Solicitação

Solicitações

FLUXO DA SOLICITAÇÃO

A partir de 08 de Fevereiro de 2018, as solicitações respeitam o seguinte fluxo de caminhamentos (clique na imagem para ampliar):

PAINEL DA SOLICITAÇÃO

O Painel da Solicitação é composto pela aba Solicitação, na qual estão os dados principais desta, pela aba Intervenções, na qual está uma listagem de todas as intervenções adicionadas à Solicitação, e pela aba Histórico, na qual ficam registradas todas as ocorrências e informações relacionadas. Clique nas imagens a seguir para visualizar exemplos destas telas:

painel da solicitação, aba "solicitação".

painel da solicitação, aba "intervenções".

A seguir veremos detalhes de cada uma das abas.

ABA SOLICITAÇÃO

Seção: Solicitação

Localização: o setor e o funcionário onde a Solicitação está aguardando ação.

Código: número da Solicitação registrado no sistema. Ao lado é indicada a situação do atendimento.

Solicitante: nome e nº USP do funcionário responsável pela Solicitação na Unidade.

Campus/Subcampus: informações de localização do pedido.

Unidade: nome da Unidade solicitante.

Tipo: o tipo de Solicitação escolhida pelo solicitante, ou o tipo de solicitação ajustado por análise da SEF.

Assunto: uma breve descrição do pedido, conforme entendimento do solicitante. É substituído posteriormente pelo Título (ver adiante em Dados SEF).

Informações Adicionais: campo reservado para complementação das informações.

Endereço: o endereço (rua e nº do edifício) do local a ser trabalhado

Complemento: uma informação mais específica sobre a localização, como "bloco", "pavimento", "sala" etc.

Botão Folha de Encerramento: exibe uma ficha resumo com todas as informações consolidadas de uma Solicitação, que pode ser salva no formato PDF e impressa.

Botão Escopo: exibe uma ficha com as informações relativas ao escopo de serviços definido entre a SEF e a Unidade solicitante.

Seção: Solicitação / Processos Relacionados

Nesta seção o Solicitante ou a equipe de Triagem da SEF podem incluir números de processos anteriores à Solicitação aberta no sistema Acrópole que estejam relacionados a esta. Os usuários poderão ver detalhes destes processos diretamente pelo sistema Proteos clicando no botão Detalhes, abaixo da listagem.

Seção: Solicitação / Recursos Financeiros

Aqui é listado um resumo dos recursos financeiros (em Reais) que a Unidade solicitante ou a SEF dispõem para a execução dos trabalhos. Alguns perfis, como Solicitante, ou papéis, como Coordenador, podem gerenciar esta lista.

Seção: Solicitação / Arquivos

Muitas Solicitações são embasadas em elementos como ofícios, estudos, estimativas etc. Esta lista deve ser utilizada pelos Solicitantes para compartilharem este tipo de informações. Outras informações, como relatórios ou estudos intermediários decorrentes da Solicitação, deverão estar associados às ocorrências do histórico para que sejam contextualizadas.

Seção: Dados SEF

Esta seção e suas subseções são de uso exclusivo da SEF.

Coordenador: funcionário responsável pelo fluxo de produção e pela qualidade das informações de uma Solicitação. Deve ser indicado por uma Chefia de Divisão ou Serviço após as primeiras etapas de análises internas. O Coordenador de uma Solicitação poderá variar ao longo do tempo.

Título: nome dado à Solicitação pelo Coordenador, que irá substituir o Assunto indicado pela Unidade solicitante. Normalmente, o Título corrige e afunila o assunto para refletir o escopo da solicitação. O título deve conter:

Como primeiras palavras, deve ser escrito o tipo de Solicitação (Laudo, Reforma, Nova Edificação etc.).
Uma breve descrição do objeto da solicitação (o nome do local, da edificação ou produto, por exemplo).
A sigla da Unidade solicitante, quando aplicável.

Exemplos: Nova Edificação para Sede da PUSP-CL; Reforma de Infraestrutura de Drenagem da Praça do Relógio.

Nº do Processo: trata-se de um número de processo virtual, a ser criado pelo setor de protocolo da SEF e associado à Solicitação, para que possa ser feito um vínculo com o sistema Proteos.

Escopo: ao final das avaliações iniciais deverá ser feito um resumo das atividades a serem desenvolvidas ou não, explicitamente, no decorrer da Solicitação a fim de atingir os objetivos estabelecidos. Esse resumo irá compor a Ficha de Escopo a ser aprovada pela Unidade solicitante.

Anotações: espaço reservado para a inclusão de observações pertinentes à Solicitação que independam do contexto dos cartões de ocorrências.

Premissas e Restrições: para complementar o Escopo, devem ser descritas regras de trabalho, a serem consideradas no seu desenvolvimento.

Observações Para Encerramento: ao final do fluxo de trabalho previsto para a Solicitação, o Coordenador deverá fazer um breve relato de resultados atingidos e problemas enfrentados, de modo esclarecer eventuais inconformidades e permitir a rápida recuperação dessas informações em futuras Solicitações.

IMPORTANTE: Sempre que uma alteração for realizada nestes campos, o usuário deverá clicar no botão Salvar para guardar as informações.

Seção: Dados SEF / Marcadores

Marcadores são etiquetas de identificação de solicitações que permitem aos mecanismos de busca, filtragem e relatórios localizar mais rapidamente as solicitações correspondentes a determinados assuntos. Triagem, Chefias e Coordenadores são pessoas autorizadas a aplicar e remover marcadores. Para incluir um marcador, clique no botão Inserir, abaixo da tabela, e escolha uma das opções possíveis. Os marcadores disponíveis são determinados em acordo pelo conjunto de Chefes de Divisões e Superintendência.

Seção: Dados SEF / Edificações

As Edificações envolvidas em uma Solicitação devem ser inseridas nesta lista, através do botão Inserir, que exibe a seguinte tela para busca e inclusão:

Seção: Dados SEF / Dados Adicionais

Dados Adicionais complementam os dados básicos com índices representativos das características da solicitação. São informações como área bruta total construída, número de pavimentos, carga elétrica instalada etc. A listagem de dados adicionais disponíveis pode ser acrescida conforme a demanda de Coordenadores de projeto.

Seção: Dados SEF / Intervenções Previstas

A tabela de Intervenções Previstas visa auxiliar no planejamento das atividades a serem realizadas para o atendimento da solicitação, e deve ser organizada pelo Coordenador. Cada linha permite a previsão de uma intervenção a ser desenvolvida interna ou externamente, e o custo estimado para cada uma delas. Ao clicar no botão Inserir, o Coordenador deve escolher um tipo de intervenção e agregar subtipos se for o caso:

Seção: Dados SEF / Equipe

A tabela de Equipe é uma ferramenta para a distribuição das atividades a serem desenvolvidas durante as Intervenções. O Coordenador solicita os membros da equipe, e os Chefes de Divisão ou Serviço correspondentes fazem a distribuição.

painel de inclusão de membro de equipe (coordenador)

painel de definição do membro (chefias)

Seção: Ações

A Seção de Ações permite aos usuários direcionarem a Solicitação de diferentes modos, dependendo do contexto. Cada ação tomada transfere a Solicitação para que outro usuário possa dar continuidade ao processo. Veremos a seguir como proceder em cada caso.

Encaminhar para Análise é uma ação permitida ao perfil Triagem. Isto direciona a Solicitação para o Superintendente, uma Chefia de Divisão ou Assistente Técnico de Direção para que estes possam avaliar com maiores detalhes as necessidades da Unidade solicitante. A Trigem deve escolher qual perfil e qual setor quer encaminhar a Solicitação, incluir as observações na caixa para Nova Ocorrência (inserindo arquivos, se necessário) e clicar no botão Encaminhar Para Análise.

Anexar Observações e Arquivos permite aos usuários incluírem uma nova ocorrência no Histórico, mesmo antes de definirem o encaminhamento. Normalmente, um encaminhamento irá solicitar uma entrada de observações. Nesses casos, a última observação editada será apresentada para ajustes.

Encaminhar é a ação mais comum num processo de atendimento de uma Solicitação. Através desta ação os usuários transferem a atuação sobre o processo para outro profissional, de modo que novas informações possam ser agregadas. Ao encaminhar, os usuários devem escolher para qual perfil, setor e funcionário gostariam que desse continuidades uma manifestação pelo sistema. Uma observação deverá ser incluída, especificando o que se espera do próximo usuário atuante. IMPORTANTE: o encaminhamento de uma Solicitação permite a escolha direta de qualquer funcionário em qualquer nível e setor. Entretanto, o sistema irá solicitar as aprovações das chefias intermediárias, que poderão alterar o encaminhamento.

Aprovar Encaminhamento permite que as Chefias ratifiquem rapidamente o encaminhamento da Solicitação estabelecido por um funcionário. Caso queira incluir informações adicionais, a chefia deve escolher a opção "Anexar Observações e Arquivos", vista anteriormente.

Reprovar Encaminhamento permite que as Chefias alterem o encaminhamento da Solicitação estabelecido por um funcionário. Neste caso, devem escolher um novo destinatário (inclusive o Remetente original) e incluir uma observação no Histórico para justificar o redirecionamento.

Pausar Atendimento deve ser escolhido por um usuário para que o sistema identifique que aquela solicitação não está sendo trabalhada, seja por motivos de priorização de outras solicitações ou por impossibilidade técnica de prosseguimento. Isso permite avaliar por quanto tempo uma solicitação está efetivamente em progresso ou paralisada.

Concluir o Atendimento irá encaminhar a Solicitação ao usuário Solicitante, após aprovações intermediárias e da Superintendência, para ciência da Unidade e encerramento do processo.

Encerrar a Solicitação é uma ação exclusiva do usuário Solicitante, que configura a ciência do encerramento da Solicitação.

ABA INTERVENÇÕES

Na tela de Detalhes da Solicitação, a aba Intervenções exibe uma lista de intervenções efetivamente criadas para o atendimento da Solicitação.

Cada Intervenção tem um Código numérico composto pelo número da Solicitação acrescido de um sufixo sequencial (por exemplo 20180025.2, 20180116.6 etc.), indicado na primeira coluna. A segunda coluna indica se a Execução da Intervenção é Interna (I), isto é, desenvolvida pelos funcionários da SEF, ou Externa (E), desenvolvida por empresas contratadas. A terceira coluna mostra o Título dado à Intervenção, que corresponde a um resumo de seu objetivo. A quarta coluna exibe a Situação da Intervenção, indicando as próximas ações necessárias.

Qualquer Membro de Equipe pode adicionar intervenções pelo botão +Inserir, ou excluí-las pelo botão Remover.

Para acessar os dados de uma intervenção, selecione-a na lista e clique no botão Detalhes.

Veja aqui mais detalhes sobre as Intervenções.

ABA HISTÓRICO

A aba Histórico contém todo o registro de informações agregadas à Solicitação e de ocorrências monitoradas pelo sistema, com ferramentas que facilitam o encontro destas informações.

O corpo principal exibe cartões de Ocorrências em ordem cronológica, normalmente filtradas pelo contexto da Solicitação. Cada cartão está associado a um conjunto de informações geradas por um único usuário, e está configurado conforme a seguinte estrutura:

Cabeçalho: exibe o número da ocorrência, o nome e o nº USP do usuário responsável pela informação e o perfil no qual realizou a atividade.
Corpo da Informação (opcional): campo com as informações textuais editadas pelos usuários (como visto anteriormente), caso sejam necessárias.
Dados do Encaminhamento: após a linha que encerra a seção anterior, o sistema informa qual o encaminhamento da Solicitação, indicando a Origem (setor atual) e o Destino Final (setor para o qual o usuário solicitou o encaminhamento, não sendo exibidos os setores intermediários até este destino).
Linha de Anexos (opcional): sempre que os usuários incluírem arquivos ao cartão de ocorrência, eles aparecerão ao final com um botão para download dos arquivos.

A seguir, veremos as Ferramentas de Filtro e Busca disponíveis acima dos cartões de ocorrências:

Páginas de Ocorrências: para navegar entre as diferentes páginas de cartões de Ocorrências, clique nos botões de setas "<" (para voltar uma página) e ">" (para avançar uma página), ou diretamente nos números das páginas correspondentes.
Campo de Busca: digite o termo que deseja encontrar nos textos dos cartões. O termo pode ser apenas uma parte do conteúdo a encontrar. Por exemplo, se você quiser encontrar as palavras "relatório" e "relacionados", você pode digitar apenas o termo "rela". Se quiser buscar por mais de um termo, utilize o caractere "%" entre as palavras. Por exemplo, para encontrar a frase "Segue anexo o relatório preliminar de hidráulica", busque por "anexo%hidráulica". IMPORTANTE: a ordem das palavras importa. No exemplo anterior, buscar por "hidráulica%anexo" não retornaria o resultado esperado.
Incluir Ocorrências do Sistema: o sistema Acrópole registra todas as ações realizadas pelos usuários, como quem anexou um arquivo, quem incluiu um número de compra ou quem informou detalhes de uma medição de um contrato. Esses registros são chamados de Ocorrências do Sistema e são muito úteis na hora de encontrar e rastrear essas informações muito específicas. Entretanto, elas não são relevantes para o entendimento do Histórico da Solicitação e acabam sobrecarregando a sua visualização. Portanto, estão ocultas por padrão, e você deve clicar nesta caixa para exibi-las.
Ocultar Ocorrências de Usuários: inversamente ao mecanismo anterior, a marcação desta caixa suprime do Histórico todas as informações inseridas manualmente pelos usuários, deixando apenas os registros automáticos.
Inverter Exibição: por padrão, o Histórico exibe os cartões de Ocorrências em ordem cronológica. Você pode acessar rapidamente as últimas informações marcando esta caixa, que inverte a ordem de exibição.
Exibir Histórico Exclusivo... : O Histórico exibe, por padrão, apenas as Ocorrências referentes ao contexto do painel à esquerda (Solicitação, Intervenção, Licitação ou Contrato). No caso da Solicitação, você pode visualizar o Histórico de todas as Intervenções, Licitações e Contratos relacionados escolhendo o que deseja ver nesta caixa de seleção. Abaixo desta lista fica à mostra o nome do item em exibição.

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