E-post

• Skilja på din privata och arbetsmail.

• Så få personuppgifter som möjligt, uppgiftsminimera.

• Inga personuppgifter i ämnesraden.

• Om det är möjligt länka dokument istället för att bifoga ett dokument.

• Svara vårdnadshavare eller vidarebefordra med ett nytt mail, Inte svar knappen.

Svara vårdnadshavaren med en omskrivning exempelvis:
ert barn, som vi kom överens om tidigare, som vi sade vid vårt senaste möte.

• Använd inte e-posten som en lagringsyta

• Inga känsliga personuppgifter

Använd e-post för att kommunicera, inte lagra. Spara aldrig mail med personuppgifter i Outlook "för att det kan vara bra att ha". För över personuppgifter till andra system och radera mailet.

Exempel: Om en anställd mailar in och sjukanmäler sig: registrera det i lönesystemet och radera mailet. E-post som är allmän handling får dock raderas från brevlådan först när e-posten registrerats. Om e-postmeddelandet inte är att anse som allmän handling får det raderas omgående.

Registrerade handlingar inklusive e-postmeddelanden bevaras, gallras eller arkiveras enligt dokumenthanteringsplan.

IMY rekommenderar att använd funktionen dold/hemlig kopia när ett e-postmeddelande skickas till flera mottagare, om det inte av någon anledning är nödvändigt att samtliga mottagare får veta vilka som har tagit emot meddelandet. Det är för att inte sprida fler personuppgifter än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet.