Artículo 1. La ASOCIACION DE GENEALOGIA E HISTORIA DE COSTA RICA (ASOGEHI), en adelante la Asociación, es una organización cultural, y por su naturaleza tiene duración indefinida, creada de acuerdo con la Ley de Asociaciones N.º 218 de 8 de agosto de 1939 y sus reformas.
Artículo 2. El domicilio de la Asociación será la ciudad de San José, Rotonda del Farolito, Barrio Escalante, número mil ciento cuarenta y seis frente al Centro Cultural Español y estará facultada a establecer filiales en el territorio nacional, así como relaciones y nexos pertinentes con otras organizaciones nacionales e internacionales dedicadas a los mismos fines.
Artículo 3. Para el cumplimiento de sus fines, la Asociación realizará, entre otras, las siguientes funciones:
a. Investigar a profundidad fuentes documentales históricas existentes, con el fin de estudiar los ascendientes y descendientes de una persona o familia, ubicándolos en su entorno, para determinar su desarrollo a lo largo del tiempo y el espacio y sus relaciones socioeconómicas.
b. Efectuar estudios de grupos, pueblos, comportamiento poblacional y estructuras socioeconómicas, para contribuir con las ciencias sociales en la comprensión de la realidad nacional, con el fin de develar los principales procesos históricos de la sociedad costarricense.
c. Contribuir mediante estudios genealógicos a la identificación de familias costarricenses que padecen enfermedades hereditarias.
d. Elaborar biografías de costarricenses o extranjeros, así como su aporte a la sociedad.
e. Divulgar las investigaciones realizadas por medio de conferencias y publicaciones, que conlleven a un conocimiento realista e integral de las raíces de los costarricenses.
f. Rescatar trabajos u obras inéditas relacionadas con el acervo histórico o genealógico y procurar su divulgación y publicación.
g. Crear capacidades para el desarrollo de investigaciones genealógicas e históricas de calidad.
h. Promover el interés por la genealogía e historia a nivel nacional e internacional.
i. Establecer los mecanismos adecuados de coordinación, entre las personas investigadoras e instituciones nacionales y extranjeras, relacionadas con la historia y la genealogía.
j. Recaudar cuotas y contribuciones entre sus miembros para financiar la consecución de sus objetivos esenciales.
k. Gestionar transferencias o donaciones de entidades públicas y privadas, tanto nacionales como internacionales, para el desarrollo de sus actividades.
l. Adquirir toda clase de bienes, dentro de las limitaciones establecidas por el artículo cuarenta y tres del Código Civil, así como celebrar contratos de toda índole.
m. Realizar toda especie de operaciones y otras actividades encaminadas a la consecución de sus fines.
Artículo 4. La Asociación no tiene fines de lucro, pero podrá cobrar por sus publicaciones y servicios. Contará con los siguientes recursos operativos:
a. Cuotas de afiliación correspondientes a semestres naturales.
b. Donaciones.
c. Subvenciones, legados y otros.
Artículo 5. Habrá un número indefinido de miembros asociados divididos en tres clases:
a. Fundadores: Son los miembros participantes en la Asamblea Constitutiva y anotados en el Acta Constitutiva.
b. Activos: Son los miembros que hayan ingresado posteriormente a la Asamblea Constitutiva y que estén en pleno goce de sus derechos.
c. Honorarios: Son aquellas personas nacionales o extranjeras, residentes en el país o fuera de este, a las que se les ha otorgado esta categoría por haber colaborado efectivamente en el desarrollo y consolidación de la Asociación, o que se hayan destacado por sus contribuciones a la genealogía, la historia y otras ciencias sociales. Estarán exentos de pago de cuotas.
Artículo 6. La persona interesada en ingresar a la asociación como miembro activo deberá presentar su solicitud por escrito al Consejo Directivo en la fórmula que este le suministre. Para su aceptación, se requerirá la aprobación de por lo menos la mitad más uno de los votos emitidos por los miembros presentes en la sesión del Consejo Directivo en el que se analiza la solicitud.
Artículo 7. El acuerdo en que se acepta a la persona candidata quedará en firme a partir de la fecha en que se aprobó su ingreso y se le considerará plenamente incorporada a partir del pago de su primera cuota de afiliación semestral, misma que deberá ser cancelada en un plazo máximo de treinta días naturales posteriores a la comunicación de su aceptación como persona asociada, de lo contrario se desestimará su incorporación.
Artículo 8. Cualquier asociado podrá presentar ante el Consejo Directivo propuestas de incorporación de asociados honorarios. Este analizará el caso y recomendará el otorgamiento o no de la categoría en Asamblea General, quien aprobará o rechazará el otorgamiento de la categoría por votación de al menos dos terceras partes de los miembros presentes en la Asamblea.
Artículo 9. Los nuevos miembros contarán con un plazo de dos años calendario posteriores a la cancelación de su primera cuota de afiliación para realizar alguno de los siguientes trabajos de incorporación:
a. Trabajo inédito de investigación genealógica o histórica para ser publicado en la revista Orígenes, previa aprobación del Consejo Directivo y el Comité Editorial.
b. Presentación de los avances de una investigación en genealogía o historia en algún evento organizado por la Asociación.
c. Charla magistral sobre temas genealógicos o históricos en sesión pública del Consejo Directivo, previa autorización de este órgano.
d. Organización de una actividad a nombre de la Asociación para tratar temas específicos de genealogía o historia; por ejemplo, tertulias, conversatorios, exposiciones.
Artículo 10. El nuevo miembro deberá indicar al Consejo Directivo la modalidad de trabajo de incorporación escogida y la fecha en que cumplirá con lo indicado, la cual deberá estar dentro del plazo establecido por esta normativa.
Artículo 11. Los miembros asociados fundadores y activos tendrán los siguientes derechos:
a. Elegir y ser electos en los cargos directivos o de fiscalía de la Asociación.
b. Participar en las actividades educativas, culturales y sociales que organice la Asociación.
c. Participar con voz y voto en las asambleas generales.
d. Presentar mociones y sugerencias en asambleas.
e. Asistir como invitados a las sesiones del Consejo Directivo, con voz, pero sin voto.
f. Integrar las comisiones y desempeñar los trabajos que se le encomienden.
g. Tener acceso al archivo y al Centro de Documentación de la Asociación.
h. Publicar en la revista de la Asociación estudios genealógicos o históricos, previa satisfacción de los requisitos que norman la materia.
i. Consignar en los estudios genealógicos o históricos que realiza, su afiliación a la Asociación.
j. Denunciar ante la Fiscalía o la Asamblea General de la Asociación cualquier irregularidad que note en el desempeño de las funciones de directivos y otros miembros de la Asociación.
Artículo 12. Los miembros honorarios podrán participar en las asambleas generales con derecho a voz, pero sin voto y no pueden ser electos en los cargos directivos ni en la Fiscalía, ni estarán sujetos a los demás deberes que tienen los miembros fundadores y activos, salvo que expresamente consientan en asumir dichas responsabilidades.
Artículo 13. Son deberes de los miembros fundadores y activos:
a. Cumplir con la Ley de Asociaciones, el Estatuto y reglamentos de la Asociación, así como de los acuerdos que emanen de sus órganos.
b. Pagar puntualmente las cuotas de afiliación semestral y contribuciones extraordinarias que se acuerden.
c. Asistir a las reuniones de la Asamblea General, comisiones o grupos de trabajo a las que fueran convocados.
d. Cooperar en la conservación de bienes y el buen desarrollo de las actividades de la Asociación.
e. Apoyar las gestiones que realice la Asociación para el cumplimiento de sus objetivos.
Artículo 14. Los miembros honorarios quedan excluidos de lo establecido en el inciso c.
Artículo 15. Los miembros asociados dejarán de pertenecer a la Asociación por las siguientes razones:
a. Renuncia voluntaria expresada por escrito al Consejo Directivo.
b. Acuerdo de dos terceras partes de las personas presentes en Asamblea General por las razones que se indican:
i. Incumplimiento de presentación de su trabajo de incorporación.
ii. No pago de cuatro cuotas de afiliación consecutivas, sin causa que lo justifique.
iii. Actuación en nombre de la Asociación sin estar facultado para ello.
iv. Uso indebido de los activos físicos y económicos de la Asociación.
v. Impedimento del adecuado funcionamiento de la Asociación.
vi. Uso de la Asociación para otros fines penados o castigados por la Ley de Asociaciones.
vii. Pérdida de sus derechos civiles.
Artículo 16. El Consejo Directivo, previa la comprobación de motivos justificados por la persona interesada, podrá suspender por un máximo de un año, la membresía y el pago de las cuotas semestrales respectiva, por una sola vez, a la persona asociada que así lo solicite.
Artículo 17. La Asociación contará con los siguientes órganos: la Asamblea General, el Consejo Directivo y la Fiscalía.
Artículo 18. La Asamblea General es el órgano máximo de la Asociación, compuesta por la totalidad de sus miembros y podrá reunirse de forma ordinarias o extraordinarias, de manera presencial o virtual.
Artículo 19. La Asamblea se reunirá de forma ordinaria dos veces al año en los meses de junio y diciembre.
Artículo 20. Se reunirá de forma extraordinariamente cada vez que el Consejo Directivo la convoque, cuando la Fiscalía lo considere necesario, o cuando al menos un 20% de sus miembros lo solicite en forma vinculante y por escrito al Consejo Directivo, indicando los asuntos que se desea tratar
Artículo 21. Las asambleas tanto ordinarias como extraordinarias serán convocadas por la persona que ocupa la Secretaría del Consejo Directivo, de forma escrita con al menos dieciséis días naturales de anticipación y utilizando para ello los medios de comunicación oficiales con que cuenta la Asociación.
Artículo 22. Se considerará constituida en primera convocatoria cuando concurre la mitad más uno de los miembros asociados. De no presentarse el mínimo indicado, se reunirá en segunda convocatoria una hora después con los miembros asociados presentes.
Artículo 23. Los asuntos se aprobarán por mayoría simple, excepto en aquellos casos que por Ley o este estatuto se requiera el voto de las dos terceras partes de los miembros.
Artículo 24. Son atribuciones de la Asamblea General Ordinaria:
a. Escuchar los informes de las personas que ocupan la Presidencia y la Tesorería del Consejo Directivo, así como de la Fiscalía.
b. Conocer, aprobar o rechazar los informes de labores que le rindan otros órganos.
c. Elegir a las personas que conforman el Consejo Directivo y la Fiscalía cuando corresponda.
d. Elegir a la Comisión Electoral cuando corresponda.
e. Aprobar los reglamentos que dicte el Consejo Directivo y la Fiscalía.
f. Determinar el monto de la póliza de fidelidad con que debe estar cubierto el Tesorero.
g. Autorizar al apoderado en caso de disposición de bienes.
h. Fijar el monto de la cuota de afiliación que regirá el año siguiente, según la recomendación del Consejo Directivo.
i. Fijar las cuotas extraordinarias cuando se requieran, según la recomendación del Consejo Directivo, fijándose en el mismo acto el periodo por el cual éstas deberán ser pagadas por los asociados.
j. Resolver las apelaciones presentadas contra los acuerdos del Consejo Directivo.
k. Resolver los asuntos relacionados con el funcionamiento de la Asociación y el logro de sus objetivos.
l. Aprobar la incorporación de miembros honorarios por recomendación del Consejo Directivo.
Artículo 25. Son atribuciones de la Asamblea Extraordinaria:
a. Elegir a las personas que llenan vacantes ocurridas por ausencias definitivas en el Consejo Directivo o en la Fiscalía.
b. Aprobar reformas al estatuto orgánico y a reglamentos.
c. Aprobar la constitución de las filiales, así como recomendar las modificaciones a los estatutos de estas.
d. Acordar la disolución de la Asociación.
Artículo 26. La dirección de la Asociación reside en el Consejo Directivo, que estará integrado por seis personas mayores de edad, quienes ocuparán los siguientes cargos: Presidencia, Vicepresidencia, Secretaría, Tesorería y dos Vocalías.
Artículo 27. Las personas integrantes del Consejo Directivo serán electas en Asamblea Ordinaria celebrada en el mes de junio, por un periodo de dos años, y podrán ser reelectas. Tomarán posesión de sus cargos el primer día del mes posterior a su elección.
Artículo 28. La ausencia temporal de algún miembro del Consejo Directivo será suplida según lo establece la misma normativa; en caso de ausencia definitiva se procederá de igual forma mientras se convoca a Asamblea General Extraordinaria para que se llene la vacante por el resto del periodo, siempre y cuando el número de miembros a designar no superen el número de tres.
Artículo 29. El Consejo Directivo se reunirá en forma ordinaria una vez al mes y extraordinariamente cuando lo considere necesario, de forma presencial o virtual. Será convocado por la persona que ocupa la Secretaría de forma escrita con ocho días hábiles de anticipación, de acuerdo con los lineamientos que le externe la Presidencia.
Artículo 30. El cuórum de las sesiones de Consejo Directivo será de cuatro miembros y sus acuerdos se tomarán por mayoría simple, salvo disposición en contrario. En caso de empate, el voto de la Presidencia valdrá doble.
Artículo 31. Aquellos de sus miembros que no asistan a tres sesiones consecutivas o cinco alternas, durante un año y sin justificación previa, perderán su calidad de miembros del Consejo Directivo.
Artículo 32. Las atribuciones del Consejo Directivo son las siguientes:
a. Tomar los acuerdos necesarios para que la Asociación cumpla con sus fines.
b. Presentar anualmente un informe de labores a la Asamblea General.
c. Convocar a asambleas generales por medio de la persona que ocupa la Secretaría.
d. Ejecutar los acuerdos de la Asamblea General.
e. Nombrar o disolver las comisiones y grupos de trabajo que considere necesarias.
f. Supervisar, de manera conjunta con la Fiscalía, las labores de las comisiones o grupos de trabajo establecidas.
g. Recibir y dictaminar sobre las solicitudes de afiliación.
h. Recibir y dictaminar las solicitudes de renuncia voluntaria.
i. Acordar el retiro temporal o permanente de la membresía de asociados, siguiendo para ello el debido proceso.
j. Aplicar las sanciones establecidas en esta normativa.
k. Proponer a la Asamblea General el monto de la cuota de afiliación y forma de pago.
l. Acordar la compra de bienes y aceptar donaciones y legados.
m. Aprobar el presupuesto ordinario del año correspondiente, así como los presupuestos extraordinarios que se requieran.
n. Nombrar al representante oficial de la Asociación en las actividades educativas, culturales y sociales propias, así como en las de aquellas instituciones que hayan cursado invitación.
Artículo 33. La persona que ocupa la Presidencia del Consejo Directivo tendrá la representación legal de la Asociación, con carácter de apoderado generalísimo sin límite de suma
Artículo 34. La persona que ocupa la Presidencia tendrá las siguientes atribuciones:
a. Presidir las reuniones del Consejo Directivo, así como las sesiones de la Asamblea General.
b. Firmar las actas del Consejo Directivo y de la Asamblea General, de forma conjunta con la persona que ocupa la Secretaría.
c. Resolver, en última instancia, los asuntos que no estuvieren reservados al Consejo Directivo, ni a la Asamblea General.
d. Autorizar junto con el Tesorero los pagos que el Consejo Directivo acuerde.
e. Firmar los nombramientos de los miembros que integran el Consejo Directivo, la Comisión Electoral y la Fiscalía, según los acuerdos tomados en la Asamblea General correspondiente, de forma conjunta con la persona que ocupa la Secretaría.
f. Firmar los nombramientos de los miembros que integran los grupos de trabajo designados por acuerdo del Consejo Directivo, en conjunto con la persona que ocupa la Secretaría de este.
g. Nombrar a las personas que ocupan la dirección general de las filiales a pedido de los Consejos Ejecutivos de estas.
h. Decidir, en casos de suma importancia, cualquier asunto que sea competencia del Consejo, o suspender los acuerdos tomados por este. Sin embargo, requerirá para ello de la aprobación expresa de la Fiscalía, y convocar de inmediato al Consejo a sesión extraordinaria, con el fin de informarles sobre la decisión tomada.
i. Llevar la iniciativa en todas las gestiones que la Asociación emprenda.
Artículo 35. La persona que ocupa la Vicepresidencia sustituirá a quien ocupa la Presidencia en sus ausencias temporales, con iguales atribuciones y obligaciones.
Artículo 36. Son funciones de la persona que ocupa la Secretaría:
a. Confeccionar las actas de las reuniones de Asamblea General y del Consejo Directivo y firmarlas junto con la persona que ocupa la Presidencia del Consejo, según corresponda, una vez que han sido aprobadas por el órgano respectivo.
b. Llevar en perfecto orden y debidamente legalizados el libro de actas de Asambleas Generales, el libro de actas del Consejo Directivo, de Registro de Asociados, cuyos asientos de inscripción serán firmados en forma conjunta con la persona que ocupa la Presidencia.
c. Dar lectura a la correspondencia y tramitarla lo más pronto posible.
d. Llevar un archivo ordenado y completo.
e. Llevar un registro de los trabajos de incorporación de los miembros activos.
Artículo 37. Son obligaciones de la persona que ocupa la Tesorería:
a. Cobrar las cuotas de afiliación en el primer mes del semestre.
b. Emitir comprobantes de pago de las cuotas de afiliación recibidas de cada miembro.
c. Cuidar de los fondos de la Asociación, los que depositará o invertirá en uno de los Bancos del Sistema Bancario Nacional, a nombre de la Asociación.
d. Efectuar los depósitos o retiros bancarios correspondientes.
e. Efectuar los pagos correspondientes.
f. Realizar arqueos periódicos a las cajas chicas de los órganos o grupos de trabajo que las posean.
g. Llevar al día, ordenados y legalizados los libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances.
h. Elaborar el presupuesto ordinario del año correspondiente, así como los presupuestos extraordinarios que se requieran.
i. Rendir un informe anual a la Asamblea General sobre la situación financiera de la Asociación, incluyendo la ejecución del presupuesto.
j. Estar cubierto por una póliza de fidelidad de acuerdo con el artículo veinticuatro de la Ley de Asociaciones, cuyo monto se fijará en la Asamblea General.
Artículo 38. Son funciones de las personas que ocupan las vocalías:
a. Contribuir con las tareas que le encomiende el Consejo Directivo.
b. Sustituir en forma temporal cuando se ausente algún miembro del Consejo, a excepción de la persona que ocupa la Presidencia.
c. Apoyar a la Secretaría en labores de secretario de acuerdos, así como de todas las actividades administrativas que se requieran.
Artículo 39. La Fiscalía será ocupada por una persona mayor de edad nombrada por la Asamblea General Ordinaria, celebrada en junio, por un periodo de dos años. Tomará posesión de su cargo el primer día del mes posterior a su elección. Podrá ser reelecta por un máximo de dos períodos consecutivos.
Artículo 40. La persona que ocupa la Fiscalía tendrá las siguientes atribuciones:
a. Supervisar todas las operaciones y movimientos económicos de la Asociación, refrendando el informe anual del Tesorero. Asimismo, fiscalizará la ejecución y liquidación de los presupuestos ordinarios y extraordinarios de la Asociación.
b. Velar por el fiel cumplimiento de la Ley, el Estatuto y reglamentos que emita la Asociación, denunciando oportunamente las irregularidades que se presenten.
c. Rendir un informe anual a la Asamblea.
d. Atender las quejas de los miembros de la Asociación e iniciar de oficio o a petición de parte, cualquier investigación que conduzca al esclarecimiento de las actuaciones materiales, de los actos u omisiones de la actividad de los órganos o miembros de la Asociación.
e. Convocar a asamblea extraordinaria cuando lo considere necesario.
f. Participar con voz, pero sin voto en las sesiones del Consejo Directivo cuando se traten asuntos que tengan injerencia con su gestión.
Artículo 41. La persona que ocupa la Fiscalía perderá su calidad como tal, cuando sin justificación previa:
a. No asista a las dos sesiones ordinarias de la Asamblea General y a la mitad de las sesiones extraordinarias convocadas durante un periodo anual.
b. Se ausente de tres sesiones consecutivas o cinco alternas del Consejo Directivo.
Artículo 42. Para el mejor desempeño de sus funciones, el Consejo Directivo o la Asamblea General, podrán nombrar comisiones de trabajo, que estarán formadas por los miembros que se designen.
Artículo 43. Según su vigencia las comisiones podrán ser permanentes o temporales. Las comisiones temporales actuarán durante el tiempo que necesiten para cumplir con el cometido que se les asigne.
Artículo 44. COMISIÓN ELECTORAL. La organización, dirección y vigilancia de los actos relativos al sufragio, corresponden en forma exclusiva a la Comisión Electoral, la cual gozará de independencia en el desempeño de su cometido.
Artículo 45. La Comisión Electoral estará integrada por tres personas mayores de edad designadas en Asamblea General, de forma previa a un proceso electoral. La Comisión Electoral tendrá carácter temporal y cesará funciones una vez que finalice el proceso de elección para el cual fue conformada.
Artículo 46. La Comisión Electoral tendrá las siguientes atribuciones:
a. Coordinar todo lo relativo a las candidaturas y votaciones para la elección del Consejo Directivo y la Fiscalía.
b. Coordinar las votaciones en la Asamblea General para aquellos asuntos que lo requieran, así como para la constitución de las filiales.
Artículo 47. COMISIÓN EDITORIAL. La divulgación de los trabajos de investigación genealógica e histórica de las personas asociadas corresponde a la Comisión Editorial.
Artículo 48. La Comisión Editorial estará integrada por tres personas mayores de edad designadas por el Consejo Directivo. La Comisión Editorial tendrá carácter permanente y sus miembros se mantendrá en el puesto el tiempo que así lo consideren.
Artículo 49. Para su coordinación, la Comisión Editorial con una Dirección Ejecutiva de Publicaciones. La persona que ocupa este cargo será nombra por el Consejo Directivo.
Artículo 50. Son funciones de la Comisión Editorial:
a. Solicitar artículos o manuscritos para la revista de la Asociación.
b. Revisar, editar y aprobar el contenido técnico de los medios de divulgación de la Asociación.
c. Verificar el cumplimiento de las normas de publicación en los medios con que cuenta la Asociación.
d. Identificar y sugerir temas clave para incluir en la revista.
e. Gestionar los medios de comunicación masiva con que cuenta la Asociación.
f. Apoyar al Consejo Directivo en las actividades de divulgación del quehacer de la Asociación.
Artículo 51. Contra los acuerdos que se tomen en Asamblea General no cabe recurso alguno.
Artículo 52. Contra los acuerdos que tome el Consejo Directivo, se podrá presentar recurso de revocatoria ante ese mismo Consejo y de apelación ante la Asamblea General, para lo cual las personas afectadas contarán con un periodo de cinco días hábiles contados a partir del recibo de la notificación del acuerdo.
Artículo 53. Las reformas totales o parciales del Estatuto deberán aprobarse en la Asamblea General por las dos terceras partes de los miembros presentes en la Asamblea y su inscripción se hará conforme al artículo diecinueve de la Ley de Asociaciones y sus Reformas.
Artículo 54. El proyecto de reforma a los estatutos deberá ser consultado previamente a los asociados.
Artículo 55. En caso de acordarse una reforma al Estatuto, los estatutos de las filiales deberán ajustarse a las nuevas modificaciones, de acuerdo con lo que establezca el reglamento.
Artículo 56. La Asociación y sus filiales podrán disolverse:
a. Cuando dos tercios o más de los miembros así lo acuerden.
b. Cuando concurran las causas indicadas en los artículos trece, veintisiete y treinta y cuatro de la Ley de Asociaciones y sus Reformas.
Artículo 57. En caso de acordarse la disolución de la Asociación, las filiales podrán optar, en Asamblea de Filial, por acoger dicha decisión o continuar funcionando, para lo cual procederán a las reformas legales pertinentes.
Artículo 58. Al extinguirse la Asociación, sus bienes se distribuirán entre los miembros que estén en pleno goce de sus derechos, en proporción a los aportes de cada miembro, y se pedirá al Juez Civil del domicilio de la Asociación que nombre de uno a tres liquidadores, quienes devengarán el tanto por ciento fijado en el artículo catorce de la Ley.
Artículo 59. Si las filiales han acordado continuar funcionando, los bienes que estas han aportado a la Asociación deberán ser distribuidos en proporción a los aportes de cada una de ellas o de sus miembros.
Artículo 60. El presente Estatuto rige a partir de su aprobación en Asamblea General de la Asociación.
Aprobado en Asamblea General Extraordinaria de ASOGEHI celebrada el 31 de julio de 2024.