Hur länge ska jag spara arbetsmaterial?

Det arbetsmaterial som du har till grund för myndighetsutövningen ska inte lagras enligt arkivlagen. Arbetsmaterialet ska rensas eller avidentifieras när det inte längre behövs.

Hur länge får jag spara personuppgifter?

Personuppgifter får inte bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. När ändamålen med en viss behandling är uppfyllda är huvudregeln att uppgifterna i fråga ska avidentifieras eller utplånas. 

Hur tar jag bort personuppgifter?

Det finns två olika sätt att ta bort personuppgifter, antingen avidentifiera eller gallra dem:

Avidentifiera (anonymisera)
Att avidentifiera personuppgifterna innebär att  avlägsna alla identifieringsmöjligheter så att de uppgifter som fortsättningsvis behandlas inte längre går att koppla samman med en fysisk person (inte heller med annan kompletterande information). Krypterade personuppgifter är inte avidentifierade så länge någon kan göra uppgifterna läsbara och därmed identifiera personen.

Gallra (förstöra)
Att förstöra personuppgifterna innebär att se till att de inte går att återskapa. Det är viktigt att känna till vad som krävs rent tekniskt för att uppgifterna verkligen ska förstöras. Det är till exempel inte tillräckligt att radera den fil som innehåller personuppgifterna. Det är nämligen inte säkert att ett sådant kommando verkligen raderar all information, filen kan exempelvis ligga kvar i datorns "papperskorg". I stället krävs säker omformatering av lagringsmediet eller total överskrivning så att personuppgifterna inte kan tolkas i efterhand. Det är däremot inte heller säkert att vanlig formatering raderar alla uppgifter utan det kan krävas särskild utrustning eller specialprogramvaror. Hur långtgående tekniska åtgärder som bör vidtas är bland annat beroende av informationens känslighet.

Vad är pseudonymiserade, avidentifierade och krypterade personuppgifter?

Pseudonymiserade personuppgifter är uppgifter som inte kan kopplas till en enskild individ utan kompletterande uppgifter. Exempelvis: kodning av uppgifter på olika sätt. Pseudonymiserade uppgifter räknas fortfarande som personuppgifter och ska följa dataskyddslagstiftningen.

Avidentifierade (anonymiserade) uppgifter är uppgifter som behandlas på ett sätt så att det inte går att identifiera enskilda (även om annan information tillförs), exempelvis statistik på aggregerad nivå. För att uppgifter verkligen ska räknas som avidentifierade ska det inte gå att ändra tillbaka uppgifterna så att enskilda på nytt kan identifieras. Även viktigt att komma ihåg att det inte räcker med att ta bort namn, personnummer eller annan direkt utpekande information för att avidentifiera personuppgifter. Beroende på vilka andra uppgifter som behandlas kan enskilda ändå identifieras. Uppgifter som är avidentifierade räknas inte som personuppgifter och då gäller inte dataskyddslagstiftning.

Krypteringen är en teknisk säkerhetsåtgärd men innebär inte att informationen är avidentifierad, reglerna för hur personuppgifter får hanteras gäller alltså för krypterade uppgifter. I Datainspektionens vägledning kring informationssäkerhet fastställs att känsliga personuppgifter ska vara krypterade vid överföring, exempelvis i mejlkommunikation.