Antes de  iniciar a busca por um fornecedor é importante  identificar quais recursos são essenciais para que não haja gastos excessivos com recursos desnecessários. 

Após identificar as necessidades é preciso saber quais são os recursos e principais funções a serem procurados durante a avaliação de fornecedores: 

-  Conformidade e Padrões: A assinatura eletrônica deve estar em conformidade com regulamentações relevantes em suas jurisdições  e os formatos de assinatura padrão necessários, como PAdES ou CAdES, devem ser suportados. A adesão às leis de privacidade de dados também é essencial.  

-  Validação de identidade: Devem estar disponíveis medidas suficientes de confirmação da identidade do signatário. 

- Acessibilidade: Avalie como é fácil para os signatários acessar, revisar e assinar documentos em computadores, dispositivos móveis, tablets, etc.

- Interface e UX: As interfaces de administrador e assinante devem ser bem projetadas e intuitivas para todos os usuários. 

- Segurança: Medidas robustas devem proteger documentos confidenciais durante todo o seu ciclo de vida – criptografia, controles de acesso e data centers com redundâncias para evitar interrupções. Auditorias anuais de quarta parte proporcionam transparência. 

- Dados: A análise de uso de assinaturas concluídas, em andamento, pendentes, etc., fornece visibilidade. As trilhas de auditoria que demonstram conformidade também são essenciais.  

- Especificações técnicas: A assinatura digital remota não deve impor requisitos de hardware especializados aos signatários. Avalie aspectos técnicos como formatos de assinatura, padrões de criptografia e autoridades de carimbo de data/hora utilizadas. 

- Validação de longo prazo: Mecanismos de validação como carimbo de data/hora e dados de verificação incorporados são essenciais para documentos que exigem assinaturas de longo prazo. Verifique até que ponto no futuro as assinaturas podem ser verificadas.  

- Personalização: Opções para configurar a aparência da assinatura visual, marca, campos de formulário obrigatórios, etc., com base em cenários de assinatura, simplificam os fluxos de trabalho. 

Com isso, parte para a avaliação de provedores de assinatura digital, estes devem ser analisados pelos seguintes considerações: 

- Confiança e Conformidade: identificar fornecedores estabelecidos com histórico de habilitação de assinaturas digitais legais para grandes empresas e agências governamentais.  

- Cobertura Geográfica: Se os casos de uso da assinatura abrangem vários países, procure por fornecedores com experiência e cobertura globais. Eles podem navegar pelas necessidades de localização e nuances jurisdicionais para implementações internacionais.

- Capacidade de Resposta: A disponibilidade de canais de telefone, chat e e-mail para resolução oportuna de problemas. Com tempos de resposta garantidos e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.  

- Postura de segurança: Revise as disposições de segurança como criptografia, módulos de segurança de hardware, auditorias periódicas e medidas de redundância. 

- Padrões de privacidade:  Políticas de tratamento de dados, localização e auditorias independentes proporcionam transparência nas práticas de privacidade. A certificação ISO 27001 indica adesão às melhores práticas. 

- Confiabilidade e tempo de atividade da plataforma: Verifique as métricas históricas de tempo de atividade e a redundância de infraestrutura fornecida. 

- Modelos de Preços: Avalie preços previsíveis, como planos de taxa fixa ilimitados ou escalonados. Os modelos baseados no uso podem incorrer em custos ocultos em volumes maiores. Considere avaliações gratuitas para testar os recursos.  

1- Treinamento da equipe: Forneça treinamento adequado para sua equipe sobre como usar a plataforma de assinatura eletrônica escolhida. Certifique-se de que eles entendam os recursos, os benefícios e como incorporar a assinatura eletrônica aos processos existentes.

2- Adapte os processos internos: Revise e adapte os fluxos de trabalho e processos internos para incorporar a assinatura eletrônica de forma eficiente. Identifique os pontos de integração com sistemas existentes, como CRM ou gestão documental, e ajuste-os conforme necessário.

3- Informe e envolva os stakeholders: Comunique a implementação da assinatura eletrônica aos stakeholders relevantes, como funcionários, clientes e parceiros. Explique os benefícios e ofereça suporte para facilitar a transição para a assinatura eletrônica.

4- Monitore e avalie o desempenho: Acompanhe a adoção e o desempenho da assinatura eletrônica na sua empresa. Meça indicadores como tempo de resposta, economia de custos e satisfação do cliente. Identifique áreas de melhoria e faça ajustes conforme necessário.