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Comunicação por e-mail na universidade
Comunicação por e-mail na universidade
Conteúdo traduzido pelo Labdiv de um artigo criado pelo MIT Electrical Engineering and Computer Science Communication Lab.
Critérios de sucesso
Critérios de sucesso
Um e-mail bem escrito…
Tem uma linha de assunto clara e objetiva
Possui saudação no início e fechamento no final
Usa um nível de formalidade apropriado para a situação
Ou:
Solicita uma ação específica com prazo definido, ou
Comunica informações de forma direta e concisa
É enviado apenas para as pessoas que realmente precisam recebê-lo
Contém apenas as informações necessárias
Identifique seu propósito
Identifique seu propósito
Pesquisadores, estudantes e profissionais costumam receber muitos e-mails todos os dias, além de mensagens em aplicativos como WhatsApp. Nesse cenário, um e-mail longo ou confuso tem grandes chances de ser ignorado.
Antes de clicar em “enviar”, pergunte:
Qual é o objetivo deste e-mail?
O que você espera que o destinatário faça depois de lê-lo?
Ter clareza sobre isso ajuda a escrever mensagens mais curtas, organizadas e eficientes.
Analise seu público
Analise seu público
Seu público influencia:
quanto contexto precisa ser explicado;
qual tom usar;
quão formal o e-mail deve ser.
Se você incluir pessoas novas na conversa, forneça contexto suficiente para que todos entendam rapidamente o assunto.
Além disso, adapte o tom ao destinatário. Um e-mail para um orientador, professor, secretaria ou possível empregador geralmente exige mais formalidade do que uma mensagem para colegas próximos de laboratório ou projeto. Em caso de dúvida, prefira um tom mais profissional.
Habilidades
Habilidades
Escreva uma linha de assunto clara
Escreva uma linha de assunto clara
A linha de assunto ajuda o destinatário a entender rapidamente:
sobre o que é o e-mail;
se existe alguma ação necessária.
Exemplo:
O segundo exemplo é mais curto, mais fácil de localizar depois e funciona melhor em notificações no celular.
Evite linhas de assunto vagas
Evite linhas de assunto vagas
Assunto: Você viu este artigo
Corpo: Sobre ressonância magnética
Linhas de assunto genéricas dificultam encontrar o e-mail depois e reduzem a chance de leitura. Prefira assuntos específicos e informativos
Use marcadores para categorizar e-mails
Use marcadores para categorizar e-mails
Marcadores ajudam a organizar mensagens e chamar atenção quando necessário.
Exemplos:
[Urgente] Revisão do resumo até amanhã
[Fapesp] Assinar formulário
[Reunião] Horário do encontro de sexta
[MAT0112] Data da P1?
Evite exagerar em marcações de urgência para que elas não percam o efeito.
Declare ações e prazos claramente
Declare ações e prazos claramente
Quando precisar que alguém faça algo:
diga exatamente o que precisa ser feito;
indique quem deve fazer;
informe o prazo.
Exemplo:
João, poderia enviar a versão final das figuras até quinta-feira às 18h?
Pedidos vagos ou direcionados a grupos muito grandes frequentemente acabam sem resposta. Cachorro que tem muitos donos morre de fome.
Use aberturas e fechamentos apropriados
Use aberturas e fechamentos apropriados
Uma saudação simples ajuda a estabelecer um tom educado e profissional.
Em contextos acadêmicos e profissionais no Brasil, mensagens sem saudação podem soar bruscas ou impessoais.
Escolha corretamente entre Para, CC e CCO
Escolha corretamente entre Para, CC e CCO
Evite colocar muitas pessoas em cópia sem necessidade. Isso aumenta o volume de notificações e dificulta identificar quem realmente precisa agir.
Seja breve
Seja breve
Sempre que possível, cada e-mail deve ter apenas um objetivo principal.
Para melhorar a leitura:
use listas;
destaque informações importantes;
evite blocos longos de texto;
prefira frases curtas.
Se houver muitos assuntos diferentes, considere enviar mensagens separadas.
Revise antes de enviar
Revise antes de enviar
Antes de enviar, confira:
os destinatários;
erros de digitação;
datas e horários;
anexos e links;
o tom da mensagem.
Isso é especialmente importante em contatos profissionais, candidaturas, pedidos formais e primeiras interações.
Ainda precisa de ajuda? Marque um atendimento com um de nossos mentores.
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