Los libros objeto de nuestro estudio se pueden clasificar en dos categorías: libros de comercio y libros sociales.
Denominamos "libros de comercio" aquellos que se encuentran regulados por el Código de Comercio (CCom). Tanto el comerciante como las sociedades llevan estos libros.
Algunos libros de comercio son necesarios, como el libro diario, el inventario y el copiador de cartas.
Otros no son imprescindibles, como el libro mayor, quedando librado a la voluntad del comerciante llevarlo o no.
Algunos son libros de contabilidad, como el libro diario, el inventario y el mayor, y otros no, como el libro copiador de cartas.
Denominamos "libros sociales" aquellos que se encuentran regulados por la Ley de Sociedades Comerciales n° 16.060 de 1989 (LSC). Estos no son libros de contabilidad en ningún caso.
En algunos de los libros sociales se lleva el registro de las acciones nominativas o de las escriturales, que hubiere emitido una sociedad anónima. En otros se registra la asistencia a asambleas. En otros se llevan las actas de las sesiones de los órganos sociales (libro de actas de asamblea y libro de actas de directorio).
El régimen actual en materia de libros se encuentra establecido en las normas legales siguientes: Título II del CCom (De las obligaciones comunes a todos los que profesan el comercio), Sección X (De la documentación y contabilidad) de la LSC y Capítulo IV (Registro Nacional de Comercio) de la Ley de Registros n° 16.871 de 1997.
I. ¿Qué libros de comercio están obligado a llevar el comerciante y las sociedades comerciales?
El art. 55 del CCom establece los libros que los comerciantes deben tener indispensablemente: libro diario, libro inventario y libro copiador de cartas. Se trata de una exigencia mínima, aplicable a toda clase de comerciantes, sea cual fuere la importancia de sus negocios. Nada impide que un comerciante lleve otros libros, en cuanto lo estime necesario, según el volumen de sus operaciones comerciales.
Para las sociedades comerciales los libros de contabilidad obligatorios son los mismos que para el comerciante individual.
A. Libro diario
El art. 56 establece cuál es su contenido:
"En el libro diario se asentará día por día, y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante, letras u otros cualesquier papeles de crédito que diere, entregare, de su cuenta o de la ajena, por cualquier título que fuera, de modo que cada partida manifieste quién sea el acreedor y quién el deudor en la negociación a que se refiere.
Las partidas de gastos domésticos basta asentarlas en globo, en la fecha en que salieren de la caja."
De ese texto surge que el comerciante debe asentar en este libro cada una de las operaciones que realiza diariamente y todas esas operaciones. De ahí la importancia de este libro, que refleja toda la actividad y que se considera el eje de la contabilidad.
Es un libro analítico, pues se anotan las operaciones una por una, en forma separada y sucesiva, por orden cronológico. Hay excepciones, como las partidas de gastos domésticos y las ventas a contado y a crédito del comerciante minorista.
B. Libro inventario
El libro inventario, en realidad, es más que un inventario. Contiene inventario y balances. Se abre con el inventario de los bienes afectados al giro en el momento de empezar la actividad comercial y contiene, además, el inventario y balance que se debe formular todos los años, al vencimiento de cada ejercicio.
1. Régimen del CCom
El contenido del libro inventario surge de los dos primeros incisos del art. 59 del CCom:
"El libro de inventarios se abrirá con la descripción exacta del dinero, bienes muebles y raíces, créditos y otra cualquiera especie de valores que formen el capital del comerciante al tiempo de empezar su giro.
Después formará todo comerciante en los tres primeros meses de cada año, y extenderá en el mismo libro, el balance general de su giro, comprendiendo en él, todos sus bienes, créditos y acciones, así como todas sus deudas y obligaciones pendientes a la fecha del balance, sin reserva ni omisión alguna."
El libro inventario se abre con el inventario de los bienes afectados al giro en el momento de empezar la actividad comercial (inventario de apertura) y contiene, además, el inventario y balance que se debe formular todos los años, al vencimiento de cada ejercicio (inventario de cierre y balance anual).
El comerciante debe saber, al comenzar sus negocios, con qué elementos y con qué bienes cuenta para enfrentar las obligaciones que contraiga. Luego, al finalizar el ejercicio y realizar un nuevo inventario, podrá hacer un examen comparativo verificando, de ese modo, los resultados de su actividad.
2. Régimen de la LSC
En cuanto a las sociedades, la LSC regula especialmente los estados contables que se deben formular a fin de ejercicio y establece mayores precisiones en cuanto a la forma en que se han de formular estos estados contables. El art. 87 de la LSC dispone que los administradores deben preparar ciertos documentos que, luego, han de ser aprobados por los socios dentro de un procedimiento dispuesto por la LSC. Los documentos enunciados son los mínimos. El administrador puede formular otros estados para presentar a la consideración de los socios.
El art. 87 de la LSC, bajo el nomen iuris de "Estados Contables" establece la siguiente nómina:
1. el inventario de los diversos elementos que integran el activo y pasivo social a la fecha del cierre;
2. el balance general (estado de situación patrimonial y de resultados);
3. la propuesta de distribución de utilidades, si las hubiere.
También, por disposición del art. 92 de la LSC, se debe elaborar una memoria.
C. Libro copiador de cartas
El inc. 3, art. 44, del CCom, entre las obligaciones de los comerciantes, enumera:
"La conservación de la correspondencia que tenga relación con el giro del comerciante..."
A su vez, el art. 55 del CCom, entre los libros obligatorios, incluye el copiador de cartas. El art. 63:
"En el libro copiador, trasladarán los comerciantes, íntegramente y a la letra todas las cartas que escribieron relativas a su comercio. Están asimismo obligados a conservar en legajos y en buen orden todas las cartas que reciban con relación a sus negociaciones, anotando al dorso la fecha en que las contestaron o haciendo constar en la misma forma que no dieron contestación."
1. Correspondencia enviada
En el art. 64 se establece:
"Las cartas deberán copiarse por el orden de sus fechas en el idioma en que se hayan escrito los originales.
Las posdatas o adiciones que se hagan después que se hubieran registrado se insertarán a continuación de la última carta copiada, con la respectiva referencia."
El Decreto 540/991, en su art. 5, autorizó a las sociedades a sustituir el libro copiador de cartas, por la conservación y archivo de copia de la correspondencia enviada. Esta posibilidad no fue prevista para el comerciante individual.
Se impone su archivo en orden progresivo de fechas.
El archivo de la correspondencia se debe llevar al Registro Nacional de Comercio para su intervención, con la periodicidad establecida para las hojas móviles.
El libro copiador no constituye un libro de contabilidad estrictamente sino un registro de la correspondencia. Interesa, en particular, la conservación de la correspondencia porque mediante ella se pueden celebrar contratos comerciales.
Considerado como libro de comercio, se le aplican todas las normas de libros y, por lo tanto, puede servir como medio de prueba.
2. Correspondencia recibida
La correspondencia que se recibe se guarda en el orden que el comerciante estime adecuado según sus necesidades. Puede guardarlos en forma cronológica o por materia o según los lugares de donde provienen. El art. 63 establece:
“Están asimismo obligados a conservar en legajos y en buen orden todas las cartas que reciban con relación a sus negociaciones, anotando al dorso la fecha en que las contestaron o haciendo constar en la misma forma que no dieron contestación".
II. ¿Quién debe llevar los libros?
Están obligados llevar contabilidad en forma regular los comerciantes, tanto los individuales como las sociedades comerciales. También, tienen obligación de llevar libros, ciertos agentes auxiliares del comercio, como los corredores, rematadores, transportistas, barraqueros y despachantes de aduanas.
En el régimen establecido por el CCom, para poder certificar libros, el comerciante debía matricularse. En la Ley 16.871 de 1997, art. 51, se admite que el comerciante y la sociedad comercial no inscriptos en el Registro Nacional de Comercio, también, puedan certificar libros.
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