Ringkasan Kawalan Perbelanjaan 

Pekeliling ini bertujuan:

1. Memastikan semua Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) melaksanakan kawalan perbelanjaan secara berdisiplin dan berhemah.

2. Mengelakkan pembaziran, ketirisan serta perbelanjaan yang tidak memberi impak.

3. Memastikan perbelanjaan universiti dibuat selaras dengan peruntukan yang diluluskan tanpa kebergantungan kepada peruntukan tambahan.

Prinsip Utama Kawalan Perbelanjaan

Pelaksanaan kawalan perbelanjaan universiti adalah berteraskan prinsip berikut:

1. Keperluan mendesak dan berimpak tinggi sahaja dibenarkan.

2. Trade-off peruntukan sedia ada bagi sebarang program atau aktiviti baharu.

3. Tiada peruntukan tambahan bagi aktiviti tidak kritikal.

4. Keutamaan kepada kaedah penjimatan kos, digitalisasi dan penggunaan sumber dalaman.

Skop Kawalan Perbelanjaan

Pekeliling ini merangkumi kawalan ke atas aspek-aspek berikut:

Perbelanjaan Mengurus

• Program/aktiviti baharu hendaklah dibiayai melalui penjimatan atau pemansuhan aktiviti sedia ada.

• Permohonan peruntukan tambahan hanya dipertimbangkan bagi keperluan kritikal universiti.

• Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan diluluskan.
  
  

Perjawatan dan Organisasi

• Pewujudan jawatan baharu tidak dibenarkan kecuali melalui redeployment atau tukar ganti tanpa implikasi kewangan.

• Penyusunan semula organisasi hanya dibenarkan jika tidak melibatkan tambahan kos dan jawatan.

• Penubuhan entiti baharu atau CLBG tidak dibenarkan tanpa kelulusan pihak berkuasa berkaitan.

Perjalanan dan Penginapan

• Perjalanan rasmi dalam dan luar negara dihadkan kepada urusan penting sahaja.

• Keutamaan kepada mesyuarat dalam talian, perkongsian kenderaan dan kaedah perjalanan paling menjimatkan.

• Penginapan hendaklah mengikut kelayakan dan kadar yang paling munasabah.

Penganjuran Program dan Majlis

• Skop penganjuran perlu sederhana dan mengutamakan kemudahan sedia ada milik kerajaan atau universiti.

• Perbelanjaan seperti doorgift, gimik pelancaran, pengurus majlis, influencer dan iklan media sosial adalah tidak dibenarkan kecuali bagi program penjanaan atau tajaan penuh.

• Program di luar universiti (selain penjanaan/CSR) dihadkan kepada dua (2) kali setahun bagi setiap PTJ.

Aset, Sewaan dan Utiliti

• Pembelian aset baharu hanya dibenarkan jika telah diluluskan dalam Anggaran Tahunan dan Perancangan Perolehan.

• Sewaan pejabat dan peralatan tertakluk kepada kawalan ketat dan kelulusan berperingkat.

• Penjimatan utiliti dan penggunaan barang pakai habis perlu dipantau secara berterusan.

Tuntutan dan Pembayaran

• Semua tuntutan dan invois hendaklah dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan.

• Tuntutan lewat tidak akan dipertimbangkan kecuali dengan justifikasi dan kelulusan pihak berkuasa melulus.

• Pematuhan kepada keperluan dokumen sokongan dan integriti adalah wajib.

Tanggungjawab Ketua PTJ

Ketua PTJ bertanggungjawab sepenuhnya untuk:

• Mengawal, memantau dan memastikan semua perbelanjaan di bawah PTJ mematuhi pekeliling ini

• Memastikan setiap kelulusan perbelanjaan adalah sah, berasas dan berimpak.

• Mengambil tindakan pembetulan segera sekiranya berlaku ketidakpatuhan.