Soalan Lazim

Soalan: Saya Dr Chew Mey Wah telah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) bagi menjalankan kerja-kerja Pengubahsuaian Ruang Inovation Center UTM Kuala Lumpur di mana jumlah peruntukan yang digunakan adalah RM 15,700.00 dengan menggunakan dana pengukuhan penyelidikan institut. Walaubagaimanapun ketika tuntutan, Jabatan Bendahari memulangkan tuntutan kerana tiada kelulusan Pengerusi Bahagian Pengurusan Asset, Jabatan Timbalan Naib Canselor. Mohon bantuan Penjelasan

Jawapan: Bagi perolehan dan pembayaran yang melibatkan perolehan kerja di bawah RM 20,000.00  Setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ) perlu mendapat kelulusan daripada Pengerusi Bahagian Pengurusan Aset, Jabatan Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)  terutama yang melibatkan Infrastruktur bangunan, elektrik, dan paip air bagi  mengelakkan berlakunya kerosakan infrastruktur bangunan atau pengubahsuaian yang tidak mengikut spesifikasi yang  boleh menyebabkan berlakunya kemalangan. Perkara ini telah dirujuk kepada Bahagian Pengurusan Aset, Jabatan Timbalan Naib Canselor di mana ianya adalah salah satu keperluan yang perlu dipatuhi oleh PTJ. Pembayaran tidak boleh diproses sekiranya tiada kelulusan daripada pihak yang berkuasa. 

SOALAN : Saya merupakan waris daripada Syarikat Wak Lu Enterprise yang sebelum ini ada membekalkan perkhidmatan kepada UTM berjumlah RM 45,000.00 dan pembayaran belum dibuat oleh UTM. Walaubagaimanapun pemilik syarikat ini telah meninggal dunia dan Syarikat telah ditutup di Suruhanjaya  Syarikat Malaysia (SSM). Bagaimana saya boleh menuntut bayaran bagi perkhidmatan tersebut. 

JAWAPAN: Tuntutan bayaran bagi perkhidmatan yang tuan telah sebut boleh dibuat pembayaran dengan melengkapkan perkara berikut dan membuat tuntutan melalui PTJ yang berkenaan. 

a- Waris perlu menyediakan permohonan bayaran bagi perkhidmatan yang telah diberi oleh syarikat pemilik terdahulu kepada syarikat waris yang menuntut. 

b- Surat Pengesahan daripada PTJ dimana tuntutan ini disahkan bayaran belum dibuat. 

c. Pengesahan waris lain mewakilkan pembayaran perkhidmatan daripada syarikat pemilik terdahulu kepada syarikat waris dan pengesahan ini disahkan oleh persuruhjaya sumpah  

d.salinan SSM syarikat lama  

e. Salinan sijil mati  pemilik syarikat terdahulu 

SOALAN: Saya Lee Min Haa (Bukan Nama Sebenar) dari sebuah PTJ di UTM. Saya ingin bertanya mengenai dokumen yang diperlukan untuk pembayaran melalui pesanan tempatan (Rundingan Terus Pengecualian P.K 7.3) dimana pesanan tempatan telah diberikan bersama kelulusan aktiviti dan peruntukan dari Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) juga telah dilampirkan. Mohon Penjelasan mengenai pemulangan bayaran berikutan dokumen tidak mencukupi. 

JAWAPAN: Dokumen dipulangkan (Return) adalah disebabkan tiada kelulusan rundingan terus daripada Jawatankuasa yang diberi kuasa / Naib Canselor/ Ketua PTJ (mengikut kuasa melulus yang meluluskan seperti dalam Prosedur Rundingan Terus dibawah P.K 7.3). Untuk makluman pembayaran dibawah rundingan terus perlu melampirkan kelulusan daripada yang diberi kuasa oleh Universiti. Turut diingatkan kelulusan aktiviti dan kelulusan peruntukan yang diperolehi daripada Ketua PTJ atau JPU adalah meluluskan pelaksanaan aktiviti dan penggunaan peruntukan. Kelulusan perolehan adalah berbeza dengan kelulusan kelulusan aktiviti dan kelulusan peruntukan walaupun yang meluluskan adalah individu yang sama. 

SOALAN: Saya Ahmad (Bukan Nama Sebenar) dari sebuah PTJ di UTM. saya menguruskan pembayaran di PTJ . Saya didatangi oleh seorang yang menerima peruntukkan daripada organisasi Swasta yang membuat Tuntutan bayaran balik berjumlah RM 25,000.00. saya memaklumkan perkara ini telah melanggar prosedur perolehan UTM dimana pembelian berjumlah RM 25,000.00 perlu melalui pesanan tempatan. Saya tidak tahu bagaimana proses pembayaran boleh dibuat. Mohon Penjelasan daripada Unit Bayaran 

JAWAPAN: Tuntutan bayaran perlu dibawa ke Jawatankuasa AP 59 dimana saudara perlu memaklumkan kepada Pegawai berkenaan untuk menyediakan surat justifikasi bersama-sama tuntutan bayaran balik wang staf berkenaan. Tuntutan dan justifikasi ini akan dibawa ke Jawatankuasa AP 59, Jabatan Bendahari UTM untuk disemak dan dipertimbangkan sama ada ianya perlu dibawa ke Jawatankuasa Siasatan AP 59 Universiti. Pembayaran akan dibuat berdasarkan keputusan Jawatankuasa.

SOALAN : Saya Sofea  (Bukan Nama Sebenar)  daripada sebuat Jabatan di UTM yang menguruskan kewangan di PTJ. Saya telah menerima satu tuntutan perjalanan dan bayar balik wang dari salah seorang staf UTM di Jabatan saya. Walaubagaimanapun staf berkenaan telah meninggal dunia pada semalam dan tuntutan berkenaan belum diproses kepada penerima. Bagaimana tatcara proses bayaran tuntutan berkenaan 

JAWAPAN : Bagi pembayaran kepada staf meninggal tidak boleh dibuat kecuali kepada waris kerana dikhuatiri akaun bank pegawai yang meninggal dunia itu telah dibekukan atau ditutup oleh waris. Tuntutan yang dibenarkan untuk dibuat pembayaran adalah tuntutan (Bayar balik wang/ perjalanan) sebelum pegawai berkenaan  meninggal dunia (bil / dokumen sokongan tuntutan sebelum meninggal) . PTJ boleh membuat pembayaran kepada waris dengan membuat permohonan dan pendaftaran dalam UTMfin (Individu Luar) dan memaklumkan secara bertulis pembayaran kepada waris dengan memberi pengesahan waris memang waris sebenar (UTMHR) atau lain-lain dokumen yang boleh dirujuk. 

SOALAN : Saya Rahmah  (Bukan Nama Sebenar) seorang pegawai yang menguruskan aktiviti pelajar di fakulti. Pada 3 minggu lepas kami telah melaksanakan program fakulti dan telah membuat pembelian alatan kecil (bahan pakai habis) dalam anggaran RM 2,000.00 dan beberapa bayaran lain. Bagi bayaran pakai habis saya telah mendahulukan duit untuk program berkenaan. Walaubagaimanapun ketika saya ingin membuat tuntutan, saya dapati dokumen resit original saya telah hilang dan saya hanya mempunyai salinan photocopy. Mohon pencerahan daripada Unit Bayaran bagaimana dengan tuntutan saya. 

JAWAPAN : Bagi tuntutan bayaran balik wang RM 2,000.00 yang resit originalnya telah hilang perlu mendapat perakuan sumpah daripada Persuruhjaya sumpah seperti yang dinyatakan dalam pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2020 pada para 3.14 dimana semua tuntutan hendaklah disokong dengan resit asal dan sekiranya tiada perlu mendapat kelulusan dan perakuan seperti berikut : 

        <= RM 200.00           = Ketua Jabatan 

        >  RM 200.00            = Akuan Bersumpah di Persuruhjaya Sumpah 

SOALAN : saya shuib  (Bukan Nama Sebenar) daripada sebuah PTJ di UTM. Saya menguruskan penyertaan UTM ke Pameran MTE. Saya dimaklumkan pameran adalah tertakluk kepada Rundingan Terus dibawah P.K 7.3 PROSEDUR PENYERTAAN  LATIHAN YANG DIANJURKAN OLEH AGENSI KERAJAAN ATAU SYARIKAT SWASTA . Saya telah memberi dokumen kelulusan program daripada Jabatan Timbalan Naib Cancelor, Invoice, Pesanan Tempatan kepada pihak Kewangan. Namun pihak Kewangan memaklumkan tiada kelulusan . Mohon penjelasan daripada pihak Unit Bayaran, Jabatan Bendahari. 

JAWAPAN : Untuk makluman rundingan terus ini adalah dibawah pengecualian P.K 7.3 seperti yang dimaklumkan saudara. Mohon Saudara merujuk kepada kuasa melulus rundingan terus dimana rundingan terus ini dimana < RM 50,000.00 diluluskan oleh Ketua PTJ yang diturunkan kuasa secara bertulis manakala melebihi RM 50,000.00 perlu diluluskan oleh Naib canselor . Melalui penjelasan saudara. Kelulusan yang saudara perolehi adalah kelulusan program atau aktiviti yang meluluskan program dan peruntukan sahaja. Kelulusan Rundingan terus perlu merujuk kepada P.K berkenaan . 

SOALAN : Saya Redwan  (Bukan Nama Sebenar) dari Sebuah Jabatan di UTM Kuala Lumpur. Saya Ingin bertanya mengenai bayaran kepada syarikat perhotelan  menggunakan bil invoice bagi tuntutan hotel berikutan arahan bertugas rasmi menghadiri mesyuarat di UiTM Perlis bagi menggantikan Pengarah. Saya dimaklumkan untuk tuntutan bayaran hotel, saya perlu mendahulukan duit saya. Mohon bantuan dan penjelasan mengenai perkara ini. 


JAWAPAN : Bagi Bayaran sewa hotel atas tugas rasmi yang perlu penginapan adalah perlu disokong dengan resit  dan tertakluk kepada had maksimum atau elaun lojing mengikut kadar yang ditetapkan oleh UTM dan Kementerian. Sumber rujukan W.P 1.4 Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Tentera Dan Polis). Paragraph 5.3.1 menyatakan tuntutan perlu disokong dengan resit bukan disokong dengan invoice. Resit hanya boleh diperolehi sekiranya bayaran telah dibuat kepada hotel. 

SOALAN : saya Rosmah  (Bukan Nama Sebenar)  bertugas di sebuat fakulti dan bertanggungjawab menguruskan panjar wang runcit. Saya ada menerima tuntutan bagi bayaran penyelenggaraan berjumlah RM 300.00 . Bolehkah saya membuat bayaran kepada pemohon untuk perkara tersebut.

JAWAPAN : Panjar Wang Runcit hanya boleh dibayar bagi bahan pakai habis dibawah SODO B 27000 dan Perkhidmatan Ikhtisas B29000 dibawah RM 300.00. Sekiranya bayaran penyelenggaraan dibawah SODO B 28000 yang memerlukan Kew Pa adalah tidak dibenarkan. Sila maklum kepada pemohon untuk menggunakan bayaran balik wang bagi Penyelenggaraan tersebut. 

SOALAN : Saya Khairy Jamaluddin Asharie  (Bukan Nama Sebenar) gred J54 telah diarahkan ke Pulau Pinang untuk menjadi wakil UTM bagi mesyuarat di Jabatan  saya dan saya pergi menggunakan kemudahan tambang kapal terbang Air Asia. Saya telah membuat tempahan Hot Seat,  Air Asia berikutan saya perlu segera keluar kerana mesyuarat saya di awal pagi dan saya tidak dapat pergi sehari sebelum  berikutan tuntutan kerja di Pejabat. Walaubagaimanapun saya ada terbaca di Garis Panduan Penjimatan yang tambang kapal  terbang hanya boleh membuat tuntutan tiket kelas ekonomi. Bagaimana dengan tuntutan saya ?

JAWAPAN : Tuntutan perjalanan tambang kapal terbang tuan boleh dibayar kerana Hot Sea Air Asia adalah kelas ekonomi dengan upgrade perkhidmatan ruang kaki extra dan xpress bording pass masuk dan keluar. secara amnya, sekiranya anda layak seperti yang tertera dalam pekeliling Bendahari, maka tuntutan anda akan dibayar. Perkara ini tercatat dalam pekeliling Bil 8 Tahun 2019

SOALAN: Saya Prof. Ahmad Redwan Zainol  (Bukan Nama Sebenar) , Prof Gred Jusa A diminta untuk menjadi Wakil UTM menggantikan Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) ke Sabah. Saya ingin membuat tempahan tambang kapal terbang MAS Business Class seperti yang tertera dalam pekeliling Bendahari Bilangan 3 2020 , Garis Panduan Penjimatan dimana JUSA A layak membuat tuntutan tambang kapal terbang  Business Class. Namun apabila saya menyemak dengan seorang pegawai di Jabatan Bendahari, beliau menyatakan tambang yang layak dituntut ketika ini adalah kelas ekonomi. Mohon Penjelasan daripada Unit Bayaran 

JAWAPAN: Jawapan Pegawai di Jabatan Bendahari berkenaan adalah benar. Ini kerana paragraph berkenaan telah terbatal apabila Jabatan Bendahari dikehendaki oleh Pihak Kementerian untuk mengeluarkan Garis Panduan Baru : Penjimatan Perbelanjaan Awam .(Rujukan Pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2022).   perkara ini adalah merujuk kepada Semua tiket penerbangan adalah kelas ekonomi (Para 3.6 B)

SOALAN : Saya Zaiton Sameon  (Bukan Nama Sebenar) seorang staf yang bertugas di sebuah Jabatan di UTM, Saya telah ditugaskan untuk menghadiri beberapa siri Mesyuarat di Pulau Pinang pada Bulan Januari 2023, Februari 2023. Pada Hujung bulan Februari saya telah sakit dan dimasukan ke hospital dan dikehendaki melakukan pembedahan disebabkan perkara tersebut. ketika saya kembali bertugas Pada bulan Jun 2023 saya ingin membuat tuntutan perjalanan bagi tugas-tugas yang dilakukan pada bulan Januari - Feberuari 2023. Sayadimaklumkan oleh PSM saya tuntutan tidak boleh dibuat kerana melangkaui 3 bulan. Mohon bantu saya Unit Bayaran . Saya memerlukan duit untuk rawatan susulan. 

JAWAPAN: Untuk Makluman tuntutan perjalanan bagi sesuatu aktiviti boleh dituntut dalam tempoh 3 bulan selepas tamat aktiviti secara  amnya dan tidak boleh dituntut melangkaui tahun seperti yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling Bendahari Bil Tahun 2019 dan pekeliling bendahari Bil 8 Tahun 2010. Walaubagaimanapun tuntutan masih boleh dibuat dengan mengemukakan borang Justifikasi kelewatan mengemukakan tuntutan dimana staf perlu mengemukakan penjelasan dan perlu disokong oleh Ketua Jabatan dan dihantar Ke Jabatan Bendahari untuk kelulusan Mengikut kuasa melulus seperti yang tertera dalam Surat Pekeliling Bendahari Bil 1 Tahun 2022. Borang boleh didapati di Link Ini. Bagi borang melebihi 3 bulan bagi invoice dan pesanan tempatan PTJ link ini 

SOALAN :  Saya Hafiz  (Bukan Nama Sebenar) daripada salah satu Jabatan di UTM ingin bertanya mengenai bayaran makanan bagi mesyuarat dan meraikan tetamu luar melebihi kadar seperti yang tertera dalam pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2022, Garis Panduan Penjimatan iaitu RM 25.00  sahaja. PTJ kami menjemput orang kenamaan daripada Universiti luar negara. RM 25.00 seorang itu seperti kurang cukup demi  menjaga nama baik dan hubungan PTJ kami dengan mereka. Bolehkah kami membuat tuntutan melebihi daripada kadar yang  ditetapkan?  Kami membayar menggunakan peruntukan amanah. Mohon Penjelasan Unit Bayaran.

JAWAPAN: Bagi mesyuarat & meraikan tetamu luar kadar yang ditetapkan oleh Pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2022 adalah RM 25.00, sekiranya memerlukan kadar melebihi daripada nilai yang ditetapkan ianya adalah bergantung kepada kelulusan Ketua Jabatan  dan mengikut kuasa yang ditetapkan seperti dalam pekeliling Bendahari Bil 1 Tahun 2017 . Sekiranya RM 10,000.00 ke bawah ianya adalah dibawah kuasa Ketua PTJ dan sekiranya RM 50,000.00 ianya dibawah kuasa TNC Masing-masing. Perkara ini terbatal sekiranya pekeliling baru dikeluarkan. Ketua PTJ perlu bertanggungjawab terhadap kelulusan yang diberi dengan melihat kepada justifikasi. 

SOALAN : Saya Abu Sufiyan (Bukan Nama Sebenar)  dari sebuah Jabatan di UTM dan ingin memohon pendahuluan pelbagai bagi program atau aktiviti yang telah berlangsung pada 2 bulan lepas. Pendahuluan ini adalah bertujuan untuk membayar pembayaran yang telah didahulukan duitnya oleh pelajar. Saya cuba untuk memohon dengan Unit kewangan di Jabatan Saya. Namun Beliau mengatakan tiada pendahuluan untuk selepas aktiviti. Pendahuluan Pelbagai atau perjalanan hanya diberikan sebelum aktiviti bermula. Mohon penjelasan  daripada Unit Bayaran, Jabatan Bendahari UTM. 

JAWAPAN: Pendahuluan pelbagai dan pendahuluan perjalanan merupakan pendahuluan yang diberikan kepada pegawai yang layak atas sebab memerlukan wang tunai untuk membiayai perbelanjaan atau aktiviti program sebelum aktiviti berlangsung. Sekiranya aktiviti telah berlangsung, maka tuntutan yang boleh dibuat adalah bayar balik wang dan dokumen yang diperlukan adalah resit atau bukti bayaran. 

SOALAN :  Saya daripada Syarikat Scuba Expert Diving Enterprise  (Bukan Nama Sebenar) yang telah mendapat tempahan perkhidmatan mendapatkan lesen Scuba  bagi staf UTM sebanyak RM 100,000.00 melalui sebutharga yang lepas. Perkhidmatan itu adalah untuk mendapatkan lesen bagI 100 Orang staf UTM. Walaubagaimanapun sehingga tamat tempoh hanya 50 orang sahaja yang berjaya mendapatkan  perkhidmatan lesen scuba. saya telah menghantar Invoice RM 50,000.00 dan Kredit Note sebanyak RM 50,000.00. Unit Kewangan  di PTJ mohon untuk betulkan invoice dan saya kurang paham maksud beliau. Mohon Bantuan dan penjelasan daripada Unit Bayaran. 

JAWAPAN: Untuk Perolehan Kerajaan, Nilai pesanan tempatan yang dikeluarkan adalah RM 100,000.00. Pihak tuan perlu mengeluarkan invoice RM 100,000.00 dengan Kredit Note berjumlah RM 50,000.00 bagi membolehkan bayaran RM 50,000.00 dibuat kepada pihak syarikat tuan. Sekiranya tuan mengeluarkan Invoice RM 50,000.00 dan Kredit note RM 50,000.00 maka nilai invoice  tolanilai kredit note maka tiada bayaran dibuat kepada pihak syarikat tuan dan pihak tuan masih berhutang perkhidmatan RM 50,000.00 kepada pihak UTM.