ABMarke moet - zo schrijft de wet voor - uitleggen wat ze doet met de persoonsgegevens van haar leden. Hoewel dat voor een kleine vereniging als ABMarke vrij beperkt en basic is, hebben we dat in het lang en het breed uitgeschreven voor wie dat in detail wil weten. Het is ook een goede oefening voor ons om daar bewust mee bezig te zijn.

De belangrijkste sectie hieronder is het antwoord op de "waarom"-vraag.

Verantwoordelijke voor de verwerking

ABMarke vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van haar leden, zoals hieronder beschreven.

Met formele vragen kan u terecht bij ABM vzw, Pieter Casierstraat 2, 8510 Marke, info (at) abmarke.be.

Waarom verwerkt ABMarke persoonsgegevens?

Om haar ledenadministratie te kunnen doen, inclusief verwerken van de betalingen (bijv. ledengelden), indelen in groepen voor wedstrijden en trainingen, het plannen en organiseren van de trainingen, eventueel contacteren van (ouders van minderjarige) leden bij wijzigingen van de trainingsplannen, het toevoegen van leden tot de groepsverzekering, contacteren van (ouders van minderjarige) leden of noodcontacten in geval van nood,... verwerkt ABMarke de informatie die ze opvraagt in het inschrijvingsformulier, zoals naam, geboortedatum, geslacht, (email)adres en telefoonnummer(s). Deze gegevens worden in regel maximaal 5 jaar na het einde van het lidmaatschap bijgehouden.

Om subsidies aan te vragen en waar nodig bewijzen in het kader van die subsidiëring te leveren, wordt een beperkt aantal gegevens verwerkt (en doorgegeven naar de subsidiërende overheid). Deze gegevens worden (als "bewijs") bijgehouden zolang de subsidie dat vereist, wat mogelijk tot 10 jaar na het jaar van de toegekende subsidie .

Als (de ouder van de minderjarige) leden daarvoor toestemming hebben gegeven, worden naam, contactgegvens en voorkeuren gebruik om nieuwsbrieven en uitnodigingen te versturen. De contactgegevens en voorkeuren worden bijgehouden zoals voorzien voor de "ledenadministratie".

Als een (groeps)inschrijving voor een evenement wordt georganiseerd, worden de gegevens van de inschrijvingen voor dat evement verwerkt (incl. doorgegeven aan de organisator van het evenement) voor zolang dat nodig is. Meestal kunnen de gegevens kort na het evenement verwijderd worden.

Als (de ouder van de minderjarige) leden daarvoor toestemming hebben gegeven, worden foto's of beelden die tijdens de trainingen, wedstrijden, of evenementen soms gebruikt om de leden en ABMarke in de kijker te zetten op de website van ABMarke (of ABMarke Jeugd), de facebook pagina van ABMarke (zie voorwaarden facebook) of de youtube-pagina van ABMarke Jeugd (zie voorwaarden google).

De gegevens die ABMarke verwerkt op basis van de bovennoemde redenen, kunnen ook bijkomend verwerkt worden omdat de wet dat vereist (bijv. de unieke identificatie aan de hand van het rijksregisternummer is vereist door het Vlaamse decreet houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector van 10 juni 2016, mocht de politie ze opvragen of als je je privacyrechten uitoefent) of omdat er een overwegend belang is (bijv. gebruik van telefoonnummers in geval van nood of een ongeval).

Minderjarigen

Voor minderjarige leden regelt ABMarke alles (eventueel via de minderjarige) met de wettelijke vertegenwoordigers (in regel de ouders), tenzij het gaat om zaken die de minderjarige zelf mag beslissen (bijv. oudere jongeren die niet op de foto willen).

Wie ontvangt de gegevens?

Binnen ABMarke

Binnen ABMarke ontvangen de personen die de informatie nodig hebben die informatie die ze nodig hebben. Zo ontvangen de trainers de meeste informatie van de leden in hun groep. Zo ontvangt de verantwoordelijke voor de verzekeringen de informatie die naar de verzekeringen dient te worden doorgestuurd.

Buiten ABMarke

ABMarke geeft de informatie door naar andere organisaties (verantwoordelijken voor de verwerking) als dat nodig is in het kader van de genoemde doeleinden:

• informatie nodig om een lid toe te voegen aan een groepsverzekering of te bevestigen dat iemand lid is en (nog) gedekt is door de groepsverzekering, wordt overgemaakt aan de verzekeraar
• informatie nodig om de subsidie te krijgen of houden wordt overgemaakt aan de subsidiërende overheid (vnl. stad Kortrijk)
• informatie nodig in te schrijven bij en een (jaar)borstnummer te ontvangen van Sporta en de West-Vlaamse Vrije Sporters wordt doorgegeven aan die organisaties

ABMarke werkt ook met partijen die de informatie voor of samen met haar verwerken, zoals:

• facebook voor wat de informatie op het facebook-profiel van ABMarke en eventuele WhatsApp-groepen betreft
• google voor wat de informatie op youtube, de website van ABMarke Jeugd, de emails met ABMarke Jeugd, de google-forms, en de uitwisseling van gegevens in het kader van de jeugdtrainingen betreft

Je rechten

Dit is een sectie die wettelijk verplicht moet worden ingevoegd in elke privacyverklaring, ook al staat het merendeel van deze informatie in de wet zelf. Dus we doen dat even, en verontschuldigen ons mocht je dit elders al gelezen hebben.

Je rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft je als betrokkene (“data subject”) een aantal rechten. Je kan er alles over lezen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), voornamelijk in hoofdstuk 3.

De grote lijnen zijn de volgende:

• Je hebt recht op informatie over de verwerking van je persoonsgegevens nog voor ze verwerkt worden (art. 12-14 AVG). Die informatie verstrekt ABMarke via deze algemene privacyverklaring en specifieke privacyverklaringen op plaatsen waar dat relevant is, bijv. in (online) formulieren.
• Je hebt een recht op toegang tot de gegevens die over je verwerkt worden (art. 15 AVG).
• mocht de informatie niet accuraat zijn, dan kan je schriftelijk de verbetering eisen (art. 16 AVG).
• onder bepaalde voorwaarden heb je een recht op gegevenswissing, ook gekend als het “recht op vergetelheid” of het “recht om vergeten te worden” (art. 17 AVG) en/of kan je beperkingen van een verwerking eisen, bijvoorbeeld mocht ABMarke je persoonsgegevens bijhouden of doorgeven aan derden als daar geen grond (meer) voor is (art. 18 AVG).
• Je hebt een recht om bepaalde informatie die je ABMarke gegeven hebt en die ABMarke digitaal verwerkt, in digitale vorm te ontvangen of over te maken aan derden (art. 19 AVG). Dit is ook wel gekend als het “recht op (gegevens)draagbaarheid” of het “recht op data portabiliteit”.

Wie oefent die rechten uit?

Je dient in de regel zelf je rechten uit te oefenen.

Bent je een (wettelijk) vertegenwoordiger, dan kan je in principe de rechten van de vertegenwoordigde ten behoeve van de vertegenwoordigde uitoefenen. Concreet kan een ouder de rechten uitoefenen van zijn of haar minderjarig kind, tenzij de minderjarig zich daartegen verzet of het (kennelijk) tegen de belangen van de minderjarige ingaat.

Hoe kan u deze rechten uitoefenen?

Je kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met ABMarke (zie bovenaan deze tekst).

Als je je rechten uitoefent, vragen we u zo specifiek mogelijk te zijn, zodat we concreet en to-the-point kunnen antwoorden.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Voor nadere informatie over je rechten met betrekking tot privacy en gegevensbescherming of als je niet akkoord gaat met het standpunt van ABMarke, kan je terecht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be (zie art. 77 AVG).

Wijzigingen aan deze privacyverklaring

ABMarke kan en zal deze privacyverklaring wijzigen, voornamelijk om ze aan te passen aan gewijzigde werkwijzen. De laatste wijziging gebeurde op 3 januari 2020 (toevoeging info Vlaams decreet sportfederaties).