HUISHOUDELIJK REGLEMENT ASML SOFTBALL TEAM
DOELSTELLING:
Het bevorderen van de onderlinge “sportieve” contacten van hoofdzakelijk ASML medewerkers door het beoefenen van de softbalsport volgens de door de KNBSB voorgeschreven regels in recreatief verband.
HUISHOUDELIJK REGLEMENT:
Artikel 1 - Wanneer kun je lid worden:
Indien men in vast dienstverband werkzaam is bij ASML (wereldwijd), langdurig inleenkracht is bij, of anderzijds direct verbonden is met ASML. Anderen kunnen ook lid worden mits het percentage ASML medewerkers minimaal 50% bedraagt.
Artikel 2 - Wie kan lid worden:
Zowel dames als heren zijn welkom, waarbij geldt dat het bestuur een ledenstop kan afkondigen wanneer het aantal deelnemers de 25 heeft bereikt. Vooralsnog wordt er geen stop gehanteerd voor dames die willen toetreden met als reden dat bij wedstrijden en toernooien vaak 3 dames in het veld moeten staan.
Artikel 3 - Wanneer ben je lid:
Het lidmaatschap is een feit wanneer aan de financiële verplichting is voldaan (dit ter beoordeling van de penningmeester). Het voldoen van de betaling geeft tevens aan dat je akkoord bent met het “HUISHOUDELIJK REGLEMENT ASML SOFTBALL TEAM”.
Artikel 4 - Duur van het lidmaatschap:
Een lidmaatschap gaat men aan voor de duur van één seizoen. Het lidmaatschap wordt niet automatisch verlengd. Voor aanvang van het nieuwe seizoen wordt de start van de inschrijving voor het nieuwe seizoen via de geëigende kanalen bekend gemaakt.
Bij beëindiging dienstverband ASML of anderzijdse betrekking met ASML komt automatisch ook een eind aan het lidmaatschap. Het dagelijks bestuur beslist dan over verlening van het lidmaatschap.
Zij die voorgaand seizoen als lid waren ingeschreven (peildatum 1 oktober) wordt het recht verleend zich met voorrang op “nieuwe leden” in te schrijven voor aanvang van het nieuwe seizoen. Deze “voorinschrijving” vindt plaats in de maand februari. Zij die op een wachtlijst stonden (peildatum 1 oktober) hebben voorrang op “nieuwkomers”.
Artikel 5 - Eigen bijdrage:
Elke deelnemer is een eigen bijdrage verschuldigd. De hoogte van de eigen bijdrage wordt jaarlijks vastgesteld door het dagelijks bestuur.
Indien het lidmaatschap gedurende het seizoen aanvangt wordt de eigen bijdrage naar rato berekend en vastgesteld.
De eigen bijdrage wordt aangewend voor niet gesponsorde uitgavendeelname zoals o.a. bankkosten, domein kosten, materiaalkosten, etc.
Artikel 6 - Ereleden:
Ereleden zijn leden die wegens bijzondere verdiensten jegens de vereniging als zodanig zijn benoemd.
Ereleden betalen niet de volledige jaarlijkse eigen bijdrage, maar alleen voor het administratieve gemak een symbolisch bedrag van €0,01. Zij hebben echter wel alle rechten van de leden. Een Erelid is lid voor het leven, heeft alle rechten en plichten die de leden hebben.
Er mag niet méér dan één lid per jaar aangesteld worden als erelid.
AST kan maximaal 3 ereleden benoemen.
Het erelidmaatschap is in principe voor het leven. Enkel bij herhaald negeren van de verantwoordelijkheden die een erelidmaatschap met zich meebrengt, kan de ALV, op voordracht van het bestuur, het betreffende erelid vragen zijn of haar erelidmaatschap op te zeggen.
Een erelid wordt door de Algemene Ledenvergadering met tenminste 75% van de geldig uitgebrachte stemmen benoemd.
Voorwaarden voor het in aanmerking komen voor het erelidmaatschap
Hij/zij moet:
• Lid zijn en minimaal 10 jaar lid zijn geweest van de vereniging
• Een bestuursfunctie naar tevredenheid hebben vervuld of een uitzonderlijke prestatie hebben verricht voor de vereniging
• Aangedragen worden door het bestuur of minimaal 5 stemgerechtigde leden
• Altijd zeer loyaal en positief tegenover de vereniging en haar bestuursleden zijn geweest
Handelswijze:
1. Een voordracht moet schriftelijk bij het bestuur worden ingediend en kan door elk lid
van de vereniging worden gedaan. De voordracht moet voorzien zijn van duidelijke
en objectieve argumenten en is ondertekend door minimaal vijf leden.
2. Het bestuur beoordeelt of de voorgestelde kandidaat aan de criteria voldoet, tevens
wordt nagegaan of er anderszins ook geen bezwaren bestaan tegen het voorstel.
3. Indien het bestuur akkoord gaat met de voordracht wordt dit vastgelegd in de notulen van de bestuursvergadering.
4. De onderscheiding wordt door het bestuur tijdens de eerstvolgende algemene ledenvergadering uitgereikt.
5. Indien het bestuur het voorstel afwijst wordt de betreffende indiener schriftelijk geïnformeerd met opgave van redenen voor de afwijzing.
Het goedkeuren van een nieuw erelid door de Algemene Ledenvergadering (ALV) geschiedt in een stemronde. Het bestuur van de AST kan de gegadigde die voldoet aan de boven genoemde voorwaarden voordragen.
De ALV kan vervolgens instemmen of haar afkeuring geven met meerderheid van stemmen. Het kandidaat erelid zal pas indien deze positief is uitgevallen, op de hoogte gesteld worden van zijn of haar voordracht.
AST stelt haar nieuwe erelid aan haar leden voor door middel van een artikel op de website en email.
Artikel 7 - Uitrusting:
Een teamlid draagt zelf zorg voor een honkbalhandschoen en schoeisel.
Een uniform bestaat uit een shirt, broek met riem, en pet. Het shirt en de broek met riem worden door de club in bruikleen beschikbaar gesteld.
Deze in bruikleen beschikbaar gestelde onderdelen van het uniform mogen alleen worden gedragen tijdens officiële wedstrijden en toernooien, dus niet tijdens de trainingen. De pet dient via de club aangekocht te worden en wordt persoonlijk eigendom.
Na het beëindigen van het lidmaatschap of bij het niet voldoen van de financiële verplichtingen dienen het shirt en de broek met riem onmiddellijk te worden ingeleverd.
Voor de in bruikleen beschikbaar gestelde uniform onderdelen dient door het lid een borgsom te worden betaald die bij beëindiging van het lidmaatschap en inlevering van het uniform terugbetaald wordt. De hoogte van de terug te betalen borg wordt vastgesteld door de staat van het terug gegeven uniform.
Artikel 8 - Risico van deelname:
Het deelnemen aan activiteiten is voor risico van de deelnemer/ster. Er is geen aparte collectieve verzekering afgesloten. Eventuele gevolgschade moet worden verhaald op de persoonlijke ziektekostenverzekering dan wel aansprakelijkheidsverzekering.
Artikel 9 - Status van de club:
De club komt uit als bedrijfssoftbalteam.
De club heeft geen licentie van de Koninklijke Nederlandse Baseball en Softball Bond (KNBSB) en is ook niet op enige andere wijze verbonden met deze organisatie. Er zijn derhalve ook geen financiële verplichtingen t.a.v. deze bond.
Artikel 10 - Trainingsavond / Wedstrijdavond:
De reguliere trainingsavond wordt op voorspraak van de meerderheid van de leden vastgesteld, e.e.a. afhankelijk van de beschikbaarheid van de accommodatie.
Trainings- en wedstrijdavonden gaan in principe altijd door. Mocht bij regenachtig weer een training/wedstrijd niet doorgaan, dan zal op diezelfde dag omstreeks 16.00 uur een bericht van annulering verstuurd worden aan de leden.
Afmeldingen voor trainingen en wedstrijden dienen vooraf te zijn doorgegeven aan de trainers, bij voorkeur via de Teamers app.
Artikel 11 - Bestuur en Dagelijks Bestuur:
Het bestuur bestaat bij voorkeur uit 3 personen. De Algemene Ledenvergadering verkiest uit haar leden de bestuursleden. De verkozen bestuursleden worden aangesteld voor een periode van 3 jaar (+ overdracht periode).
De Algemene Ledenvergadering verkiest vanuit de verkozen bestuursleden de voorzitter.
Het bestuur verkiest vanuit de bestuursleden de secretaris en penningmeester. Tevens stelt het bestuur een materiaalbeheerder en een trainingsstaf aan.
De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen tezamen het dagelijks bestuur.
De voorzitter en penningmeester dienen in dienst te zijn van ASML. Hiervan mag niet afgeweken worden.
De secretaris is bij voorkeur werkzaam bij ASML. Hiervan mag – met goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering – afgeweken worden.
Bij het niet hebben van een secretaris, zal deze functie vervuld worden door een samenwerking van voorzitter en penningmeester.
Alle aangesloten leden van de club hebben in deze hun eigen verantwoordelijkheid en dienen daar waar mogelijk een (deel)taak op zich te nemen.
Artikel 12 - Start en einde van het buitenseizoen:
Het seizoen start formeel in april wanneer de zomertijd ingaat.
Het seizoen eindigt – afhankelijk van het licht – eind september.
Artikel 13 - Omgang materiaal/uniformen/accommodatie:
Elk lid is verantwoordelijk voor een normale omgang met de hem/haar beschikbaar gestelde materialen/uniformen/accommodatie, en moet zich houden aan de aanwijzingen die door de aangewezen trainers/bestuursleden worden opgelegd.
Indien men zich opzettelijk onttrekt aan de aangegeven aanwijzingen door de eerder vernoemde personen, kan men hem/haar verdere deelname aan het team ontzeggen. Eventuele ontstane schade zal op de persoon verhaald worden.
Elk lid is verantwoordelijk voor het hem/haar beschikbaar gestelde materiaal en draagt zorg voor een correct onderhoud resp. reparaties. De kosten van schoonhouden, reparatie c.q. vervanging door verlies zijn voor rekening van de gebruiker. Normale slijtage inbegrepen zijn de uniformen na 5 jaar afgeschreven. Schade ontstaan tijdens het beoefenen van de sport (door bijv. slidings) wordt als “normale” slijtage gezien.
De in bruikleen ter beschikking gestelde materialen zijn en blijven eigendom van de club.
Modificaties zonder toestemming van het bestuur zijn niet toegestaan. Na beëindiging van het dienstverband/lidmaatschap dienen de in bruikleen verstrekte materialen direct geretourneerd te worden aan het bestuur.
Artikel 14 - Sponsoring ASML:
In het kader van de sponsoring van ASML dient het officiële uniform bij elke officiële wedstrijdaangelegenheid (toernooien inbegrepen) gedragen te worden.
De petten worden bij voorkeur bij elke buitenactiviteit gedragen.
Artikel 15 - Geschillen e.d.:
Mocht een conflict niet binnenskamers kunnen worden opgelost, dan kan het bestuur een buitengewone ledenvergadering uitroepen waarin de leden stemrecht wordt verleend.
De uitkomst van de (schriftelijke) stemming is voor alle partijen bindend.
Het bestuur behoudt zich het recht voor om in voorkomende gevallen om praktische redenen af te wijken van hetgeen in dit reglement onder punt 4 opgenomen staat.
Artikel 16 - Deelname verplichting:
Van alle leden wordt verwacht dat zij aan alle trainingen en wedstrijden deelnemen. Indien (dit ter beoordeling van het bestuur) een teamlid (te) weinig of geen gebruik maakt van de geboden trainings- en/of wedstrijdavonden, dan kan het bestuur besluiten het lidmaatschap van de betrokkene in te trekken, teneinde de vrijgekomen plaats ter beschikking te stellen aan eventuele “wachtlijst” leden resp. nieuwe leden.
Het bestuur zal alvorens tot uitvoering van dit artikel over te gaan, zich in verbinding stellen met de trainersstaf en zich informeren over de opkomstfrequentie.
De trainersstaf zal gedurende het seizoen de opkomst op trainingen en wedstrijden bijhouden. De afmeldplicht voor trainingen en wedstrijden blijft onverminderd van kracht en zal bij het raadplegen van artikel 16 door het bestuur als een zwaarwegende factor in de besluitvorming worden meegenomen.
Tegen de uitspraak is geen verweer, zoals bedoeld in artikel 15 van dit reglement, mogelijk.
Artikel 17 - Restitutie lidmaatschapsgelden:
Alleen onder zeer bijzondere omstandigheden (bijv. onvoorziene uitzending gedurende een periode van 6 maanden of langer) kan het bestuur besluiten tot (gedeeltelijke) restitutie van betaalde eigen bijdrage. Een beëindiging van het lidmaatschap wegens artikel 16 van dit Huishoudelijk Reglement dan wel voortijdige vrijwillige beëindiging van het lidmaatschap, geeft de betrokkene geen recht op enige restitutie van de eigen bijdragen zoals vernoemd in artikel 5.
Artikel 18 - Financiën:
Het beheer van de gelden is toevertrouwd aan de penningmeester.
De gelden zijn gestort op een daartoe geëigende rekening. Volmachten behorende tot de bankrekening zijn bij voorkeur verleend aan twee bestuursleden.
Per seizoen legt de penningmeester aan de Algemene Ledenvergadering verantwoording af over het gevoerde financieel beleid van het bestuur.
Objectieve controle van de genoemde gelden wordt uitgevoerd door een aangewezen kascommissie welke leden worden verkozen door de Algemene Ledenvergadering. Een verkozen kascommissielid wordt aangesteld voor de periode van 2 jaar. Teneinde de continuïteit te waarborgen treden de leden jaarlijks om de beurt af.