Advisory council of the PAC (APÉ) : role & responsabilities*

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A PAC advisory council usually consists of a President, Vice-President, Secretary, Treasurer, and Members-At-Large.

President

La personne qui occupe ce poste exerce deux rôles principaux :

• Rôle de facilitateur ou facilitatrice : gère les rencontres de l’association de parents; aide l’association à être plus efficace et les membres à travailler en équipe; s’assure que les dossiers reçoivent un suivi approprié

• Rôle de porte-parole : représente les intérêts des parents et agit à titre de porte-parole auprès des instances concernées

Ses principales responsabilités sont :

• Prepare or ensure that an agenda is prepared for the meetings

• Preside at membership and executive meetings: ensure that the meetings are run in a ordely and respectful environment, following the rules of conduct as well as the agenda set our and approved by those present.

• Sign the meeting minutes

• Ensure good communication and information flow

• Delegate tasks and ensure a proper follow up

• Favoriser la participation de tous à la prise de décision

• Coordinate the associations activities

• Support the Soutenir le fonctionnement des sous-comités

• Assurer l’orientation et la formation des nouveaux membres du conseil d’administration

• Contrôler les rapports financiers

• Représenter l’association auprès des différents partenaires en éducation

Vice-président ou vice-présidente

C'est la personne désignée pour prendre la direction de l’association en l’absence du président ou de la présidente. Il est souhaitable qu'elle ne se limite pas à ce rôle de substitut. L’efficacité du travail demande un bon partage des tâches entre présidence et vice-présidence.

Ses principales responsabilités sont :

• Collaborer avec le président ou la présidente et alléger ses tâches

• Assumer les fonctions du président ou de la présidente en son absence

• Au besoin, être responsable des sous-comités de travail

Trésorier ou trésorière

Cette personne administre les fonds de l’association de parents. Elle est responsable de tous les aspects financiers.

Ses principales responsabilités sont :

• Tenir à jour la comptabilité

• Informer les membres sur l’état des revenus et des dépenses lors des rencontres de l’association

• S’assurer du respect des procédures comptables de l’association

• Préparer les prévisions budgétaires

Secrétaire

Cette personne est le bras droit du président ou de la présidente.

Ses principales responsabilités sont :

• Rédiger et distribuer aux membres les convocations et l’ordre du jour des rencontres

• Rédiger les procès-verbaux des rencontres de l’association

• Signer les procès-verbaux

• Conserver les documents officiels de l’association et toute autre documentation pertinente (statuts et règlements, procès-verbaux, correspondance, etc.)

• Rédiger la correspondance et les documents officiels

Conseillers ou conseillères

Les conseillers et conseillères ajoutent de la valeur au conseil d’administration en participant aux prises de décisions. Ils peuvent également être responsables d’un dossier particulier.

Leurs principales responsabilités sont :

• Participer aux discussions du conseil et, le cas échéant, formuler des recommandations

• Être responsables de certaines tâches ou de dossiers spécifiques

• Présider, le cas échéant, un sous-comité de travail

*Source: This text was translated from the Fédération des Parents de la Colombie-Britannique's website - https://fpfcb.bc.ca/association-de-parents-secteur-scolaire/#