Vägledning för pedagog
Hur ska GWFE användas
Google Workspace for Education ska används i det pedagogiska arbetet tillsammans med dina elever och för att kunna samarbeta med dina kollegor i det dagliga skolarbetet. Med hjälp av verktygen i GWFE kan du som lärare tillgängliggöra pedagogiskt material samt dela information mellan lärare och elev, elev och elev och mellan kollegor.
Några konkreta exempel på vad du kan använda GWFE till:
Möjlighet till kollegialt lärande
Pedagogisk planering
Ge återkoppling med formativ bedömning
TIPS !
Om du skapar ett Google dokument som du delar med dina kollegor spara då alltid dokumentet i funktionen Delade enheter. På så sätt slipper dina kollegor förlora tillgången till dokumentet om du skulle sluta i Tyresö kommun.
Läs mer om Delade enheter här >>
Viktigt att du har koll på vem som är ägare av ett Classroom, så att data går förlorad. Läs mer i frågor och svar.
Hur ska GWFE inte användas
Känsliga uppgifter får inte kommuniceras eller lagras i Googles tjänster. Enligt Dataskyddsförordningen är känsliga personuppgifter information om hälsa, sexualliv, ras eller etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, politiska åsikter, genetiska uppgifter, medlemskap i fackförening och biometriska uppgifter som kan bidra till att identifiera en person. Tänk även på att om det inte krävs en personuppgift så ska den inte tas med, uppgiftsminimera.
Verktyg för dokumentation eller överföring av integritetskänsliga personuppgifter får inte användas i Google-miljön. Det är alltså inte en lagringsyta för exempelvis uppgifter om sociala förhållanden, information som rör någons privata sfär, beskrivningar av relationer mellan elever eller betyg (annat än enstaka delbetyg i formativt syfte)
Några konkreta exempel på vad vi inte kan använda GWFE till:
Spara uppgifter eller dokument som innehåller elevers betyg.
Spara material med känsligt innehåll. Det kan till exempel vara sådant som berör elevhälsan (PMO) eller åtgärdsprogram.
Google är inget arkiv. Det är viktigt att du inte spara dokument som ska bevaras utan dessa ska arkiveras enligt skolans rutiner.
Genomföra digitala utvecklingssamtal med vårdnadshavare via Google Meet (använd Skype istället)
Vad ska göras var?
I Tyresökommuns skolor finns det ett antal system för dokumentation och administration till exempel Vklass, GWFE, IST-administration och Alvis.
I matris ser du exempel på vad som ska göras var:
Riktlinjer för Googles tjänster
Allt ditt material i GWFE såsom filer, mappar och dokument är till en början inställd som privat (dvs du delar inte med någon) men du kan själv ändra delningsinställningen och dela med andra. Därav är det viktigt att du noggrant tänker igenom hur och vad som du delar och med vem. Det går alltid att ändra en delning om det blivit fel.
Google Drive - personlig lagringsyta
En personlig lagringsyta för elever och personal. Här kan alla typer av filer lagras, exempelvis textdokument, pdf-filer, bilder och filmer. Du är ägare av materialet på Drive men kan dela det med elever och personal. Material i papperskorgen raderas permanent efter 30 dagar.
Tänk på!
Att filer som lagras här inte ska innehålla känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter. Se alltid till att du delar med rätt person eller grupp då det finns personer och grupper som nästa har samma namn.
Läs mer om delning av dokument här >>Gallring sker 90 dagar efter avslutad tjänst. Det går även att gallra manuellt.
Delade enheter
En gemensam lagringsyta för personal där materialet inte ägs av en enskild individ. Om någon slutar finns materialet kvar. Alla i gruppen har samma behörighet till allt på enheten. Det går att dela enskilt material med person utanför gruppen men var noga med behörigheten.
Tänk på!
Att filer som lagras här inte ska innehålla känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter.
Google kontorsprogram
I kontorsprogrammen Dokument, Presentation och Kalkyl kan du skapa ordbehandlingsdokument, interaktiva presentationer och göra kalkyler. Du kan välja att ha dem privata eller att dela dem med en person eller en användargrupp. Programmen gör det möjligt att samarbeta och arbeta ihop i realtid.
Tänk på!
Att filer som lagras här inte ska innehålla känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter.
Gallring sker 90 dagar efter avslutad tjänst. Det går även att gallra manuellt.
Google Formulär och Quiz
Ett verktyg för att skapa formulär, quiz och enkäter. Här kan lärare skapa självrättande prov, elev och lärare göra undersökningar och samla in data för att sedan analysera svaren direkt i diagram eller genom Kalkyl. Går att dela via e-post, länk, bädda in på webbsida eller via Classroom.
Tänk på!
Att inte samla in känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter i enkäter.
Gallring sker 90 dagar efter avslutad tjänst. Det går även att gallra manuellt.
Google Classroom
Ett digitalt klassrum där lärare kan skapa och samla arbetsmaterial, uppgifter och resurser. Läraren har möjlighet att ge formativ feedback på elevarbeten både under och efter genomfört arbete. Elever ges möjlighet att lämna in individuella uppgifter, samarbeta och ge åter koppling till klasskamrater via inlägg och kommentarer. Eleven får överblick över Klassuppgifter med uppdatering via Kalender, i klassrummets Flöde, i Att göra-listan och som avisering i G-mail.
Tänk på!
Att bara ha formativ bedömning och inte betyg i Classroom. Observera att vårdnadshavare inte får läggas in i Classroom utan hänvisas till Vklass.
Read Along
Read Along är ett verktyg som är utformad för att hjälpa elever att förbättra sina läsfärdigheter i engelska genom en interaktiv upplevelse. Appen använder AI-teknik och innehåller den virtuella assistenten Diya som lyssnar på när eleverna läser högt. Den virtuella assistenten ger därefter feedback i realtid och hjälp vid behov. Funktionen inkluderar olika läsövningar och spel för att göra lärandet roligt och engagerande.
* Read Along som en funktion i Google Classroom där en läraren tilldelar läsuppgifter för att få insikter i klassens övergripande prestationer och enskilda elevers läsprestationer i engelska.
* Read Along kan även användas fristående där eleven kan gå in och öva själv. Funktionen nås här: Read Along (google.com)
Tänk på!
Att bara ha formativ bedömning och inte betyg i Classroom
Google Kalender
Kalenderfunktion för privata eller delade kalendrar, exempelvis en tidsbestämd Klassuppgift i Classroom. Kalendern kan delas med alla på skolan eller delas med specifika personer med möjlighet att dölja vissa händelseuppgifter. Du kan välja att visa privat kalender eller flera kalendrar i samma vy.
Tänk på!
Att inte behandla känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter i kalendern, exempelvis en modersmålsläxa för enskild elev.
Gallring sker 90 dagar efter avslutad tjänst. Det går även att gallra manuellt.
Google Meet
Meet är ett verktyg för videosamtal. Tjänsten är godkänd att använda vid distansundervisning, samtal mellan pedagogisk personal och elev samt vid föräldramöten. Samtalet är krypterat. I tjänsten finns även en tillhörande chattfunktion.
Tänk på!
Att pedagogisk personal är ansvarig för videomötet.
Behandla inte känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter i videomötet eller i chatten.
Google Chat (pedagogisk personal)
Kommunikationstjänst där användaren antingen kan direktchatta med en specifik person eller skapa rum för gruppkonversationer mellan flera personer. Här finns även möjligheten att starta videochat och lägga till olika resurser.
Tänk på!
Att inte behandla känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter i chatten.
Gallring sker 90 dagar efter avslutad tjänst. Det går även att gallra manuellt.
OBS! Avstängd för elever.
G-mail
Utbildningsförvaltningen tillhandahåller G-mail som e-post för elever. Genom G-mail kan elever kontakta lärare, kommunicera externt, få uppdateringar och aviseringar från Classroom samt få tillgång vissa digitala läromedel.
Tänk på!
Att lärare ansvarar för att informera elever om tjänsten, inloggningsförfarandet samt användning.
Gallring sker 90 dagar efter avslutad tjänst. Det går även att gallra manuellt.
Google Sites
Google Sites är ett verktyg för att skapa interna och publika webbplatser för skolarbeten. Det kan till exempel vara ett temaarbete, skoltidning eller ett projekt som dokumenteras och publiceras på webben. Gallring sker 90 dagar efter avslutad tjänst. Det går även att gallra manuellt.
Tänk på!
Vad som publiceras. Lärare ansvarar för att...
... informera rektor om att en Site upprättas och i vilket syfte
... kontaktuppgift till ansvarig för Siten framgår tydligt på webbplatsen
... informera vårdnadshavare om elever ska medverka
... inga känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter publiceras
... kontinuerligt tillse redigeringsrättigheter
... avsluta webbplatsen när den inte längre är aktuell
Google Keep
Google Keep är en anslagstavla för anteckningar och kom ihåg-listor med möjlighet att spara länkar, röstanteckningar, bilder som kan kategorisera med hjälp av etiketter. I Keep finns möjlighet att dela anslagstavlor med både pedagogisk personal och elever.
Tänk på!
Att inte hantera känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter.
Gallring sker 90 dagar efter avslutad tjänst. Det går även att gallra manuellt.
Google Jamboard
Jamboard är en digital whiteboard där lärare kan bjuda in elever att samar- beta. Här finns bland annat ritverktyg, Post-Its och möjlighet att infoga videoklipp. Jamboarden kan laddas ner som PDF-fil.
Jamboard kommer att stängas ned av Google under hösten 2024
Tjänster utanför avtalet med Google
Google Earth
Tjänsten är en digital jordglob där jorden kan ses från ovan eller zooma in på en detaljerad kart- eller gatuvy i 3D. Här finns information om exempelvis länder, platser, statyer och ger elever möjlighet att exempelvis skapa interaktiva reseberättelser.
Tänk på!
Att inte hantera känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter.
Google Maps och Mina kartor
Google Maps är kartbilds- och satellitfototjänst som bland annat ger möjlighet att mäta sträckor och area, se information om kollektivtrafik, zooma in på en detaljerad kart- eller gatuvy i 3D. Användaren kan markera ut egna platser och skriva fakta.
Tänk på!
Att användaren inte hanterar känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter när hen markerar ut egna platser med fritext.
OBS! Mina kartor är avstängd för elever.
Google Foto (pedagogisk personal)
Google Foto är en bild- och videotjänst för pedagogisk personal med möjlighet att lagra filer och för bildbehandling. Foto och film kan överföras automatiskt via mobil eller platta till Google Foto och delas med andra.
Tänk på!
Att inte lagra känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter med bild och film i tjänsten.
OBS! Avstängd för elever.
Youtube (pedagogisk personal)
I YouTube-tjänsten finns det möjlighet att redigera, lagra och dela film för pedagogisk personal. Välj om filmen ska vara Privat och bara synlig för dig, Olistad vilket gör den endast synlig för de som har länken eller om det ska vara Offentlig och sökbar.
Tänk på!
Att om YouTube-filmen innehåller ljud, film eller foto som identifierar en elev, krävs samtycke, läs mer här ang. modellavtal >>
OBS! Avstängd för elever.