ই-মেইলিং সমাচারঃ

এখানে প্রফেসরদের ইমেইল করার সময় কি করতে হবে, কি করতে হবে না সেসব বিষয়ে আলোচনা করা হয়েছে। সেই সাথে ভার্জিনিয়া ইউনিভার্সিটির একজন প্রফেসরের দেওয়া স্যাম্পল মেইল দেখানো হয়েছে।

বেসিক রুলসঃ

১. মেইলের সাবজেক্টে রিলেভেনট ইনফো লিখতে হবে। কয়েকটা ওয়ার্ডে এমনভাবে লেখা উচিৎ যেন দেখলেই বোঝা যায় মেইলটার বিষয়বস্তু কি। অনেকেই সাবজেক্ট পার্টকে গুরুত্ব দেন না।

২. গ্রামার এবং স্পেলিং এরর কাম্য নয়।

৩. প্রফেসররা ব্যস্ত মানুষ। তাই লম্বা মেইল তাদের বিরক্তির কারণ হবে এটাই স্বাভাবিক। মেইল সর্বোচ্চ ৬ থেকে ৭ সেন্টেন্সের মধ্যে হওয়া উচিৎ।

৪. উইকএন্ডের দিনগুলোতে মেইল করা উচিৎ নয়।

৫. মেইলে আপনার রেজ্যুম, রিসার্চ পেপার ইত্যাদি আট্যাচ করবেন না। স্প্যাম ফোল্ডারে চলে যেতে পারে।

৬. পাংচুয়েশন মার্ক, ক্যাপিটাল লেটার ইত্যাদি সঠিকভাবে দিন।

৭. মেইল করার আগে প্রফেসরের কয়েকটা পেপার ভালোভাবে পড়ে নিন।

৮. প্রথম মেইলেই ফান্ড, অ্যাসিস্ট্যান্টশিপের জন্য অনুরোধ করবেন না।

৯. সাবজেক্টের সাথে সম্পর্কিত বিষয়গুলো যথাযথ টেকনিক্যাল টার্মের মাধ্যমে প্রকাশ করুন।

১০. অতি উৎসাহী হয়ে প্রফেসরের ফার্স্ট নেম ধরে ডাকবেন না। সিম্পলি ‘ ড. লাস্ট নেম’ এই ফরম্যাটে লিখলে কেউ মাইন্ড করবে না। হাই, হ্যালো এসব লিখবেন না। গ্রিটিংস জানাতে পারেন ‘গুড আফটারনুন/মর্নিং’ দিয়ে। আপনি যদি বুঝতে না পারেন যে তিনি প্রফেসর নাকি লেকচারার বা অন্যকিছু, তাহলে সিম্পলি ‘মি. লাস্ট নেম- এই ফরম্যাট ব্যবহার করতে পারেন।

১১. মেইলে মেসেজিং স্টাইল বাদ দিন। u, resrch এধরনের শব্দ লিখবেন না।

১২. আমেরিকান ভার্সনের ইংলিশের সাথে ইউ কে ভার্সন মিলিয়ে ফেলবেন না। যেমনঃ Labor, Labour

১৩. সবচেয়ে ভালো হয় ডিপার্টমেন্টাল মেইল আইডি ব্যবহার করলে। না থাকলে ভদ্রস্থ মেইল আইডি ব্যবহার করুন।

১৪. আপনার পেপার থাকলে সেটা অ্যাট্যাচ না করে ইউআরএল দিন (লিঙ্ক নয়, প্লেইন টেক্সট রূপে)।

১৫. প্রথম মেইলেই জিআরই, টোয়েফল স্কোর, সিজিপিএ ইত্যাদি দিয়ে জানতে চাইবেন না আপনার সম্ভবনা কতটুকু। সম্ভবনার কথা তাদের পক্ষে বলা সম্ভব নয়। এটা বিচার করবে অ্যাডমিশন কমিটি।

১৬. আমি পরিশ্রমী, ইনোভেটিভ, স্মার্ট- এসব কথা কোনো কাজের না। আপনাকে এসব কথার প্র্যাকটিক্যাল প্রমাণ দিতে হবে। থিওরি নয়।

১৭. যদি সপ্তাহখানেকের মধ্যে রিপ্লাই না পান, তাহলে একটা ফলো আপ ইমেইল দিতে পারেন আগের মেইলটা যুক্ত করে। ভদ্রভাবে জিজ্ঞাসা করুন আগের মেসেজটা রিসিভ করা হয়েছে কিনা। এর পরও যদি রিপ্লাই না পান, ধরে নিন তিনি আপনার প্রতি আগ্রহী নন।

মেইল খুবই ছোট আকারের হওয়া উচিৎ। যত বড় লিখবেন মেইল পড়ার সম্ভবনা ততই কমে যাবে। মেইল কোনো গল্প লেখার যায়গা নয়।

এটা ভেবে বসে থাকবেন না যে প্রফেসর আপনার দেশের ভার্সিটি, গ্রেডিং সিস্টেম ইত্যাদি সম্পর্কে সব জানেন। মেইলের রিপ্লাই পাওয়ার ব্যাপারে বাস্তববাদী হতে হবে। মেইলের মাধ্যমে আপনি প্রফেসরের সাথে যোগাযোগের চেষ্টা করছেন মাত্র। এই চেষ্টা বিফলেও যেতে পারে। তাই বলে হতাশ হওয়ার কিছুই নেই।

মেইলের সাবজেক্টঃ

অনেকেই মেইলের সাবজেক্টে হাই, হাউ আর ইউ, নিড ইনফরমেশন, সিকিং ফর অ্যাসিস্ট্যান্টশিপ ইত্যাদি লিখে বসেন। অনেকে আবার এই পার্ট খালি রেখে দেন। এসবই ভুল অ্যাপ্রোচ। মেইলের সাবজেক্ট হওয়া উচিৎ রিলেভেনট ইনফো সহকারে। না হলে মেইল স্প্যাম হিসেবে কাউনট হতে পারে।ইমেইলের সাবজেক্টে ক্রিটিক্যাল তথ্য দিতে হবে। যেমনঃ

১. আপনি কারেন্ট নাকি প্রস্পেকটিভ স্টুডেন্ট?

২. অ্যাডমিশনের জন্য কখন অ্যাপ্লাই করবেন? ফল নাকি স্প্রিং?

৩. কি রিলেটেড ইনফো চাইছেন?

৪. আপনি যে ইনফো জানতে চাইছেন সেটা কি আর্জেন্ট?

৫. রিসার্চের ক্ষেত্রে আপনার ইন্টারেস্ট কোন টপিকে?

যেমন প্রফেসরের কাছে মেইলিং-এর ক্ষেত্রেঃ "ফল-২০২০ প্রস্পেকটিভ স্টুডেন্টঃ রিসার্চ ইনফো নিডেড"

গ্র্যাজুয়েট স্কুলে মেইলিং-এর ক্ষেত্রেঃ

১. ফল-২০২০ প্রস্পেকটিভ স্টুডেন্টঃ সিকিং ফর স্কলারশিপ ইনফো

২. ফল-২০২০ প্রস্পেকটিভ স্টুডেন্টঃ সিকিং ফর অ্যাডমিশন ইনফো

৩. ফল-২০২০ প্রস্পেকটিভ স্টুডেন্টঃ সিকিং ফর I-20 ইনফোঃ আর্জেন্ট

৪. ফল-২০২০ প্রস্পেকটিভ স্টুডেন্টঃ নিড অ্যাডমিশন স্ট্যাটাস

যখনই আপনি ‘প্রস্পেকটিভ স্টুডেন্ট’ কথাটা লিখবেন তখন যে কেউই আগ্রহী হবে। কারণ প্রফেসরের/ভার্সিটির জন্য আপনি তখন একজন পোটেনশিয়াল স্টুডেন্ট। অনেকটা কাস্টমারের মতো। কেউ কি কাস্টমারকে দরজা থেকেই ফিরিয়ে দেয়? প্রফেসর যদি কোনো তথ্য নাও জানেন তখন মেইলটা তিনি যথাযথ জায়গায় ফরওয়ার্ড করে দেবেন।

টেম্পলেটঃ

প্রফেসরের কাছে পাঠানো মেইল কেমন হতে পারে তার একটা জেনারেল আউটলাইন

<সাবজেক্টঃ প্রস্পেকটিভ স্টুডেন্ট+ অ্যাডমিশন সেশন+ রিলেটেড ইনফো>

ড.<লাস্ট নেম>

< আপনার নাম, দেশ, ভার্সিটি এবং ডিপার্টমেন্ট> আপনি প্রফেসরের পেপার পড়েছেন সে সম্পর্কিত কয়েকটা তথ্য> আপনি আন্ডারগ্র্যাড, মাস্টার্স বা প্রজেক্টে সেই রিলেটেড কি কাজ করেছেন অথবা ভবিষ্যতে করার পরিকল্পনা করছেন> আপনি যে সেই ফিল্ডে কাজ করতে ইচ্ছুক সে সম্পর্কিত কয়েকটা তথ্য> রিসার্চের সুযোগ সম্পর্কে জানতে চেয়ে প্রশ্ন>

<রিপ্লাইয়ের অপেক্ষায়>

আপনার নাম

ফান্ডিং, অ্যাসিস্ট্যান্টশিপের ব্যাপারগুলো যেভাবে জানাবেনঃ

প্রথম মেইলেই ফান্ডিং, অ্যাসিস্ট্যান্টশিপের ব্যাপারে কথা বলা বুদ্ধিমানের কাজ নয়। এর মাধ্যমে অনেকটা প্রমাণ হয় যে আপনি শুধু টাকা- পয়সার ব্যাপারেই আগ্রহী, রিসার্চের ব্যাপারে নয়। আমি ইউনিভার্সিটি অফ ফ্লোরিডাতে একজন প্রফেসরের কাছে মেইল করেছিলাম রিসার্চের ব্যাপারে এবং অন্য মেজরের স্টুডেন্টদের সেই সাবজেক্টে অ্যাডমিশনের ব্যাপারে তথ্য চেয়ে। উনি তথ্য তো দিয়েছিলেনই, সাথে বলে দিয়েছিলেন তার কাছে এই মুহূর্তে ফান্ড নেই। তাই প্রফেসর আপনার মেইল দেখে ইমপ্রেসড হলে নিজে থেকেও ফান্ডিং এর ব্যাপারে তথ্য জানিয়ে দিতে পারেন।

প্রথমে আপনার রিসার্চ ইন্টারেস্ট সঠিকভাবে তুলে ধরা উচিৎ। সেই সাথে কেন আপনি মনে করছেন সেই স্কুল বা প্রোগ্রাম আপনার রিসার্চের চাহিদা মেটাতে পারবে। তবে মনে রাখা উচিৎ প্রফেসররা নিজের ফিল্ডে প্রফেশনাল। আপনি যদি ফেক ইনফো বা ফেক ইন্টারেস্ট দেখান তাহলে তারা সহজেই তা ধরে ফেলবেন। সিন্সিয়ারলি বলে দিন আপনি সেই স্কুল বা প্রোগ্রাম সম্পর্কে কি কি জানেন। আগে থেকেই স্কুলের ওয়েবসাইট, সিনিয়রদের অভিজ্ঞতা ইত্যাদি থেকে তথ্য নিয়ে হোমওয়ার্ক করুন।

প্রফেসরের সাথে একবার যোগাযোগ ঠিক হয়ে গেলে পরবর্তীতে অনেক কথাই বলতে পারবেন। আপনি ফান্ডিং এর ব্যাপারটা এভাবে বলতে পারেন- আমি এই ফিল্ডে ইন্টারেস্টেড। এই ফিল্ডে নতুন স্টুডেন্টদের ফান্ডিং সিনারিওটা কেমন? অথবা এই ফিল্ডে কি নতুন স্টুডেন্টরা কোনো অ্যাসিস্ট্যান্টশিপ পেয়ে থাকে? এসব খুব জেনেরিক ওয়েতে জিজ্ঞাসা করুন যেন আপনি ফান্ডিং ব্যাপারটাকে খুব একটা গুরুত্ব দিচ্ছেন না। মূল কথা, ডেসপারেট হবেন না।

ছোটবেলায় বাসায় অতিথি আসলে আমরা অনেকেই আশেপাশে ঘুরতাম আর এটা ওটা নিয়ে কথা বলতাম যেন তিনি আপনার প্রতি আগ্রহী হন এবং যাওয়ার সময় চকলেট কেনার জন্য টাকা দিয়ে যান, ফান্ডিং-এর ব্যাপারটাও তেমনিভাবে বলতে হবে।

মেইলে রিসার্চ ইন্টারেস্টঃ

ইমেইলে রিসার্চ ইন্টারেস্ট সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা দিতে হবে। জানা থাকতে হবে সেই ফিল্ডে প্রফেসর আসলে কি ধরনের কাজ করছেন এবং তাঁর স্পেশালাইজেশন। প্রফেসর শুধু একটা পার্টিকুলার এরিয়াতে রিসার্চ গ্র্যান্ট পান। তিনি আপনাকে তখনই ফান্ড দিতে পারবেন যখন আপনার রিসার্চ ইন্টারেস্ট তাঁর ফিল্ডের সাথে ম্যাচ করবে।

মেইলে সেই ফিল্ড রিলেটেড কিছু টেকনিক্যাল টার্ম ব্যবহার করা উচিৎ। এসব আপনি তখনই করতে পারবেন যখন আপনি প্রফেসরের পেপারগুলো আগে থেকে ক্রিটিক্যালি পড়বেন। এসব পেপার গুগল স্কলার, রিসার্চগেট ছাড়াও বহু ওয়েবসাইটে পেয়ে যাবেন। আর সেই পেপার যদি পেইড ভার্সন হয় তাহলে সাই- হাবে খোঁজ করতে পারেন।

আপনার যদি পূর্বে কোনো রিসার্চ পেপার বা প্রজেক্ট না থাকে, তাহলে সেই ফিল্ড রিলেটেড কিছু হোমওয়ার্ক করে সিম্পলি বলে দিন আমি অমুক ফিল্ডে কাজ করতে খুবই ইন্টারেস্টেড।

এবারে দেখা যাক ভার্জিনিয়া ইউনিভার্সিটির একজন প্রফেসরের রিকমেনড করা ইমেইলের নমুনা:

From: Flipper Wordsfish <flipper@adou.edu>

Subject: Fall-2020 Prospective Student Interested in TSU

(নাম, ইমেইল অ্যাড্রেস এবং সাবজেক্ট । ই মেইল অ্যাড্রেস ভদ্র ধরনের হতে হবে। সবচেয়ে ভালো হয় ডিপার্টমেন্টাল মেইল আইডি হলে। সাবজেক্টের ব্যাপারে আগেই আলোচনা করা হয়েছে।)

Professor Nemo,

(ফর্মাল গ্রিটিংস)

I will be finishing a BS degree in Underwater Mathematics at the Atlantis Deep Ocean University this year. I am considering applying to UVa's PhD program and would be interested in joining your Octople Cryptology research group.

(খুবই সংক্ষেপে আপনার পরিচয় এবং অ্যাডমিশনের ব্যাপারে তথ্য দিন। জীবনের ইতিহাস ফেঁদে বসবেন না)

I found your paper, "A Linear-Time Solution to the Travelling Sea Urchin Problem", on your website (http://www.smith.org/urchin.html). I was fascinated by your result, especially as I have spent several summers studying the similar travelling sea cucumber problem as an intern at Microshifty Corp in the Attle Sea. You can find a paper about my work on this at http://www.flipper.com/research/tscp.html.

(প্রফেসরের যে কাজ আপনার কাছে ইন্টারেস্টিং মনে হয়েছে সেটা লিখুন। আপনার পেপার যদি থাকে সেটা অ্যাটাচ না করে লিঙ্ক দিন।)

I believe your result is even more important than your paper implies since it can be extended to solve the Travelling Salescritter Problem and thus to prove P = NP.

(কেন প্রফেসরের সেই কাজ ইন্টারেস্টিং মনে হল সেটা বলুন)

Do you think it would be worthwhile to pursue this line of research? If you are interested, I can send you a proof sketch.

(শেষ করুন পরামর্শ চেয়ে- আপনি এখন কি করতে পারেন।)

Regards,

Flipper Wordsfish (flipper@adou.edu)

(নিজের নাম এবং মেইল অ্যাড্রেস দিন)

বানান ভুল মার্জনীয়। ধন্যবাদ।

(সংগৃহীত)