Responder pendências

Como Responder a uma Pendência?

Passo 1: Notificações e Acesso às Pendências

Sempre que for necessária uma ação sua, o sistema Acrópole encaminhará um e-mail notificando a pendência. Veja aqui como acessar a lista de Itens Aguardando Ação e seus detalhes.

Passo 2: Navegação por Abas e Histórico

Ao acessar os detalhes de uma Solicitação será aberta uma janela composta por dois painéis: à esquerda pode-se verificar todos os dados básicos associados à solicitação (aba Solicitação) e uma listagem de intervenções (aba Intervenções); e à direita está todo o histórico de informações agregadas ao longo do tempo, que complementam os dados básicos.

De maneira similar, a Intervenção também possui uma janela de detalhes organizada em dois painéis. A diferença principal é que o painel à esquerda é composto das abas Intervenção, Licitação e Contratos, com os dados básicos de cada contexto.

Para dar sequência ao trabalho, pode ser necessário que você agregue informações preenchendo campos de dados básicos ou que responda a uma entrada do histórico, criando uma nova observação. Para saber como proceder, será necessário verificar a última informação encaminhada no histórico.

painel da solicitação com as abas "solicitação", "intervenções" e "histórico".

exemplo de ocorrência no histórico.

Passo 3: Escolher uma Ação

Para dar sequência ao andamento da solicitação, escolha uma ação na seção Ação (última seção à esquerda).

Dependendo do tipo de resposta que você precisa dar, diferentes opções irão aparecer, como Concluir Atendimento (quando o processo deve ser encaminhado à Unidade solicitante para encerramento), Encaminhar (para outra pessoa da SEF) ou Anexar Observações e Arquivos (adiciona informações no histórico, ver passo seguinte).

ATENÇÃO: Certifique-se que as informações solicitadas anteriormente no histórico sejam incluídas nas seções ou anotações correspondentes. Caso contrário, a solicitação poderá retornar a você para complementar as informações.

menu de seleção de ações, na seção "Ação" da aba "solicitações"

caixa de inclusão de observações e arquivos

opção para editar uma ocorrência antes do envio

Passo 4: Incluir Anotações e Arquivos no Histórico

A opção Anexar Observações e Arquivos irá abrir uma caixa de texto para que você possa incluir informações ao histórico da solicitação, o equivalente ao despacho em um processo físico.

O campo de texto permite uma formatação básica: aplicação de efeitos como negrito, itálico, listas etc.

Há, porém, um limite para o tamanho da informação que você pode inserir. Sempre que houver uma informação muito longa, ou num formato mais complexo que o permitido pelo campo de texto (como um relatório, um cronograma ou um desenho), recomendamos que você anexe as informações pelo botão Inserir Arquivo. São aceitos os formatos PDF, Office (Word, Excel e PowerPoint) e imagens (JPG e PNG). O tamanho dos arquivos anexos pode chegar a, no máximo, 5MB.

Quando terminar de incluir as informações, clique no botão Salvar. Você pode voltar a editar as informações antes de encaminhá-las clicando no botão Editar (a caixa de informação só aparece quando a opção de ação Anexar Observações e Arquivos estiver selecionada, ou quando outro tipo de ação requerer uma informação).

Passo 5: Encaminhar

Após incluir informações e editar suas observações no histórico, retorne ao painel da solicitação (esquerda) e, na seção Ações, escolha a opção Encaminhar.

Será aberta uma nova lista de opções, na qual você poderá escolher para quem encaminhar a solicitação. As opções de destino podem variar de acordo com a situação:

Solicitante: encaminha a solicitação de volta à Unidade, para manifestação do usuário que cadastrou o pedido. Normalmente utilizada para aprovação ou complemento de informações pela Unidade.
Superintendente: encaminha a solicitação para manifestação expressa do Superintendente da SEF.
Chefe de Divisão/ATD, Chefe de Serviços e Funcionário SEF: você pode escolher especificamente uma pessoa de uma área da SEF para encaminhar a solicitação, de modo a obter informações específicas de sua competência técnica.
Coordenador: o coordenador é a pessoa responsável pelo fluxo de informações de uma solicitação, normalmente um arquiteto ou engenheiro designado pelos chefes de serviços ou divisão aos quais a solicitação está vinculada.
Remetente: reencaminha automaticamente para quem solicitou suas informações.

IMPORTANTE: Sempre que uma opção de encaminhamento for escolhida, a solicitação irá percorrer todas instâncias de aprovação intermediárias.

Ao definir sua opção de encaminhamento, você visualizará a caixa de anotações com as informações inseridas anteriormente (caso ainda não o tenha feito, o campo virá em branco), acrescentada dos botões Editar (para que você possar fazer ajustes às informações) e Encaminhar. Ao clicar nesta última opção, o sistema solicitará sua confirmação, pois após o encaminhamento não será mais possível modificar as informações.

menu de seleção de ações, na seção "ações" da aba "solicitações".

opções de encaminhamento. as opções podem variar conforme a situação.

opções de encaminhamento após escolha de função.

botão para encerrar o encaminhamento.

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