Notionの使い方まとめ

Byartfarmer2025年3月19日

1. はじめに：Notionとは

Notionは、現代の多様な働き方や情報管理のニーズに応えるために設計された、多機能なワークスペースです。単なるメモアプリの枠を超え、ドキュメント作成、タスク管理、プロジェクト管理、そして複雑な情報整理まで、一つのプラットフォームで実現できる点が大きな特徴です 1。この統合性により、ユーザーは複数のツールを使い分ける手間から解放され、より効率的に作業を進めることが可能になります。

Notionの中核をなすのは、メモ、タスク管理、Wiki、データベースといった主要機能のシームレスな統合です 1。これらの機能が連携することで、例えば、会議の議事録から直接タスクを作成し、それをプロジェクトの進捗データベースと関連付けるといった、情報の流れを一元的に管理することができます。情報のサイロ化を防ぎ、異なる種類の情報を効果的に連携させることで、アクセス性と管理効率が向上します。

Notionの柔軟性は、コンテンツの最小単位である「ブロック」という概念によって支えられています 3。テキスト、画像、リスト、データベースなど、様々な種類のブロックをユーザーは自由自在に配置し、編集することができます。このブロック構造こそが、Notionがあらゆる種類のコンテンツ作成や情報整理に対応できる理由であり、ユーザーは自身のニーズに合わせてワークスペースを無限にカスタマイズできます。

また、NotionはPC、スマートフォン、タブレットなど、様々なデバイス間でリアルタイムに情報が同期されるため、場所や時間にとらわれることなく作業を継続できます 1。外出先で思いついたアイデアをスマートフォンで記録し、オフィスに戻ってPCで詳細を詰める、といった柔軟な使い方が可能です。

チームでの共同作業を支援する機能も豊富に備わっています。リアルタイム編集により、複数人が同時に同じページを編集でき、変更は瞬時に反映されます 7。コメント機能やメンション機能（@マーク）を活用することで、チーム内でのコミュニケーションも円滑に行えます 7。さらに、細やかな権限設定により、情報へのアクセスを適切に管理することができます。

Notionを使い始めるにあたって、豊富なテンプレートが用意されている点も見逃せません 16。タスク管理、日記、議事録、プロジェクト管理など、様々な用途に合わせたテンプレートを活用することで、ユーザーはゼロからページを構築する手間を省き、効率的にNotionを使い始めることができます。また、他のユーザーが作成したテンプレートは、Notionの高度な活用方法を学ぶ良い機会にもなります。

近年では、Notion AIというAIを活用した機能も統合されており、文章作成、要約、翻訳などをサポートすることで、ユーザーの生産性向上をさらに支援します 31。

さらに、Notion API連携機能を活用することで、Notionは他の様々なツールと接続し、ワークフローを自動化したり、データを一元管理したりすることが可能になります 35。これにより、Notionは単なる情報管理ツールを超え、より高度な業務効率化プラットフォームとしての役割を果たすことが期待されます。

Notionの基本構造を理解することは、その多機能性と柔軟性を把握する上で非常に重要です。ワークスペースは、プロジェクトや作業をまとめる最も大きな単位であり 3、個人の作業環境に例えられます 4。ワークスペース内には、文書、タスクリスト、メモなど、様々な種類の情報を記録・管理するための「ページ」が複数作成できます 3。これらのページは、本棚の棚やノートのように、情報を整理するための枠組みとなります 4。そして、各ページは「ブロック」と呼ばれる最小単位のコンテンツで構成されています 3。テキスト、画像、リスト、動画など、様々な種類のブロックを組み合わせることで、ユーザーは思い通りのページを作成できます。ブロックは、移動、削除、種類の変更など、自由自在に編集可能です 3。

1. Notionの基本操作

Notionを使い始めるには、まずアカウント登録が必要です。公式サイト（www.notion.so）にアクセスし、「サインアップ」をクリックします 9。Googleアカウント、Appleアカウント、またはメールアドレスを入力して登録を進めることができます 9。登録時には、個人使用またはチームでの使用を選択します 9。その後、プロフィールの設定やワークスペースの名前を決定します 9。スマートフォンやタブレットで利用する場合は、それぞれのアプリストアからNotionアプリをダウンロードし、登録したアカウントでログインします 33。初めてログインした際には、Notionの基本的な使い方を紹介するテンプレートページが表示されることがあります 24。

新しいページを作成するには、サイドバーにある「+ページを追加」またはページ内の「+新規ページ」をクリックします 4。ページは、サイドバーのワークスペース内だけでなく、既存のページの中に子ページとして作成することも可能です 4。ページが作成されたら、まずタイトルを入力します。デフォルトでは「無題」となっています 4。新規ページ作成時には、「空のページ」の他に、「AIを使用し文章を作成…」、「インポート」、「テンプレート」、「テーブル」などのオプションを選択できます 4。ページの視覚的な整理として、カバー画像やアイコンを追加することも推奨されます 5。

ページの本文（コンテンツ部分）には、「ブロック」と呼ばれる様々な要素を追加していきます 4。基本的な文章を入力するテキストブロックの他、画像を挿入する画像ブロック（アップロードまたはURL指定）、動画や地図などのウェブコンテンツを埋め込む埋め込みブロックなどが利用できます 4。文章構造を明確にするためには、h1からh3までの見出しブロックを活用します 5。情報をリスト形式で表示する箇条書きリストブロック（順不同）や番号付きリストブロック（順序付き）、タスクを管理するためのチェックボックス付きToDoリストブロックも頻繁に利用されます 11。ページ内のセクションを区切るには区切り線ブロック、別のNotionページへのリンクを作成するにはページリンクブロック、ページ内の見出しへのリンクを自動生成する目次ブロックも便利です 4。

ブロックを追加する主な方法は2つあります。一つは、既存のブロックの下に表示される「+」マークをクリックし、表示されるメニューから目的のブロックの種類を選択する方法です 4。もう一つは、「/」または「;」コマンドを入力する方法です。コンテンツ部分をクリックしてカーソルを合わせた際に表示される「+」マークをクリックするか、半角で「/」、または全角で「；」を入力すると、ブロックの選択肢が表示されます 4。日本語入力の状態では全角入力が多いことを考慮し、「；」でも有効になる設計は、Notionの使いやすさを示す例と言えるでしょう 4。

追加したブロックは、ブロックの左側に表示される「+」マークをクリックすることで、その下に新しいブロックを追加できます。また、6つの点が集合したマーク（ブロックハンドル）をドラッグ＆ドロップすることで、ブロックの位置を自由に変更できます 4。ブロックハンドルをクリックすると、そのブロックに対するアクション（削除、複製、ブロックタイプの変換など）を実行できます 4。複数のブロックを横に並べて表示することも可能です 5。

1. Notionの主要機能

Notionは、ノートとドキュメント作成、タスク管理、データベース、テンプレート、共同作業といった多岐にわたる機能を備えています。

基本的なノートを作成するには、まずサイドバーの「+ページを追加」をクリックします 45。表示されたページでタイトルを入力し、Enterキーを押すと、ノートの作成が開始されます 45。あとは、自由に文章を入力していくだけです 45。ブロック内で改行したい場合はShift + Enter、新しいブロックを作成したい場合はEnterのみを押します 45。画像を挿入したい場合は、「/画像」コマンドを使用します 45。

Notionでは、Markdown記法を利用してテキストを簡単に装飾できます 12。見出しを作成するには、行の先頭に#（大見出し）、##（中見出し）、###（小見出し）を入力し、スペースを入れます 12。箇条書きリストを作成するには、行の先頭に-、*、または+を入力し、スペースを入れます 52。チェックボックス付きのToDoリストを作成するには、行の先頭に“を入力し、スペースを入れます 52。区切り線を追加するには、—を入力します 52。テキストを太字にするには**テキスト**、斜体にするには*テキスト*、取り消し線を引くには~~テキスト~~のように記述します 54。

タスク管理機能もNotionの重要な要素の一つです 11。ToDoリストを作成するには、「/todo」コマンドを入力します 49。タスクを追加し、完了したらチェックボックスをオンにするだけで、簡単にタスクを管理できます 61。タスクの中にさらに細かい作業がある場合は、サブタスクを作成できます。各タスクの下に、新しいチェックリストをインデントして追加することで、メインタスクとサブタスクを視覚的に整理できます 61。タスクには、期限や優先度を追加することも可能です。日付ブロック（「/date」コマンド）やタグ（「/tag」コマンド）を利用して、タスクに期限を設定したり、重要度を示したりできます 61。また、毎週月曜日の会議のように、繰り返し行うタスクを設定することもできます 63。

Notionでは、タスクをカンバンボード形式で管理することもできます 57。新しいページを作成し、「/board」コマンドを入力すると、ボードビューが作成されます 61。タスクを「未着手」「進行中」「完了」などのステータスごとに整理し、各タスクカードをドラッグ＆ドロップで移動させることで、進捗状況を簡単に管理できます 61。担当者や期日などのプロパティを設定することで、タスクの詳細情報を管理することも可能です 59。フィルター機能やソート機能を利用すれば、特定の条件でタスクを絞り込んだり、優先順位順に並べ替えたりすることもできます 59。

Notionのデータベース機能は、情報を構造的に整理・管理するための強力なツールです 11。データベースは、テーブル、ボード、リスト、カレンダー、ギャラリー、タイムライン、チャートといった様々な形式（ビュー）で表示できます 57。これらのビューは、「/table」、「/board」、「/list」、「/calendar」、「/gallery」、「/timeline」、「/chart」といったコマンドで簡単に作成できます 61。データベースには、インラインデータベース（ページ内に埋め込む形式）とフルページデータベース（ページ全体がデータベースとなる形式）があります 71。ビューは、データベースの左上にある現在のビューの名前をクリックすることで切り替えたり、右上にある「+」ボタンから新しいビューを追加したりできます 70。

データベース内の各アイテムには、「プロパティ」と呼ばれる属性情報を設定できます 70。テキスト、数値、セレクト（単一選択）、マルチセレクト（複数選択）、日付、チェックボックス、URL、メール、電話、ファイルなど、様々な種類のプロパティを利用できます 75。プロパティは、データベースの右上にある「+」ボタンから追加したり、既存のプロパティを編集・削除したりできます 70。プロパティの表示順は、プロパティ名の左側にある「⋮⋮」アイコンをドラッグ＆ドロップすることで変更できます 70。また、データベースの誤操作を防ぐために、プロパティをロックすることも可能です 70。

データベースに登録したデータは、フィルター、ソート、グループ化といった機能を使って整理できます 69。フィルター機能を利用すると、特定の条件に合致するデータのみを抽出して表示できます 71。ソート機能では、特定のプロパティの値に基づいてデータを並べ替えることができます 71。グループ化機能を使うと、特定のプロパティの値が同じデータ同士をまとめて表示できます 69。

さらに高度な機能として、リレーションとロールアップがあります 73。リレーションは、複数のデータベースに存在するアイテム同士を関連付ける機能です 73。例えば、顧客データベースと購入アイテムデータベースをリレーションで接続し、どの顧客がどのアイテムを購入したかを管理できます 80。リレーションを設定するには、データベースに新しいプロパティを追加し、プロパティタイプとして「リレーション」を選択し、関連付けたい別のデータベースを選択します 80。双方向リレーションを設定することも可能です 80。ロールアップは、リレーションで関連付けられた別のデータベースの情報を集計・計算して表示する機能です 79。合計、平均、カウントなどの集計方法を選択でき 80、顧客ごとの合計購入金額やプロジェクトの進捗状況などを表示するのに役立ちます 79。ロールアップを設定するには、まずリレーションでデータベース同士を紐付け、ロールアッププロパティを追加し、集計したいプロパティと計算方法を選択します 82.

Notionのテンプレート機能を利用することで、様々な用途に合わせたページを簡単に作成できます 11。Notionには、公式が提供するテンプレートだけでなく、ユーザーコミュニティが作成したテンプレートも豊富に存在します 16。タスク管理、日記、議事録、プロジェクト管理など、様々な種類のテンプレートが用意されています 16。テンプレートを検索するには、サイドバーの「テンプレート」をクリックし、キーワード検索やカテゴリ検索を利用します 16。使いたいテンプレートが見つかったら、「このテンプレートを使用する」または「複製」ボタンをクリックすることで、自分のワークスペースにコピーできます 16。複製したテンプレートは、自由に変更・編集できます 16。データベースには、データ入力フォーマットを定義したデータベーステンプレートも存在します 16。これは、「新規」ボタン横の下向き矢印から選択・作成できます 16。また、繰り返し使うコンテンツをボタンとして登録できるテンプレートボタン機能もあります 21。これは、「/template」コマンドまたは「+」メニューから作成できます 21。

Notionは、複数人での共同作業を円滑に進めるための機能も充実しています 7。ページを共有するには、右上の「共有」ボタンをクリックします 7。共有したい相手のメールアドレス、ユーザー名、またはグループを追加し、共有相手に付与する権限レベル（フルアクセス、編集、コメント、閲覧など）を設定します 7。ページをWeb上に公開することも可能です 7。チームでの情報共有には、チームスペースを活用すると便利です 7。ワークスペースにいないユーザーをゲストとして招待することもできます 7。ゲストはメールアドレスで招待し、権限レベルを設定します 7。無料プランでは、招待できるゲストの人数に制限があります 5。Notionでは、複数人が同じページを同時に編集できるリアルタイム編集機能も備わっています 7。編集中のユーザーのアバターがページ上部に表示され、誰がどこを編集しているかを確認できます 7。コメント機能やメンション機能を利用して、共同作業者とコミュニケーションを取りながら作業を進めることができます 7。誤って内容を編集してしまうのを防ぐために、ページロック機能を設定することも可能です 8。また、ページの編集履歴を確認することもできます 8。

Notionは、個人の情報整理だけでなく、チームでの共同作業を円滑に進めるための豊富な機能を備えています。柔軟な共有設定、ゲスト招待、リアルタイム編集、コメント機能などを活用することで、場所や時間を問わず、効率的なコラボレーションが可能になります 7。

1. Notionをさらに活用するためのヒント

Notionを最大限に活用するためには、いくつかのヒントがあります。まず、豊富なテンプレートを積極的に活用しましょう 11。タスク管理、プロジェクト管理、議事録、日記など、様々な用途に合わせたテンプレートが用意されており、これらを活用することで、効率的にページを作成できます。また、自分の目的に合わせてNotionをカスタマイズすることも重要です 11。必要な機能やプロパティを追加したり、不要なものを削除したりすることで、より使いやすいワークスペースを構築できます。他のツールとの連携も視野に入れましょう 11。Notionは様々な外部サービスと連携できるため、既存のワークフローをNotionに統合することで、さらに生産性を高めることができます。情報を階層的に整理することも有効です。サブページやトグルリストを活用することで、複雑な情報を分かりやすく構造化できます 11。

ウェブサイトの記事などをNotionに保存する際には、Notion Web Clipperを利用すると便利です 15。気になった情報を簡単にNotionに取り込むことができます。データベース機能を使いこなすことも、Notionをより強力なツールにするための鍵となります 15。様々なビューを使い分け、フィルターやソート、グループ化機能を活用することで、情報を多角的に分析できます。Notion AIを活用することで、文章作成や要約などの作業を効率化することも可能です 5。ページにアイコンやカバー画像を設定することで、視覚的に分かりやすく、魅力的なワークスペースを作ることができます 5。目に優しいダークモードを利用することも、長時間の作業においては有効です 52。必要な情報を素早く見つけるためには、クイック検索機能を活用しましょう 52。他のページや人を参照する際には、@メンションを利用すると便利です 11。ブロックの移動や複製は、ドラッグ＆ドロップやショートカットキーで行うことができます 4。ブロックの種類を素早く選択するには、スラッシュコマンドを活用しましょう 4。ページの幅を調整したり 48、過去のバージョンを復元するためにページ履歴を活用したりするのも有効です 8。よくアクセスするページはお気に入りに追加しておくと、すぐにアクセスできます 56。編集されたくないページはロックしておきましょう 8。PDFなどの外部ドキュメントを埋め込むことも可能です 4。共同作業を行う際には、コメント機能を活用してコミュニケーションを取りましょう 7。長いページでは、目次を作成することで、目的のセクションに素早く移動できます 4。ブロックに色を付けることで、視覚的な整理が可能です 56。タスク管理には、カンバンボード形式を活用するのも良いでしょう 56。特定のブロックへのリンクを作成して共有することもできます 15。Notionページは、PDFやHTML形式でエクスポートすることも可能です 8。CSVファイルをインポートして、Notionのデータベースとして利用することもできます 56。データベースの不要なプロパティは非表示にすることで、見やすく整理できます 56。絵文字を活用して、ページに彩りを加えるのも良いでしょう 11。複数のワークスペースを使い分けている場合は、ワークスペースを素早く切り替えるショートカットキーを覚えると便利です 56。他のワークスペースにあるデータベースをリンクさせることも可能です 56。Notionは、日々の記録やアイデアのメモ、読書リストの作成、目標設定など、様々な用途に活用できます 18。繰り返し行うタスクは、繰り返し設定を活用して自動化しましょう 63。

Notionの操作効率を大幅に向上させるためには、ショートカットキーの活用が不可欠です 52。ページ操作、画面表示、文字装飾、ブロック作成、ブロック操作・編集など、様々な操作に対応したショートカットキーが用意されています。例えば、新しいページを作成する、文字を太字にする、ブロックを複製するなど、頻繁に行う操作をキーボードだけで実行できるようになるため、作業時間を大幅に短縮できます。主要なショートカットキーについては、以下の表にまとめました。

Notionは、モバイルアプリ版も提供しており、外出先でもNotionのワークスペースにアクセスできます 1。モバイルアプリ版のインターフェースは、画面下部にナビゲーションバーが配置されており、ホーム、検索、受信トレイ、新規ページ作成などの主要機能に簡単にアクセスできます 33。基本的な使い方としては、PC版と同様にページの作成や編集、ブロックの操作などが行えます 33。PC版との主な違いとしては、モバイル版にはホバー機能がないことや、コンテンツを複数のカラムに分けて表示できないことなどが挙げられます 34。モバイルアプリならではの機能としては、音声入力や、よく使うページや情報をホーム画面に表示できるウィジェット機能などがあります 33。iOSとAndroidの両方で利用可能です 1。

Notionは、豊富な機能を備えているだけでなく、様々な活用方法や効率的な利用のためのヒントが存在します。テンプレートの活用、ショートカットキーの利用、モバイルアプリ版の活用などを組み合わせることで、個人の生産性を大幅に向上させることができます 11。

1. Notionの料金プラン
   
   

Notionは、個人利用から大規模なチーム利用まで対応できる多様な料金プランを用意しています 100。

無料プランでは、個人利用の場合はほぼ無制限にページやブロックを作成できます 5。しかし、チームで利用する場合は、ワークスペース全体で1000ブロックという制限があります 5。ファイルアップロードの制限は、1ファイルあたり5MBまでです 100。ページ履歴は7日間保存されます 100。招待できるゲストの人数は10名までです 9。無料プランでは、NotionページをWeb公開することはできません 136。また、Notion AIの利用には制限があり、ワークスペースのメンバー1人につき20回までとなっています 5。

有料プランとしては、プラスプラン、ビジネスプラン、エンタープライズプランがあります 100。プラスプラン（旧パーソナルプロ/チームプラン）は、月額または年額で料金が異なり、ファイルサイズ上限が5GB、ページ履歴が30日間、招待できるゲスト数が100名までなど、無料プランよりも多くの機能と容量が利用できます 100。ビジネスプランは、中小規模チームでの利用に適しており、プラスプランの機能に加えて、SAML SSO（シングルサインオン）、プライベートチームスペース、高度なページ分析などの機能が利用できます 100。エンタープライズプランは、大規模な組織向けで、監査ログ、高度な管理機能、専任のサクセスマネージャーなどが提供されます。料金は問い合わせが必要です 100。学生や教育機関向けの特別プランも用意されています 100。有料プランでは、Notion AIをより多く利用するためのオプションも提供されています 100。

Notionは、個人利用から大規模なチーム利用まで対応できる多様な料金プランを用意しており、無料プランでも基本的な機能は十分に利用できます。しかし、チームでの本格的な利用や高度な機能が必要な場合は、有料プランへのアップグレードを検討する必要があるでしょう。

1. Notion API連携の概要

Notion APIは、Notionの機能を拡張し、他のツールとの連携を可能にすることで、ワークフローの自動化や情報の一元管理を実現するための強力な手段です 35。APIを利用することで、データベース、ページ、コンテンツの操作（作成、読み取り、更新、削除）をプログラムから行うことができます 35。これにより、ワークフローの自動化や、他のツールとの連携が実現します 35。

例えば、Salesforce、Jira、Slack、Typeformなどの外部ツールとNotionを連携させることができます 35。これにより、営業活動のリード情報をCRMからNotionに自動的に同期したり、プロジェクト管理ツールから新しいタスク情報を自動的にNotionデータベースに登録したりすることが可能です 35。また、ZapierやYoomなどのノーコード連携ツールを利用すれば、プログラミング知識がなくても、GUI上で簡単に連携設定を行うことができます 35。具体的な連携事例としては、データの自動同期、変更通知、会議管理の自動化などが挙げられます 35。

Notion APIは、Notionの機能を拡張し、他のツールとの連携を可能にすることで、ワークフローの自動化や情報の一元管理を実現するための強力な手段です。プログラミング知識がなくても、Zapierなどのツールを利用することで、簡単に連携設定ができます 35。

1. まとめ

Notionは、その多機能性と柔軟性により、個人の生産性向上からチームでの共同作業まで、幅広いニーズに対応できる強力なツールです。基本的なノート作成から高度なデータベース管理、そして他のツールとの連携まで、そのポテンシャルは初心者から上級者まで、あらゆるユーザーにとって計り知れません。このレポートが、Notionの活用を始めるきっかけとなり、より効率的で快適な情報管理と作業環境の実現に貢献できれば幸いです。

Notion でサブスク管理をする方法 youtube(円谷)
https://www.youtube.com/watch?v=yQSbPgfT5Ho

Notion データベース機能徹底解説【2022年版】（円谷）
https://www.youtube.com/watch?v=-lS8E0co0wk

しまぶーのIT大学データベース入門
https://www.youtube.com/watch?v=b9oqHIrfmVg&t=367s