Certains jours, il semble impossible de tout faire. Au fil du temps, les journées mouvementées deviennent normales. Exécuter des tâches et maîtriser les routines quotidiennes sans perdre un battement devient un défi. Lorsque le fait de suivre le rythme devient quotidien, l’épuisement professionnel est au coin de la rue. Après l'épuisement professionnel vient l'inévitable "laisser tomber le ballon". Manquer des délais, oublier à CC quelqu'un, les gens qui dépendent de vous se demandent. Les entreprises exigent plus de productivité, mais la surcharge de travail n’est pas la solution.

Avec la montée en puissance du cloud computing, le nombre d'applications sur le lieu de travail a explosé . Exécuter des tâches redondantes dans plusieurs endroits est devenu une pratique courante. De la publication du même lien sur plusieurs comptes de médias sociaux à la saisie de données dans un outil de gestion de projet, suivie de l'envoi par courrier électronique des mêmes informations. Ces tâches redondantes prennent du temps et sont sujettes aux erreurs.

Avec la demande croissante en main-d'œuvre de l'information, il devient crucial de réduire le temps et l'énergie consacrés à des tâches quotidiennes banales. Heureusement, nous entrons dans une période d'automatisation sans code, créant des flux de travail simples sans avoir besoin de programmeurs et de systèmes complexes. Des millions de personnes trouvent des outils tels que Microsoft Flow pour les aider tout au long de leur journée. D’abord intimidant, l’automatisation des processus repose sur quelques concepts clés. Une fois appris, vous pouvez libérer leur potentiel pour arrêter le broyage et commencer à ajouter de la valeur commerciale.

Par exemple, avec le workflow d'approbation répandu, vous pouvez gérer l'approbation de documents ou de processus sur plusieurs services, notamment Salesforce, SharePoint, Dynamics CRM, OneDrive, Zendesk ou WordPress. Ou créez un flux de travail qui tweete automatiquement chaque message que vous publiez sur votre page Facebook. Une autre option consiste à configurer un courrier électronique automatisé résumant vos tâches à partir de Microsoft Planner ou de Trello. Une fois que vous avez compris les concepts de base, les possibilités sont (presque) illimitées.

1. Flux de travail

Un flux de travail est un déclencheur avec une ou plusieurs actions devant exécuter une tâche. Pensez à un flux de travail comme à une série d'actions à exécuter ensemble. De nombreux flux de travail n'effectuent qu'une seule action. Par exemple, vous pouvez tweeter chaque fois que vous publiez sur une page Facebook. Si vous utilisez un ensemble d'outils tel que Microsoft Flow, vous pouvez ajouter des actions supplémentaires telles que publier sur LinkedIn ET tweetez chaque fois que vous publiez sur une page Facebook.

2. Déclencheurs

Un déclencheur est simplement un événement qui lance le flux de travail. Chaque flux de travail commence par un déclencheur et chaque flux de travail ne peut avoir qu'un seul déclencheur. Le flux de travail peut être démarré manuellement, planifié quotidiennement ou sur un nombre quelconque d'événements d'autres applications. Par exemple, un déclencheur peut surveiller votre boîte de réception et démarrer le workflow lorsque vous recevez un courrier électronique. Parfois, le déclencheur extraira des informations dans le flux de travail. Si vous créez un déclencheur qui commence lorsque vous recevez un courrier électronique, le flux de travail contiendra des informations sur le courrier électronique, telles que l'objet, à partir de et le corps du courrier électronique.

3. Actions

Les actions sont ce que vous voulez qu'il se passe lorsqu'un déclencheur est appelé. Ils peuvent obtenir des données ou apporter des modifications aux applications. Par exemple, une action peut enregistrer un courrier électronique sur OneDrive, ajouter une ligne à Excel ou travailler avec une application tierce telle que Trello ou les médias sociaux. D'autres exemples d'actions incluent l'envoi d'un courrier électronique, la publication d'un tweet et le lancement d'une approbation. Les actions viendront toujours après le déclencheur dans le flux de travail.

4. Connecteurs

Les connecteurs sont moins évidents que les déclencheurs et les actions. Un connecteur est utilisé pour connecter votre flux de travail avec d'autres applications. Par exemple, si vous souhaitez créer un flux de travail pour publier des tweets sur Twitter, celui-ci doit savoir quel compte vous utilisez et vous devez autoriser le flux de travail à publier des tweets en votre nom. Ces autorisations sont stockées dans un connecteur. Les connecteurs seront généralement basés sur des applications telles que Twitter, Outlook ou OneDrive.

5. Conditions

Une condition, également appelée instruction if-then-else, exécute une série d'actions basées sur une expression. Cela semble plus complexe que ce n’est vraiment le cas. Voyons quelques exemples.

Si X + 1 = 3, alors , sinon, faites Z. Dans cet exemple, Y s'exécutera si X est égal à 2. Si X n'est pas égal à 2, le flux de travail exécutera Z.

Si vous ne souhaitez tweeter que lorsque nous publions un message sur Facebook lorsque le message de Facebook comprend le texte #Tweet, nous pouvons utiliser une condition. Si le texte contient Tweet #Tweet puis poster à Twitter autre ne rien faire.

6. Boucles

Parfois, vous souhaitez exécuter une action sur chaque élément d'un groupe. Par exemple, vous souhaiterez peut-être enregistrer les pièces jointes des courriers électroniques dans OneDrive. Étant donné que les courriels peuvent avoir plusieurs pièces jointes, il est nécessaire d'exécuter l'action de sauvegarde de OneDrive sur chaque pièce jointe. Ce type de boucle s'appelle une boucle For Each. La boucle for each exécutera l'action sur chaque élément du groupe.

Une fois que vous avez compris les concepts de base de l’automatisation sans code, vous pouvez commencer à automatiser vos tâches quotidiennes. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter ci-dessous ou à me trouver sur Twitter @gruberjl ou LinkedIn .