפשר גם לשלוח לסלולרי בדרכים אחרות.

במכשיר הסלולרי:

פותחים את קובץ ה-PDF מהאימייל. הוא אמור להפתח ב-Acrobat Reader ולהציג אותו. נכנס למצב מסך מלא ע"י קונטרול-ך (control-l).

אם הגודל אינו מתאים, יש לסגור את Acrobat ( במחשב: ע"י קונטרול-/ (control-q)) לחזור על התהליך במחשב, לערוך את קובץ המקור בוורד ולייצא קובץ PDF מותאם יותר.

במצב מסך מלא ב-Acrobat במחשב משתמשים בחיצים ורווח ובקליק ימיני ושמאלי של העכבר כדי לדפדף קדימה ואחורה. יוצאים ממצב מסך מלא ע"י המקש אסקייפ (Esc).

בסלולרי, מדפדפים באפליקציה ע"י מחוות פליק ימינה או שמאלה או ע"י לחיצה בפינה הימנית למטה או השמאלית למטה (יש לדייק ולא לעלות יותר מדי).

אם יוצאים מהאפליקציה, הקובץ יופיע ברשימת הקבצים האחרונים כאשר נשוב אליה.

אם לא נציג את הקובץ לעיתים קרובות הרי ששמות של קבצים שנמצאים בשימוש תכוף יותר יתפסו את מקומו, אפשר לחפש אותו בהמשך הרשימה, או לשים את הקובץ במקום ידוע לפי ההוראות הבאות:

כדי לשמור את הקובץ בתיקיה "הורדות" (Download) לוחצים על שם הקובץ לחיצה ארוכה, לוחצים על כפתור התפריט שנראה כשלוש נקודות בפינה העליונה ימנית, ובוחרים באפשרות Save a copy בוחרים On this device ומקבלים הודעה למטה המאשרת שנשמר עותק בתיקיה Download.

מעתה אפשר להגיע לקובץ גם זה דרך האפליקציה "הקבצים שלי" להגיע לתיקיה Download ולפתוח את הקובץ משם.

חיצים - ניווט לכל הכיוונים

גלגל - ניווט שורות מעלה ומטה

גרירת ה"יד" עם העכבר (עם הכפתור השמאלי) - ניווט חופשי

דפדוף-מטה (PageDown) - גילגול למסך הבא

רווח או אנטר (Enter) - ניווט למסך הבא

דפדוף-מעלה (PageUp) - גילגול למסך הקודם

שיפט-רווח או שיפט-אנטר (Shift-Enter) - ניווט למסך קודם

קונטרול + דפדוף-מטה - דפדוף עמוד מטה

קונטרול + דפדוף-מעלה - דפדוף עמוד מעלה

בית (Home) - ניווט לתחילת המסמך

סיום (End) - ניווט לסוף המסמך

קונטרול + גלגלת - הגדלה והקטנה

אף4 (F4) - פתיחת / סגירת פנל שמאלי (ניווט)

שיפט-אף4  (Shift-F4) - פתיחת / סגירת פנל ימני

אף8  (F8) - פתיחה וסגירת פנל עליון

אף9  (F9) - הצגה והסתרת תפריט

קונטרול -k (ל) - הגדרות

קונטרול-L (ך) - מצב עמוד מלא

אסקייפ (ESC) - יציאה ממצב עמוד מלא

קונטרול-טאב (TAB) - מעבר בין קבצים פתוחים (לשוניות)

קונטרול-w (') - סגור קובץ

קונטרול-q (/) - יציאה